들어가기 전에
프로젝트 관리에 도움이 되는 별도의 유료 프로그램을 사용하고 싶은 유혹을 느낄 수도 있지만 Excel로도 해결할 수 있습니다. 값비싼 소프트웨어를 구입하지 않고도 Excel로 프로젝트를 효율적으로 관리하는 방법을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Forget Premium Tools, Here's How I Use Excel for Project Management
- URL: https://www.howtogeek.com/forget-premium-tools-heres-how-i-use-excel-for-project-management/
드롭다운 사용
드롭다운(Drop-downs)은 작업 프로세스 속도를 높이고 프로젝트 관리 시스템을 더욱 전문적으로 만드는 좋은 방법입니다.
(1) 먼저, 드롭다운 셀을 클릭할 때 표시될 옵션을 만듭니다. 시트 탭을 이용하여 새로운 워크시트를 하나 추가하고 'Options'라는 이름을 지정합니다.
(2) 통합 문서의 드롭다운 옵션으로 직원 이름과 작업 상태가 필요하므로 여기에서 이에 대한 목록을 생성하겠습니다.
(3) 작업을 관리할 다른 시트를 만들고 이름을 Tasks로 바꿉니다. 왼쪽에 작업 이름이 있고 상단에 적절한 헤더가 있는 테이블을 만든 후 옵션 시트에서 방금 만든 옵션이 포함된 첫 번째 드롭다운이 포함될 셀을 선택합니다.
(4) [데이터] 탭 - [도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]를 선택합니다.
(5) 데이터 유효성 검사 대화 상자의 허용 필드에서 "목록"을 선택합니다. 그런 다음 소스 필드 화살표를 클릭하고 옵션 시트로 이동하여 이 드롭다운에 적합한 값을 선택합니다. 내 경우에는 직원 이름 머리글 아래의 값이며 해당 셀 참조가 대화 상자 필드에 표시됩니다. 옵션 시트의 이름 목록은 A2부터 A10까지이지만 데이터 유효성 검사를 위해 A2부터 A100까지 선택했습니다. 이는 목록에 추가하는 모든 새 이름도 선택된다는 의미입니다. 마지막으로 "확인"을 클릭합니다.
이제 담당자 열의 셀을 클릭하면 이름 목록이 나타납니다.
상태 열에 대한 프로세스를 반복하고 통합 문서에 드롭다운 목록을 추가하고 싶을 때 언제든지 옵션 시트를 사용하거나 숨겨 선택 사항을 만들 수 있습니다.
진행 상황을 추적하기 위해 간트 차트 만들기
간트 차트는 프로젝트에서 수행해야 하는 작업과 완료해야 하는 시기를 보여주는 간단하지만 효과적인 테이블입니다.
(1) 새로운 워크시트를 삽입하고 이름을 'Timing'으로 지정합니다. 이 새 시트의 왼쪽에는 작업 이름을 입력하고 맨 위에는 월을 입력합니다.
(2) 다음으로 수동 색상 채우기를 사용하여 제안된 타이밍을 계획합니다. 어떤 색상을 사용하는지는 중요하지 않습니다. 이는 나중에 더 많은 설정을 추가할 때 다루어지기 때문입니다. 색상을 지정하려는 첫 번째 셀을 선택하고 Ctrl 키를 누른 채 나머지 셀을 선택합니다. 그런 다음 리본의 홈 탭에 있는 "채우기 색상" 드롭다운으로 이동하여 색상을 선택합니다.
(3) 이제 상태에 따라 셀에 색상을 지정합니다. 위 섹션에 설정된 작업 시트에서 각 작업에 대해 설정한 상태를 참조하여 이를 수행하겠습니다. 간트 차트의 첫 번째 색상 셀에서 VLOOKUP 수식을 사용합니다.
=VLOOKUP(x, y, z)
여기서 x는 찾고 있는 차트의 셀 참조이고, y 는 Excel이 해당 값을 찾기 위해 찾아야 하는 위치이며, z는 배열 내의 열 번호입니다. 따라서 첫 번째 Gantt 차트 셀에 입력할 내용은 다음과 같습니다.
=VLOOKUP($A2,Tasks!$A$1:$C$1000,3)
(4) 수식 내에서 혼합 및 절대 참조($ 기호 사용)를 사용했기 때문에 이 수식을 복사(Ctrl+C)하고 다른 색상의 셀에 붙여넣을(Ctrl+V) 수 있습니다. 검정색 채우기를 사용하는 경우 검정색 배경에 대한 값을 볼 수 있도록 흰색 글꼴을 사용합니다.
(5) 조건부 서식을 사용하여 셀에 포함된 값에 따라 셀 색상을 지정합니다. 간트 차트에서 모든 셀을 선택하고 [홈] 탭 - [조건부 서식] - [규칙 관리]를 선택합니다.
(6) 대화 상자에서 "새 규칙"을 클릭하고 다음 조건을 만듭니다(각 조건을 설정한 후 "확인"을 클릭하여 다음 조건을 설정합니다).
- 각 규칙에 대해 규칙 유형을 "다음을 포함하는 셀만 서식 지정"으로 설정합니다.
- 처음 두 개의 드롭다운 상자에서 "특정 텍스트" 및 "포함"을 선택합니다.
- 텍스트 상자에 완료 , 진행 중 , 시작되지 않음 또는 생성한 각 규칙에 필요한 변경 사항을 입력합니다.
- 각 규칙에 대해 채우기 색상과 텍스트 색상의 서식을 모두 동일하게 지정합니다(완료는 녹색, 진행 중은 노란색 등).
(7) 원래 달 이름을 입력했던 곳에 각 달의 첫 번째 날짜를 짧은 형식으로 입력하여 시작하세요. 예를 들어 1월이 포함된 셀의 텍스트를 01/01/2024 로 바꿉니다. 그런 다음 자동완성을 사용하여 나머지 달을 완료하기 전에 2월에도 동일한 작업을 수행하세요. 이렇게 하면 이것이 단순한 텍스트가 아니라 날짜임을 Excel에 알려줍니다. 다음으로 해당 날짜의 글꼴 색상을 회색으로 변경합니다.
(8) 이를 다시 월 이름으로 바꾸려면 모든 날짜를 선택하고 리본의 홈 탭에서 숫자 형식 드롭다운 옵션을 클릭한 다음 "추가 숫자 형식"을 선택합니다.
(9) 셀 서식 대화 상자에서 "숫자" 탭을 열고 범주 목록에서 "사용자 지정"을 클릭합니다. 그런 다음 유형 필드에 MMMM을 입력하고 [확인]을 누릅니다.
(10) 이제 이번 달을 눈에 띄게 만듭니다. 간트 차트에서 모든 달을 선택하고 [조건부 서식] - [새 규칙]을 선택합니다. 대화 상자에서 "다음을 포함하는 셀만 서식 지정"을 클릭하고 첫 번째 드롭다운 메뉴에서 "발생 날짜"를 선택한 다음 두 번째 드롭다운 메뉴에서 "이번 달"을 선택합니다. 다음으로, 이번 달을 돋보이게 만드는 데 사용할 서식(예: 검은색 텍스트, 굵은 텍스트)을 선택하고 [확인]을 누릅니다.
이제 진행 상황이 표시되고 이번 달이 강조된 완성되고 동적인 간트 차트가 만들어졌습니다.
진행 상황 추적기 만들기
위에 설명된 단계에서 생성된 간트 차트를 사용하여 이제 진행률 추적기를 생성할 수 있습니다. 간트 차트가 있는 동일한 시트나 새 탭에서 이 작업을 수행할 수 있습니다. 제 경우에는 Gantt 차트에서 완료, 진행 중, 시작되지 않음, 변경 필요로 표시된 사각형 수를 표시한 다음 전체 진행률을 계산하고자 합니다.
이렇게 하려면 COUNTIF 함수를 사용해야 합니다.
=COUNTIF(x,y)
''' x는 평가할 배열, y는 계산 기준
(1) 완료 횟수에 대해 다음과 같은 수식을 작성합니다
=COUNTIF($B$2:$I$10,"Done")
- $B$2:$I$10: 절대 참조를 사용하여 간트 차트의 셀을 참조합니다.
- "완료": 따옴표를 사용하여 이 텍스트 문자열이 배열에 나타나는 횟수를 계산하려고 한다는 것을 Excel에 알립니다.
(2) 진행률 추적기의 나머지 세부 정보에 대해 이 공식을 복사하여 붙여넣고 계산하려는 값과 일치하도록 값 y를 변경합니다.
(3) 다음 수식을 사용하여 전체 진행 상황을 계산합니다.
=SUM(a/(a+b+c+d))
- a는 완료라는 단어가 포함된 간트 차트의 셀 수이고, b , c 및 d는 다른 상태 표시가 포함된 셀 수입니다. 이 셀의 숫자 형식을 백분율로 변경해야 합니다.
(4) 새로 계산된 백분율이 포함된 셀을 선택하고 리본의 삽입 탭에서 아래에 강조 표시된 차트 버튼을 클릭하고 2차원 막대 차트를 선택합니다.
(5) 필요하지 않은 세부 정보를 제거하도록 차트 형식을 지정 하면 전체 진행 상황을 보여주는 진행률 표시줄이 표시됩니다.
마감일 및 남은 시간 표시
프로젝트 진행 상황을 추적할뿐만 아니라 경과 시간과 남은 시간도 추적할 수 있습니다.
(1) 해당 지역에 맞는 날짜 형식을 사용하여 시작일과 마감일을 수동으로 입력합니다. Excel에서는 이를 날짜 형식으로 자동 변환하며, 필요한 경우 날짜 형식을 수정할 수 있습니다.
(2) TODAY 함수를 이용하여 오늘 날짜를 추가합니다.
=TODAY()
(3) 다음 수식을 사용하여 지금까지 경과된 일수를 계산합니다..
=SUM(x-y)
- 여기서 x 는 오늘 날짜가 포함된 셀이고, y 는 시작 날짜가 포함된 셀입니다. 그런 다음 경과된 일수를 7로 나누어 경과된 주를 계산합니다.
(4) 다음 수식을 사용하여 경과된 시간의 백분율을 생성합니다.
=SUM(c/(c+d))
- 여기서 c 는 경과된 총 일수이고 d 는 남은 총 일수입니다.
(5) 마지막으로, 이전 섹션에서 설명한 방법을 사용하여 2차원 막대 차트를 만듭니다.
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