들어가기 전에
Excel은 계산 및 데이터 시각화에서 뛰어하지만, 데이터베이스로도 훌륭하게 작업을 수행할 수 있습니다. 소규모 기업, 비영리 단체뿐만 아니라 대규모 조직에서도 중요한 데이터를 저장, 관리 및 분석하기 위해 Excel에 의존하는 경우가 많습니다. 하지만 한계도 분명 존재합니다. Excel을 데이터베이스로 사용하는 것의 장단점을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Excel can be used as a database, but it has pros and cons
- URL: https://www.xda-developers.com/excel-used-database-pros-cons/
Excel을 데이터베이스로 사용할 때의 장점
접근성 및 친숙성
Excel을 데이터베이스로 사용하는 것의 가장 큰 장점에 대해 살펴보겠습니다. 대부분의 컴퓨터에는 이미 Microsoft Office 제품군의 일부로 Excel이 설치되어 있습니다. 기기에 새 소프트웨어를 구매, 설치 또는 설정하는 번거로움을 겪을 필요가 없습니다. 익숙함도 배제할 수 없습니다.
Excel의 인터페이스는 사용자 친화적이며 널리 알려져 있습니다. 컴퓨터 기술이 제한적인 사람도 데이터 입력, 정렬, 필터링과 같은 기본 작업을 수행할 수 있습니다. 표 만들기, 간단한 계산 수행, 차트 생성과 같은 기본 작업은 배우기 쉽습니다.
데이터 시각화 및 조작
데이터 시각화와 조작은 사람들이 데이터 관리를 위해 Excel을 선호하는 두 가지 주요 이유입니다. 다양한 차트 중에서 선택하여 시각적으로 매력적인 방식으로 데이터를 표현할 수 있습니다. 색상, 레이블, 축 및 기타 부분을 조정하여 광범위하게 사용자 정의할 수도 있습니다.
다른 대화형 기능으로는 슬라이서와 타임라인, 피벗 차트, 조건부 서식 등이 있습니다. 데이터 조작의 경우 특정 기준에 따라 데이터를 보고 구성하고, 방대한 수식과 함수 라이브러리를 탐색하고, 심지어 데이터 정리 도구를 사용하여 데이터베이스를 전문적으로 표현할 수도 있습니다.
소규모 데이터베이스에 이상적
소규모 기업과 스타트업은 예산이 충분하지 않는 경우가 많습니다. 많은 회사는 이미 Microsoft 365 구독을 하고 있으므로 Excel에 추가로 비용을 지불할 필요가 없습니다. 기본적으로 값비싼 데이터베이스 소프트웨어나 IT 인프라가 필요 없게 됩니다.
게다가, 소규모 기업은 종종 더 작은 데이터 세트를 다루는데, Excel은 성능 문제 없이 효율적으로 처리할 수 있습니다. 이 소프트웨어의 기본 제공 기능은 재고 추적, 고객 목록 관리, 기본 재무 보고서 작성과 같은 일반적인 작업에 충분합니다. 또한 회계 패키지나 CRM 시스템과 같은 다른 일반적인 소프트웨어와도 잘 통합됩니다.
Excel을 데이터베이스로 사용할 때의 단점
제한된 보안
데이터베이스 도구로 Excel을 완전히 수용하기 전에 다음과 같은 단점을 염두에 두십시오. 기본 데이터 관리를 넘어서 Excel에 의존할 때 보안은 중요한 약점입니다. Excel은 기본적인 암호 보호 기능을 제공하지만 사용자 액세스에 대한 세부적인 제어가 부족합니다. 결국 암호를 가진 모든 사람은 전체 파일을 보고, 편집하고, 심지어 삭제할 수 있는 전체 액세스 권한이 있습니다.
전용 데이터베이스 도구와 달리 강력한 사용자 인증을 위한 기본 제공 메커니즘이 없습니다. 데이터에 액세스하는 개인의 신원을 확인하는 것은 쉽지 않습니다. 또한 추적 기능이 제한되어 누가 언제 무엇을 변경했는지 모니터링하기 어렵습니다.
데이터 관리 기능 부족
Excel은 상호 연결된 엔터티가 있는 복잡한 데이터 구조에 이상적인 진정한 테이블을 제공하지 않습니다. 때때로 여러 스프레드시트에 걸쳐 데이터를 중복하는 경우가 많습니다. 이는 불일치, 파일 크기 증가, 정보 업데이트 어려움으로 이어질 수 있습니다.
Excel은 기본적인 필터링과 정렬을 허용하지만, 데이터베이스에서 사용되는 SQL(구조화된 쿼리 언어)과 같은 쿼리 언어의 힘과 유연성이 부족합니다. 전반적으로 Excel은 기본적인 작업에는 뛰어나지만(말장난은 의도하지 않음) 복잡한 데이터를 효과적으로 관리하는 데 필요한 견고성, 확장성 및 고급 기능이 부족합니다.
제한된 자동화
Excel은 여러 가지 자동화 수단을 제공하지만 범위와 복잡성이 제한되는 경우가 많습니다. 게다가 모든 사람이 프로그래밍 지식을 가지고 있는 것은 아닙니다. 복잡한 매크로는 작성, 디버깅 및 유지 관리가 어려울 수 있습니다. 게다가 자동화된 데이터 교환을 위해 Excel을 다른 시스템이나 애플리케이션과 통합하는 것은 어렵고 맞춤 솔루션이 필요합니다.
유지 관리의 어려움
사업이 성장함에 따라 데이터베이스가 커지고 더 많은 사람들이 참여하게 됩니다. 시간이 지나면서 Excel에서 유지 관리하고 협업하는 것이 정말 골치 아픈 일이 됩니다. 주의 깊게 데이터를 검증하더라도 오류가 쉽게 끼어들 수 있습니다.
여러 사용자와 Excel 파일을 공유한 경우 변경 사항을 추적하고 Excel 파일의 여러 버전을 관리하는 것은 악몽이 될 수 있습니다. 결국 원활한 협업과 관련하여 Google 시트에는 미치지 못합니다.
마치며
Excel을 데이터베이스로 사용할지 여부에 대한 결정은 구체적인 요구 사항과 상황에 따라 달라집니다. 간단한 데이터 관리 작업, 개인 사용 또는 소규모 데이터 세트의 경우 Excel은 완벽하게 적합한 도구가 될 수 있습니다. 그러나 데이터가 커지고 복잡해지며 고급 기능이 필요해짐에 따라 Excel을 모두 사용하기 전에 위에서 소개한 점을 비롯한 제한 사항을 고려해야 합니다.
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