오늘날 많은 회사에서 Teams는 단순한 공동 작업 앱 그 이상의 역할 수행합니다. 직원을 동기화하고 상호 작용을 개선하며 작업을 간소화할 수 있는 동적 작업 허브입니다. 2024년에 사용해야 할 최고의 Microsoft Teams 생산성 기능을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: The 17 Best Microsoft Teams Productivity Features
- URL: https://www.uctoday.com/unified-communications/the-17-best-microsoft-teams-productivity-features/
1. Teams Copilot
이제 Microsoft 365 Copilot 구독(월 30달러)의 일부로 일반 제공되는 Copilot for Teams 는 생산성을 위한 놀라운 도구입니다. Microsoft Teams 전화 및 채팅과 호환되는 Copilot은 채널 메시지와 회의를 요약하고 작업 항목과 주제를 강조하며 통화에 대한 실시간 통찰력을 제공할 수 있습니다.
회의 중에 Copilot은 자동으로 대화를 기록하고 정보를 캡처할 수 있습니다. 또한 동료와 대화할 때 더욱 명확한 메시지를 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다. Copilot에게 메시지에 대한 응답을 제안하도록 요청한 다음 필요에 따라 수정하고 조정할 수 있습니다. Copilot은 토론 포인트, 채팅 목록 등 채널 게시물의 중요한 정보를 빠르게 강조 표시하고 회의에서 놓친 내용을 확인하는 데 도움을 줍니다. 지금까지의 회의를 요약하고, 후속 질문을 제안하고, 회의 메모를 생성하도록 요청할 수 있습니다.
Teams Phone의 Copilot은 생성 AI를 사용하여 작업 소유자, 핵심 사항 및 다음 단계를 캡처하고 다음에 말할 내용에 대한 팁과 제안도 제공할 수 있습니다. 새로운 Copilot Studio를 사용하면 비즈니스 리더가 Teams 사용자를 위한 자체 Copilot 앱을 만들고 사용자 지정할 수 있습니다.
2. Microsoft Teams Meet 앱
Microsoft Teams에서 회의를 진행하는 것은 새로운 것이 아닙니다. 그러나 Microsoft의 조사에 따르면 대부분은 회의 일정을 필요한 만큼 효율적으로 사용하지 못하고 있는 것으로 나타났습니다. Microsoft Teams 생산성을 높이고 싶다면 새로운 "Meet" 서비스가 가치가 있을 수 있습니다. 이는 사용자가 모임을 관리하고, 향후 대화를 계획 및 준비하고, 놓친 토론을 확인할 수 있는 Teams의 새로운 영역 입니다. 임박한 회의와 세부 정보를 볼 수 있는 "다음 단계" 섹션이 있습니다.
SharePoint, Word 등의 콘텐츠를 첨부하기 전에 관련 자료를 검토하고 공유하여 이러한 회의를 준비할 수도 있습니다. Meet은 사용자가 자신이 주최한 회의를 관리하고 보는 데도 도움이 됩니다. 미리 알림 메시지를 보내고, 대화 일정을 변경하고, 녹음 및 대화 내용을 통해 지난 회의를 검토할 수 있습니다. 회의에 참석한 사람들에게 "늦음" 메시지를 보내 여러분이 제 시간에 도착하지 않음을 알 수 있도록 하는 옵션도 있습니다.
3. Microsoft Teams 생산성 통합
최고의 Microsoft Teams 생산성 기능 중 다수는 플랫폼에 기본적으로 제공됩니다. 그러나 Teams 허브와 통합하는 데 사용할 수 있는 일부 생산성 앱을 활용하는 것이 좋습니다. 이미 Teams는 전체 Microsoft 365 환경과 기본적으로 통합되어 있습니다. 이는 직원들이 Teams 플랫폼을 사용하는 동안 Outlook, SharePoint Online, 일정 도구 및 Office 앱에 액세스할 수 있음을 의미합니다. 그러나 매일 사용하는 앱을 Teams 공간으로 가져오면 생산성을 한 단계 더 높일 수 있습니다.
Workday, Trello, ClickUp, Mural과 같은 도구용 앱은 모두 Microsoft AppSource 마켓플레이스에서 찾을 수 있습니다. 이러한 도구를 Teams와 연결하면 귀하와 귀하의 직원이 탭과 화면 사이를 이동하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다. 영감이 필요하다면 여기에서 최고의 Microsoft Teams 생산성 앱 목록을 확인하세요.
4. Power Automate를 통한 자동화
우리는 직장 성과를 향상시킬 때 자동화가 얼마나 중요한지 알고 있습니다. Microsoft Teams 생산성을 위해 자동화의 힘을 활용하려는 경우 가장 좋은 옵션은 Microsoft의 Power Automate 도구를 활용하는 것입니다.
Teams에서는 Power Automate를 사용하여 Teams 메시지의 흐름을 트리거할 수 있습니다. 누군가 Teams 메시지를 선택할 때마다 다양한 작업을 시작할 수 있습니다. 적응형 카드가 있는 흐름을 사용하고 Teams의 Power Apps 앱 내에서 흐름을 만들 수도 있습니다 .
사용자는 특정 경고, 알림 등을 자동화하는 흐름을 만들 수 있습니다. 봇을 통해 예약된 흐름을 트리거하고 승인 프로세스를 간소화할 수도 있습니다. Microsoft는 사용자가 시작할 수 있도록 템플릿도 제공합니다. 예를 들어 Microsoft Forms의 Planner에서 작업을 만든 다음 작업에 대한 메시지를 Teams에 바로 게시하기 위한 템플릿이 있습니다.
5. 사용자 정의 가능한 팀 채널
채널은 Teams의 핵심 기능 중 하나이며 직원 생산성을 높이는 데 환상적입니다. 직원을 통합할 뿐만 아니라 관련 콘텐츠를 쉽게 추적할 수도 있습니다. 채널에서 공유하는 모든 파일은 파일 탭과 SharePoint에 저장됩니다. 또한 채널은 고도로 맞춤설정 가능합니다. 모든 팀 구성원, 선택된 팀 구성원 또는 공유 채널을 통해 조직 외부의 사람들에게도 공개할 수 있습니다.
사용자는 탭을 사용하여 채널에 고유한 기능과 앱을 추가할 수 있습니다. 탭은 다양한 형태의 콘텐츠를 Teams 환경으로 가져오는 Teams 인식 웹 페이지 입니다 . 메모를 작성하고 정보를 추적할 수 있는 탭을 만들거나 사람들이 실시간으로 소통하고 공동 작업할 수 있는 구성 가능한 탭을 디자인할 수 있습니다. Microsoft Dynamics 365와 같은 도구에 대한 탭을 만들어 고객 서비스 팀에 개인 정보를 지원할 수도 있습니다.
6. 마이크로소프트 팀즈의 Viva
Microsoft의 직원 참여 플랫폼인 Microsoft Viva는 Teams와 직접 통합됩니다. Microsoft Teams의 생산성을 높이는 데 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 예를 들어, Viva Engage는 사람들을 모아 보다 활동적인 커뮤니티를 만듭니다. Viva Topics는 AI를 사용하여 콘텐츠를 구성하고 직원에게 귀중한 리소스를 자동으로 제공합니다.
Viva의 최고의 Microsoft Teams 생산성 기능 중 하나는 "Viva Insights"입니다. 이 도구는 AI와 데이터를 사용하여 직원에게 강력한 통찰력과 권장 사항을 제공합니다. 워크플로우를 간소화하고 작업장 장애물을 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.
또 다른 훌륭한 솔루션은 Viva Goals입니다. 이 솔루션은 비즈니스 리더가 동일한 목표와 우선순위를 중심으로 팀과 직원을 조정하는 데 도움이 됩니다. Viva는 또한 개방적이고 확장 가능한 플랫폼이므로 통합을 활용하여 Teams의 모든 사람의 작업 흐름을 향상시킬 수 있습니다. 직장의 생산성과 참여 수준을 모니터링하려면 Microsoft Viva Pulse를 사용하는 것이 좋습니다.
7. Microsoft Teams 생산성을 위한 통화 기능
Teams Phone 덕분에 Microsoft Teams는 단순히 메시징 및 화상 회의를 위한 장소가 아닙니다. 심도 있는 비즈니스 전화통화를 할 수 있는 곳이기도 합니다. Microsoft는 지난 몇 년 동안 새로운 기능을 통해 지속적으로 통화 환경을 개선해 왔습니다.
예를 들어, 통화 대리인은 이제 탭 사이를 전환하고 통화 기록을 즉시 볼 수 있습니다. 회사는 또한 "핫라인" 기능을 사용하여 특정 전화번호로 전화를 걸거나 직접 연락하도록 Microsoft Teams 전화 인증 장치를 프로그래밍할 수도 있습니다. 이는 직원의 전화 걸기 시간을 절약하는 데 유용합니다. 보호된 음성 메일 알림을 설정하고 Teams에 연결된 SharePoint 에코시스템 내에 음성 메일 및 기타 전화 데이터를 저장할 수도 있습니다.
8. 맞춤형 Microsoft 알림
사용자 지정 가능한 알림은 Microsoft Teams의 생산성을 높이는 데 유용한 Teams의 또 다른 핵심 기능입니다. Microsoft는 Teams 채널의 활동에 대한 메시지를 사용자에게 자동으로 보냅니다. 그러나 사용자는 자신이 받고 싶은 메시지와 알림, 표시 방법을 정확하게 선택할 수 있습니다.
활동 피드, 메뉴, 데스크톱 알림, 이메일 알림을 구성하여 자신과 관련된 정보만 받을 수 있습니다. 너무 많은 알림으로 인해 작업에 방해가 되는 경우가 많다면 이는 매우 중요합니다. 모든 사용자가 알림을 사용자 정의하려면 Teams의 "설정 및 기타" 섹션을 방문하여 "알림"을 클릭해야 합니다.
9. 팀즈의 마이크로소프트 루프
기술적으로 Microsoft Loop는 Teams에 대한 별도의 솔루션입니다. 그러나 공동 작업 앱 및 기타 Microsoft 365 도구와 함께 작동하도록 설계되었습니다. Loop를 사용하면 기업은 Teams 채팅에 직접 포함된 구성 요소를 사용하여 Microsoft Teams 생산성을 향상할 수 있습니다.
이러한 "구성 요소"에는 Microsoft 환경 전체에서 실시간으로 동기화되는 정보가 포함됩니다. Teams에서 루프 구성 요소를 보내면 채팅에 참여한 모든 사람이 이를 편집하고 변경 사항을 즉시 확인할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 계획할 때 직원들이 같은 입장을 유지하기가 쉬워집니다.
Microsoft Planner에서 루프 작업 목록을 만들어 Teams에서 동료와 공유할 수도 있습니다. 또한 Copilot이 Loop에 추가되면 공동 작업 허브를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 전용 지능형 어시스턴트가 제공됩니다.
10. 마이크로소프트 팀즈 봇
Microsoft Teams의 앱과 마찬가지로 봇은 워크플로 흐름을 간소화하는 데 도움이 되는 편리한 도구입니다. 이러한 간단한 AI 기반 솔루션에는 대화형 인터페이스가 있어 사용이 쉽습니다. 직원과 비즈니스 리더는 Microsoft Teams에서 다양한 목적으로 봇을 만들 수 있습니다.
예를 들어, 봇은 FAQ와 지식 베이스 기사를 검색하여 사용자가 정보를 빠르게 표시할 수 있도록 돕습니다. 사용자에게 일일 작업과 기한을 상기시켜주는 봇을 만들기 위한 Microsoft의 템플릿도 있습니다.
봇은 사용자를 대신하여 특정 작업을 완료할 수도 있습니다. 예를 들어, 다른 직원과의 회의를 주선하고 여행 정보에 대한 통찰력을 제공하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. Teams에 나만의 챗봇을 추가하고 원하는 대로 사용자 지정할 수 있습니다.
11. 화이트보드 회의
생산성과 창의성은 종종 밀접한 관련이 있습니다. 때때로 직원들은 작업 흐름을 향상시키기 위해 시각적 컨텍스트와 지침이 필요합니다. 다행히도 바로 여기에 Microsoft Teams 화이트보드가 있습니다. 이 편리한 도구를 사용하면 참가자는 무한한 화면에서 아이디어를 스케치하고 공유할 수 있습니다.
이미지와 비디오 파일을 화이트보드에 직접 끌어서 놓을 수 있으며 Teams의 화이트보드 내에서 루프 구성 요소를 공유할 수도 있습니다. 화이트보드에서 Copilot 도우미를 사용하여 메시지를 정리하고 구체화할 수도 있습니다.
Microsoft Teams 화이트보드의 가장 좋은 점 중 하나는 시작하는 데 도움이 되는 다양한 템플릿과 도구가 함께 제공된다는 것입니다. 브레인스토밍, 친화도 다이어그램 등을 위한 생산성 향상 템플릿의 전체 카탈로그에 액세스할 수 있습니다.
12. 실시간 번역 및 성적 증명서
때로는 Microsoft Teams의 생산성을 향상시키는 것이 동료와 연락처가 서로를 더 쉽게 이해할 수 있게 만드는 것만큼 간단합니다. 2022년에 Microsoft는 Teams에 캡션에 대한 실시간 번역을 도입하여 사용자가 가장 편안한 언어로 캡션을 즉시 볼 수 있도록 했습니다.
이 기능은 Teams Premium에서 더욱 인상적이며 30개 이상의 언어 로 전체 회의 내용을 작성할 수 있습니다 . Microsoft의 음성 번역 기술을 기반으로 하는 이 기능은 생산성 향상에만 도움이 되는 것은 아닙니다. 또한 직장의 모든 사람이 선호하는 언어나 청각 문제에 관계없이 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 하는 훌륭한 방법이기도 합니다.
13. 피플 앱
최신 버전의 Microsoft Teams 에서 "사람" 앱을 사용하면 모든 연락처를 추적하고 대화해야 할 사람을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 이는 연락처를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄여 생산성을 높이는 훌륭한 방법이 될 수 있습니다.
피플 앱을 사용하면 Microsoft 365 장치와 앱 전체에서 모든 Outlook 연락처를 동기화한 다음 원하는 대로 관리할 수 있습니다. 공유 채널을 사용하면 "사람" 앱을 통해 조직 외부의 사람들과 연결할 수 있습니다.
Microsoft에서는 사용자가 디렉터리에 있는 모든 사람의 연락처 카드를 설정하고 연락처 세부 정보, 부서 등에 대한 정보를 포함할 수 있도록 허용합니다. 연락처를 편집하고 단축 다이얼 또는 "즐겨찾기" 목록에 추가할 수 있습니다.
14. Microsoft Teams 생산성 컴팩트 모드
이는 Microsoft Teams 생산성을 높이는 데 사용할 수 있는 간단한 기능 중 하나이지만 우리가 가장 좋아하는 기능 중 하나이기도 합니다. "압축" 모드를 사용하면 메시지 미리보기가 채팅 목록에서 숨겨지므로 더 많은 대화를 동시에 볼 수 있습니다.
같은 사람이 연속적으로 보낸 메시지는 줄 바꿈으로 구분되므로 모든 내용을 한 번에 쉽게 검색할 수 있습니다. "컴팩트" 모드에 액세스하려면 Teams 설정의 "일반" 탭으로 이동하여 " 컴팩트 "를 선택하세요. 보기를 업데이트한 후에도 Teams 채팅에서 기대할 수 있는 모든 기능에 계속 액세스할 수 있습니다. 새 창에서 채팅을 열거나 중요 또는 긴급으로 표시하거나 화면 상단에 고정할 수 있습니다. 메시지를 빠르게 번역하는 옵션도 있습니다.
15. 브레이크아웃 룸
브레이크아웃 룹은 Teams 회의의 생산성을 높이기 위해 가장 선호하는 도구 중 하나입니다. 그들은 사람들을 특정 주제에 대해 토론할 수 있는 별도의 환경으로 이동시킵니다. 회의 전과 회의 중에 다양한 방법으로 소규모 회의실을 만들 수 있습니다.
Microsoft에서는 각 브레이이아웃 룸에 참석해야 하는 사람과 중앙 회의로 다시 이동하기 전에 해당 회의실에 머무르는 시간을 정의할 수 있습니다. 2023년에 Microsoft는 "참여자 셔플" 옵션 또는 소규모 회의실을 도입했습니다. 즉, 원할 때 언제든지 소규모 회의실 간에 참가자를 무작위로 이동할 수 있습니다. 이는 더 많은 사람들이 아이디어를 연결하고 공유하도록 유도하는 훌륭한 옵션이 될 수 있습니다.
16. Microsoft Teams의 캘린더
Microsoft Teams 생산성을 위한 간단하면서도 효과적인 또 다른 도구인 Microsoft Teams의 달력을 사용하면 하루를 더 쉽게 정리할 수 있습니다. 달력에는 기본적으로 작업 주, 예정된 회의 및 기타 데이터가 표시됩니다. 그러나 다양한 보기 중에서 선택할 수 있습니다.
하루를 자세히 살펴보거나 "의제" 모드를 선택하여 예정된 모든 회의를 시간순으로 스크롤 가능한 목록으로 볼 수 있습니다. 캘린더 내에서 신속하게 이벤트 일정을 변경하고 작업 흐름을 변경할 수도 있습니다.
사용자는 회의를 새 달력으로 끌어서 놓아 변경하기 전에 참가자의 가용성을 확인할 수 있습니다. 또한 회의나 통화로 인해 방해받고 싶지 않은 경우에는 "집중 시간" 시간을 별도로 설정할 수 있습니다.
17. 몰입형 공간
2023년 Microsoft의 Ignite 이벤트에서 소개된 가장 흥미로운 새로운 기능 중 하나는 팀이 메타버스에서 협업할 수 있는 새로운 방법인 Immersive Spaces였습니다. 이러한 3차원 환경을 통해 팀 구성원은 아바타를 통해 정보를 공유하거나 자신을 표현할 수 있습니다.
선택할 수 있는 다양한 가상 환경이 있으며 사용자는 컴퓨터 키보드나 VR 헤드셋을 사용하여 이러한 공간을 자연스럽게 이동할 수 있습니다. 몰입형 공간에는 "공간 오디오 영역"도 포함되어 있어 다양한 직원이 서로 방해하지 않고 동일한 공간에서 협업할 수 있습니다.
또한 Immersive Spaces에는 사용자 지정 가능한 3D 아바타부터 실시간 반응, 조정 가능한 좌석 배치까지 Microsoft Mesh를 기반으로 하는 다양한 훌륭한 기능이 있습니다. 이러한 공간은 생산적인 브레인스토밍 및 개발 세션에 이상적일 수 있습니다.
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