간트 차트(Gantt Chart)는 프로젝트 작업과 일정을 간략하게 설명하는 프로젝트 관리 도구로, 엑셀의 가로 막대 차트 형태를 하고 있습니다. 간트 차트를 사용하면 프로젝트를 쉽게 계획하고 일정을 잡고 추적하여 성공적으로 완료할 수 있습니다.
간트 차트의 역사부터 개념, 사용하는 이유와 만드는 방법, 한계에 이르기까지 간트 차트에 관해 알아야 할 대부분의 것들을 소개합니다.
간트 차트란
간트 차트는 프로젝트 작업이 수행되어야 하는 순서와 각 작업을 완료하는 데 할당된 시간을 보여줍니다. 이 정보는 수직 및 수평으로 표시됩니다. 간트 차트의 세로 축에는 프로젝트 작업이 나열되고 가로 축에는 각 작업의 타임라인을 나타내는 막대가 표시됩니다.
예를 들어 광고 대행사는 원격 인력을 위한 새로운 회의 도구를 찾고 싶어 프로젝트 개요를 설명하는 간트 차트를 만듭니다. 연구 수행, 최상의 도구 선택, 도구 설치 등의 작업이 수직으로 나열되어 있습니다. 각 작업을 완료하는 데 걸리는 일수는 가로로 표시되며, 차트 하단에 날짜가 나열되고 기간을 보여주기 위해 차트에 각 작업에 대한 막대가 표시됩니다.
간트 차트의 역사
간트 차트는 오랜 역사를 가지고 있습니다. 이 도구의 역사는 폴란드 엔지니어인 Karol Adamiecki가 하모노그래프라는 다이어그램을 만든 1800년대 후반으로 거슬러 올라갑니다. 이 다이어그램은 생산 일정이 표시되는 방식을 향상시키기 위해 설계되었습니다. 수십 년이 지나고 미국의 기계 엔지니어이자 프로젝트 관리 컨설턴트인 헨리 간트(Henry Gantt)는 프로젝트 계획을 위한 보다 철저하고 실용적인 차트를 만들기 시작했습니다.
그렇습니다. 간트 차트의 '간트(Gantt)'는 약어가 아니라 사람의 이름에서 유래했습니다. 간트는 제조 관리자가 작업 작업을 시각화하는 데 도움이 되는 차트를 원했습니다. 그는 1910년에 차트를 디자인하기 시작했고, 이는 여러 분야에서 널리 알려지고 받아들여졌습니다.
간트 차트의 용도
간트 차트는 만들어진 지 100년이 넘었지만 여전히 다양한 분야에서 다양한 용도로 사용되고 있습니다. 프로젝트를 시작할 때 간트 차트를 사용하여 프로젝트를 계획하고 일정을 잡는 것은 기본 중의 기본입니다. 이 도구의 일반적인 용도를 몇 가지 예로 들어봅니다.
- 건설 일정: 건설 일정에는 일반적으로 특정 순서로 완료해야 하는 일정, 이정표, 결과물 및 단계가 있습니다. 이러한 요소는 모두 Gantt 차트를 이용하여 나타낼 수 있습니다.
- 제품 출시 계획: 제품 출시에는 유동적인 부분이 많고 일정이 촉박합니다. 간트 차트를 사용하면 프로젝트 작업을 쉽게 계획하고 진행 상황을 모니터링하여 지연을 방지할 수 있습니다.
- 마케팅 캠페인: 마케팅 캠페인을 시작하기 위해 발생해야 하는 특정 작업 순서가 있습니다. 예를 들어 광고를 디자인하기 전에 카피를 작성해야 합니다. 이러한 선형 형식은 간트 차트에 적합합니다.
- 이벤트 계획: 작업, 종속성 및 마일스톤이 포함된 간트 차트를 사용하면 이벤트가 예정대로 발생하기 위해 수행해야 할 작업이 무엇인지 모두가 알 수 있습니다.
- 생산 워크플로우: Gantt 차트는 지연의 여지가 거의 없고 서로 의존하는 단계가 많기 때문에 생산 계획에 적합합니다.
간트 차트의 좋은 점
간트 차트의 가장 큰 장점은 프로젝트 작업 및 기간에 대한 높은 수준의 개요를 얻을 수 있다는 것입니다. 프로젝트 진행 상황을 모니터링할 수 있지만 이것이 간트 차트의 유일한 장점은 아닙니다. 이 프로젝트 관리 도구를 사용해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.
- 프로젝트 작업 및 일정 시각화: Gantt 차트는 수행해야 할 작업과 완료 시기를 포함하여 전체 프로젝트 일정에 대한 그림을 제공합니다. 이 시각적 자료는 이해하기 쉽고 중요한 세부 정보를 한눈에 보여줍니다.
- 작업 간의 종속성(dependency) 식별: 종속성은 작업이 교차하는 방식과 프로젝트를 진행하기 위해 완료해야 하는 사항에 대한 가시성을 제공합니다.
- 효율적인 리소스 할당: 프로젝트 타임라인과 작업을 확인하면 프로젝트를 제 시간에 완료하기 위해 리소스와 주의를 어디에 할당해야 하는지 알 수 있습니다.
- 프로젝트 진행 상황 모니터링: Gantt 차트는 프로젝트를 완료하기 위해 작업을 완료해야 하는 순서를 보여줍니다. 이 구조는 진행 상황을 쉽게 추적하는 데 도움이 됩니다.
- 팀 생산성 향상: 간트 차트에는 프로젝트 완료 단계가 나열되어 있으므로 팀은 어떤 작업의 우선순위를 정해야 할지 알 수 있습니다. 이러한 투명성은 팀 구성원이 결과물을 완료하는 데 책임을 지게 함으로써 생산성을 향상시킵니다.
- 마감일 및 마일스톤 충족: 각 작업의 타임라인이 Gantt 차트에 명확히 나타나므로 팀이 마감일을 맞추고 마일스톤을 완료하기가 더 쉽습니다.
Gantt 차트를 사용하는 것은 여러 가지 이유로 유익합니다. 팀 관리자에서부터 기업 경영자에 이르기까지 두루 사용되는 대표적인 프로젝트 관리 도구의 하나입니다.
간트 차트 만드는 단계
다양한 도구를 사용하여 간트 차트를 만들 수 있지만 만드는 단계는 비슷합니다. Gantt 차트를 작성하기 위해 수행해야 할 몇 가지 작업은 다음과 같습니다.
- 모든 프로젝트 작업 결정: 프로젝트를 완료하기 위해 완료해야 하는 모든 작업 목록을 만듭니다. 이 목록은 프로젝트에 따라 길 수도 있고 짧을 수도 있습니다. 가장 중요한 것은 모든 작업을 포함하는 것입니다.
- 작업을 순차적으로 구성: 처음부터 끝까지 수행해야 할 작업을 명확하게 이해할 수 있도록 완료해야 하는 순서에 따라 프로젝트 작업을 구성합니다.
- 각 작업의 예상 기간: 프로젝트 타임라인 내에서 각 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 결정합니다. 각 작업을 직접 담당할 팀원과 함께 각 작업의 기간에 대해 브레인스토밍하는 것을 고려해 보세요.
- 일정 시작 및 종료 날짜: 프로젝트 타임라인 내 각 작업의 시작 및 종료 날짜를 나타냅니다. 일부 작업은 동시에 수행할 수 있지만 팀의 다른 사람들이 수행할 수도 있습니다.
- 종속성 매핑: 작업이 완료되기 위해 다른 작업에 의존하는지 여부를 식별합니다. 관련 작업이 서로 어떻게 영향을 미치는지 확인합니다.
- 마일스톤 추가: 마일스톤을 포함하여 작업 단계의 끝을 명확히 합니다. 이는 프로젝트의 주요 진행 상황을 보여주는 표시여야 합니다.
- 각 작업에 필요한 리소스 표시: 프로젝트의 각 단계에 할당해야 할 리소스를 브레인스토밍합니다. 프로젝트가 예상치 못한 방식으로 진행되는 경우 리소스를 재할당해야 할 수도 있습니다.
- 수직 및 수평으로 차트 서식 지정: 프로젝트 작업이 수직으로 나열되고 프로젝트 타임라인 내의 일 수가 하단에 수평으로 나열되도록 간트 차트를 구성합니다. 작업 기간을 표시하는 막대도 수평이어야 합니다.
Excel에서 간트 차트 만들기
Microsoft Excel 에서 Gantt 차트를 만들 때 수행해야 할 몇 가지 단계가 있습니다. 첫 번째는 처음 4개의 열을 사용하여 프로젝트 테이블을 만드는 것입니다. A열에는 프로젝트 작업이 나열되어야 합니다. B열에는 각 작업의 시작 날짜가 있어야 합니다. C열에는 각 작업의 종료 날짜가 있어야 합니다. D 열에는 각 작업을 완료하는 데 걸리는 날짜가 표시되어야 합니다. C2 – B2 공식을 사용하여 D열의 각 행에 무엇이 있어야 하는지 계산할 수 있습니다. 이는 종료 날짜에서 시작 날짜를 뺀 값입니다.
다음 단계는 막대 차트를 만들어 프로젝트 테이블에 입력한 데이터를 시각화하는 것입니다. B열을 선택하고 '삽입'을 클릭하면 됩니다. 그런 다음 '차트'를 선택하고 '누적 막대'를 선택하세요.
마지막 단계를 통해 간트 차트에 생명을 불어넣을 수 있습니다. 먼저 각 작업의 기간 데이터를 입력해야 합니다. 이 수식은 이 단계를 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다(예: ='[TABLE NAME]'!$[COLUMN]$[ROW]:$[COLUMN]$[ROW]). 그런 다음 차트에 작업 이름을 추가하여 표시되는 행 번호를 바꿔야 합니다.
마지막 단계는 차트를 공식 간트 차트로 변환하는 것입니다. Microsoft Excel은 다른 도구에 비해 사용하기 쉽습니다. 또한 무료로 사용하고 사용자 정의할 수 있는 간트 차트 템플릿을 제공하므로 비용을 지출할 필요가 없습니다.
Excel에서 간트 차트를 만드는 방법에 대한 다음 동영상을 참고하면 작성 방법을 보다 쉽게 배울 수 있습니다.
간트 차트 템플릿 활용
Microsoft Excel은 간트 차트를 만드는 데 사용할 수 있는 유일한 도구가 아닙니다. 다른 옵션도 있습니다. 예를 들어, 무료 로 사용하고 싶다면 Microsoft Word가 좋은 선택입니다. 누적 막대 차트에서 시작되는 기본 간트 차트를 작성할 수 있습니다. 그러나 Excel과 달리 Microsoft Word는 간트 차트 템플릿을 제공하지 않습니다.
Microsoft Project는 또 다른 옵션입니다. 그러나 무료가 아니며 템플릿을 만들 수는 있지만 템플릿도 함께 제공되지 않습니다. 가장 저렴한 요금제는 사용자당 월 10달러입니다.
더욱 강력한 Gantt 차트 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 널리 사용되는 도구는 Smartsheet입니다 . 이 소프트웨어에는 끌어서 놓기 기능이 있으며 중요한 경로, 작업 종속성, 마일스톤 및 하위 작업을 만드는 데 도움이 되는 도구를 제공합니다. 스마트시트는 사용자 1명에게 무료입니다. 규모가 큰 팀에는 사용자당 월 7달러부터 시작하는 유료 요금제를 사용할 수 있습니다.
또 다른 Gantt 차트 소프트웨어로 TeamGantt가 있습니다. Smartsheet와 마찬가지로 끌어서 놓기 도구에 액세스하고 작업 종속성을 쉽게 추가할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 한 화면에서 모든 프로젝트를 보고, 팀 가용성과 작업량을 모니터링하고, 하나의 보고서에서 프로젝트 상태를 확인할 수 있습니다. 하지만 TeamGantt는 무료가 아닙니다. 가장 저렴한 요금제는 관리자당 월 19달러입니다.
간트 차트의 한계
완벽한 프로젝트 관리 도구는 없으며 이는 Gantt 차트에도 적용됩니다. 다음을 포함하여 몇 가지 제한 사항이 있습니다.
- 변화하는 우선순위를 수용 곤란: 간트 차트는 작업이 수행되어야 하는 순서를 제시하지만 우선순위가 변경되면 차트를 업데이트하기가 어렵습니다.
- 복잡한 프로젝트를 지나치게 단순화: 가로 막대형 차트가 항상 프로젝트를 표현하는 가장 좋은 방법은 아닙니다. 특히 프로젝트가 복잡한 경우에는 더욱 그렇습니다. 간트 차트는 팀을 오해할 수 있을 정도로 프로젝트를 지나치게 단순화할 수 있습니다.
- 설정하는 데 시간이 많이 소요: 특히 사용 중인 도구가 템플릿을 제공하지 않거나 복잡한 프로젝트의 개요를 작성하려는 경우 Gantt 차트를 만드는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
- 엄격한 일정으로 인한 유연성 부족: 프로젝트 타임라인을 Gantt 차트에 표시할 때 유연성이 별로 없습니다. 마감일은 흑백이므로 프로젝트 일정을 변경할 수 있는 변경 사항이 발생할 여지가 없습니다.
이러한 제한 사항은 간트 차트를 사용하지 못하게 하는 주요 단점은 아니지만 사용할 최상의 프로젝트 관리 도구를 결정할 때 고려해야 할 요소입니다.
간트 차트 대안
간트 차트를 사용하지 않기로 결정한 경우 프로젝트를 관리할 수 있는 다른 방법이 있습니다. 한 가지 방법은 완료해야 하는 프로젝트 작업과 진행 상황을 시각적으로 표현하는 간판(Kanban) 보드입니다. 그러나 Kanban 보드는 완료되지 않았거나 현재 진행 중이거나 완료된 작업의 양을 강조한다는 점에서 Gantt 차트와 다릅니다. Kanban 보드는 또한 프로젝트를 설명하기 위해 카드와 열을 사용합니다.
파레토 차트는 또 다른 간트 차트 대안이지만 주로 프로젝트의 문제와 복잡성을 표시하는 데 사용됩니다. 순서도도 옵션입니다. 하나를 사용하여 처음부터 끝까지 프로젝트 작업의 개요를 설명하고 작업을 수행해야 하는 시기를 표시할 수 있습니다. 그러나 프로젝트가 너무 복잡하면 순서도가 복잡하고 뒤죽박죽으로 보일 수 있다는 단점이 있습니다.
더 간단한 간트 차트 대안은 전통적인 체크리스트입니다. 이 도구는 간단하고 이해하기 쉽습니다. 하지만 팀 구성원이 작업을 완료할 때 만족스러운 서두르기를 얻기 위해 빠른 승리를 추구하지 않도록 해야 합니다. 체크리스트를 사용하면 우선순위를 쉽게 건너뛸 수 있고, 간트 차트를 사용하면 팀 구성원이 난이도에 관계없이 특정 순서에 따라 작업을 완료할 수 있습니다.
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