들어가기 전에
메일 병합(Main Merge)을 사용하면 대규모 그룹에 개인화된 메시지를 효율적이고 쉽게 보낼 수 있습니다. 몇 번의 터치로 몇 분 만에 대량의 이벤트 초대장이나 뉴스레터를 보내는 방법을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How I Use a Mail Merge to Send Personalized Mass Emails
- URL: https://www.makeuseof.com/send-mass-emails-with-mail-merge/
메일 병합이란 무엇인가요?
메일 병합을 사용하면 많은 연락처 그룹에 개인화된 메시지를 한 번에 보낼 수 있습니다. 이메일, 양식, 뉴스레터 등의 메시지 템플릿을 준비하여 모든 메일을 수동으로 편집하지 않고도 많은 수신자에게 맞춤 설정할 수 있습니다.
필자는 한 번에 여러 사람에게 연락해야 할 때 이 기능을 자주 사용하지만, 여전히 이름으로 주소를 지정하고 각 사람과 관련된 특정 정보를 포함시키고 싶습니다. 개별 이름, 주소 또는 포함하려는 기타 데이터로 이메일 템플릿을 사용자 지정하는 자동화된 시스템이라고 생각하면 됩니다.
편지 병합은 보통 세 가지 요소를 결합합니다.
- 기본 문서(예: 이메일 또는 Word의 편지 템플릿)
- 데이터 소스(이름, 주소 또는 주문 번호와 같은 세부 정보가 포함된 Excel, Google 스프레드시트 또는 Outlook 연락처 등)
- 편지 병합 도구(Microsoft Word의 기능 또는 Gmail의 타사 추가 기능)
이 도구는 기본 문서의 자리 표시자 필드(예: “<<이름>>”)를 데이터 소스의 해당 필드(예: “John”)와 일치시켜 수신자에게 맞춤화된 개별 이메일을 자동으로 전송합니다.
참고 영상:
메일 병합을 준비하는 방법
데이터 소스에 관계없이 깨끗하고 잘 정리된 데이터를 만드는 것이 중요합니다. 연락처 목록이 불완전하거나 지저분하면 나머지 메일 병합 프로세스가 아무리 훌륭하더라도 이메일에 오류나 누락된 세부 정보가 있을 수 있습니다. 따라서 한 번 만들어서 반복해서 사용하세요.
- 핵심 필드 파악: 이메일을 개인화하는 데 필요한 정보를 결정하세요. 일반적으로 이름과 성, 이메일 주소, 위치 또는 최근 주문 세부 정보 등이 여기에 포함됩니다.
- Excel 파일을 만들고 데이터 추가: 각 데이터에 열 헤더를 사용합니다(예: 이름, 성, Email, 회사, 전화번호)
- 스프레드시트 정리하기: 여분의 공백이나 서식 문제를 제거하고 모든 이메일 주소가 올바른지 확인하세요. 깔끔하고 일관된 데이터 소스가 있으면 프로세스가 원활하게 진행됩니다.
올바른 메일 병합 도구 선택하기
필자는 강력한 기능과 원활한 통합을 제공하는 Microsoft 365 제품군(Word, Excel, Outlook)을 메일 병합 도구로 사용합니다. 하지만 빠른 병합을 원하거나 Google 플랫폼에서 소규모 공동 작업 프로젝트를 진행할 때는 Gmail과 Google 스프레드시트를 사용할 수도 있습니다.
메일 병합 도구마다 다양한 기능과 복잡성 수준을 제공합니다. 워크플로, 메일링 리스트의 규모, 개인 취향에 맞는 도구를 선택하는 것이 좋습니다.
Excel 및 Word로 편지 병합 만들기(Outlook을 통해)
Word에서는 편지 병합 마법사가 포함된 메일링 리본 탭을 통해 편지 병합에 대한 많은 제어 기능을 제공합니다. 하지만 여기서는 메일 링 탭의 옵션을 사용하여 보다 간단한 접근 방식을 사용하고 있습니다.
데이터 준비하기
연락처 데이터가 담긴 Excel 스프레드시트를 만듭니다. 만일의 경우에 대비해 안전한 곳에 백업도 해 둡니다.
스프레드시트를 올바르게 준비하고 서식을 지정하는 방법에 대한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.
- 데이터가 Excel에 있는 경우 직접 준비할 수 있습니다. .txt 또는 .csv 파일에 있는 경우 Excel로 가져와서 준비해야 합니다.
- 각 열에 명확한 헤더(예: "이름", "성", "이메일")가 있는지 확인하세요.
- 스프레드시트 열 이름을 메일 병합 필드 이름과 일치시키는 것이 좋습니다. 또한 누군가를 이름으로 부르려면 별도의 이름과 성 열이 필요합니다.
- 숫자 데이터는 까다로울 수 있으므로 모든 숫자 데이터로 열을 포맷하세요. 예를 들어, 우편번호는 선행 0을 유지하기 위해 텍스트로 포맷해야 합니다(예: 00499). 가져오기 전에 텍스트로 포맷하세요.
- Word 템플릿에서 병합 필드 앞이나 뒤에 통화나 백분율에 대한 적절한 기호를 넣습니다. 이러한 기호가 없으면 수신자에게 어떤 숫자도 의미가 없을 수 있습니다.
Microsoft Word에서 메일 병합 시작
Microsoft Word에서 이메일 본문을 작성하고 나중에 사용할 수 있도록 데스크톱에 템플릿으로 문서를 저장합니다.
(1) 메일 병합에 사용할 Word 문서를 만들거나 엽니다.
(2) [편지] 탭 - [편지 병합 시작] - [전자 메일 메시지]를 선택합니다.
(3) 빈 문서에 이메일 메시지를 작성합니다. 개인화된 정보를 삽입하려는 곳에 빈 공간을 남겨두세요. Word가 여기에 데이터 소스의 병합 필드를 삽입합니다.
(4) 다음으로 Excel에서 데이터를 가져올 차례입니다.
- 수신자 선택 > 기존 목록 사용을 클릭합니다.
- 원본 Excel 파일을 찾아 대화 상자에서 열기를 클릭합니다.
- 아직 메일링 목록이 없다면 드롭다운에서 새 목록 입력 옵션을 사용하여 만들 수 있습니다.
- 파일 > 저장을 선택합니다.
- 개인화된 정보(예: 누군가의 이름)를 추가하려는 경우 병합 필드 삽입을 클릭합니다.
- 관련 Excel 열 머리글을 선택합니다.
- 메일링 탭 에서 결과 미리 보기를 클릭합니다.
- 화살표 버튼을 사용하여 다른 수신자 사이를 전환합니다.
이름, 회사 및 기타 필드가 본문 텍스트에 올바르게 나타나는지 확인합니다. 또한 Check for Errors 옵션을 사용하여 빈 필드를 잡을 수도 있습니다.
«FirstName»과 같은 필드는 수신자가 일반적인 인사말 대신 자신의 이름을 볼 수 있도록 합니다. 또한 Write & Insert Fields 그룹의 Greeting Line 옵션을 사용하여 이름 스타일과 인사말을 자동화할 수도 있습니다.
Outlook을 통해 병합된 이메일 보내기
미리보기에서 일관된 결과가 표시되면 마지막 단계를 Outlook에 넘기는 것만 하면 됩니다.
- 완료 및 병합 > 이메일 메시지 보내기를 클릭합니다.
- 이메일로 병합 옵션에서 이러한 필드를 지정합니다.
- 받는 사람 필드: 수신자 이메일이 있는 Excel 열을 선택합니다(예: "이메일").
- 제목 줄: 여기에 원하는 제목 텍스트를 추가하세요(기본 Word 메일 병합에서는 여기에 메일 병합 필드를 삽입할 수 없습니다).
- 메일 형식: 잘 정리된 이메일을 원한다면 HTML을 선택하세요.
- 확인을 클릭하면 Word에서 개인화된 각 이메일을 Outlook으로 전달합니다.
- Outlook을 열어 메시지가 보낸 편지함 또는 보낸 편지함 폴더에 있는지 확인합니다.
Gmail 및 Google 시트로 메일 병합 만들기
Gmail과 Google 시트도 메일 병합을 위한 대체 방법입니다. Gmail에는 기본 제공 메일 병합 기능이 없지만 Google 시트와 몇 가지 훌륭한 메일 병합 애드온을 사용하면 비슷한 결과를 얻을 수 있습니다.
이 프로세스에는 Google 시트에 데이터를 저장하고 Mail Merge와 같은 Chrome 확장 프로그램을 사용하여 이메일을 보내는 것이 포함됩니다. 많은 애드온은 Google Workspace 구독이 엄격하게 필요하지 않습니다. Gmail 무료 버전 내에서 작동하지만 특정 기능이나 볼륨 제약이 있을 수 있습니다.
마치며
메일 병합은 여전히 대량의 개인화된 이메일을 보내는 데 필자가 자주 사용하는 방법 중 하나입니다. 메일 병합은 비즈니스 이메일에만 사용되는 것이 아닙니다. 집에서 휴일 인사를 보내거나, 지역 사회에 알리거나, 교사와 학생들과 소통하는 데 사용할 수 있습니다.
'IT Info' 카테고리의 다른 글
| 챗GPT에서 "프로젝트"를 사용하는 방법 (3) | 2025.03.31 |
|---|---|
| Windows 데스크톱을 멋지게 만들어주는 7가지 도구 (2) | 2025.03.30 |
| [엑셀러TV] 최근 공유된 정보 목록 (10) | 2025.03.27 |
| PDF 파일을 암호로 보호하는 3가지 방법 (6) | 2025.03.26 |
| 여러 기기에서 사용할 수 있는 무료 노트 앱 5개 (5) | 2025.03.23 |
