들어가기 전에
Excel은 워크플로를 간소화하고 시간을 절약하는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다. 하지만 많은 사람들이 기본적인 사항을 사용하다가 수동 작업에 시간을 낭비하는 경향이 있습니다. 반복적인 작업을 줄이고 더 일관되고 신뢰할 수 있는 결과를 얻을 수 있는 방법을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 10 Excel tricks that will save you precious time
- URL: https://www.xda-developers.com/10-excel-tricks-that-will-save-you-time/
1. 필수 Excel 단축키 마스터하기
Excel 단축키는 생산성을 높이는 비밀 무기입니다. 몇 번의 간단한 키 입력만으로 프로처럼 전체 행을 선택하고, 필터를 적용하고, 열을 합산할 수 있습니다. 물론 이러한 단축키를 배우는 데는 시간이 걸리지만, 워크플로를 더 효율적으로 만드는 측면에서 그만한 가치가 있습니다.
2. 범위를 구조화된 표로 변환
Excel 표([삽입] - [표] 또는 Ctrl + T)는 일반적인 데이터 범위를 변환하는 데 편리합니다. 정적 범위와 달리 표는 행을 추가하거나 제거함에 따라 커지고 작아지므로 수식이나 서식을 계속 업데이트할 필요가 없습니다. 데이터가 변경되어도 계산과 조건부 서식은 동일하게 유지됩니다.
몇 번의 키보드 단축키나 메뉴 클릭만으로 데이터 덤프를 동적이고 반응성 있는 도구로 빠르게 바꿀 수 있습니다. 테이블에는 내장 필터와 정렬 옵션이 있어 대규모 데이터 세트를 쉽게 탐색할 수 있습니다. 필터를 수동으로 다시 적용하는 대신 테이블이 자동으로 업데이트되어 최신 지침을 반영합니다.
표는 또한 통합 문서를 보다 일관되게 만듭니다. 차트, 피벗 테이블 및 요약 수식에서 분리된 셀을 추적하는 대신 명명된 표를 참조할 수 있습니다. 이렇게 하면 유지 관리가 간편해지고 동료들은 체계적인 구조를 좋아할 것입니다. 게다가 업데이트할 때 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
3. '빠른 채우기'로 작업 속도 향상
Excel의 '빠른 채우기'(Flash Fill) 기능은 데이터 조작을 자동화하는 데 도움이 됩니다. 이 기능은 영리한 트릭을 사용하여 몇 개의 셀에서 패턴을 파악한 다음 전체 열이나 행에 적용합니다. 이는 이메일 주소에서 이름을 추출하거나, 제품 코드를 별도의 필드로 분할하거나, 전화번호를 대량으로 다시 포맷하는 것과 같은 작업에 매우 유용합니다.
복잡한 수식을 쓰거나 수동으로 여러 항목을 입력할 필요가 없다고 상상해보세요. Flash Fill은 몇 초 만에 모든 힘든 작업을 처리합니다. 예를 보여주면 패턴을 분석하고 즉시 변경 사항을 적용합니다. 즉, 데이터 분석 및 현명한 결정과 같은 더 중요한 문제에 집중할 수 있습니다.
"빠른 채우기"는 몇 번의 클릭만으로 지저분한 데이터를 깔끔하고 정리된 열로 바꿔줍니다. 이 기능을 사용하는 방법을 배우면 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있고 얼마나 더 효율적으로 작업할 수 있는지 놀랄 겁니다.
참고 영상:
4. 고급 함수로 검색 강화하기
데이터 요구 사항이 변경되면 일반 VLOOKUP 수식은 더 이상 적합하지 않을 수 있습니다. XLOOKUP 및 INDEX/MATCH는 더 강력하고 유연하여 다른 곳에서 정보를 찾고 열이 변경되더라도 데이터를 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 이러한 고급 조회 함수를 사용하면 오류를 방지하고 깨진 참조를 수정하는 데 시간을 절약할 수 있습니다.
강력한 함수 하나만 더 추가하면 여러 단계가 필요했던 상황을 처리할 수 있습니다. 새 필드를 추가할 때 열을 다시 인덱싱하거나 조회를 다시 작성할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 워크시트가 아무리 복잡하더라도 잘 작동하는 데이터 모델을 더 쉽게 구축할 수 있습니다.
이러한 고급 조회는 데이터가 변경되더라도 동일하게 유지됩니다(예: 새 열 추가, 필터 변경 또는 다른 데이터 가져오기). 디버깅에 수 시간을 허비하는 대신 단일 수식을 쉽게 변경하거나 함수의 유연성을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 스프레드시트에서 필요한 값을 더 빠르고 효율적으로 찾을 수 있습니다.
5. 동적 배열 수식 사용
Excel의 동적 배열 수식은 데이터 처리 방식을 혁신할 수 있습니다. 각 셀에 대해 별도의 수식을 작성하는 대신, 단일 수식은 자동으로 여러 셀에 걸쳐 결과를 확장할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고, 노력을 줄이고, 소스 데이터에 대한 모든 업데이트가 출력에 즉시 반영되도록 할 수 있습니다.
FILTER와 같은 함수를 사용하면 기준에 따라 데이터 범위의 특정 부분을 추출할 수 있고, UNIQUE는 목록에 고유한 값만 있는지 확인합니다. SORT 함수는 데이터 구성을 간소화하여 스프레드시트를 더 직관적이고 탐색하기 쉽게 만듭니다. 이러한 도구는 수동 복사, 편집 및 디버깅을 크게 줄여줍니다.
6. 파워 쿼리로 데이터 정리 간소화하기
파워 쿼리(Power Query)는 데이터를 정리, 변경 및 결합하기 위한 사용하기 쉬운 인터페이스를 제공합니다. 중복 제거, 열 분할 또는 행 필터링과 같이 지루한 작업을 반복해서 수행하는 대신 쿼리를 한 번 설정하고 계속 새로 고침하기만 하면 됩니다. 변경 사항이 저장되므로 새 데이터를 받을 때마다 프로세스가 완벽하게 작동합니다.
이런 자동화된 작업 방식은 시간과 정신적 에너지를 절약해줍니다. 수동으로 할 때 실수를 하거나 무언가를 놓칠까 봐 걱정할 필요가 없습니다. Power Query가 모든 더러운 작업을 대신해 주므로, 데이터 분석과 같은 재밌는 일에 집중할 수 있습니다.
이로 인해 데이터가 훨씬 더 신뢰할 수 있게 됩니다. 특별한 도구가 정리 및 변경을 처리하게 하면 수동 작업으로는 달성할 수 없는 수준의 일관성을 얻을 수 있습니다. 데이터가 정리되고 준비되면 보고서, 모델 또는 분석을 즉시 실행하여 더 많은 시간을 절약하고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.
7. 매크로를 사용하여 반복되는 단계 자동화하기
매크로는 작업을 수행하는 동안 작업을 캡처할 수 있습니다. 클릭, 키 입력 및 수식 입력을 수동으로 반복하는 대신 프로세스를 한 번만 기록하고 Excel에서 나머지를 처리하게 할 수 있습니다. 이렇게 하면 워크플로를 제어하고 작업을 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.
매크로 레코더는 코딩 전문가가 아니더라도 자동화를 쉽게 만들어줍니다. 헤더 서식 지정이나 시트 재정렬과 같은 작은 작업을 연습한 다음 점차적으로 더 중요한 프로젝트를 다루면서 자신감을 키울 수 있습니다. 곧 몇 시간 걸리던 작업이 원하는 대로 실행할 수 있는 단일 명령이 될 것입니다.
반복적인 단계를 자동화하면 인적 오류의 위험도 줄어듭니다. 매크로를 사용하면 프로세스가 일관되고 예측 가능해집니다. 동일한 순서로 동일한 단계를 적용하는 것에 대해 걱정하는 대신, 매크로가 매번 완벽하게 실행하도록 할 수 있습니다. 이러한 신뢰성은 현명한 결정을 내리는 데 집중할 시간이 더 많다는 것을 의미합니다.
8. '이름 정의'로 참조 간소화
'이름 정의'는 스프레드시트의 게임 체인저입니다. "A1:C10"과 같은 혼란스러운 셀 참조 대신 "SalesData"와 같은 설명적 이름을 지정할 수 있습니다. 이 간단한 변경으로 수식을 읽고 이해하기가 훨씬 쉬워집니다. 수식을 문장처럼 작성하면 수식이 올바른지 확인하고 수식이 무엇을 하는지 설명하는 것이 훨씬 더 간단합니다.
명명된 범위를 사용하면 워크시트를 검색하여 올바른 셀을 찾는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 대신 직관적인 레이블을 사용하여 통합 문서를 정리할 수 있습니다. 이렇게 하면 무언가를 다시 방문하거나 다른 사람과 작업을 공유해야 할 때 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 명명된 범위를 만들려면 포함할 셀을 선택한 다음 수식 > 선택 영역에서 만들기를 클릭합니다.
프로젝트가 더 복잡해짐에 따라 명명된 범위가 정말 유용합니다. 모든 것을 체계적이고 일관되게 유지하여 다른 공식을 엉망으로 만들지 않고도 변경할 수 있도록 도와줍니다. 명명된 범위에서 얻는 명확성은 워크플로를 훨씬 더 매끄럽게 만들어줍니다.
9. 피벗 테이블로 빠르게 통찰력 얻기
피벗 테이블은 데이터 분석에 편리합니다. 방대한 데이터 세트를 빠르게 요약하여 몇 초 만에 추세, 이상치, 연결을 파악하는 데 도움이 됩니다. 드래그 앤 드롭으로 필드를 쉽게 재정렬하고, 필터를 적용하고, 요약을 만들 수 있습니다. 더 이상 수천 개의 행을 걸러낼 필요가 없습니다. 큰 그림을 즉시 파악하고 가장 중요한 것에 집중할 수 있습니다.
피벗 테이블은 복잡한 수식이나 수동 정렬에 비해 엄청난 시간과 노력을 절약해줍니다. 이는 관점을 바꾸고 데이터를 명확히 할 수 있는 유연한 렌즈와 같습니다. 핵심 통찰력에 집중함으로써 변화하는 비즈니스 요구에 신속하게 대응할 수 있습니다.
피벗 테이블은 또한 다른 사람들과 통찰력을 쉽게 공유할 수 있게 해줍니다. 그들에게 데이터로 압도하는 대신, 그들이 쉽게 이해할 수 있는 간결한 요약을 제공할 수 있습니다. 게다가 피벗 테이블의 동적 특성은 항상 최신 정보를 제공한다는 것을 의미합니다.
10. 조건부 규칙으로 서식 지정 가속화
조건부 서식은 지루한 스프레드시트를 매우 유익한 대시보드로 변형하는 데 도움이 됩니다. 특정 기준을 충족하는 값을 자동으로 강조 표시하여 중요한 항목을 쉽게 찾을 수 있습니다. 연체된 송장, 이상한 판매 수치 또는 성과 벤치마크를 찾는 것이든 이러한 시각적 단서는 패턴을 찾고 빠른 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
행을 하나하나 수동으로 스캔하는 것과 달리, 조건부 서식은 모든 어려운 작업을 대신 처리합니다. 설정한 후에는 데이터가 변경됨에 따라 서식이 최신 상태로 유지되므로 보고서를 만들 때마다 셀을 다시 색칠하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
이 기능을 사용하면 가장 중요한 메시지를 생생한 색상으로 명확하게 전달하는 스프레드시트를 만들 수 있습니다. 데이터에 익숙하지 않은 사람도 가장 필수적인 요점을 빠르게 이해할 수 있습니다. 검색하는 대신 강조된 정보에 집중하면 시간을 절약하고 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
마치며
이상에서 소개한 Excel 기술을 마스터하면 스프레드시트의 잠재력을 최대한 활용할 수 있습니다. 여기에는 키보드 단축키부터 고급 조회 및 동적 배열에 이르기까지 작업을 더 쉽고 빠르게 하도록 설계되었습니다. 이러한 기능을 많이 사용할수록 사소한 개선 사항이 누적되어 귀중한 시간을 절약하고 실수를 줄일 수 있게 됩니다.
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