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Excel 시트에 많은 수식과 서식을 사용하면 속도가 느려지거나 경우에 따라서는 멈춰버릴 수도 있습니다. 계산을 실행하는 동안 Excel 스프레드시트를 원활하게 사용하기 위한 팁을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 7 Ways to Speed Up Your Excel Spreadsheets
- URL: https://www.howtogeek.com/ways-to-speed-up-your-excel-spreadsheets/
1. 서식을 과도하게 지정하지 말 것
서식을 추가하면 Excel 워크시트가 더욱 멋질 수 있다고 생각할 수도 있지만 스프레드시트를 읽기가 더 어려워질 뿐만 아니라 속도도 느려질 수 있습니다. 멋진 글꼴, 다양한 글꼴 크기, 다양한 색상, 다양한 테두리 등 서식을 추가할 때마다 파일의 크기가 증가합니다. 이 문제를 해결하는 데는 몇 가지 방법이 있습니다.
(1) 워크시트에 서식이 너무 많아서 새로 시작하고 싶다면 Ctrl + A를 눌러 모든 셀을 선택합니다.
(2) [홈] 탭 - [편집] 그룹 - [지우기] 드롭다운을 클릭하고 [서식 지우기]를 선택합니다.
(3) 특정 서식을 유지하고 다른 요소를 제거하려면 Ctrl + A를 누른 후, [홈] 탭 - [글꼴] 그룹을 통해 제거할 서식을 선택합니다.
(4) 조건부 서식 형태로 숨겨진 서식이 있을 수 있습니다. 조건부 서식 규칙을 관리하여 스프레드시트에서 조건부 서식 사용을 줄이면 파일 속도가 느려지는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.
2. 이미지 압축하기
스프레드시트에 고해상도의 큰 이미지와 그래픽이 있으면 파일 크기가 엄청나게 늘어납니다. 이를 방지하는 좋은 방법은 통합 문서의 이미지와 그래픽 수를 모두 줄이는 것이지만, 꼭 필요한 경우에는 Excel에 내장된 압축 도구를 사용하세요.
(1) 통합 문서 내에서 이미지를 선택하고 [그림 형식] 탭 - [조정] 탭 - [그림 압축]을 클릭합니다.
(2) [그림 압축] 대화 상자에서 이 이미지만 압축하려면 [이 그림에만 적용] 항목을 선택합니다. 파일 내의 모든 이미지에 설정을 적용하려면 이 옵션을 취소합니다. 이미지가 많으면 가장 낮은 해상도를 선택하세요.
(3) [확인]을 클릭합니다.
3. 수식 단순화
Excel의 가장 큰 강점 중 하나는 동적 계산을 수행할 수 있다는 점이기 때문에 Excel 통합 문서에 수식이 있는 것은 불가피한 일입니다. 하지만 셀 참조가 많고 함수가 중첩된 복잡한 수식은 워크시트를 느리게 만드는 큰 원인이 될 수 있습니다.
수식을 단순화하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 첫 번째는 수식 내에서 명명된 범위를 사용하는 것입니다. 수식 내에서 개별 셀이나 셀 범위를 참조하는 대신 명명된 범위를 참조하면 Excel에서 다양한 셀 참조가 많은 복잡한 수식을 처리할 필요 없이 지정된 데이터를 더 빠르게 식별하고 스캔할 수 있습니다.
또한 '이름'를 사용하면 워크시트의 처리 속도가 빨라질 뿐만 아니라 수식을 더 쉽게 작성, 검토, 수정 및 복제할 수 있습니다. 첫 번째 단계는 셀 범위에 이름을 지정한 다음 수식 내에서 이 이름을 사용하는 것입니다. 예를 들어 A1, B3, C5, D2, E9, F3, G4 셀에 데이터 집합이 있고 이 숫자를 사용하여 평균을 계산하려는 경우 다음과 같이 입력하는 대신,
=AVERAGE(A1,B3,C5,D2,E9,F3,G4)
이러한 셀에 결과와 같은 이름(예: results)을 만들면 수식은 다음과 같이 됩니다.
=AVERAGE(results)
수식을 단순화하는 또 다른 방법은 복잡한 계산을 더 작은 계산으로 나누는 것입니다. 예를 들어, 수십 개의 셀 참조를 사용하는 대신 지난 5년 동안 여러 직원이 벌어들인 연간 이익을 계산하려는 경우 분기별로 이익을 분류한 다음 연말에 전체 합계를 생성할 수 있습니다. 이렇게 하면 수식의 복잡성이 줄어들 뿐만 아니라 숫자를 더 쉽게 분석할 수 있습니다.
마지막으로 복잡하고 중첩된 IF 수식을 사용하는 대신 대체 함수를 사용할 수 있습니다. 계산하려는 내용에 따라 더 적은 수의 인수가 필요한 VLOOKUP, CHOOSE 또는 LET 함수를 사용할 수 있습니다.
4. 빈 행과 열 피하기
행과 열이 비어 있으면 통합 문서의 파일 크기가 늘어나고 Excel의 계산 프로세스가 지연될 수 있습니다. 데이터를 구분하기 위해 빈 행과 열을 두는 것 등과 같이 빈 행이나 열이 필요하다면 테두리와 색상을 사용하세요.
작은 통합 문서에는 큰 영향을 미치지 않지만 큰 데이터 집합 사이에 빈 행과 열이 많으면 영향을 받습니다. 이 문서의 다른 팁과 함께 빈 행과 열을 제거하면 Excel 통합 문서를 정리하고 성능을 향상시키는 데 도움이 됩니다.
5. 값 변경 제한
Excel의 특정 함수는 Excel이 스프레드시트에서 다시 계산할 때마다 생성되는 값을 변경합니다. 예를 들어 =RAND 함수는 워크시트를 변경할 때마다 새로운 난수를 생성하고 =TODAY는 현재 날짜를 반영하도록 셀 값을 업데이트합니다. 이를 휘발성 함수(volatile function)라고 합니다.
Excel에서는 휘발성 함수가 있는 셀의 값을 업데이트하기 위해 지속적으로 작업해야 하기 때문에 워크시트의 응답 시간이 지연될 수 있으며, 휘발성 함수가 많을수록 지연 시간이 길어집니다. 휘발성 함수의 다른 예로는 NOW, RANDBETWEEN, RANDARRAY, OFFSET, INDIRECT 등이 있습니다.
휘발성 함수의 처리 영향을 제한하는 확실한 방법은 사용을 완전히 줄이는 것입니다. 예를 들어 RANDBETWEEN을 사용하여 임의의 숫자 목록을 생성하도록 하려면 Excel에서 계산을 수행한 후 이 값을 영구적으로 만드는 것이 좋습니다. 이렇게 하려면,
(1) 휘발성 함수가 사용된 영역을 선택하고 Ctrl + C를 누릅니다.
(2) 왼쪽 상단 셀을 선택한 다음, [홈] 탭 - [클립보드] 그룹 - [붙여넣기] 드롭다운 화살표를 클릭하고 [값]을 선택합니다.
일시적인 기능으로 인해 스프레드시트 속도가 느려지는 것을 방지하는 또 다른 방법은 자동 계산을 끄는 것입니다. [수식] 탭 - [계산] 그룹 - [계산 옵션] - [수동]을 선택하면 Excel이 휘발성 함수를 자동으로 업데이트하지 않게 됩니다. 그런 다음 휘발성 함수를 업데이트할 준비가 되면 [시트 계산]을 클릭합니다.
[주의] 계산 옵션을 [자동]이 아닌 다른 것으로 지정할 경우, 나중에 재계산해야 한다는 것을 잊지 않도록 하세요.
6. 이름 정리
3에서 언급했듯이 셀 범위에 이름을 정의하고 사용하면 수식을 단순화하고 통합 문서를 정리하는 데 도움이 될 수 있지만 동일한 데이터 배열에 중복된 이름이나 여러 개의 이름이 없는지 확인하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 통합 문서를 열고, 작업하고, 닫을 때 Excel에서 처리해야 하는 처리 계층이 하나 더 추가됩니다.
통합 문서에 있는 모든 명명된 항목을 지우려면 [수식] 탭에서 [이름 관리자]를 클릭합니다. 대화 상자가 열리면 통합 문서에 있는 모든 명명된 범위가 표시됩니다. 수동으로 검토하여 '삭제'를 클릭하여 사용하지 않는 명명된 범위를 제거하고 '편집'을 클릭하여 이름을 정리합니다.
7. 성능 확인
위의 모든 팁을 모두 적용한 후에도 통합 문서의 성능이 여전히 저조한 경우 Excel에서 파일 검사를 강제로 실행할 수 있습니다. 원래 2022년에 웹용 Excel에 도입되고 2024년에 Windows Excel 앱으로 확장된 Excel의 성능 확인 도구는 과도한 서식, 불필요한 메타데이터, 사용되지 않는 스타일 및 통합 문서 속도에 영향을 미칠 수 있는 기타 문제를 찾습니다.
[검토] 탭 - [성능] 그룹 - [성능 확인]을 클릭합니다. 그러면 통합 문서의 성능을 향상시키기 위해 수행할 수 있는 작업에 대한 지침이 포함된 사이드바가 창 오른쪽에 열리며, 여기에서 필요한 조치를 취할 수 있습니다.
마치며
이러한 팁을 검토한 후에도 Excel이 여전히 느리게 작동한다면 문제의 원인이 Microsoft 365 앱이 아닐 수도 있습니다. 대신 전반적인 PC 성능을 높여야 할 수도 있습니다.
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