들어가기 전에
많은 사람들이 기본적인 표를 만드는 데 Excel을 사용하지만, 단순한 합계 계산에는 한계가 있습니다. 수식이 복잡해지면 조건부 함수가 더 똑똑하고 눈에 잘 띄지 않지만 필수 옵션입니다. Excel에서 사용할 수 있는 조건부 함수의 종류와 사용 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: I Make My Excel Sheets Smarter With These Conditional Functions
- URL: https://www.makeuseof.com/make-excel-sheets-smarter-conditional-functions/
1. IF와 IFS
IF 함수는 Excel에서 가장 기본적인 의사 결정 도구입니다. 조건을 평가하여 조건이 참이면 하나의 값을 반환하고, 거짓이면 다른 값을 반환합니다. 마치 Excel에서 "만약 ~한다면?"이라는 질문을 던지고 그에 따라 응답하는 것과 같습니다.
실제 예를 들어 보겠습니다. 직원 성과 데이터를 관리하고 있으며 평점을 자동으로 분류해야 한다고 가정해 보겠습니다. 3.5점 이상인 직원은 "만족"으로 표시하고, 다른 직원은 "개선 필요"로 표시합니다. 아래 수식과 같이 IF 함수를 사용하여 수백 명의 직원을 대상으로 이 문제를 처리할 수 있습니다.
=IF(C2>3.5, "만족", "개선 필요")
하지만 여러 결과가 나오는 경우는 어떨까요? 아래에 표시된 것처럼 기존의 중첩된 IF 문은 악몽 같을 수 있습니다.
=IF(C2>=4.5, "매우 좋음", IF(C2>=3.5, "좋음", IF(C2>=2.5, "보통", "나쁨")))
IFS 함수는 바로 이러한 상황에서 여러분의 정신 건강을 지켜줍니다. IFS 함수는 여러 시나리오를 효과적으로 관리합니다. 성과 등급에 따른 직원 보너스 계산의 경우, 다음 수식과 같이 IFS 함수를 사용할 수 있습니다.
=IFS(AC2>=4, "$5,000", AC2>=3, "$3,000", AC2>=2, "$1,000", TRUE, "$0")
각 조건은 하나가 참(true)을 반환할 때까지 순서대로 평가됩니다. 주요 차이점은 IF는 이진 결정을 처리하는 반면, IFS는 중첩된 괄호 없이 복잡한 다계층 논리를 처리한다는 것입니다.
두 함수 모두 판매 실적 분류, 휴가 자격 확인, 기한이 지난 프로젝트 표시 등 의사 결정을 자동화합니다. Excel에서 두 값이 같은지 확인 해야 할 때도 유용합니다. 정적 데이터를 반응형 워크시트로 변환합니다.
2. SWITCH
SWITCH 함수는 정확한 값 일치가 필요할 때 더 나은 옵션입니다. 크거나 작은 논리를 사용하지 않고 직접 조회하기 때문입니다. 각 값-결과 쌍은 사전 항목처럼 작동하여 구문이 간단합니다.
=SWITCH(조회값, 값1, 결과1, 값2, 결과2, 기본 결과)
HR 스프레드시트에서 직원의 부서 코드를 생각해 보세요. IF 함수를 사용하면 다음 예와 같이 수식이 길고 복잡해집니다.
=IF(B2="HR", "인사", IF(B2="IT", "정보기술", IF(B2="FIN", "재무", "알 수 없음")))
대신 SWITCH를 사용하면 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.
=SWITCH(Q2:Q3004, "판매", "S", "생산", "P", "IT/IS", "IT", "알 수 없음")
SWITCH 함수에는 한계가 있습니다. 와일드카드나 범위와 호환되지 않습니다. 예를 들어 "보다 큼" 또는 "포함" 논리가 필요한 경우 IF 또는 IFS 함수를 사용해야 합니다.
하지만 이런 단점을 상쇄할 큰 장점은 가독성과 유지 관리입니다. 복잡한 조회에 Excel의 SWITCH 함수를 사용하면 수식이 자동으로 문서화됩니다. 스프레드시트를 검토하는 사람은 난해하고 중첩된 IF 문이 없으므로 각 코드가 무엇을 나타내는지 즉시 이해할 수 있습니다.
3. CHOOSE
CHOOSE는 번호 매기기 목록처럼 작동합니다. 위치 번호를 입력하면 미리 정의된 옵션에서 해당 값을 반환합니다. Excel에서 "이 목록에서 3번 항목을 입력해 주세요."라고 말하는 방식입니다.
구문은 간단합니다. 첫 번째 인수는 직위 번호이고, 그 뒤에 값 목록이 옵니다. 직원 스프레드시트 예시를 참고하여, 이 함수를 사용하여 숫자 등급을 읽기 쉬운 설명으로 변환할 수 있습니다.
=CHOOSE(AB2:AB3004, "매우 나쁨", "나쁨", "만족스러움", "좋음", "매우 좋음")
이 수식은 AB열의 숫자를 입력받아 해당 직원의 등급을 반환합니다. 1순위는 "매우 나쁨", 2순위는 "나쁨" 등으로 표시됩니다.
CHOOSE는 특히 분기별 보고에 유용합니다. 분기별 수치를 차트와 프레젠테이션에 적합한 레이블로 변환할 수 있습니다.
=CHOOSE(E2, "2024년 1분기", "2024년 2분기", "2024년 3분기", "2024년 4분기")
다른 함수와 결합하여 동적인 결과를 얻을 수 있습니다. 예를 들어 WEEKDAY와 CHOOSE를 함께 사용하여 날짜를 요일 이름으로 변환하거나 MONTH와 CHOOSE를 함께 사용하여 월 약어를 만들 수 있습니다.
하지만 한계가 있습니다. CHOOSE 함수는 1부터 시작하는 순차적인 위치만 처리합니다. 숫자를 건너뛰거나 0을 사용할 수 없습니다. 데이터가 이 패턴을 따르지 않으면 SWITCH 또는 IF 함수가 더 효과적입니다.
Excel의 CHOOSE 함수를 사용하여 위치 기반 조회를 수행 해야 할 때 중첩된 IF 문보다 훨씬 깔끔합니다. 수식의 예측 가능성이 높아지고, 다른 사용자가 복잡한 논리를 이해하지 않고도 각 위치가 반환하는 값을 정확하게 확인할 수 있습니다.
4. AND와 OR
AND 및 OR 함수는 단일 IF 문으로는 처리할 수 없는 다중 조건 시나리오를 처리합니다. AND 함수는 모든 조건이 참이어야 합니다. 예를 들어, 직원 승진 자격은 다음 수식과 같이 2년 이상의 근속 기간과 3.5 이상의 성과 등급을 모두 고려해야 할 수 있습니다.
=IF(AND(C2>2, D2>3.5), "적격", "적격하지 않음")
하지만 OR은 정반대의 접근 방식을 취합니다. 조건이 하나만 충족되면 됩니다. 보너스 자격을 확인해야 한다고 가정해 보겠습니다. 성과가 좋은 현직 직원만 보너스 자격을 갖출 수 있습니다.
=IF(OR(K2="활성", AC2>=1), "보너스 자격", "보너스 없음")
이러한 함수들을 결합하면 더욱 강력해집니다. 다음 예시에서는 직원에게 관리자의 승인과 30일 이상의 근속 또는 긴급 상황 중 하나가 필요한 휴가 승인 로직을 살펴보겠습니다.
=IF(AND(G2="승인됨", OR(H2>=30, I2="긴급")), "휴가 승인됨", "휴가 거부됨")
가장 큰 차이점은 AND는 제한적이라는 점입니다. 즉, 모든 조건이 충족되어야 합니다. 반면 OR은 허용적이라는 점에서, 어떤 조건이든 성공으로 이어질 수 있습니다.
5. SUMIFS, COUNTIFS 및 AVERAGEIFS
이 세 가지 함수는 여러 조건을 동시에 적용하여 원시 데이터를 실행 가능한 인사이트로 변환합니다. 피벗 테이블 없이도 대용량 데이터 세트를 분석하는 데 사용할 수 있습니다.
예를 들어, 인사팀은 특정 부서의 급여 총액, 특정 직급의 직원 수, 또는 팀별 평균 성과 평가를 분석하고자 합니다. 이러한 함수를 사용하면 이러한 다중 기준 분석을 쉽게 처리할 수 있습니다.
SUMIFS 함수는 여러 조건을 충족하는 값을 더합니다. 경력 3년 이상인 IT 부서 직원의 총 급여를 계산할 경우 수식은 다음과 같습니다.
=SUMIFS(E:E, B:B, "IT", D:D, ">3")
구문은 논리적 패턴을 따릅니다. 합계 범위, 기준 범위 1, 기준 1, 기준 범위 2, 기준 2. 특정 계산에 대해 최대 127개의 조건 쌍을 추가할 수 있습니다.
COUNTIFS 함수는 여러 조건을 충족하는 셀의 개수를 계산합니다. 성과 등급이 4이상인 마케팅 직원의 수를 확인하려면 다음 수식을 사용합니다.
=COUNTIFS(B:B, "마케팅", F:F, ">4")
이 수식은 부서별로 성과가 좋은 직원을 파악하여 조직 전체에서 잠재적인 승진 대상자나 교육 요구 사항을 정확히 파악하는 데 도움이 됩니다.
AVERAGEIFS는 여러 기준을 기반으로 평균을 계산합니다. 금융 부문 고위직의 평균 급여를 구하려면 다음 수식을 사용합니다.
=AVERAGEIFS(E:E, B:B, "재무", C:C, "수석")
동적 기준을 사용할 수 있다는 장점이 있습니다. 참조 셀은 입력값이 변경될 때 자동으로 업데이트되므로, 고정된 값을 사용할 필요가 없습니다. 따라서 날짜 범위와 부서 코드를 결합하면 분기별 검토가 용이해집니다.
이러한 조건부 집계 함수를 사용하면 복잡한 데이터 분석을 위해 COUNTIF 수식이나 SUMIFS 함수를 사용하여 Excel에서 특정 텍스트가 있는 셀을 계산할 때 수동 필터링이 필요 없습니다.
6. IFERROR와 IFNA
데이터 곳곳에 #DIV/0! 또는 #N/A 오류가 산재하는 것만큼 전문적인 스프레드시트를 망치는 것은 없습니다. IFERROR 및 IFNA 함수를 사용하면 일반적인 Excel 오류를 해결 하고 보기 싫은 오류 메시지를 더 의미 있는 대안으로 대체할 수 있습니다.
IFERROR는 오류를 감지하고 선택한 값을 대체합니다. 예를 들어, 직원 효율성 비율을 계산할 때 0으로 나누면 오류가 발생합니다. #DIV/0!을 표시하는 대신 유용한 정보를 표시하도록 선택할 수 있습니다.
=IFERROR(C2/D2, "사용 가능한 데이터 없음")
이 수식은 나누기를 시도하지만 오류가 발생하면 "사용 가능한 데이터 없음"을 표시하여 더 간결하게 표현합니다.
반면, IFNA는 조회 함수에서 발생하는 #N/A 오류를 특별히 처리합니다. VLOOKUP 함수를 사용하여 정보를 검색할 때 누락된 데이터로 인해 #N/A 오류가 발생합니다. 이를 방지하기 위해 다음 수식과 같이 IFNA 함수를 사용할 수 있습니다.
=IFNA(VLOOKUP(A2, A2:AG3004, 4, FALSE), "직원을 찾을 수 없습니다")
이 수식은 직원 목록 범위 내 A2열에서 직원 ID를 검색하여 네 번째 열의 이름을 반환합니다. 직원 ID가 데이터베이스에 없는 경우, #N/A 대신 사용자 친화적인 "직원을 찾을 수 없음" 메시지를 표시합니다.
가장 큰 차이점은 IFERROR는 나눗셈 오류, 참조 오류, 조회 실패 등 모든 오류를 포착하는 반면, IFNA는 #N/A 오류만 처리하고 다른 오류 유형은 정상적으로 표시한다는 것입니다.
자동 보고서용 스프레드시트를 작성할 때 이러한 함수를 사용할 수 있습니다. 월별 요약을 보내기 전에 오류를 수동으로 확인하는 대신, 수식을 통해 예외를 원활하게 처리할 수 있습니다.
마치며
조건부 함수를 정기적으로 사용하기 시작하면 정적인 표를 만드는 대신, 변화하는 데이터에 맞춰 조정되는 반응형 워크시트를 만들 수 있습니다. 반복적인 수동 작업을 없애고, 단순히 데이터를 저장하는 데 그치지 않고 실제 비즈니스 의사 결정에 유용한 스프레드시트를 만들어 줍니다.
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