들어가기 전에
Excel 통합 문서를 공유했는데 중요한 오타가 있거나, 보내서는 안 될 데이터가 있었던 경험은 누가나 한 번쯤은 있었으리라 생각합니다. Excel 파일을 공유하기 전에 몇 가지 간단한 단계를 통해 시간과 노력을 절약하고, 심지어는 평판도 보호할 수 있는 5가지 방법을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: I never share an Excel sheet without going through this routine first
- URL: https://www.xda-developers.com/i-never-share-an-excel-sheet-without-going-through-this-routine-first/
이 과정이 중요한 이유
이러한 단계를 추가 작업이라고 생각하기 쉽지만, 몇 가지 중요한 이유로 Excel 시트에 대한 사전 공유 루틴을 갖는 것이 중요합니다.
- 오류를 방지할 수 있습니다. 수식, 웹 링크 또는 셀에 작은 오타가 있어도 특히 전문적인 환경에서는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.
- 깔끔한 Excel 시트는 전문성을 보여줍니다. 업무에 대한 세심한 관심과 주의가 돋보입니다.
- 적절한 문서가 포함된 명확하고 체계적인 스프레드시트를 사용하면 다른 사람들이 데이터를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
- 기밀 및 개인 정보를 보호합니다.
일부 항목은 너무 당연해 보일 수 있습니다만 방심하지 않는 것이 중요합니다. 두 번 세 번 확인해서 실수를 미연에 방지하시기 바랍니다.
1. 세부 정보로 데이터 유효성 검사
데이터 유효성 검사는 통합 문서를 교정하는 것과 같습니다. 데이터 유효성 검사는 데이터가 정확하고 일관되며, 여러분이나 수신자가 염두에 두고 있는 분석에 사용할 수 있도록 준비되어 있는지 확인합니다. 먼저, 중복을 처리해야 합니다. 조건부 서식을 사용하여 중복을 강조 표시한 다음 처리 방법을 결정할 수 있습니다.
맞춤법, 대문자, 측정 단위도 확인해야 합니다. 단위(kg, cm, $ 등)를 명확하게 표시하고 시트 전체에서 일관성이 있는지 확인해야 합니다. 데이터 로직을 확인하는 것도 중요합니다. 예를 들어, '시작 날짜'와 '종료 날짜' 열이 있는 경우 데이터 유효성 검사를 사용하여 시작 날짜보다 빠른 종료 날짜를 사용하지 않도록 하세요.
2. 통합 문서를 읽고 이해하기 쉽게 만들기
이것은 Excel 파일을 보내기 전에 확인해야 할 또 다른 중요한 측면입니다. 명확성과 유용성에 초점을 맞춰야 합니다. 열과 행에 설명이 포함된 헤더를 사용해야 합니다. 예를 들어 TS(Total Sales)와 같은 난해한 약어 대신 '총 매출'이라고 쓰세요.
Excel은 통합 문서에 다양한 서식 지정 옵션을 제공하지만 모든 시트에서 글꼴, 글꼴 크기 및 색 구성표가 일관되게 유지되어야 합니다. 불필요한 볼드체나 이탤릭체를 사용하면 시트가 어수선해 보일 수 있기 때문입니다.
수백 개의 행과 열이 있는 큰 워크시트가 있는 경우 사용자가 스크롤할 때 맨 위 행이나 첫 번째 열을 고정하여 계속 보이도록 하세요. 또한 조건부 서식을 사용하여 복잡한 워크시트에서 필수 데이터를 강조 표시하는 방법도 살펴봐야 합니다. 결국, 시트의 목적을 염두에 두고 그에 따라 조치를 취하는 것이 중요합니다.
3. 복잡한 데이터나 수식에 대한 README 시트 추가
모든 사람이 Excel 전문가가 아니므로 수신자가 시트를 탐색하거나 수식을 실행하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이때 전용 README 시트가 유용합니다. 여기에는 스프레드시트의 목적과 스프레드시트가 제공하는 주요 인사이트가 명확하게 설명되어 있습니다. 특히 대화형 요소나 매크로가 있는 경우 스프레드시트 사용 방법에 대한 단계별 지침을 적어 놓을 수도 있습니다.
특정 셀이 특정 가정에 의존하는 경우, 해당 셀을 우클릭하고 [새 노트] 명령을 클릭하여 메모를 달아 두세요. 이러한 셀에는 빨간색 화살표가 나타납니다. 이렇게 하면 사용자가 데이터를 이해하고, 분석을 신뢰하며, 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
4. 숨겨진 데이터 및 개인 데이터 제거
'보내기' 버튼을 누르기 전에 잠시 시간을 내어 통합 문서에서 숨겨진 데이터나 개인 데이터를 찾아보세요. 숨겨진 워크시트, 행 및 열에는 재무 세부 정보, 직원 기록 또는 독점 수식과 같은 기밀 데이터가 포함되어 있을 수 있습니다.
이러한 숨겨진 수식은 민감한 계산이나 데이터 소스를 노출할 수 있습니다. 필요에 따라 Excel의 문서 검사기를 사용하거나 수동으로 검토하여 숨겨진 데이터를 식별하고 제거할 수 있습니다.
5. 통합 문서에 비밀번호로 보호 및 만료 날짜 설정하기
기밀 통합 문서를 공유하는 데에는 항상 위험이 따릅니다. 영업 관리자가 분기별 수치를 팀에 보내려고 한다고 가정해 보겠습니다. 영업과 관련이 없는 마케팅, 소셜 미디어 및 기타 부서에게 이러한 수치를 보여주고 싶지는 않습니다. 이때 OneDrive의 편리한 기능, 즉 암호 보호 및 만료 날짜가 도움이 될 수 있습니다.
데이터의 보안 경비원 역할을 하며 권한이 있는 사람만 파일에 액세스할 수 있고 제한된 시간 동안만 액세스할 수 있도록 합니다. 먼저 파일을 OneDrive 플랫폼에 업로드합니다. 상단의 [공유] 버튼을 누른 다음 권한 옵션을 선택하고 비밀번호와 만료 링크를 입력합니다.
마치며
Excel 통합 문서를 다른 사람과 공유하기 전에 이상에서 소개한 체크리스트 사용하여 검증 루틴을 실행해 보세요. 언뜻 보기에는 벅찬 작업처럼 보일 수 있지만 그만한 가치가 있습니다.
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