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사람들은 간단한 예산 책정에서 복잡한 데이터 분석에 이르기까지 많은 일에 Excel을 사용하지만 여전히 오래 전에 배운 기본 기능과 요령을 그대로 사용하는 경우가 많습니다. Excel 작업 흐름을 개선하고 시간을 절약하는 데 도움이 되는 유용한 팁을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 8 tricks I use to speed up my Excel workflow
- URL: https://www.xda-developers.com/tricks-i-use-to-speed-up-my-excel-workflow/
1. Excel 템플릿 라이브러리 탐색
가장 오래된 스프레드시트 소프트웨어인 Excel에는 수많은 서식 파일이 있습니다. 필자는 새 통합 문서를 시작할 때마다 먼저 공식 서식 파일 라이브러리로 가서 기본 구조, 수식, 서식 등이 갖춰진 적합한 옵션을 찾습니다. 이렇게 하면 수작업이 대폭 줄어들고 데이터를 입력하고 특정 요구 사항에 맞게 템플릿을 사용자 지정하는 데 집중할 수 있습니다.
공식 템플릿은 전문가가 만들고 철저한 테스트를 거친 것이므로 스프레드시트를 직접 만들 때 발생할 수 있는 오류의 위험을 최소화합니다. 게다가, 이러한 템플릿은 전문적인 미학으로 디자인되어 스프레드시트를 세련되게 보이게 해줍니다.
2. 불필요한 추가 기능 확인
Excel용 추가 기능은 수백 가지가 있습니다. 추가 기능은 통합 문서 기능을 확장하는 데 유용하지만 매번 필요한 것은 아닙니다. 특히 거의 사용하지 않거나 전혀 사용하지 않는 추가 기능을 너무 많이 사용하면 Excel의 성능이 크게 느려질 수 있습니다.
(1) Excel을 시작하고 [파일] - [옵션]을 선택합니다.
(2) [Excel 옵션] 대화상자에서 [추가 기능] - [Excel 추가 기능] - [이동] 버튼을 클릭합니다.
(3) [추가 기능] 대화상자에서 불필요한 추가 기능을 비활성화합니다. 불필요한 추가 기능을 비활성화하면 시스템 리소스를 확보하고 Excel의 시작 시간을 개선할 수 있습니다.
3. Excel 필수 단축키 사용하기
Excel에는 수백 가지의 단축키가 있습니다. 그 중 몇 가지 필수 단축키를 익혀두면 워크플로우 속도를 높일 수 있습니다. 몇 분 동안 스크롤하고 클릭하는 대신 키보드에서 손가락을 떼지 않고도 단 몇 초 만에 작업을 완료할 수 있습니다. 오류를 줄이고 효율성을 높이며 상사와 동료들 앞에서 Excel에 능숙함을 보여줄 수 있습니다. 잘 알려지지 않은 Excel의 몇 가지 키보드 단축키를 소개합니다.
- Ctrl + Shift + ; : 현재 시간 삽입
- Ctrl + ; : 현재 날짜 삽입
- Ctrl + 9: 선택한 행 숨기기
- Ctrl + 0: 선택한 열 숨기기
- Ctrl + Shift + A: 수식에 인수 삽입
- Ctrl + Shift + F4: 활성 통합 문서 닫기
- F11: 선택한 데이터로 새 시트에 차트 만들기
- Alt + W + F: 스크롤하는 동안 특정 행 또는 열을 계속 표시하도록 창 고정
한 번에 모두 외우려고 하지 마세요. 가장 자주 하는 작업과 관련된 몇 가지부터 시작해서 정기적으로 연습하세요.
4. 자동으로 서식 적용하기
조건부 서식은 값이나 조건에 따라 셀에 자동으로 서식을 적용할 수 있는 Excel의 강력한 도구입니다. 이를 통해 필요한 정보를 찾기 위해 대규모 데이터 세트를 수동으로 스캔하는 수고를 덜 수 있습니다.
Excel에서 재고 관리를 처리한다고 가정해 보겠습니다. 조건부 서식을 사용하여 재고 수준이 특정 임계값 미만인 셀을 노란색으로 강조 표시할 수 있습니다. 마찬가지로 재무 분석가는 시간 경과에 따른 다양한 투자의 성과를 시각화하기 위해 색 눈금을 사용할 수 있습니다.
조건부 서식 지정은 유용하지만, 너무 많은 규칙을 사용하면 통합 문서 속도가 느려질 수 있으므로 지나치게 많은 규칙을 사용하지 않도록 주의하세요.
5. 피벗 테이블 활용
피벗 테이블은 놀라운 속도와 유연성으로 대규모 데이터 집합을 요약, 분석, 탐색할 수 있는 강력한 방법을 제공합니다. 기본적으로 정보를 집계하고 합계, 평균, 개수 등을 계산하는 동적 테이블 역할을 합니다. 수동 수식이나 지루한 계산을 처리할 필요가 없습니다.
예를 들어, 영업 실적을 분석해야 한다면 피벗 테이블을 사용하여 지역별 또는 제품별 판매 데이터를 즉시 요약할 수 있습니다. 소스 데이터가 변경되면 클릭 한 번으로 피벗 테이블을 새로 고칠 수 있습니다.
6. 데이터 유효성 검사 사용
데이터 유효성 검사는 셀에 입력할 수 있는 데이터 유형을 제어할 수 있는 Excel의 중요한 기능입니다. 이를 통해 부정확한 계산, 잘못된 분석, 궁극적으로 잘못된 의사 결정으로 이어질 수 있는 오류의 위험을 줄일 수 있습니다.
(1) 데이터 유효성 검사에 사용할 데이터를 입력합니다(예를 들어, C1:C10 영역에 팀명 입력).
(2) 데이터 유효성 검사를 설정할 영역을 선택합니다.
(3) [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]를 클릭합니다.
(4) [제한 대상] - [목록]을 선택하고, [원본]에는 (1)에서 입력한 데이터가 있는 영역을 범위로 지정합니다.
(5) 이제 (2)에서 선택한 영역의 모든 셀을 선택하면 드롭다운 메뉴가 나타나므로 데이터를 편리하게 입력할 수 있습니다.
7. 매크로 사용하기
Excel의 매크로는 반복적인 작업을 자동화하는 미니 프로그램과 같습니다. 셀 서식 지정, 수식 삽입, 보고서 생성 등의 일련의 작업을 기록한 다음, 클릭 한 번 또는 키보드 단축키를 사용하여 재생할 수 있습니다.
마케팅 대행사에서 일하며 여러 고객을 위한 소셜 미디어 캠페인을 관리한다고 가정해 보겠습니다. 매주 각기 다른 플랫폼의 실적 보고서를 별도의 Excel 파일로 받아봅니다.
이제 각 보고서 파일을 열고, 관련 데이터를 식별 및 복사하고, 새 워크시트를 만들고, 데이터를 붙여넣고, 일관된 서식을 적용하고, 차트를 생성하는 매크로를 만들 수 있습니다. 여기에는 무한한 가능성이 있습니다.
8. 함수에 익숙해지기
수식과 함수는 Excel의 근간입니다. 데이터를 분석하고, 작업을 자동화하고, 스프레드시트의 잠재력을 최대한 활용할 수 있습니다. Excel에는 수학, 텍스트, 날짜 및 시간, 논리, 재무, 조회 및 참조, 통계 정보와 같은 다양한 범주의 기본 제공 함수가 있습니다.
예를 들어, IF 함수를 사용하면 조건부 계산을 만들 수 있습니다. 매출 보고서에서 IF를 사용하여 매출이 특정 임계값을 초과하면 '높음', 특정 범위 내에 있으면 '중간', 그렇지 않으면 '낮음'으로 자동 분류할 수 있습니다. 이렇게 하면 수동 분류가 필요 없고 일관성을 유지할 수 있습니다.
마치며
이상에서 소개한 팁을 활용하면 효율성을 높이고 Excel 전문가로 거듭날 수 있습니다. 주저하지 말고 계속 실험하고, 새로운 함수와 기능을 탐색하고, Excel 기능의 한계를 넓혀 보세요. 숫자 계산 외에도 Microsoft의 스프레드시트 소프트웨어를 창의적으로 사용할 수 있는 방법이 많이 있습니다.
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