워드프로세스, 스프레드시트, 프레젠테이션 프로그램 같은 일반적인 Office 프로그램은 온라인으로도 제공됩니다. 구글이 그 단초를 제공했습니다. 구글은 2006년에 'Google Docs Editors' 제품군을 처음 출시했고, Microsoft는 2009년에 온라인 오피스 제품군으로 이에 대응했습니다. Microsoft Office 온라인 제품을 무료로 사용하는 방법에 대해 소개합니다(단, Microsoft Office 온라인 버전은 Microsoft 365와 모든 기능이 같은 것은 아니며 일부 기능 제약이 있습니다).
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How to use Microsoft Office online for free
- URL: https://www.pcworld.com/article/2127926/how-to-use-microsoft-office-online-for-free.html
브라우저로 로그인
Microsoft의 오피스 포털에서 Microsoft 계정으로 로그인하거나 새 계정을 만들 수 있습니다. 로그인 후 왼쪽 막대와 사각형 기호를 통해 Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Teams, OneNote 등에 액세스할 수 있습니다. Forms나 Loop와 같은 다양한 다른 프로그램이 '앱' 개요에 표시되지만 이를 사용하려면 유료 Microsoft 365 구독이 필요합니다.
사각형 기호를 통해 다른 Office 응용 프로그램으로 전환할 때마다 브라우저는 새 창을 열고 이전 응용 프로그램은 계속 실행됩니다. 너무 많은 메모리를 사용하지 않으려면 이전에 사용했던 Office 프로그램이 포함된 창을 닫으면 됩니다.
왼쪽 메뉴에서 [앱 시작 관리자]를 클릭하면 Word나 PowerPoint, Excel 등을 통해 해당 빈 문서를 만들고 해당 응용 프로그램을 시작할 수 있습니다. 또는 프로그램 아이콘을 클릭한 다음 '빈 문서', '빈 프레젠테이션' 또는 '빈 통합 문서'를 클릭하세요. 이미 만들어져 있는 템플릿을 사용할 수도 있습니다.
파일 열기 및 저장
컴퓨터에 로컬로 저장된 Office 파일은 무료 온라인 오피스에 직접 로드할 수 없습니다. 클라우드 저장소인 OneDrive에 저장된 파일에만 액세스할 수 있습니다. Microsoft 계정이 있는 모든 사용자는 자동으로 5GB의 무료 저장 공간을 받습니다.
[앱 시작 관리자](점 9개 아이콘)을 통해 사용 가능한 앱 개요를 열고 OneDrive를 클릭합니다. 다음 창에는 사용 가능한 파일과 폴더가 표시됩니다. 상단의 [업로드]를 클릭한 다음 [파일] 또는 [폴더]를 클릭합니다. 탐색기 보기에서 편집할 로컬 파일 또는 폴더가 있는 디렉터리를 선택하고 원하는 콘텐츠를 선택한 다음 [열기]를 클릭하여 OneDrive에 저장합니다.
편집된 문서를 저장하는 방법도 데스크톱 버전과 약간 다르게 작동합니다. 모든 새 문서는 자동으로 OneDrive에 저장됩니다. 아무 작업도 수행할 필요 없이 열려 있는 파일이 있는 브라우저 창을 닫기만 하면 됩니다.
문서를 PC 하드 드라이브에 직접 저장할 수도 있습니다. [파일] - [다른 이름으로 저장] - [사본 다운로드]를 클릭하면 파일이 다운로드 폴더에 저장됩니다. Office 프로그램에서는 [PDF로 다운로드] 및 [ODT로 다운로드](Word), [ODS로 다운로드](Excel) 또는 [ODP로 다운로드](PowerPoint)를 통해 파일을 즉시 변환할 수도 있습니다. PowerPoint에서는 프레젠테이션 슬라이드를 개별 JPEG 파일로 변환하는 데 사용할 수 있는 [이미지로 다운로드] 명령도 제공합니다.
메뉴 보기 설정, 문서를 PDF로 인쇄
기본적으로 온라인 Office 리본에는 중요한 명령이 한 줄에 포함된 도구 모음이 표시됩니다. 태블릿과 같은 작은 모니터에서는 메뉴가 차지하는 공간이 적고 작업 공간이 더 크고 깨끗합니다. 하지만 사용 가능한 모든 명령이 표시되지는 않습니다. 클래식 리본 보기로 전환하려면 도구 모음 오른쪽 끝에 있는 작은 아래쪽 화살표를 클릭한 다음 '클래식 리본'을 선택하세요. 리본을 숨기도록 선택할 수도 있습니다.
Online Office에서는 데스크톱 버전과 비교하여 인쇄 기능도 변경되었습니다. 이는 사용되는 브라우저에 관계없이 적용됩니다. 예를 들어 Word로 문서를 인쇄하려면 파일을 열고 [파일] - [인쇄] - [인쇄]를 클릭합니다. 다음으로 '모두 완료되었습니다.'라는 메시지가 표시됩니다. 파일을 인쇄할 준비가 되었습니다.'와 그 아래에 'PDF 열기' 버튼이 있습니다. 후자를 클릭하면 PDF 파일용으로 연결된 데스크톱 프로그램이 시작되고, 이 프로그램에서 파일을 프린터로 보낼 수 있습니다.
Word Online 개요
무료 온라인 버전의 Word를 대충 살펴봐도 리본에 차이가 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 온라인에서 '그리기', '초안', '참조' 및 '전송' 메뉴 없이 작업해야 하지만 데스크톱 버전의 일부 명령은 다른 위치에 있습니다.
Microsoft 365의 '참조' 아래에는 각주 및 미주, 목차 및 참고문헌 생성 명령, 캡션 삽입 명령 등 학술 저작물 작업을 위한 기능이 있습니다. 페이지 여백 오른쪽 상단과 하단에 있는 두 개의 직사각형을 사용하거나 '보기'를 사용하여 작업 영역에서 직접 Word Online에서 각주와 미주를 만들 수도 있습니다. 또한 '참조' 리본을 사용하여 목차, 각주 및 미주를 만들 수도 있습니다. 그러나 Word Online은 데스크톱 버전의 “메일링” 아래에 정리한 메일 병합에는 작동하지 않습니다.
온라인 버전에서는 매크로 작업도 불가능합니다. 매크로가 포함된 기존 Word 문서는 열 수 없습니다. 암호화된 파일과 비밀번호로 보호된 파일에도 동일하게 적용됩니다.
'보기' 아래의 선택 옵션도 매우 제한되어 있습니다. 확대/축소를 사용하여 페이지 크기를 줄여 여러 페이지가 Word 창에 맞도록 할 수 있습니다. 그러나 페이지는 항상 다른 페이지 아래에 배치되며, 두 페이지 이상이면 텍스트를 더 이상 읽을 수 없습니다.
Excel Online 개요
온라인 버전의 Excel도 매크로를 지원하지 않습니다. 그러나 전반적으로 인터페이스는 Word의 경우보다 데스크톱 버전과 덜 차이가 납니다. 여기서 누락된 유일한 것은 [페이지 레이아웃]입니다. 대신 6개의 도구가 포함된 [그리기]가 있습니다.
Word와 달리 Excel은 그림도 그릴 수 있지만 도구가 6개뿐이므로 옵션이 상당히 제한됩니다. Word나 PowerPoint와 달리 Excel Online에서는 로컬 하드 드라이브에서 직접 파일을 로드할 수 있습니다. [파일] - [열기] - [이 장치에서 파일 열기]로 이동하면 테이블을 선택할 수 있는 탐색기 보기로 이동됩니다.
다음에 일어날 일은 웹브라우저에 따라 다릅니다. Firefox는 선택한 파일을 OneDrive에 로드하고, 여기에서 추가 문의 없이 Excel에서 열립니다. 그러나 이는 브라우저에 팝업이 표시되도록 허용한 경우에만 작동합니다. 이렇게 하려면 오른쪽 상단의 햄버거 메뉴에서 '설정'을 클릭하고 왼쪽의 '개인 정보 보호 및 보안'으로 전환한 후 '권한'까지 아래로 스크롤하세요. 거기에서 '팝업 창 차단' 앞의 체크 표시를 삭제합니다. 또는 Microsoft Office 웹사이트에 대한 예외를 정의할 수 있습니다. 체크 표시를 그대로 두고 '예외'를 클릭한 다음 '웹사이트 주소' 아래에 https://onedrive.live.com을 입력합니다. 마지막으로 '변경사항 저장'을 확인하세요.
또한 Microsoft Edge 브라우저에 팝업이 표시되도록 허용해야 합니다. 이렇게 하려면 오른쪽 상단의 점 3개 메뉴를 클릭하고 '설정'으로 이동합니다. '쿠키 및 웹사이트 권한'을 클릭하고 '팝업 및 리디렉션'으로 스크롤합니다. '차단됨(권장)'을 끄거나 '허용' 옆에 있는 '추가'를 클릭하고 https://onedrive.live.com을 입력합니다. 그러나 Chrome에서는 먼저 파일을 OneDrive에 업로드하고 거기에서 Excel로 여는 고전적인 방법을 사용합니다. 그렇지 않으면 모든 Excel 리본에는 데스크톱 버전의 일부 기능이 누락됩니다. 예를 들어, [삽입] 아래에는 [지도] 및 [3D 지도], [기호] 또는 [스파크라인]이 누락되며, [수식] 아래에는 [오류 검사] 및 [모니터링 창]이 없습니다.
Excel Online은 피벗 테이블도 처리할 수 있지만 외부 데이터 원본을 통합할 수는 없습니다. 그리고 온라인 버전은 XLSX, XLSB, XLSM 및 XLS의 네 가지 파일 형식만 인식합니다.
PowerPoint Online 개요
PowerPoint 프레젠테이션 프로그램의 온라인 버전에는 Windows 바탕 화면의 프로세스를 기록하고 비디오로 저장할 수 있는 명령을 사용하는 '기록' 리본이 없습니다. 나머지 메뉴는 데스크탑 버전과 동일합니다.
Microsoft는 또한 기능을 슬림하게 만들었습니다. 인쇄할 때 전체 슬라이드, 노트 페이지, 유인물 인쇄 중에서만 선택할 수 있습니다. 모든 내용은 먼저 PDF로 변환된 후 프린터로 보낼 수 있습니다. 데스크톱 버전에서 PowerPoint의 필수 부분인 Designer는 한 달 동안 평가판 버전으로 온라인에서만 사용할 수 있습니다.
이 도구는 프레젠테이션 주제를 기반으로 프레젠테이션에 대한 디자인 제안을 제공하는 AI와 함께 작동합니다. [삽입] - [이미지] - [웹 검색]을 통해 Bing 검색을 사용하여 다른 적합한 디자인을 검색할 수 있습니다.
그럼에도 Office Online을 선호하는 4가지 이유
Office Online의 기능은 Microsoft 365 데스크톱 프로그램 수준에 전반적으로 미치지 못합니다. 그러나 Word, Excel 등의 온라인 버전에도 유리한 장점이 많이 있습니다.
우선 가격입니다. 온라인 프로그램은 무료이며 Microsoft 365 단일 라이선스는 연간 69.99달러, 최대 6명까지 사용할 수 있는 가족 라이선스는 99.99달러입니다. 거의 모든 개인 작업도 무료 버전으로 완료할 수 있습니다.
둘째, 더 이상 라이센스에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 하나 이상의 계정을 사용하여 Office Online에 로그인하고 프로그램을 동시에 사용할 수도 있습니다.
셋째, 운영 체제로부터 독립적입니다. Office Online에는 호환되는 브라우저만 필요합니다. PC, Mac 또는 Android 태블릿에서 실행되는지 여부는 중요하지 않습니다. 추가 소프트웨어를 설치할 필요도 없습니다.
넷째: 소프트웨어는 컴퓨터에서 로컬로 실행되지 않고 Microsoft의 클라우드 서버에서 실행되므로 Office Online에는 훨씬 적은 리소스가 필요합니다. 웹 버전은 구형 장치에서도 원활하게 실행됩니다.
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