들어가기 전에
끊임없이 학습하는 곡선이라는 점은 Excel을 사용하는 것의 단점인 동시에 장점이 될 수 있습니다. 노련한 전문가조차도 전문성을 높이기 위해 길을 따라 배울 수 있는 힌트와 팁이 항상 더 많이 있습니다. 개인적으로 좋아하는 몇 가지 Excel 활용 팁을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 7 Microsoft Excel Tricks You Probably Didn't Know
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-excel-tricks-you-probably-didnt-know/
1. 데이터를 숨기되 셀은 유지하기
이 기능은 다양한 용도로 사용되기 때문에 Excel에 보이는 셀의 데이터를 숨기는 직접적인 명령이 없다는 것이 오히려 놀랍습니다. 예를 들어 다음과 같이 골이 득점된 위치를 보여주는 이 Excel 히트 맵에서는 색상 셀이 모든 것을 말해주기 때문에 해당 숫자를 표시할 필요가 없습니다.
마찬가지로, 이 표의 점수는 비교 목적 외에는 수치적 가치를 갖지 않는 계산에서 파생되었으며, 이 표의 데이터 막대는 직원들이 어떻게 비교되는지에 대한 명확한 그림을 제공합니다. 결과적으로 전체 점수를 표시할 필요가 없습니다.
혹은 다음과 같은 정보 시트를 인쇄할 때 직원의 급여는 민감한 정보이므로 숨기고 싶을 수도 있습니다.
(1) 해당 셀을 유지하되 데이터를 숨기려면 해당 셀을 선택한 다음, [홈] 탭 - [표시 형식] 그룹의 모서리에 있는 [표시 형식] 대화 상자 실행기를 클릭합니다.
(2) [셀 서식] 대화상자에서 [사용자 지정] 범주를 선택하고 [형식] 란에 ;;; (세미콜론 세 개)를 입력합니다.
(3) [확인]을 클릭하면 데이터는 여전히 남아 있지만 선택한 셀의 숫자는 표시되지 않게 됩니다.
언제든지 숨긴 데이터나 수식을 보고 싶다면 셀을 선택하여 스프레드시트 맨 위에 있는 수식 입력줄을 확인하세요.
2. 숫자 데이터를 대표 텍스트로 변경하기
데이터를 기반으로 텍스트를 생성하는 방법에는 조회 함수, 조건부 서식 지정, 스위치 함수 등 여러 가지가 있습니다. 그러나 이러한 기법 중 상당수는 데이터와 대표 텍스트를 위한 별도의 열이 필요합니다.
이 데이터 시트의 D 열에서 양수는 “PROFIT”으로, 음수는 “LOSS”로, 0은 “BREAK EVEN”으로 바꾸고자 합니다.
(1) 관련 셀을 선택하고 우클릭한 다음, [홈] 탭 - [표시 형식] 그룹의 모서리에 있는 [표시 형식] 대화 상자 실행기를 클릭합니다.
(2) [셀 서식] 대화상자에서 [사용자 지정] 범주를 선택하고 [형식] 란에 다음과 같이 입력합니다. 첫 번째는 양수, 두 번째는 음수, 세 번째는 0의 순서로 구문을 입력하는 것이 중요합니다.
(3) [확인]을 클릭하면 숫자가 이전 단계에서 정의한 단어로 변경되어 즉시 데이터를 쉽게 평가할 수 있습니다.
3. 셀, 행, 열 잘라내기, 복사, 바꾸기, 삽입하기
오랫동안 스프레드시트에서 셀, 행, 열을 이동, 복사, 삽입할 때 여러 단계를 거쳐야 했습니다. 키보드의 키 한두 개만 누르면 마우스를 사용할 수 있다는 사실을 깨달았을 때, 데이터 정리 속도가 크게 빨라졌습니다.
바꾸기
셀, 행 또는 열의 내용을 다른 내용으로 바꾸려면 해당 셀, 행 또는 열을 선택하고 클릭한 다음 원하는 위치로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 그런 다음 Excel에서 일부 데이터를 바꾸려는 중이라는 알림이 표시되면 '확인'을 클릭합니다.
복사 및 바꾸기
데이터가 이미 입력되어 있는 셀, 행 또는 열의 내용을 복제하려면 해당 셀, 행 또는 열을 선택하고 Ctrl 키를 누른 상태에서 복사한 위치로 드래그하세요. 이상하게도 이 작업을 수행할 때 Excel에서 일부 데이터를 교체할 것이라는 알림이 표시되지 않으므로 이 작업을 수행하기 전에 정말 원하는 작업인지 확인하세요.
잘라내기 및 삽입
기존 데이터를 바꾸지 않고 셀, 행 또는 열의 내용을 기존 데이터 사이에 끼워 넣으려면 Shift 키를 누른 상태에서 클릭하고 드래그하세요.
복사하여 삽입하기
마지막으로, 이 과정에서 데이터 손실 없이 셀, 행 또는 열의 복사본을 만들려면 Shift 키를 누른 상태에서 데이터를 클릭하고 드래그합니다.
4. 직전 작업 반복
Excel의 한 영역에서 다른 영역으로 서식을 복제하는 [서식 복사] 도구에 익숙할 수도 있습니다. 또한 [서식 복사] 아이콘을 두 번 클릭하면 스프레드시트의 여러 개별 영역에 서식을 적용할 수 있습니다.
비슷한(그러나 중요한 것은 약간 다른) 복제 방법은 F4 키입니다. 서식 페인터가 선택한 셀의 모든 서식을 복사하는 반면, F4는 행 붙여넣기, 행 삽입 및 삭제, 셀에 서식 추가, 새 워크시트 추가 등 마지막 작업을 반복합니다.
이 예에서는 팀 관리자가 분석 주석을 추가할 수 있도록 기존 열 사이에 새 열을 삽입해 달라고 요청했습니다. 먼저 C 열의 머리글을 우클릭하여 전체 열을 선택한 다음, [삽입]을 클릭하여 B 열과 C 열 사이에 열을 추가합니다.
이제 E열을 선택합니다.
F4를 누르면 C열과 D열 사이에 새 열이 추가되고, 나머지 열에 대해서도 똑같은 작업을 할 수 있습니다.
이렇게 하면 매번 삽입을 클릭할 필요가 없고, 모든 관련 열을 먼저 선택하는 오류가 발생하기 쉬운 방법을 피할 수 있습니다. 이 팁은 Excel에서 모든 작업을 반복하는 데 사용할 수 있으므로 계속해서 시도해 보세요.
F4는 상황에 따라 다른 역할을 합니다. 예를 들어, 수식을 입력하는 경우 F4를 누르면 상대 참조, 절대 참조, 혼합 참조 간에 전환됩니다.
5. 여러 개의 확인란 동시에 삽입하기
2024년 6월에 추가된 Excel의 [확인란] 도구는 체크리스트를 만들고, 작업 진행 상황을 추적하고, 데이터를 즉시 시각화하는 데 유용합니다.
확인란을 추가하려면 리본의 삽입 탭에서 '확인란'을 클릭합니다. 확인란 옵션이 보이지 않으면 리본을 사용자 지정하거나 창 상단에 있는 Excel의 검색 상자를 사용하세요.
동시에 여러 셀에 여러 개의 확인란을 추가하려면 먼저 해당 셀을 선택한 후, [삽입] 탭에서 [확인란]을 클릭합니다.
마우스를 사용하여 확인란을 체크하거나 체크 해제할 수 있지만, 동시에 많은 텍스트 상자를 체크하거나 체크 해제하려면 시간이 오래 걸립니다. 이런 때에는 해당 확인란이 들어 있는 모든 셀을 선택하고 스페이스바를 눌러 보세요.
6. 현재 날짜 및 시간 추가하기
Excel의 날짜 및 시간 함수 (예: NOW, TODAY)는 Excel에서 작업을 수행할 때마다 업데이트되는 시간과 날짜를 반환하는 데 적합합니다. 이러한 함수를 휘발성 함수(volatile function)라고도 합니다.
하지만 때로는 작업이 완료된 시간을 표시할 때처럼 현재 날짜와 시간을 고정된 타임스탬프로 추가하는 것을 선호할 수도 있습니다. 간단한 키보드 단축키를 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.
- 현재 날짜: Ctrl+;
- 현재 시간: Ctrl+Shift+;
- 현재 날짜와 시간: Ctrl+; > Space > Ctrl+Shift+;
7. Excel 창 복제하기
큰 워크시트에서 작업하는 경우, 여러 영역을 동시에 보는 것이 편리할 수 있습니다. 마찬가지로, 두 개의 탭을 한 번에 볼 수 있으면 두 탭 사이를 왔다 갔다 클릭하는 번거로움을 줄일 수 있어 유용할 수 있습니다. 이때 리본의 보기 탭을 통해 액세스할 수 있는 Excel의 새 창 도구가 유용합니다.
이 아이콘을 클릭하면 통합 문서의 정확한 복사본이 새 창에서 열립니다. 한 복사본에서 변경한 내용은 다른 복사본에 자동으로 업데이트되며, 단일 창 보기로 돌아갈 준비가 되면 원본 또는 복사본을 닫을 수 있습니다. Windows+Z를 눌러 복제된 Excel 창이 화면에 표시되는 방식을 재정렬할 수 있습니다.
마치며
이상에서 소개한 Excel 팁과 요령을 익혀두면 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 또한, 사람들이 프로그램을 사용할 때 자주 빠지는 여러 가지 함정을 파악하여 작업할 때 같은 문제를 피하는 것도 도움이 됩니다. 이와 관련해서는 [여기]를 참고하세요.
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