모든 유형의 문서를 누구나 열고 확인할 수 있는 형식으로 보존하는 데 있어 PDF 형식보다 나은 것은 찾기 어렵습니다. PDF는 1990년대 초 Adobe에서 수/발신자의 시스템에 관계없이 형식화된 문서를 쉽게 공유할 수 있도록 개발되었습니다. PDF는 편리하지만 몇 가지 단점이 있으며, 이를 다루는 전문가가 되는 방법을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Mastering PDFs: How to create, convert, and search
- URL: https://www.pcworld.com/article/2155472/pdfs-create-convert-and-search.html
PDF 파일 읽기
Windows에는 아직 PDF 파일을 보고 편집할 수 있는 내장 프로그램이 없습니다. 시스템에서 PDF를 여는 기본 프로그램은 대부분의 브라우저와 마찬가지로 PDF 뷰어가 내장된 Microsoft Edge로, 기본 기능을 갖추고 있어 읽기에만 적합합니다. 목차를 보고 섹션을 클릭하여 해당 섹션으로 바로 이동할 수 있으며 마커 펜 및 텍스트 주석과 같은 도구를 사용하여 파일에 표시를 할 수 있습니다. 저장하고 인쇄할 수도 있습니다.
그보다 더 많은 기능을 원한다면 타사 프로그램을 설치해야 합니다. 더 고급 편집 기능이 필요하지 않다면 무료 대안이 많이 있습니다. 원래 형식을 개발한 Adobe는 Acrobat Reader DC를 가지고 있습니다. 양식을 작성해야 하는 사람들에게 특히 적합한 훌륭하고 비교적 빠른 프로그램이지만 많은 리소스를 사용하고 약간 번거로울 수 있습니다.
훨씬 더 가벼운 무료 프로그램은 수마트라PDF(Sumatra PDF)입니다. 이 프로그램은 epub 형식의 전자책과 기타 다양한 파일 형식도 처리합니다. Sumatra는 오래된 하드웨어에서도 빠르며 다른 프리웨어와는 달리 광고가 가득하지도 않으며 유료 기능을 강요하지도 않습니다.
다른 대안으로는 Foxit , PDF Gear , PDF-Xchange 및 오픈 소스 소프트웨어인 Okular가 있습니다
PDF 파일 생성
Windows 10 및 11에는 가상 프린터를 통해 거의 모든 문서를 PDF로 저장할 수 있는 기능이 내장되어 있습니다. 저장하려는 파일을 열고 PDF 프린터를 선택하면 됩니다. 프린터 이름은 [Microsoft Print to PDF]입니다.
PDF로 저장하기 위한 이 솔루션의 문제점은 선택, 검색 및 레이블 지정이 가능한 텍스트가 포함된 파일을 항상 생성하지 않는다는 것입니다. 예를 들어 웹 페이지를 PDF로 저장하는 경우에도 마찬가지입니다. Word에서는 더 잘 작동하는 것 같지만 Word에서는 이미 [다른 이름으로 저장]을 통해 PDF로 저장할 수 있습니다.
Chrome, Edge 및 Firefox에는 이제 인쇄 대화 상자를 통해서도 액세스할 수 있는 PDF로 저장 기능이 내장되어 있습니다. Microsoft Print to PDF 대신 [PDF로 저장]을 선택하면 선택, 복사 및 검색이 가능한 텍스트로 저장됩니다.
다른 형식을 PDF로 변환하거나 그 반대로 변환
인쇄 대화 상자를 통해 PDF를 저장하는 것 외에도 일부 프로그램에서는 [다른 이름으로 저장]을 통해 PDF에 직접 저장할 수 있습니다. 어떤 방법을 사용하든 해당 프로그램에서 다시 열고 편집하려면 문서를 프로그램 자체 형식으로 저장해야 합니다.
다른 형식의 파일에서 PDF를 만드는 또 다른 방법은 PDF 변환기를 사용하는 것입니다. 일부 파일 형식의 경우 인쇄하는 방식과 거의 동일하게 작동하지만 다른 파일 형식의 경우 다른 결과를 제공할 수 있습니다. 어느 것이 더 나은지는 다양하므로 둘 다 시도해 보는 것이 좋습니다.
PDF 파일을 입력으로 사용하고 콘텐츠를 다른 형식으로 변환하는 변환기도 있습니다. 가장 일반적인 것은 Microsoft Office(Word, Excel, Powerpoint) 및 이미지(JPEG, PNG)이지만 전자책을 위한 [PDF to EPUB] 같은 다른 것도 있습니다.
단일 파일을 PDF로 변환하는 가장 쉬운 방법은 온라인 도구를 사용하는 것입니다. 비슷한 사이트가 많이 있지만 기능이 약간 다릅니다. 많이 사용되는 사이트로는 Acrobat 온라인, ilovepdf.com, freepdfconvert.com 등이 있습니다.
PDF 압축
인쇄 또는 내장 기능을 통해 문서를 PDF로 저장하면 결과 파일이 매우 큰 경우가 많습니다. 파일을 인쇄하더라도 고해상도 컬러 이미지가 필요하지 않은 경우 이 목적을 위한 다양한 도구 중 하나를 사용하여 상당히 압축할 수 있습니다.
이런 경우에는 사용 가능한 많은 온라인 PDF 도구 중 하나를 사용하는 것이 적절할 수 있습니다. Adobe에는 온라인이 있지만 압축은 유료 버전의 Acrobat에만 포함되어 있습니다. ilovepdf.com에서도 볼 수 있습니다.
비밀번호로 보호된 파일
PDF 형식은 암호화 및 비밀번호를 사용한 파일 보호를 지원합니다. AES 암호화를 사용하며 비밀번호가 길면 안전합니다. 대부분의 PDF 프로그램은 암호화된 파일을 열고 저장할 수 있으므로 파일이 비밀번호로 보호되는 것은 큰 문제가 아닙니다.
비밀번호로 보호된 파일이 있지만 파일을 열 때마다 비밀번호를 입력하고 싶지 않은 경우, 파일을 열고 PDF로 인쇄하여 비밀번호가 없는 새 복사본을 만들 수 있습니다. 또는 이를 지원하는 타사 프로그램을 사용할 수 있습니다. Adobe Acrobat Pro나 PDF Gear가 이에 해당됩니다.
파워토이를 통한 빠르고 스마트한 미리보기
Microsoft PowerToys는 약간 실험적이거나 고급 사용자가 Windows에 포함하기에는 너무 틈새인 여러 가지 흥미롭고 때로는 매우 실용적인 기능을 제공하는 프로그램입니다. 유용한 것 중 하나는 Kika이며 기본적으로 Mac OS의 Apple 개요 기능의 복사본입니다.
탐색기에서 파일을 선택하고 Ctrl + Space를 사용하여 내용을 미리 볼 수 있습니다. 다른 키보드 단축키를 선호하는 경우 PowerToy 설정에서 변경할 수 있습니다. Kika의 PDF 미리보기는 장/섹션에 대한 링크가 포함된 목차를 지원합니다. 텍스트를 강조표시하고 복사할 수 있으며 여기에서 직접 인쇄할 수도 있으므로 대부분의 경우 어떤 프로그램에서 파일을 열지 않고도 작업할 수 있습니다.
더 많은 파일 형식과 작동하는 타사 도구로는 Github에서 무료로 제공되는 Quicklook이 있습니다.
스캔한 텍스트가 포함된 PDF 관리
PDF 형식의 일반적인 용도는 여러 페이지로 구성된 문서, 책, 기타 원래 손으로 쓰거나 인쇄한 자료를 스캔하는 것입니다. 스캔된 것이므로 디지털 텍스트가 아닌 이미지이므로 텍스트를 강조표시하여 복사하거나 검색할 수 없습니다. 그러한 파일의 텍스트로 뭔가를 하고 싶다면 OCR 기능이 있는 소프트웨어가 해결책입니다. PDF Gear 및 PDF-Xchange 와 같은 여러 무료 프로그램에는 이 기능이 내장되어 있습니다.
가장 좋은 것은 아마도 오픈 소스 프로그램 OCRmyPDF 이지만 명령줄 프로그램이고 설치 절차가 다소 복잡합니다. 스캔한 문서와 책을 자주 처리하는 사람들에게는 특히 수백 또는 수천 개의 파일을 처리하기 위해 자동화된 워크플로를 쉽게 적용할 수 있기 때문에 노력할 가치가 있을 수 있습니다. 다른 모든 사람들에게는 ilovepdf.com과 같은 온라인 서비스를 사용하는 것이 더 쉽습니다.
PDF에서 검색하기
PDF는 긴 매뉴얼, 강좌 자료 등 대용량 문서에 사용되는 경우가 많기 때문에 검색해야 하는 경우가 많습니다. 하지만 PDF에서 검색하는 것은 Word 문서처럼 항상 쉬운 것은 아닙니다. 그 이유는 PDF 형식이 작동하는 방식에 있습니다. 텍스트 문서 형식과 달리 텍스트는 서식이 적용되는 서식 없는 텍스트 블록이 아니라 페이지의 위치, 글꼴 종류 등에 대한 정보와 함께 문자 스트림으로 존재합니다. Word나 다른 프로그램에서 직접 저장한 PDF의 경우 이는 거의 문제가 되지 않지만, 스캔하고 OCR 읽기 파일의 경우 문제가 될 수 있습니다. 이는 텍스트가 열, 표, 목록 또는 텍스트 상자에 있는 경우 특히 그렇습니다.
검색 기능에 문제가 발생할 수도 있습니다. 예를 들어 단어에 하이픈이 추가되어 더 이상 모든 문자가 나란히 있지 않은 경우입니다. 'text-' 및 'document'에 하이픈이 연결된 'text document'라는 단어는 전체 단어에 대한 검색 결과에 표시되지 않습니다. 따라서 찾고 있는 단어가 나오지 않으면 단어의 일부만 입력해 볼 수 있습니다. 일반적으로 줄 바꿈 전후에 나오며 가능한 고유한 비트를 입력하는 것이 좋습니다.
위의 예에서는 텍스트와 문서를 모두 시도해 볼 수도 있고, 문서와 리얼리티 쇼 이외의 다른 단어에 포함되는 문자 조합이 아니고 이들로 구성된 단어이므로 그냥 'docu'라고 해도 됩니다.
PDF 양식 작성
PDF가 다른 파일 형식과 다른 점 중 하나는 대화형으로 만들 수 있다는 것입니다. 많은 조직에서는 양식을 작성하기 위해 PDF로 보냅니다. 여기에는 이름, 주소, 체크박스, 때로는 객관식 메뉴와 같은 텍스트 입력 필드가 포함될 수 있습니다.
이러한 양식이 Adobe Acrobat(Reader DC 포함) 이외의 PDF 프로그램에서 얼마나 잘 작동하는지는 상황에 따라 다릅니다. 일부는 대부분의 프로그램에서 잘 작동하지만 일부는 전혀 작동하지 않습니다. 따라서 PDF 파일을 열기 위한 기본 프로그램으로 설정하지 않은 경우에도 컴퓨터에 Acrobat Reader DC를 설치하는 것이 좋습니다.
사전 설정된 필드가 제대로 작동하지 않는 경우 한 가지 팁은 마크업 도구를 사용하여 직접 텍스트를 추가하는 것입니다. 이는 텍스트 필드가 없는 양식에서도 작동합니다.
PDF 문서에 서명하기
PDF 양식의 특수 클래스는 디지털 서명이 필요한 문서입니다. 여기서는 서로 다른 두 가지 유형의 서명, 즉 자필 서명(전자 서명)과 최대한 비슷하게 보이는 이미지 또는 벡터 그래픽 요소와 완전한 디지털 서명을 구별하는 것이 중요합니다.
전자는 개인 간, 조직과 개인 간 다양한 종류의 문서에 사용됩니다. 예를 들어 계약이 이루어졌음을 증명하는 문서화된 의사소통이 많이 있는 임대 계약의 경우입니다. Acrobat Reader DC에는 이를 위한 기능이 내장되어 있으며 서명을 스캔한 이미지, 컴퓨터에서 직접 그리는 서명 또는 이름만으로 서명할 수 있습니다. 열려 있는 PDF 파일을 우클릭하고 직접 서명을 선택합니다.
후자는 보안 수준이 더 높으며 서명하는 사람은 자신의 신원을 증명해야 합니다. EU에서는 유효한 디지털 서명에 대한 공통 규칙을 개발했으며 스웨덴에서는 은행 ID를 사용하여 본인을 인증하는 가장 일반적인 방법을 사용합니다. 예를 들어, 부동산 판매 및 기타 중요한 문제에 대한 계약을 체결하는 데 사용됩니다.
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