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스프레드시트 인쇄는 올바르게 하지 않으면 자칫 유쾌하지 않은 경험이 될 수 있습니다. 정렬되지 않은 열과 부적절한 여백에서 어색한 페이지 나누기에 이르기까지 많은 것이 잘못될 수 있습니다. Excel에서 원하는 인쇄 결과를 얻기 위한 설정 변경 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Get Perfect Excel Printouts With These Essential Settings
- URL: https://www.makeuseof.com/settings-for-perfect-excel-prints/
1. 페이지 방향 검토
Excel에서 세로 또는 가로 중 올바른 페이지 방향을 선택하면 데이터가 가장 효과적인 방식으로 표시되어 시간과 용지를 절약할 수 있습니다.
세로 방향은 고객 이름, 재고 품목 목록 또는 이와 유사한 데이터 세트와 같이 열보다 행이 많은 좁은 스프레드시트에 이상적입니다. 반대로 가로 방향은 열이 여러 개 있는 넓은 스프레드시트에 가장 적합합니다. 재무 보고서, 수많은 필드가 있는 데이터 테이블 또는 포괄적인 단일 페이지 보기의 이점이 있는 데이터 집합에 특히 유용합니다.
Excel의 기본 페이지 방향은 세로로 설정되어 있지만 필요한 경우 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [용지 방향]을 선택하면 항향을 전환할 수 있습니다.
2. 올바른 용지 크기 및 여백 설정
Excel에서는 표준 편지 및 법정 크기부터 사용자 지정 크기에 이르기까지 다양한 용지 크기로 인쇄할 수 있습니다. 적절한 크기를 선택하면 데이터가 페이지에 잘 맞고 어색하게 잘리거나 과도한 공백이 생기지 않습니다. Excel에서 용지 크기를 조정하려면 Ctrl + P를 눌러 인쇄 메뉴를 연 다음 페이지 방향 아래의 드롭다운 메뉴를 사용하여 사용 중인 적절한 용지 크기를 선택합니다.
Excel은 인쇄 메뉴에서 미리 설정된 여백 옵션도 제공합니다(일반, 넓게, 좁게). 더 정밀하게 조정하려면 사용자 지정 여백을 선택하여 위쪽, 아래쪽, 왼쪽, 오른쪽 여백을 개별적으로 조정하세요. 이렇게 하면 콘텐츠가 페이지 경계 안에 깔끔하게 들어맞아 데이터나 차트가 잘리는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 페이지에 맞게 스프레드시트 크기 조정
Excel의 크기 조정 옵션을 사용하면 모든 관련 정보를 한 페이지에 인쇄하고 페이지 나누기를 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 페이지를 넘기지 않고도 데이터를 쉽게 읽을 수 있습니다.
[페이지 레이아웃] 탭 - [크기 조정] 그룹으로 이동합니다. 여기에서 [너비]와 [높이] 설정을 조정하여 콘텐츠를 한 페이지 너비, 한 페이지 높이로 맞추거나 필요에 따라 페이지 수를 사용자 지정할 수 있습니다. 보다 정밀하게 제어하려면 비율 조정 옵션을 사용하여 콘텐츠의 크기를 수동으로 조정하고 원하는 모양을 만들 수 있습니다.
인쇄를 준비할 때 인쇄 메뉴의 크기 조정 드롭다운 메뉴를 통해 추가 옵션을 제공합니다. 전체 시트를 한 페이지에 맞추거나 모든 열 또는 모든 행을 한 페이지에 맞추도록 선택하여 데이터가 잘리지 않도록 할 수 있습니다.
4. 인쇄 영역 지정
인쇄 영역 기능을 사용하면 인쇄물에 포함할 셀을 정확하게 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 인쇄된 스프레드시트에는 관련 정보만 포함됩니다.
인쇄 영역을 설정하려면 인쇄 영역으로 설정할 셀 범위를 선택한 다음, [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 영역] - [인쇄 영역 설정]을 선택합니다. 나중에 인쇄 영역을 조정해야 하는 경우, 인쇄 영역 지우기를 선택하면 쉽게 재설정할 수 있습니다.
5. 숨기기 및 숨기기 해제
레이아웃이나 스프레드시트의 다른 곳에 추가 세부 정보를 포함해야 하는 경우 특정 인쇄 영역을 설정하는 것이 실용적이지 않을 수 있습니다. 이러한 경우 Excel에서 불필요한 셀을 숨기는 것이 효과적인 해결책이 될 수 있습니다. 셀을 숨기려면 숨기려는 행 또는 열을 선택하고 행 또는 열 머리글을 우클릭한 다음 [숨기기]를 선택합니다.
Excel은 인쇄물에 숨겨진 셀을 포함하지 않으므로 필수 정보만 인쇄할 수 있습니다. 나중에 숨겨진 데이터를 참조해야 하는 경우 숨겨진 행이나 열 옆의 가는 이중선을 두 번 클릭하여 셀 숨기기를 쉽게 해제할 수 있습니다.
6. 인쇄 제목 사용
인쇄 제목을 사용하면 인쇄된 시트의 모든 페이지에서 반복할 특정 행이나 열을 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 필수 헤더나 레이블이 전체 데이터 집합에서 계속 보이도록 할 수 있습니다.
예를 들어, 스프레드시트에 중요한 정보가 포함된 머리글 행이 있는 경우, 이 행을 인쇄 제목으로 설정하면 인쇄된 각 페이지의 맨 위에 표시되도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 스프레드시트가 여러 페이지에 걸쳐 있어도 보는 사람이 첫 페이지로 돌아가지 않고도 데이터 열을 쉽게 식별할 수 있습니다.
인쇄 제목을 설정하려면 페이지 레이아웃 탭으로 이동하여 인쇄 제목을 클릭합니다. 페이지 설정 창이 나타나면 반복할 행 또는 열을 지정할 수 있습니다. 반복할 행 필드에 원하는 행을 상단 필드에 입력하고 반복할 열 필드에 원하는 열을 왼쪽 필드에 입력합니다.
7. 눈금선 및 제목 인쇄
기본적으로 Excel은 눈금선을 인쇄하지 않으므로 특히 테두리가 적용되지 않은 경우 데이터를 분석하기 어려울 수 있습니다. 이를 변경하려면 [페이지 레이아웃] 탭 - [시트 옵션]에서 [눈금선]과 [제목] 아래의 인쇄 확인란을 선택합니다.
이 옵션을 활성화하면 Excel 출력물에 행 번호와 열 문자가 포함되도록 할 수 있습니다. 이러한 제목은 표시된 데이터에 대한 필수 컨텍스트를 제공하여 특정 데이터 요소를 각각의 행 및 열 레이블과 연관시켜 쉽게 참조할 수 있도록 해줍니다.
8. 페이지 나누기를 현명하게 사용하기
Excel의 페이지 나누기를 사용하면 인쇄된 한 페이지의 끝과 다음 페이지의 시작 위치를 제어할 수 있습니다. 수동으로 페이지 나누기를 삽입하면 중요한 데이터가 같은 페이지에 함께 표시되도록 하고 가독성을 방해하는 어색한 분할을 방지할 수 있습니다.
페이지 나누기를 삽입하려면 나누기를 삽입할 행 또는 열을 선택하고 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [나누기] - [페이지 나누기 삽입]을 선택합니다. 나중에 특정 나누기가 불필요하다고 생각되면 같은 메뉴에서 [페이지 나누기 제거]를 선택하여 제거할 수 있습니다.
마치며
완벽한 Excel 인쇄물을 얻기 위한 마지막 단계는 인쇄 미리보기 기능을 활용하는 것입니다. 이 도구를 사용하면 인쇄 버튼을 누르기 전에 스프레드시트가 종이에 어떻게 표시되는지 시각적으로 확인할 수 있으므로 잠재적인 레이아웃 문제나 서식 오류를 발견할 수 있습니다. 모든 필수 인쇄 설정을 적용한 후 Ctrl + P를 눌러 화면 오른쪽에 인쇄 미리보기를 엽니다.
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