들어가기 전에
Excel은 단순한 스프레드시트가 아니라 생산성을 높여주는 강력한 도구입니다. 숫자를 계산하든, 데이터를 정리하든, 재무 모델을 만들든, 작업을 간소화하는 데 도움이 되는 많은 기능들이 있습니다. Excel에서 생산성을 극대화 하고 기능을 최대한 활용하는 9가지 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 9 ways to maximize your productivity in Excel
- URL: https://www.xda-developers.com/ways-maximize-productivity-in-excel/
1. 단축키 사용
마우스로 Excel을 탐색하는 것은 느릴 수 있습니다. 키보드 단축키를 마스터하면 메뉴를 클릭하거나 키보드에서 손을 떼지 않고도 더 빠르게 작업할 수 있습니다. 유용한 단축키는 다음과 같습니다.
- Ctrl(또는 Command) + C / Ctrl + V : 복사 및 붙여넣기
- Ctrl + Z / Ctrl + Y : 실행 취소 및 다시 실행
- Ctrl + 화살표 키 : 행과 열을 빠르게 탐색
- Alt (또는 Option) + = : 열 또는 행을 자동으로 합계
이러한 내용과 다른 내용을 배우면 반복되는 작업이 크게 줄어들고 효율성이 향상될 것입니다. 더욱 다양한 Excel 단축키는 [여기]에서 볼 수 있습니다.
2. 조건부 서식 활용
조건부 서식은 중요한 데이터를 시각적으로 강조하는 강력한 도구입니다. 필요한 것을 찾기 위해 긴 목록을 수동으로 스크롤하는 대신, 이 기능을 사용하여 값에 따라 셀에 자동으로 색상 코드를 지정합니다.
예를 들어, 판매 실적을 추적하는 경우 조건부 서식을 사용하여 특정 임계값을 넘는 매출이 있는 셀을 녹색으로, 실적이 저조한 매출이 있는 셀을 빨간색으로 강조 표시할 수 있습니다. 이 시각적 단서는 추세나 주의가 필요한 영역을 즉시 파악하는 데 도움이 됩니다.
3. Excel 수식 마스터하기
수식은 Excel의 강력한 기능의 근간입니다. 합계(A1:A10)와 같은 간단한 산술도 일반적이지만, Excel은 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있는 고급 함수도 제공합니다. 몇 가지 필수 수식은 다음과 같습니다.
- VLOOKUP: 테이블에서 값을 검색하고 다른 열에서 관련 데이터를 반환합니다.
- IF: “매출이 $1000 이상이면 '높음', 그렇지 않으면 '낮음'으로 표시"와 같은 조건을 실행합니다.
- COUNTIF: 특정 조건을 충족하는 셀의 수를 계산합니다.
- TEXT: 숫자 및 날짜를 텍스트로 형식화합니다.
4. 매크로를 사용하여 작업 자동화하기
매크로는 언제든지 기록하고 재생할 수 있는 일련의 동작입니다. 동일한 필터를 적용하거나 반복적으로 서식을 지정하는 등 반복적인 작업을 수행하는 경우 매크로가 이를 처리할 수 있습니다.
시작하려면 [보기] 탭 - [매크로] - [매크로 기록]을 선택합니다. 작업을 기록한 후에는 필요할 때마다 다시 재생할 수 있습니다. 고급 사용자는 더 복잡한 작업을 자동화하기 위해 VBA(Visual Basic for Applications)를 사용할 수 있습니다.
- [참고] 매크로/VBA 입문 강의
5. 빠른 데이터 분석을 위한 피벗 테이블
피벗 테이블은 Excel에서 데이터 분석을 위한 가장 강력한 기능 중 하나입니다. 이를 통해 원본 데이터를 수정하지 않고도 정렬, 계산 및 평균을 통해 대규모 데이터 세트를 요약할 수 있습니다.
예를 들어, 판매 거래 목록이 있는 경우 피벗 테이블을 빠르게 만들어 지역별 총 판매 또는 제품별 평균 판매를 확인할 수 있습니다. 피벗 테이블을 만들려면 [삽입] - [피벗 테이블]로 이동하여 분석하려는 데이터를 선택합니다.
피벗 테이블을 사용하면 엄청난 양의 데이터를 몇 초 만에 분석하여 수동 정렬 및 계산에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.
6. 화면을 분할하여 멀티 태스킹하기
큰 스프레드시트로 작업할 때 여러 행과 열에 걸쳐 데이터를 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. Excel의 분할 화면 기능을 사용하면 워크시트의 여러 부분을 동시에 볼 수 있습니다.
화면 분할을 하려면 [보기] - [분할]로 이동합니다. 그런 다음 주요 행이나 열을 보기에 유지하면서 스프레드시트의 다른 섹션을 스크롤할 수 있습니다. 이 기능은 긴 데이터 세트에서 데이터를 비교할 때 특히 유용합니다.
7. 오류 없는 데이터 입력을 위한 데이터 유효성 검사 사용
팀과 함께 작업하거나 데이터 입력이 특정 형식을 따르는지 확인해야 하는 경우 Excel의 데이터 검증 기능이 친구입니다. 셀에 입력할 수 있는 데이터 유형을 제한할 수 있습니다. 예를 들어 1~100 사이의 숫자만 허용하거나 텍스트 입력을 특정 값으로 제한할 수 있습니다.
이 기능을 사용하려면 [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]로 이동하여 규칙을 설정합니다. 이렇게 하면 깨끗한 데이터를 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 나중에 잘못된 결과로 이어질 수 있는 오류를 방지할 수 있습니다.
8. Excel 템플릿 활용하기
처음부터 다시 시작할 생각이라면 처음부터 다시 만들지 마세요. Excel은 예산, 송장, 프로젝트 추적과 같은 일반적인 작업을 위한 다양한 서식 파일을 제공합니다. 이러한 미리 만들어진 서식 파일은 시간을 절약하고 유용한 수식과 서식이 미리 로드되어 있어 바로 시작할 수 있습니다.
템플릿을 찾으려면 [파일] - [새로 만들기]로 이동해 사용 가능한 템플릿 옵션을 찾아보세요. 템플릿은 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있으며, 새 프로젝트를 바로 시작할 때 유용합니다.
9. 더 나은 구성을 위한 필터링과 정렬
대규모 데이터 세트는 금방 압도적일 수 있습니다. Excel의 필터링 및 정렬 기능을 사용하면 데이터를 쉽게 걸러내고 중요한 것에 집중할 수 있습니다. 특정 기준과 일치하는 데이터만 표시하도록 행을 필터링하거나, 행을 알파벳순, 숫자순 또는 날짜순으로 정렬할 수 있습니다.
데이터를 필터링하려면 데이터 세트를 선택하고 [데이터] 탭 - [필터]로 이동하여 적용하려는 조건을 선택합니다. 정렬 및 필터링을 통해 데이터가 표시되는 방식을 제어하고 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
마치며
Excel의 방대한 기능은 처음에는 위압적으로 보일 수 있지만 몇 가지 핵심 도구를 마스터하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 매크로로 작업을 자동화하는 것부터 피벗 테이블과 수식의 힘을 활용하는 것까지, 이러한 팁은 Excel에서 더 열심히가 아니라 더 똑똑하게 작업하는 데 도움이 됩니다.
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