스트레스를 줄이면서 이메일 생산성을 향상시키는 8가지 Gmail 팁

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Gmail 생산성 팁을 활용하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 더욱 안전하고 개인화된 이메일 환경을 만들 수 있습니다. 이메일의 잠재력을 최대한 활용하고 Gmail 생산성을 새로운 차원으로 끌어올릴 수 있는 방법을 소개합니다.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

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• 원문: 8 Gmail Email tips to improve your email productivity for less stress
• URL: https://www.geeky-gadgets.com/gmail-productivity-tips/

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1. 명확성을 위한 편집: 제목 줄 수정

이메일을 보내기 전에 잠시 시간을 내어 제목 줄을 수정하세요. 명확하고 간결한 제목은 수신자에게 꼭 필요한 컨텍스트를 제공하고 혼란을 방지할 수 있습니다. 제목이 모호하거나 관련성이 없는 이메일을 받았다고 상상해 보세요. 내용을 해독하는 데 시간이 많이 걸리고 실망스럽습니다. 구체적이고 유익한 주제를 만드는 데 몇 초만 투자하면 의사소통이 크게 향상되고 메시지가 주목을 받을 수 있습니다.

2. 응답 유형 숙달: 답장, 전체 답장, 전달

한 사람에게만 답장하려고 했는데 '전체 답장'을 누른 적이 있나요? 이는 어색한 상황과 불필요한 받은 편지함 혼란으로 이어질 수 있는 흔한 실수입니다. 하지만 두려워하지 마세요. Gmail의 유연한 응답 옵션을 사용하면 초안 작성을 시작한 후에도 응답 유형을 변경할 수 있습니다. 답장을 하든 전체 답장을 하든 전달을 하든 경로를 수정하고 메시지가 올바른 눈에 전달되도록 할 수 있습니다. 이 빠른 수정을 통해 당혹스러운 사고를 방지하고 의사소통을 원활하게 유지할 수 있습니다.

3. 드래그 앤 드롭 구성: 간편한 정렬

받은편지함이 끝없는 이메일의 미로일 필요는 없습니다. Gmail의 드래그 앤 드롭 기능을 사용하면 이메일을 쉽게 정렬 할 수 있습니다. 이메일을 클릭하고 드래그하면 카테고리나 라벨 간에 이동할 수 있습니다. 조직에 대한 이러한 시각적 접근 방식은 어수선한 받은 편지함을 잘 정리된 정보 저장소로 바꿀 수 있습니다.

 

관련 없는 메시지 페이지를 뒤지지 않고도 중요한 고객 이메일이나 프로젝트 업데이트를 빠르게 찾을 수 있다고 상상해 보세요. 끌어서 놓기 구성을 채택하면 시간을 절약하고 스트레스를 줄이며 받은 편지함을 최상의 상태로 유지할 수 있습니다.

4. 보기 사용자 정의: 카테고리 탭

카테고리 탭을 맞춤 설정하여 필요에 맞게 받은편지함을 최적화하세요. 받은편지함 설정에서 프로모션이나 소셜과 같은 카테고리를 추가하거나 제거할 수 있습니다. 이 사용자 정의를 통해 여러분에게 가장 중요한 이메일에 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 프로모션 이메일이 끊임없이 쏟아진다면 해당 이메일을 위한 별도의 탭을 만들어 기본 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.

 

반면에 소셜 미디어 알림에 크게 의존하는 경우 받은 편지함에 전용 공간을 확보할 수 있습니다. 카테고리 탭을 개인화하면 보다 효율적이고 집중적인 이메일 경험을 만들 수 있습니다.

5. 비밀 모드: 민감한 정보 보호하기

Gmail의 비밀 모드를 사용하면 민감한 정보에 관해서라도 지나치게 조심할 필요가 없습니다. 이 기능을 사용하면 안심하고 비공개 이메일을 보낼 수 있습니다 . 메시지 만료일을 설정하고 추가 보안을 위해 비밀번호를 요구할 수도 있습니다.

 

정보가 다른 사람의 손에 들어가는 것을 걱정하지 않고 기밀 계약서나 개인 정보를 보내는 것을 상상해 보세요. 비밀 모드는 가장 민감한 커뮤니케이션을 위한 보안 채널을 생성하여 콘텐츠에 액세스할 수 있는 사람과 액세스 기간을 제어할 수 있습니다. 영구적인 디지털 흔적을 남기지 않고 개인 정보를 공유할 수 있는 완벽한 솔루션입니다.

6. 개인화된 레이아웃: Gmail을 나만의 것으로 만들기

레이아웃과 페이지 크기를 조정하여 나만의 Gmail을 만들어 보세요. 기본, 편안, 컴팩트 등의 밀도 옵션 중에서 선택하고 중요하거나 읽지 않은 이메일에 우선순위를 두는 받은편지함 유형을 선택하세요. Gmail 인터페이스를 원하는 대로 조정하면 보다 직관적이고 효율적인 이메일 환경을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 여백이 많은 넓은 레이아웃을 선호한다면 편안한 전망이 이상적인 선택일 수 있습니다.

 

가능한 한 많은 이메일을 한 눈에 확인해야 하는 고급 사용자라면 컴팩트 보기가 적합할 수 있습니다. 중요한 것은 자신에게 가장 적합한 완벽한 조합을 찾을 때까지 다양한 설정을 실험해 보는 것입니다.

7. 라벨 아이콘을 텍스트로 변경하여 혼동 해소

Gmail의 라벨 아이콘이 계속해서 혼란스럽다면 즉시 명확하게 알아볼 수 있도록 텍스트로 전환하세요. 이 작은 변화는 받은 편지함을 탐색하고 추측 없이 필요한 것을 정확히 찾는 데 큰 변화를 가져올 수 있습니다.

 

다채로운 아이콘 뒤에 숨은 의미를 해독하려고 시도하는 대신 일반 텍스트로 라벨 이름을 볼 수 있습니다. 이는 라벨 수가 많거나 Gmail 라벨링 시스템을 처음 사용하는 경우 특히 유용합니다. 아이콘을 텍스트로 변환하면 혼란을 없애고 이메일 구성 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

8. 다시 알림: 받은 편지함 시간 제어

현재 작업에 집중해야 할 때 Gmail의 다시 알림 기능은 비밀 무기입니다. 다시 알림을 사용하면 받은편지함에서 이메일을 일시적으로 제거 하고 나중에 지정된 시간이나 날짜에 다시 표시되도록 할 수 있습니다. 이를 통해 관심과 받은 편지함을 원하는 방식으로 관리할 수 있습니다. 예를 들어, 자세한 답변이 필요한 이메일을 받았지만 긴급한 프로젝트를 진행 중인 경우, 사려 깊은 답변을 작성할 시간과 정신적 여유가 생길 때까지 이메일을 일시 중지할 수 있습니다.

 

예정된 이벤트에 대한 이메일을 받은 경우 정보가 더 관련성이 높은 이벤트 날짜가 가까워질 때까지 알림을 일시 중지할 수 있습니다. Snooze를 전략적으로 사용하면 업무의 우선순위를 정하고 받은편지함을 관리 가능하게 유지할 수 있습니다.

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