들어가기 전에
Excel 파일에는 공유하지 않으려 했던 데이터가 포함되어 있는 경우가 많습니다. 엑셀 통합 문서를 저장하면 누가 언제 만들었는지와 같은 메타 데이터가 추가되고, 숨겨진 시트나 개인 정보가 있을 수도 있습니다. 엑셀 파일을 공유하기 전에 이러한 정보를 찾아서 삭제해 주는 도구를 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: I use this single Excel tool to avoid sharing personal data
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-excel-single-tool-avoid-sharing-personal-data/
숨겨진 도구: 문서 검사기
문서 검사기(Document Inspector)를 "숨겨진" 도구라고 부르는 이유는 이 도구가 기본 리본에 있지 않고 Excel 메뉴에 숨겨져 있기 때문입니다.
문서 검사기는 Windows 및 Mac용 Excel에서 서명되지 않고 보호되지 않은 통합 문서에만 지원됩니다. 웹용 Excel이나 모바일 및 태블릿 앱에서는 사용할 수 없습니다.
파일 > 정보 > 문제 확인 > 문서 검사를 클릭합니다.
문서 검사기는 숨겨진 데이터부터 댓글에 포함된 사용자 이름까지 다양한 항목을 검사합니다. 기본적으로 대부분 또는 모든 요소가 검사됩니다. 검사자 목록은 사용하는 Excel 버전에 따라 달라질 수 있습니다.
"검사"를 클릭하면 선택한 항목을 검사하고 통합 문서에 해당 항목이 포함되어 있는지 알려줍니다.
통합 문서의 메타데이터 제거
이러한 요소에는 자동으로 생성된 메타데이터와 개인 식별자가 포함되어 있으며, 공유하기 전에 각각 옆에 있는 "모두 제거"를 클릭하여 제거해야 통합 문서의 익명성을 유지하고 기록이 삭제됩니다.
문서 검사기를 통해 제거된 데이터는 항상 복원할 수 있는 것은 아니므로 원본 통합 문서 사본 에 해당 도구를 사용 하고 모든 개인 데이터가 제거되면 이 사본을 보내세요.
| 요소 | 제거해야 하는 이유 | 잠재적인 부정적 영향 |
| 문서 속성 및 개인 정보 | 여기에는 작성자 이름, 통합 문서가 처음 만들어진 날짜와 마지막으로 수정된 날짜, 회사 이름, 총 편집 시간 등이 포함됩니다. | 없음(메타데이터만 삭제) |
| 사용자 정의 워크시트 속성 | 이러한 속성에는 내부 시스템이나 기여자가 추가한 메타데이터가 포함되어 있어 식별 컨텍스트를 나타낼 수 있습니다. | 없음(메타데이터만 삭제) |
| 사용자 정의 XML 데이터 | 이 요소에는 외부 시스템이나 Excel 도구에서 추가되는 숨겨진 XML 데이터가 포함되어 있습니다. 파일을 특정 사용자에게 연결하는 식별자를 포함할 수도 있습니다. | 사소한 문제 - 다른 프로그램과의 고급 연결이나 가져오기 및 내보내기 기능이 잠재적으로 손상될 수 있습니다. |
| 긴 외부 참조 | 이는 통합 문서가 저장되었던 파일 경로(예: 네트워크 드라이브 또는 개인 폴더 이름)를 나타내는 숨겨진 구조적 포인터입니다. | 사소한 문제 - 이는 종종 잔여 구조적 잔재이므로 이를 제거해도 통합 문서 기능에 영향을 미칠 가능성은 매우 낮습니다. |
민감한 정보에 대한 내부 콘텐츠 검토
문서 검사기의 대부분 요소는 통합 문서 작업에 필수적인 기능으로, 사용자가 직접 추가한 것입니다. 이러한 요소 옆의 "모두 제거"를 클릭하면 나중에 중요한 항목을 삭제한 것을 알게 되더라도 되돌릴 수 없습니다.
하지만 개인 정보나 민감한 데이터가 포함될 수 있습니다. 따라서 문서 검사기에서 해당 파일이 통합 문서에 있다고 표시되면, 통합 문서를 공유할 때 다른 사람에게 보여주고 싶지 않은 개인 정보가 포함되어 있는지 직접 검사해 보세요. 그런 다음 아래 표를 사용하여 문서 검사기를 통해 해당 파일을 삭제할 수 있는지 확인하세요.
| 요소 | 검토해야 하는 이유 | 점재적인 부정적 영향 |
| 댓글 | 여기에는 사용자 이름과 타임스탬프가 포함되어 있어 토론 자체뿐만 아니라 댓글이 작성된 시점과 작성자도 알 수 있습니다. | 중요한 정보나 지침이 포함된 댓글은 영구적으로 삭제됩니다. |
| 머리글 과 바닥글 | 머리글과 바닥글에는 작성자 이름과 같이 공유하고 싶지 않은 식별 정보가 포함될 수 있습니다. | 머리글과 바닥글을 삭제하면 브랜딩이나 필요한 페이지 번호가 제거될 수 있습니다. |
| 숨겨진 워크시트 | 워크시트는 급여 계산이나 고객 연락처 정보와 같은 민감한 데이터를 포함하고 있기 때문에 숨겨져 있는 경우가 있습니다. | 숨겨진 워크시트에 포함된 모든 데이터가 삭제됩니다. 표시된 시트가 이 데이터를 사용하는 경우 계산에서 #REF! 오류가 반환됩니다. |
| 숨겨진 행과 열 | 숨겨진 워크시트와 마찬가지로 숨겨진 행과 열은 민감한 세부 정보를 포함하고 있기 때문에 숨길 수 있습니다. | 숨겨진 셀의 모든 데이터가 삭제됩니다. 숨겨진 셀의 데이터를 사용하는 수식은 #REF! 오류를 반환합니다. |
| 숨겨진 이름 | 이름 관리자에서 이름이 지정된 숨겨진 셀에는 민감한 정보가 포함되어 있을 수 있습니다. 이름 자체도 민감한 정보를 노출할 수 있습니다. | 문서 검사기는 이러한 항목을 제거할 수 없으며, 단지 플래그만 지정할 뿐입니다. |
| 다른 파일에 대한 링크 | 파일 경로에는 개인 폴더 이름과 같은 민감한 메타데이터가 포함될 수 있습니다. | 이러한 링크를 끊으면 해당 링크를 사용하는 데이터나 수식에서 #REF! 오류가 반환됩니다. |
| 보이지 않는 콘텐츠 | 형식상 보이지 않는 객체에는 개인적인 이미지나 데이터가 담겨 있을 수 있습니다. | 보이지 않는 콘텐츠를 제거하면 매크로 버튼이나 사용자 양식 트리거와 같이 숨겨진 개체에 연결된 기능이 손상될 수 있습니다. |
| 내장 문서 | 통합 문서에 포함된 Word, PDF 또는 기타 파일에는 민감한 콘텐츠와 메타데이터가 포함되어 있을 수 있습니다. | 문서 검사기는 이러한 항목을 제거할 수 없으며, 단지 플래그만 지정할 뿐입니다. |
| 잉크 | 개인의 필체 스타일은 독특하며 잠재적으로 그 사람으로부터 유래될 수 있습니다. | 주석을 삭제하면 중요한 맥락이나 메모가 사라질 수 있습니다. |
핵심 Excel 인터페이스 외부에 저장된 중요 정보 제거
문서 검사기는 이러한 구조적 및 프로그래밍적 요소에 방대한 양의 민감한 데이터가 저장될 가능성이 있으므로 경고합니다. 하지만 문서 검사기를 사용하여 이러한 요소를 제거하면 돌이킬 수 없는 문제가 발생할 수 있으므로 수동으로 확인해야 합니다..
| 요소 | 검토해야 하는 이유 | 검토할 곳 | 잠재적인 부정적 영향 |
| 데이터 모델 | 여기에는 통합 문서로 가져온 모든 원시 행 수준 데이터가 포함되어 있습니다. | Power Query 편집기 또는 Power Pivot 관리 창 | 모델에 가져온 모든 관계, 측정값 및 데이터가 삭제되어 피벗 테이블, 슬라이서 및 수식이 손상됩니다. |
| 피벗 테이블 , 피벗 차트, 큐브 수식, 슬라이서 및 타임라인 | 이는 데이터 모델의 데이터를 표시하는데, 이 중 일부는 중요할 수 있습니다. | 데이터 모델에 의해 구동됨 | 이러한 항목을 삭제하면 핵심 보고 및 분석 계층이 제거됩니다. |
| 매크로, 폼 및 ActiveX 컨트롤 | 여기에는 개발자 이름이나 비밀번호와 같은 하드코딩된 민감한 정보가 포함된 코드가 포함될 수 있습니다. | VBA 편집기 | 문서 검사기를 통해 이러한 항목을 제거하면 VBA 프로젝트가 삭제되어 기능이 완전히 사라집니다. |
| 정의된 시나리오 | 이러한 고급 데이터 모델에는 개인 메타데이터가 포함될 가능성이 낮지만, 통합 문서 수신자가 논리나 매개변수를 보는 것을 원하지 않을 수도 있습니다. | 데이터 > 가정 분석 > 시나리오 관리자 | 이것들을 삭제하면 복잡한 모델이 영구적으로 제거됩니다. |
그대로 둘 수 있는 핵심 기능 도구
문서 검사기는 나머지 요소들을 표시하지만, 이러한 요소들은 외부 기능, 표시 상태 또는 간단한 포인터와 관련이 있습니다. 이러한 요소들은 통합 문서 구조 내부에 개인 정보를 저장하지 않으므로 심각한 개인 정보 침해 위험을 초래하지 않으며 일반적으로 그대로 둘 수 있습니다.
- 콘텐츠 추가 기능
- 작업창 추가 기능
- 엑셀 설문조사
- 활성 필터
마치며
문서 검사기는 강력하며, Microsoft Word와 PowerPoint에서도 사용할 수 있지만 모든 것을 감지할 수는 없습니다. 예를 들어, 흰색 배경에 흰색 텍스트가 있거나 다른 개체에 가려진 개체는 감지하지 못합니다. 따라서 통합 문서를 공유하기 전에 항상 숨겨진 개인 콘텐츠가 있는지 직접 확인하시기 바랍니다.
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