들어가기 전에
Microsoft Word는 학술 문서를 전문적이고 읽기 쉽고 기대에 부합하도록 만드는 데 필요한 많은 도구를 제공합니다. MS Word에서 학술 논문이나 각종 보고서 등을 만드는 데 있어 유용하게 사용할 수 있는 8가지 팁을 소개합니다.
권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft MVP · 엑셀 솔루션 프로바이더 · 작가
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 8 Must-Use Word Features for Academic Documents
- URL: https://www.howtogeek.com/must-use-word-features-for-academic-documents/
1. 스타일 수정
가장 먼저 해야 할 일은 스타일을 수정하는 것입니다. Microsoft Word의 스타일에는 본문(일반 스타일이라고 함) 및 제목과 같이 문서의 여러 부분에 적용할 수 있는 미리 정의된 서식이 포함되어 있습니다. 이러한 스타일은 서식이 일관되도록 유지하는 데 도움이 되며 레이아웃을 조정해야 할 때 시간을 절약할 수 있습니다.
(1) [파일] - [옵션]을 선택합니다.
(2) [Word 옵션] 대화상자에서 [고급]을 선택합니다.
(3) [표시] 섹션에서 [기본 보기 및 개요 보기의 스타일 영역 창 너비]를 5.08cm로 지정합니다.
(4) [확인] 버튼을 클릭합니다.
(5) [보기] 탭 - [보기] 그룹 - [초안]을 클릭합니다. 스타일 영역 창이 화면 왼쪽에 나타나며, 문서의 각 문단에 적용된 스타일을 보여줍니다.
(6) 이제 스타일 가이드에 맞춰 스타일 설정을 변경할 준비가 되었습니다. [홈] 탭에 있는 스타일 갤러리에서 [표준] 스타일을 우클릭하고, [수정]을 선택합니다.
(7) 스타일 수정 대화 상자가 나타나면 원하는 맞춤을 선택합니다. 일부 대학에서는 읽기 쉽다는 이유로 왼쪽 정렬 텍스트를 선호하지만, 현재 많은 교육기관에서 맞춤 정렬을 선택하고 있습니다.
(8) [스타일 수정] 대화상자 왼쪽 하단의 [서식] 버튼을 클릭하여 다른 옵션에 접근하여 다른 스타일 설정을 수정할 수 있습니다. [글꼴]을 클릭하여 글꼴, 글꼴 스타일 및 크기를 선택합니다. 많은 대학은 Times New Roman과 같은 12 크기의 학술 글꼴을 선호합니다. 제목 스타일은 일반적으로 굵게 표시됩니다. 완료되면 [확인]을 클릭하여 기본 스타일 수정 대화 상자로 돌아갑니다.
(9) 다음으로, 서식 드롭다운에서 [단락]을 클릭하여 각 단락의 첫 줄을 들여쓰기할지, 그리고 각 단락 뒤에 공백을 둘지 결정합니다. 여기서 줄 간격을 조정할 수도 있는데, 많은 기관에서 2줄 간격을 선호합니다.
(10) 제목 스타일을 수정하려면 [줄 및 페이지 나누기] 탭에서 [현재 단락과 다음 단락을 항상 같은 페이지에 배치], [현재 단락을 나누지 않음] 항목을 활성화합니다. 그런 다음 [확인]을 클릭합니다.
(11) 스타일의 설정을 마치면 [확인] 버튼을 클릭합니다.
학업 문서에서 사용할 다른 스타일(예: 제목 스타일)에도 동일한 프로세스를 따릅니다. 그런 다음 작업의 문단에 스타일을 적용하고 싶을 때마다 해당 문단에 커서를 놓고 스타일 갤러리에서 스타일을 클릭합니다.
2. 다단계 목록
두 개 이상의 제목 스타일을 사용한 경우, 제목의 번호 매기기 방식을 고려해야 합니다. 예를 들어, 주요 제목은 한 자리로 번호가 매겨지고, 모든 하위 제목은 소수 자릿수로 번호가 매겨질 수 있습니다.
제목의 번호를 제어하는 가장 좋은 방법은 [홈] 탭 - [단락] 그룹에 있는 Word의 [다단계 목록] 도구를 사용하는 것입니다 . 사전 설정된 다중 레벨 목록 중 하나를 선택하거나 [새 다단계 목록 정의]를 클릭하여 나만의 다중 레벨 목록을 만들 수 있습니다.
[새 다단계 목록 정의]를 선택한 경우 대화 상자 왼쪽의 각 숫자는 새 레벨입니다. 예를 들어, 주요 제목은 레벨 1, 첫 번째 하위 제목은 레벨 2가 됩니다. 각 레벨을 진행하면서 필요에 따라 설정을 정의합니다. 주의해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.
- 아라비아 숫자, 로마 숫자 또는 문자(예: a, b, c 등)를 사용할지 선택합니다.
- "글꼴"을 클릭하여 숫자 서식을 이전에 수정한 제목 스타일 서식에 맞춥니다.
- 하위 제목(예: 1.7)에 십진법을 사용하는 경우 하위 수준 번호(7) 앞에 섹션의 주요 제목 번호(1)를 포함해야 합니다.
- 숫자와 텍스트를 들여쓸지 여부, 탭 정지를 사용하여 숫자와 텍스트 사이에 간격을 만들지 여부 등 정렬을 선택합니다.
- 각 번호 매기기 수준을 해당 제목 스타일에 연결합니다.
3. 페이지 및 섹션 나누기 삽입
[레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [나누기]를 클릭하면 페이지 및 섹션 나누기 에 액세스할 수 있습니다.
페이지 및 섹션 나누기를 추가한 후 확인하려면 [홈] 탭 - [단락] 그룹 - [편집 기호 표시/숨기기]를 선택합니다.
페이지 나누기
문단 뒤에 페이지 나누기(드롭다운 메뉴의 첫 번째 옵션)를 추가하면 다음 문단이 다음 페이지에서 시작하도록 강제합니다. 예를 들어 작업 시작 부분에 목차 페이지가 있고, 다음 페이지에서 본문을 시작하려는 경우나 문서 끝에 참고 문헌이 있어서 이전 페이지와 분리하려는 경우에 유용합니다.
섹션 나누기
반면, 섹션 나누기는 더 명확하여 문서의 각 섹션을 별도로 서식 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 섹션 1에는 열을 사용하지만 섹션 2에는 사용하지 않으려는 경우 섹션 나누기를 사용하면 이를 수행할 수 있습니다. 또한 다음 페이지 섹션 나누기를 사용하여 페이지 번호 매기기를 다시 시작할 수 있습니다. 예를 들어 서론에는 로마 숫자를 사용하고 본문에는 아라비아 숫자를 사용합니다.
다음 페이지 섹션 나누기는 현재 섹션을 끝내고 다음 페이지로 이동하는 반면, 연속 섹션 나누기는 같은 페이지에서 다음 섹션을 시작합니다.
4. 캡션 추가
학술 문서의 모든 이미지에는 이미지가 무엇을 보여주는지 설명하는 캡션이 있어야 합니다.
(1) 캡션을 추가하려면 이미지를 우클릭하고 [캡션 삽입] 메뉴를 선택합니다.
(2) [캡션] 대화상자에서 레이블과 위치를 선택합니다. 레이블 중 어느 것도 스타일 가이드와 맞지 않으면 [새 레이블]을 클릭하고, 원하는 경우 다른 번호 매기기 시스템을 선택할 수도 있습니다. [캡션] 필드에 이미지의 세부 정보를 입력하고 [확인]을 클릭합니다.
(3) 이제 선택한 위치에 따라 캡션이 이미지 아래나 위에 표시됩니다. 캡션의 글꼴이나 줄 간격 및 문단 간격을 변경하려면 캡션에 커서를 놓고 Ctrl + Shift + S를 누릅니다. 그런 다음, [수정] - [문단]을 클릭하고 필요에 따라 설정을 조정합니다. 스타일 수정 대화 상자를 사용하고 있으므로 모든 캡션이 이러한 수정된 설정을 채택합니다.
5. 목차 만들기
제목 스타일로 서식이 지정된 모든 텍스트는 Word의 목차에 자동으로 나타납니다.
(1) 목차를 원하는 위치에 커서를 놓고 참조 탭에서 "목차"를 클릭합니다.
(2) 목차 중 하나를 선택하거나 [사용자 지정 목차]를 클릭합니다.
(3) [사용자 정의 목차]를 클릭하면 사용할 탭 리더 유형, 표시되는 레벨 수, 문서의 다양한 섹션에 대한 하이퍼링크가 포함되어 있는지 여부 등 수정할 수 있는 다양한 옵션이 표시됩니다.
(4) 관련 설정을 수정했으면 [확인]을 클릭합니다.
(5) 목차를 업데이트하려면 목차를 선택하고 상단의 [목차 업데이트]를 선택합니다.
6. 그림 목차 추가
목차와 함께 그림 표를 추가하고 싶을 수도 있는데, 여기에는 이전에 추가한 캡션이 자동으로 포함됩니다.
(1) [참조] 탭 - [캡션] 그룹 - [그림 목차 삽입]을 클릭합니다.
(2) 앞에서 추가한 목차와 마찬가지로 그림 목차에 대한 설정을 정의하고 [확인]을 클릭합니다. 커서가 위치한 곳에 그림 목차가 삽입됩니다.
7. 페이지 번호 및 머리글과 바닥글 포함
모든 학술 문서에는 페이지 번호가 필요합니다. 이를 추가하려면 아무 페이지 바닥글이나 두 번 클릭하고 머리글 및 바닥글 탭에서 "페이지 번호"를 클릭한 다음 스타일을 선택합니다. 학술 문서의 페이지 번호는 보통 페이지 하단에 있습니다.
위에서 설명한 대로 섹션 나누기를 사용한 경우, 각 섹션에 다른 유형의 페이지 번호를 표시하려면 "이전 링크로 연결"을 선택 해제하세요.
머리글과 바닥글이 활성화되어 있는 동안 이름이나 문서 제목과 같은 다른 필요한 세부 정보를 추가할 수 있습니다.
8. 인용문 및 참고문헌 추가
Word를 사용하면 학술 문서에 인용문과 참고문헌을 추가하는 데 도움이 됩니다.
(1) [참조] 탭 - [인용 및 참고 문헌] 그룹 - [스타일] 드롭다운에서 사용하고자 하는 인용 스타일을 선택합니다.
(2) 첫 번째 인용문을 삽입하려는 위치에 커서를 놓고 [참조] 탭 - [인용 및 참고 문헌] 그룹 - [인용 삽입] - [새 출처 추가]를 클릭합니다.
(3) 소스의 세부 정보를 입력하고 [확인]을 클릭합니다. 인용문이 텍스트 내에 표시됩니다.
(4) 인용문헌을 모두 자동으로 포함하는 참고문헌을 추가하기 전에 마지막 섹션 뒤에 페이지 나누기나 섹션 나누기를 추가합니다. 그런 다음, 참조 탭에서 "참고문헌"을 클릭하고 추가하려는 버전을 선택합니다. 기본 옵션 간의 유일한 차이점은 해당 제목입니다.
(5) 문서 전체에 인용한 내용을 기준으로 참고문헌이 알파벳순으로 표시됩니다.
목차나 그림 목차와 마찬가지로 참고문헌의 아무 곳이나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "필드 업데이트"를 클릭하면 Word에서 내용을 강제로 새로 고칩니다.
마치며
이상에서 소개한 내용은 학술 논문에만 국한되는 사항은 아니며, 보고서나 일반 문서를 작성할 때에도 유용합니다.
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