들어가기 전에
프로젝트 관리를 위한 소프트웨어가 많이 있지만 너무 고사양이거나 학습에 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 소규모에서 중규모 프로젝트는 Excel과 같이 익숙한 소프트웨어를 사용하여 효과적으로 관리할 수 있습니다. Excel을 사용하여 다양한 프로젝트 요구 사항을 총족하는 활용 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 7 ways to use Excel for excellent project management
- URL: https://www.xda-developers.com/ways-use-excel-project-management/
1. SWOT 분석
Excel을 사용하면 프로젝트 관리에서 SWOT 분석을 매우 쉽게 수행할 수 있습니다. 강점, 약점, 기회, 위협에 대한 섹션이 있는 워크시트에 생각을 정리하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 모든 내부 및 외부 요인을 나열할 수 있습니다.
SWOT 분석을 수행하려면 표를 사용하고 필요에 따라 셀을 병합하여 네 개의 섹션을 만들 수 있습니다. 그런 다음 각 제목 아래에 모든 관련 요소를 나열합니다. Excel에는 주석과 글머리 기호를 추가할 수 있는 몇 가지 훌륭한 기능이 있습니다. 조건부 서식을 사용하여 특정 조건에 따라 셀의 색상을 변경할 수도 있습니다.
좋은 점은 Excel을 사용하면 팀과 분석을 쉽게 공유할 수 있다는 것입니다. 스프레드시트를 실시간으로 업데이트하고 각 카테고리의 항목을 정렬하거나 우선 순위를 지정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 팀원 모두가 같은 정보를 공유하여 프로젝트에 대한 최선의 결정을 내릴 수 있습니다.
2. 비용 - 편익 분석
Excel은 프로젝트 비용과 이익을 분석하는 강력한 도구이기도 합니다. 비용과 혜택이라는 두 개의 열로 구성된 구조화된 스프레드시트에서 비용과 혜택을 정리할 수 있습니다. 각 열에 예상 비용과 편익을 나열합니다. Excel 수식을 사용하여 이러한 열을 합산하여 총 견적을 산출합니다.
Excel의 재무 함수를 활용하여 프로젝트의 가치를 계산할 수도 있습니다. 예를 들어, 순 현재 가치 함수(NPV)를 사용하면 장기적인 수익성을 판단하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 프로젝트의 수명 기간 동안의 비용과 이익을 비교하는 데 도움이 됩니다.
차트와 그래프 같은 시각적 보조 자료로 분석을 강화하세요. Excel의 차트 도구는 비용과 편익을 비교하여 결과를 더 쉽게 설명할 수 있도록 도와줍니다. 스프레드시트 값을 변경하여 민감도 분석을 수행하여 비용 또는 이익 변화가 결과에 미치는 영향을 평가하여 보다 현명한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
3. 프로젝트 타임라인 시각화하기
Excel에서는 간트 차트를 만들어 프로젝트에 걸리는 시간을 표시할 수 있습니다. 프로젝트 작업을 한 열에 넣고 시작 날짜와 소요 시간을 다음 두 열에 넣습니다. 이렇게 하면 작업을 순서대로 확인하고 소요 시간을 파악할 수 있습니다.
Excel의 누적 막대 차트 기능을 사용하여 데이터를 표시할 수도 있습니다. 시작 날짜와 기간을 강조 표시한 다음 누적 막대형 차트를 추가합니다. 시작 날짜 시리즈 채우기 색상을 “채우기 없음”으로 설정하여 보이지 않게 하고 기간 막대에 타임라인이 표시되도록 합니다. 세로 작업 및 가로 시간 진행을 위한 축을 조정합니다. Microsoft는 이 기능을 더욱 쉽게 이용할 수 있도록 몇 가지 무료 간트 차트 템플릿을 제공합니다.
간트 차트를 만드는 또 다른 방법은 조건부 서식을 사용하는 것입니다. 열에 날짜가 있고 행 아래에 작업이 있는 그리드를 설정합니다. 조건부 서식을 적용하여 작업이 예약될 때 셀을 색상으로 채웁니다. 이렇게 하면 스프레드시트에서 바로 시각적인 타임라인을 만들 수 있고 업데이트도 쉽습니다.
4. 리소스 추적 및 할당
Excel은 프로젝트 리소스를 추적하고 할당하는 데 실용적인 도구가 될 수 있습니다. 스프레드시트에 팀원, 장비, 자료 등 사용 가능한 리소스를 자세히 설명하는 종합적인 리소스 목록을 만드세요. 사용 가능한 날짜, 기술 세트, 시간당 요금, 용량 등 관련 정보를 반드시 포함하세요. 이렇게 정리된 리소스 풀은 작업 할당에 누가 또는 무엇을 사용할 수 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다.
작업 할당 시트를 설정하여 리소스에 대한 프로젝트 작업을 매핑하세요. 작업 이름, 할당된 리소스, 시작일과 종료일, 예상 노력에 대한 열을 포함하세요. Excel 공식을 사용하여 리소스당 총 작업량을 계산하세요. 조건부 서식을 구현하여 초과 할당을 강조 표시하세요.
실제 근무 시간과 진행 상황으로 스프레드시트를 업데이트하세요. 피벗 테이블이나 차트피벗 테이블이나 차트와 같은 시각적 보조 도구를 만들어 리소스 사용률과 가용성을 모니터링하세요. 이렇게 하면 리소스를 재할당하거나 일정을 조정할 때 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 투명하고 효과적인 커뮤니케이션을 위해 이 데이터를 정기적으로 관리하세요.
5. Excel에서 작업 목록 만들기
Excel에서 작업 목록을 만드는 것은 매우 쉽습니다. 새 워크시트를 열고 모든 중요한 세부 정보를 위한 열을 설정하기만 하면 됩니다. 여기에는 작업 이름, 설명, 할당 대상, 시작 날짜, 마감일, 상태, 우선순위와 같은 열이 포함될 수 있습니다. 표 형식으로 되어 있어 모든 세부 정보를 쉽게 입력하고 확인할 수 있습니다.
열을 설정했으면 모든 세부 정보가 포함된 작업을 추가하기 시작하세요. Excel의 데이터 유효성 검사에서는 상태 및 우선순위에 대한 드롭다운 메뉴도 만들 수 있으므로 직접 입력할 필요가 없습니다. 목록을 더욱 대화형으로 만들고 싶다면 헤더 행을 고정하고 필터를 사용하여 작업을 정렬할 수 있습니다. 이렇게 하면 마감일이 임박했거나 우선순위가 높은 작업을 쉽게 확인할 수 있습니다.
목록을 최신 상태로 유지하고 체계적으로 정리하려면 정기적으로 업데이트하세요. 이렇게 하면 여러분과 팀원들은 항상 무슨 일이 일어나고 있는지, 누가 어떤 일을 담당하고 있는지 알 수 있습니다. 또한 진행 상황을 추적하고 일정을 지키기가 더 쉬워집니다.
6. 프로젝트 예산 관리
Excel을 사용하여 진행 중인 프로젝트의 예산을 추적할 수도 있습니다. 계획된 예산, 실제 지출, 예산 초과 또는 미달, 예산의 사용 금액에 대한 열이 있는 스프레드시트를 만드세요. 그런 다음 예상 비용을 실제 지출과 비교하여 프로젝트가 예산 초과 또는 미달하는 부분을 확인할 수 있습니다.
계산을 자동화하기 위해 Excel의 기본 제공 수식을 활용하세요. 예를 들어, 계획된 예산에서 실제 지출을 빼서 분산을 계산할 수 있습니다 . 조건부 서식을 사용하여 중요한 분산을 강조할 수도 있습니다. 프로젝트의 재무 상태를 빠르게 살펴보려면 계획된 비용과 실제 비용을 합산하세요.
차트 및 그래프와 같은 시각적 도구로 스프레드시트를 더욱 개선하세요. 막대형 차트를 만들어 예산 및 실제 비용을 비교하세요. 실시간 데이터로 스프레드시트를 최신 상태로 유지하여 정보에 입각한 재정적 결정을 내리고, 할당을 조정하고, 프로젝트의 예산 진행 상황을 효과적으로 전달하세요.
7. 스프린트 번업 차트
번업 차트(Burnup Chart)는 스프린트 중에 계획된 것과 비교하여 얼마나 많은 작업이 완료되었는지 보여주는 편리한 도구입니다. 진행 상황을 추적하고, 범위의 변경 사항을 관리하고, 스프린트 목표를 제 시간에 달성할지 예측하는 데 도움이 됩니다. 차트에는 두 개의 선이 있습니다. 하나는 완료된 총 작업을 나타내는 선이고 다른 하나는 프로젝트의 총 범위를 나타내는 선입니다.
스프린트에 대한 Excel 번업 차트를 만들려면 날짜, 총 작업 범위, 누적 작업 완료에 대한 열이 있는 표를 설정합니다. 스프린트의 날짜를 첫 번째 열에 입력합니다. 총 작업 범위는 프로젝트 범위가 변경되지 않는 한 동일하게 유지되는 반면, 누적 작업 완료는 매일 또는 각 작업 세션 후에 업데이트됩니다.
테이블이 설정되면 라인 차트로 버너 차트를 만들 수 있습니다. 제목, 레이블, 축 조정을 사용하여 사용자 지정하여 이해하기 쉽게 만들 수 있습니다. 완료된 누적 작업 열은 자동으로 업데이트되므로 얼마나 진행되었는지 확인하고 필요에 따라 계획을 조정할 수 있습니다.
마치며
Excel은 프로젝트 관리를 위한 목적으로 설계된 것은 아니지만 대부분의 프로젝트 요구 사항을 처리할 수 있는 강력한 도구입니다. 다양한 갖추고 있어 소규모 프로젝트 관리에 부족함이 없습니다. 광범위한 대규모 프로젝트에는 전담 소프트웨어가 필요할 수 있지만 많은 프로젝트는 Excel로 쉽게 관리할 수 있습니다.
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