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Excel은 복잡한 데이터를 더 쉽게 관리하게 해주지만, 몇 가지 실수는 그 편리함을 좌절로 바꿔놓을 수 있습니다. 뿐만 아니라 이러한 실수는 부정확한 결과를 가져오거나, 오랜 시간의 작업을 낭비하게 할 수도 있습니다. Excel에서 작업할 때 피해야 할 함정의 종류와 해결 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 9 Excel Mistakes You Should Never Make
- URL: https://www.makeuseof.com/excel-mistakes-you-should-never-make/
1. 하드 코딩된 값에 의존하기
초보자들이 저지르는 일반적인 실수 중 하나는 수식에 하드코딩된 값을 사용하는 것입니다. 셀을 주소를 이용하여 참조하는 대신 수식에 숫자나 값을 직접 입력하는 것이죠. 이러한 관행은 스프레드시트를 덜 유연하게 만들고 데이터를 변경하는 경우 각 인스턴스를 수동으로 조정해야 하기 때문에 업데이트하기 어렵게 만듭니다.
수식을 수동으로 업데이트하는 것은 지루할 수 있으며 오류 가능성이 커집니다. 대신 수식에서 셀을 참조해야 합니다. 이렇게 하면 한 위치에서만 값을 업데이트하면 되고 모든 관련 수식이 자동으로 조정되어 스프레드시트를 관리하고 유지하기가 훨씬 쉬워집니다.
2. 수식을 지나치게 복잡하게 만들기
스프레드시트를 관리, 디버깅, 수정하기 쉽게 유지하기 위해서는 지나치게 복잡한 수식을 사용하지 않는 것이 좋습니다. Excel에서는 중첩 함수를 사용할 수 있지만, 단일 셀에 너무 많은 것을 쌓는 것을 피합니다. 이렇게 하면 제 스프레드시트를 이해하기 쉽고, 이를 사용해야 할 수 있는 다른 사람들에게도 간소화됩니다.
나중에 주요 공식에서 참조할 수 있는 중간 계산을 위한 몇 개의 추가 열을 이용하는 것도 좋습니다. 이런 식으로 복잡한 논리를 분해하면 공식이 오류 발생 가능성이 줄어듭니다. 또한 조정이 필요할 때마다 최소한의 노력으로 데이터나 공식을 업데이트할 수 있습니다. 미래의 좌절을 피하기 위해 처음부터 수식을 간단하게 유지하세요.
3. 미리보기 확인 없이 인쇄하기
처음 Excel을 사용하기 시작했을 때, 미리 보기를 하지 않고 스프레드시트를 인쇄하는 경우가 있습니다. 그 결과 데이터가 잘리고, 페이지가 비어 있거나, 내용이 정렬되지 않는 경우가 있죠. Excel은 인쇄를 위해 데이터를 자동으로 완벽하게 포맷하지 않기 때문에, 잉크, 시간, 돈을 낭비하며 여러 번 다시 인쇄해야 할 수도 있습니다.
인쇄하기 전에 항상 스프레드시트를 미리 보고, 이를 통해 서식 문제를 파악하고 여백, 방향, 크기 조정을 조정하면 완벽한 인쇄물을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 필수 데이터가 페이지에 맞고 읽기 쉬운지 확인할 수 있습니다. 인쇄물이 종종 제대로 나오지 않으면, 잠시 시간을 내어 먼저 미리 보세요. 시간, 노력, 리소스를 절약할 수 있습니다.
4. 지나치게 많은 워크시트 만들기
하나의 워크북에 너무 많은 워크시트를 만들면 자신이나 다른 사람들을 위한 데이터나 계산을 찾는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이런 습관은 또한 수식에서 여러 시트에 걸쳐 데이터를 참조하는 것을 복잡하게 만들었고 감사를 어렵게 만들 수 있습니다. 뿐만 아니라 시트가 추가될 때마다 파일 크기가 커져서 성능이 저하될 수 있습니다.
이러한 문제를 피하기 위해 필자는 항상 관련 데이터를 단일 시트로 통합하고 표로 구성합니다. 별도의 시트를 만드는 대신 특정 하위 집합에 대한 필터나 피벗 테이블을 사용하고 워크시트 이름을 명확하고 일관되게 유지합니다. 워크북이 커지면 탐색하기 쉬운 하이퍼링크가 있는 요약이나 인덱스 시트를 추가합니다.
5. 시간을 절약하는 Excel 수식 놓치기
고급 Excel 함수 및 수식에 익숙하지 않은 많은 사용자가 쉽게 자동화할 수 있는 작업을 수동으로 처리합니다. 이로 인해 데이터 처리 속도가 느려지고 실수가 발생할 가능성이 높아집니다. 또한 나중에 수동 업데이트가 번거로워져 일관성을 유지하기가 어렵습니다.
항상 Excel에 시간이 오래 걸리는 반복적인 작업을 자동화하는 기능이 있는지 확인합니다. 무료 리소스를 탐색하거나 Excel 포럼을 참조할 수 있습니다. Microsoft Copilot은 올바른 수식을 찾는 데 유용한 도구이기도 합니다. 데이터 손상을 피하기 위해 수식을 사용하는 것이 망설여진다면 먼저 샘플 세트에 사용해 보고 자신감을 키우세요.
6. 자동 저장 기능을 활성화하지 않음
Excel이 예기치 않게 충돌하거나 실수로 파일을 저장하지 않고 닫을 때마다 몇 시간의 작업을 잃곤 했습니다. 이 때문에 처음부터 다시 시작해야 했고, 마감일을 놓치고, 불필요한 스트레스를 처리해야 했습니다. 이를 방지하기 위해 지금은 Excel의 자동 저장 및 자동 복구 기능에 의존합니다.
자동 저장은 실시간으로 내 데이터를 저장하고, OneDrive에 연결된 경우 백업 사본도 만듭니다. 자동 복구는 정기적으로 내 파일을 저장하므로 충돌 시 저장되지 않은 파일을 복구 할 수 있습니다 . 내 작업이 안전하다는 것을 알고 있으므로 더 이상 정전, 충돌 또는 저장을 잊어버리는 것에 대해 걱정하지 않습니다.
7. 민감한 정보를 보호하지 않음
많은 Excel 사용자와 마찬가지로 필자는 기본적인 보안 관행을 간과하고 암호 보호 없이 스프레드시트를 공유하곤 했습니다. 이로 인해 내 기기나 수신자의 기기에 있는 파일에 대한 무단 액세스 위험이 커졌습니다. 공공 Wi-Fi를 사용할 때, 내 민감한 문서는 사이버 범죄자에게 쉽게 가로채일 수 있었지만, 그런 일은 일어나지 않았습니다.
지금은 Excel 파일을 공유하기 전에 항상 암호로 보호 하고 특정 수신자에게만 암호를 제공합니다. 이렇게 하면 누군가가 내 문서를 가로채더라도 콘텐츠에 액세스할 수 없습니다. 또한 Excel의 기능을 사용하여 특정 셀을 잠그고 전체 파일을 잠그지 않고도 특정 데이터를 다른 사람에게 숨깁니다.
8. 적절한 데이터 형식 무시
Excel을 처음 사용했을 때 적절한 데이터 서식 의 중요성을 과소평가하는 경우가 있습니다. 이로 인해 스프레드시트를 읽고, 분석하고, 업데이트하기 어려워집니다. 또한 서식이 형편없어서 스프레드시트가 전문적이지 않아 보일 수도 있습니다.
통화, 백분율, 날짜 등 데이터 성격에 맞게 올바른 데이터 형식을 사용하세요. 간단한 글꼴을 선택하고, 눈에 잘 띄는 색상으로 중요한 데이터를 강조하고, 숫자는 오른쪽에, 텍스트는 왼쪽에, 제목은 가운데에 맞춥니다. 정렬 및 필터링이 올바르게 작동하도록 하기 위해 셀 병합을 피하고 대신 정렬 옵션을 사용하여 더 넓은 데이터를 관리합니다.
9. 정기 파일 백업 건너뛰기
자동 저장 및 자동 복구와 같은 Excel 기능은 충돌이나 정전으로 인한 우발적 데이터 손실을 방지하는 데 도움이 되지만, 항상 원본 파일이 손상되거나 , 파일이 들어 있는 장치를 잃거나, 실수로 파일을 삭제할 위험이 있습니다. 백업이 없으면 손실된 작업을 다시 만들어야 할 수 있으며, 이것은 누구에게든 매우 성가신 작업입니다.
번거로움과 마감일을 놓치는 것을 피하기 위해 항상 여러 위치에 문서를 백업하세요. OneDrive를 연결하여 데이터와 버전 기록의 사본을 자동으로 저장하는데, 이는 파일의 다른 버전을 참조할 때 매우 유용합니다. 또한, 데이터를 안전하게 보관하고 여러 위치에서 액세스할 수 있도록 외부 드라이브에 파일을 백업합니다.
마치며
이상에서 소개한 내용을 참고로 여러분의 Excel 파일을 안전하고 효율적으로 관리하는 데 적용해 보시기 바랍니다.
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