들어가기 전에
Microsoft 앱은 특히 처음에 익숙해지는 데 많은 시간이 걸리기 때문에 나쁜 습관이 들기 쉽습니다. MS Word도 마찬가지입니다. MS Word로 문서를 작성할 때 피해야 할 중요한 6가지 사항을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 Mistakes to Avoid When Working on a Word Document
- URL: https://www.howtogeek.com/mistakes-to-avoid-when-working-on-a-word-document/
1. Enter 키를 눌러 단락 사이에 간격 만들기
단락을 마치면 Enter 키를 눌러 다음 줄로 이동하고 다음 단락을 시작합니다. 그러나 때로는 단락 사이에 공백이 없다는 것을 알 수 있습니다. 즉, 단락이 끝나고 다음 단락이 시작되는 위치를 확인하기가 어렵습니다.
Enter를 다시 눌러 추가 공간을 만들 수도 있지만 이로 인해 서식 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 페이지 끝에서 이 작업을 수행하면 다음 페이지의 첫 번째 줄이 예상한 대로 위쪽 여백 가장자리에 정렬되지 않을 수 있습니다. 즉, 텍스트가 각 페이지의 다른 위치에서 시작됩니다. 또한 문서 전체에서 글꼴 크기를 늘리면 생성된 이중 공백이 너무 커져서 어수선하게 보일 수 있습니다.
Microsoft Word에는 단락 사이에 눈에 띄지 않는 공백을 만드는 데 도움이 되는 사용하기 쉬운 설정이 있습니다. 하지만 먼저 Enter 키를 한 번 눌렀을 때 단락이 자동으로 이 작업을 수행하지 않는 이유를 확인하는 것이 유용할 수 있습니다. 단락 중 하나를 선택하고 홈 탭의 단락 그룹 오른쪽 하단에 있는 버튼을 클릭하세요.
단락 대화 상자에서 간격 섹션을 검토합니다. 단락 사이에 공백이 없는 경우 앞과 뒤 옵션이 0pt로 설정되었거나 동일한 스타일의 단락 사이에 공백을 추가하지 않음 옵션이 선택되어 있기 때문입니다.
그러나 아직 해당 설정을 수정하지 않는 것이 중요합니다. 그렇게 하면 변경 사항이 선택한 단락에만 적용되며 이는 매우 단기적인 해결 방법입니다. 대신 "취소"를 클릭하여 단락 대화 상자를 닫습니다. 모든 단락을 동시에 수정하려면 단락 스타일을 수정해야 합니다. 입력한 단락을 한 번 클릭하고 Ctrl+Shift+S를 눌러 스타일 적용 상자를 엽니다. 그런 다음 '수정'을 클릭합니다.
스타일 수정 대화 상자가 나타납니다. 대화 상자의 왼쪽 하단에 있는 "서식" 드롭다운 상자를 클릭하고 "단락"을 선택합니다. 이전과 동일한 단락 대화 상자가 표시되지만 이번에는 이 스타일의 모든 단락을 변경합니다.
필자는 단락 간격을 현재 사용하는 글꼴 크기와 일치시키는 것을 좋아합니다. 전문적으로 보이기 때문입니다. 크기가 12pt인 글꼴을 사용하고 있으므로 이후 간격을 12pt로 변경하겠습니다. 또한 아래 체크박스가 선택 해제되어 있는지 확인하세요. 마지막으로 두 대화 상자 모두에서 "확인"을 클릭합니다.
모든 단락에 동일한 스타일이 지정되면 이제 단락이 모두 깔끔하게 구분되어 있음을 확인할 수 있으며 이는 문서의 위치에 상관없이 그대로 유지됩니다. 추가하는 모든 단락도 자동으로 동일한 구조를 따릅니다.
2. 제목을 수동으로 굵게 표시
단락의 간격이 적절해졌으므로 제목을 추가할 수 있습니다. 텍스트를 선택하고 Ctrl+B를 눌러 제목을 굵게 바꾸는 데 익숙할 수 있지만 이렇게 하면 불일치가 발생하고 서식 문제가 발생할 수 있습니다. 대신 리본의 홈 탭에 있는 스타일 그룹을 사용해야 합니다. 제목 아무 곳에나 커서를 놓고 문서에 적합한 제목 스타일을 클릭합니다. 여기서는 '제목 1'을 선택하겠습니다.
이렇게 하면 다음과 같은 여러 가지 이점이 있습니다.
- Word의 제목 스타일은 제목을 다음 텍스트에 자동으로 연결합니다. 즉, 제목이 해당 섹션의 첫 번째 단락과 분리되지 않습니다. 이는 한 페이지 끝의 제목과 다음 페이지 시작 부분의 해당 텍스트로 끝나지 않는다는 것을 의미합니다.
- 모든 제목에 스타일을 적용한 경우 스타일을 변경하려면 스타일 그룹에서 해당 제목을 우클릭하고 "수정"을 클릭하면 됩니다. 그러면 이 스타일에 연결된 모든 제목이 수정 됩니다
- 목차를 생성하려는 경우 문서의 모든 제목을 선택하도록 설정하면 내용을 놓치지 않도록 빠르고 쉽게 확인할 수 있습니다.
- 제목의 서식을 개별적으로 지정하면 어떤 설정을 적용했는지 잊어버릴 수 있습니다. 즉, 문서 전체에서 제목이 일관되지 않을 수 있습니다.
3. 두 개 이상의 글꼴 사용
법률 회사와 학교를 위한 전문적인 Word 문서 작업을 수년간 진행하면서 필자가 배운 한 가지는 두 개 이상의 글꼴을 사용하면 문서의 신뢰성이 즉시 떨어진다는 것입니다. 이 문서 전체에서 핵심 단어는 일관성 이며 글꼴을 결정할 때보다 일관성이 더 관련성이 높은 경우는 없습니다. 예, 다양한 제목에 다양한 서체 크기를 사용하거나, 일부 중요한 단어를 굵게 및 기울임꼴로 표시하거나, 글꼴 색상을 변경할 수 있지만 이 모든 작업은 동일한 기본 글꼴을 사용하여 수행해야 합니다.
마음대로 사용할 수 있는 글꼴에는 다섯 가지 유형이 있습니다.
세리프 글꼴은 Times New Roman 또는 Georgia와 같이 글자 줄 끝에 작은 긋기가 있는 전통적인 신문 헤드라인 서체입니다. 이러한 유형의 글꼴은 전문적으로 보이지만 일부 신경다양성 개인은 더 복잡해 보이기 때문에 문제가 발생할 수 있다고 자선 단체는 제안합니다.
산세리프 글꼴은 글자 끝에 이러한 확장자가 없으며 일반적으로 접근성이 더 높은 것으로 간주됩니다. 예로는 Aptos와 Calibri가 있습니다.
Brush Script MT 및 Lucida Handwriting과 같은 스크립트 글꼴은 손글씨를 복제하며 디지털 서명이나 초대장과 같은 양식화된 문서에 적합합니다.
코드 편집기의 기본 서체인 고정 폭 글꼴은 모든 글자의 너비를 동일하게 만들고 기존 타자기 글꼴을 복제하는 데 사용할 수 있습니다. Courier New와 Lucida Sans Typewriter의 모습은 다음과 같습니다.
마지막으로, 디스플레이 서체는 대형 디스플레이에 사용해야 하는 텍스트에 사용되며 위의 서체 중 하나일 수 있습니다(타이피스트의 선호도에 따라 다름). 그러나 디스플레이 서체를 목표로 하고 있다면 아마도 잘못된 Microsoft 프로그램을 사용하고 있는 것입니다. 아마도 Publisher와 PowerPoint가 더 유용할 것입니다.
4. Enter를 눌러 새 페이지로 이동
문서의 다음 페이지로 이동하기 위해 반복적으로 Enter 키를 누르지 마세요. 이후에 이전 페이지에 더 많은 텍스트를 추가하면 추가한 많은 공백이 두 단락 사이의 페이지 중간에 있게 될 수 있으므로 이는 재앙이 될 수 있습니다. 대신 리본의 삽입 탭에서 "나누기"를 클릭하고 원하는 나누기 유형을 선택하세요.
5. 스페이스바를 사용하여 단락 들여쓰기
각 단락의 첫 번째 줄을 들여쓰려면 스페이스 바를 사용하지 마세요. 이렇게 하면 들여쓰기가 일관되지 않게 됩니다.
스타일 수정 창의 형식 드롭다운 메뉴에서 "단락"을 클릭한 후 들여쓰기 섹션의 특수 옵션으로 이동합니다. 여기에서 특수 드롭다운 선택 항목을 "첫 번째 줄"로 변경하고 원하는 들여쓰기 간격을 입력합니다. "확인"을 클릭하면 해당 스타일의 모든 단락의 첫 번째 줄이 일관되게 들여쓰기되어 있는 것을 볼 수 있습니다.
6. WordArt 및 저해상도 이미지 추가
Microsoft 365 구독자인 경우 선택할 수 있는 글꼴이 너무 많기 때문에 Word에서 WordArt(이전의 ClipArt)를 옵션으로 제공한다는 사실에 놀랐습니다. 문서에서 WordArt를 사용하면 작업의 전문성이 즉시 감소하고 텍스트로 둘러싸인 반응으로 인해 서식 문제가 발생할 수 있습니다. 매끄럽고 깔끔한 Word 문서를 원한다면 WordArt를 아예 사용하지 않는 것이 좋으며, 꼭 사용해야 한다면 최소한으로 사용하세요.
이미지를 추가해야 하는 경우 최소 300ppi(인치당 픽셀 수)인지 확인하세요. 이보다 낮은 경우 흐릿하게 나타나 작업의 신뢰성이 떨어질 수 있습니다. Word 옵션에서 기본 해상도를 변경할 수도 있습니다. 파일 > 옵션 > 고급을 클릭합니다. 이 창의 이미지 크기 및 품질 섹션에서 기본 해상도를 "300ppi" 또는 "고해상도"로 변경하고 "확인"을 클릭하세요.
최고 품질을 선택하면 문서 캔버스 크기를 초과하지 않는 한 사진이 압축되지 않습니다. 기본 이미지 해상도를 고화질로 변경하면 그림을 추가할 때 Word 문서의 처리 속도가 훨씬 느려질 수 있습니다. 이는 메모리가 부족한 컴퓨터에 심각한 영향을 미칠 수 있는 문제입니다.
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