들어가기 전에
예전에는 Excel에 체크박스(확인란)를 추가하려면 [개발 도구] 탭에서 [양식] 컨트롤을 사용해야 했으며, 어느 정도 전문 지식이 필요했습니다. Microsoft는 2024년 6월에 체크박스를 사용하는 훨씬 간단한 방법을 도입했습니다. Excel에서 체크박스를 사용하는 방법과 몇 가지 활용 예제를 소개합니다. 참고로, 이 글에서 '체크박스'와 '확인란'은 같은 의미로 사용됩니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How to Use Checkboxes in Excel to Track Task Progress
- URL: https://www.howtogeek.com/checkboxes-excel-track-task-progress/
체크박스를 추가하고 제거하는 방법
Excel의 체크박스(확인란) 옵션은 [삽입] 탭의 컨트롤 그룹에 있습니다. 기본적으로 컨트롤 그룹은 삽입 탭을 열 때 바로 보이지 않으므로 먼저 활성화 해야 합니다.
(1) 리본의 아무 곳이나 우클릭하고 [리본 사용자 지정]을 선택합니다.
(2) [Excel 옵션] 대화 상자에서 [명령 선택] - [기본 탭]을 클릭합니다. [삽입] - [컨트롤]을 선택한 다음, [추가] 버튼을 클릭합니다.
(3) [확인] 버튼을 클릭합니다. [삽입] 탭 - [컨트롤] 그룹에 [확인란]이 표시됩니다.
스페이스바 및 삭제 키가 체크박스에 미치는 영향
체크박스를 사용할 수 있는 다양한 방법을 알아보기 전에 체크박스가 다른 키에 의해 어떻게 영향을 받는지 알아두는 것이 좋습니다.
[삽입] 탭에서 [확인란] 아이콘을 클릭하면 선택된 셀에 선택되지 않은 확인란이 추가되는 것을 볼 수 있습니다. 두 개 이상의 셀을 선택하면 각 셀에 하나씩 여러 개의 확인란이 추가됩니다. 마우스로 확인란을 클릭하면 확인 표시가 추가되거나 제거되지만, 스페이스바를 사용하여 동일한 작업을 수행할 수도 있으므로 키보드만 사용하여 Excel에서 작업하는 경우 편리한 팁입니다. 마찬가지로 확인란이 포함된 여러 셀을 선택하고 스페이스바를 누르면 모든 셀이 동시에 선택 및 선택 해제됩니다.
시트에서 체크박스를 삭제하려면 체크박스가 있는 셀을 선택하고 Delete 키를 누릅니다. 체크박스가 체크되어 있는 경우 Delete 키를 누르면 먼저 체크박스의 체크가 해제되고, 다시 누르면 체크박스가 완전히 제거됩니다.
IF와 함께 체크박스를 사용하는 방법
Excel 함수에서 체크박스를 사용하는 데 익숙해지기 위한 첫 번째 단계는 IF 함수 만 사용해 보는 것입니다. 아래 표에서 'Status' 열에는 체크 박스가 선택되어 있는지 선택 해제되어 있는지에 따라 작업이 완료되었는지 완료되지 않았는지 알려주기를 원합니다.
체크박스가 체크되면 TRUE 값이 되고, 체크 해제되면 FALSE 값이 됩니다. 따라서 IF 함수를 사용할 때 Excel에 고려하라고 말할 인수는 다음과 같습니다. 셀 C2에 다음 구문을 사용하여 IF 수식을 만듭니다.
=IF(x=y,"a","b")
여기서 x 는 체크박스가 들어 있는 셀이고, y 는 TRUE 또는 FALSE, a는 입력한 조건이 충족될 경우 생성하려는 결과이고, b는 조건이 충족되지 않을 경우의 결과입니다. 여기서는 다음과 같은 수식을 입력합니다.
=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")
B2의 체크박스가 체크되어 있는지 알아내고, 그에 따라 C2에 "Complete" 또는 "Incomplete"라는 단어를 표시합니다.
Excel의 표 서식 지정 도구를 사용하여 표를 서식 지정한 경우, 위 수식을 입력하고 Enter 키를 누르면 해당 열의 다른 셀에 수식이 자동으로 복사됩니다.
이제 열 C의 결과가 어떻게 바뀌는지 보려면 일부 확인란을 선택하세요.
서식이 지정된 표의 오른쪽 하단에 있는 표 핸들을 클릭하고 아래로 끌면 새 행에 자동으로 체크박스와 추가한 상태 수식이 포함됩니다.
AND 또는 OR와 함께 체크박스를 사용하는 방법
이제 여러 단계가 포함된 작업의 진행 상황을 확인하기 위해 체크박스를 사용할 준비가 되었습니다.
AND와 함께 체크박스 사용
이 예에서는 "Status" 열에서 각 작업의 모든 단계가 확인되었는지 여부를 알고자 합니다. 이것이 IF 함수와 함께 AND 함수를 사용해야 하는 이유입니다. AND는 Excel에 여러 기준을 동시에 평가하고 있다는 것을 알려줍니다.
구문은 다음과 같습니다.
=IF(AND(x:y=z)"a","b")
여기서 x : y 는 체크박스를 포함하는 범위이고, z 는 TRUE 또는 FALSE이며, a 와 b는 모든 조건이 충족되는지 여부에 따라 보고 싶은 결과입니다. 실제 입력하는 수식입니다.
=IF(AND(B2:D2=TRUE),"Complete","Incomplete")
B2, C2, D2 셀에 있는 체크박스를 평가하여 모두 선택되어 있는지 여부를 알려줍니다.
OR와 함께 체크박스 사용
OR 함수에서도 같은 원리를 따를 수 있습니다.
=IF(OR(x:y=z)"a","b")
x : y 는 체크박스를 포함하는 범위이고, z 는 TRUE 또는 FALSE, a 와 b는 보고 싶은 결과입니다. 이것은 Excel에 체크박스를 평가하여 모든 체크박스가 아닌 어떤 체크박스가 체크되었는지 확인하기 위한 수식입니다.
이 예에서 Excel은 다음 수식을 입력했으므로 작업이 보류 중(Pending)인지(체크박스가 하나도 선택되지 않은 경우) 또는 작업이 수행(Actioned)되었는지(체크박스가 하나라도 선택되어 있는 경우) 알려줍니다.
=IF(OR(B2:D2=TRUE),"Actioned","Pending")
체크박스에 조건부 서식을 적용하는 방법
데이터를 더 쉽게 시각화하고 작업 진행 상황을 추적하려면 조건부 서식을 사용하여 체크박스나 체크박스가 있는 셀에 색상을 적용할 수 있습니다. 이 예제에서는 체크박스가 포함된 셀이 체크되면 녹색으로 바뀌도록 하려고 합니다.
(1) 체크박스가 포함된 모든 셀을 선택하고 [홈] 탭 - [조건부 서식] - [새 규칙]을 선택합니다.
(2) [새 서식 규칙] 대화 상자에서 다음 단계를 따릅니다.
- [다음을 포함하는 셀만 서식 지정]을 클릭합니다.
- '다음을 포함하는 셀만 서식 지정'에서 [셀 값]과 [=]를 선택합니다.
- 선택한 상자나 선택하지 않은 상자에 서식을 적용할지 여부에 따라 TRUE 또는 FALSE를 입력합니다.
- [서식] 버튼을 클릭하고 서식을 설정합니다. 여기서는 녹색을 선택했습니다.
- [확인]을 클릭합니다.
체크박스를 기준으로 다른 셀에 조건부 서식을 적용하기
마지막으로, 이번에는 모든 체크박스가 체크되어 있으면 전체 행에 서식을 지정하고자 합니다.
(1) 표의 머리글 행을 제외한 영역을 범위로 지정하고 조건부 서식 > 새 규칙을 클릭하여 새 서식 규칙 대화 상자를 시작합니다.
(2) [새 서식 규칙] 대화 상자에서 다음 단계를 따릅니다.
- [수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 선택합니다.
- '다음 수식이 참인 값의 서식 지정' 란에 =and($B2:$D2,"true") 를 입력합니다. 여기서 $B2:$D2 는 표의 첫 번째 행에 있는 체크박스가 포함된 셀이고, "true"는 모든 체크박스가 선택되었을 때 서식을 적용하도록 Excel에 지시합니다. 열 참조 ($B2 및 $D2) 앞에 달러 기호를 추가해야 합니다. 이렇게 하면 Excel에 해당 고정 열 내의 모든 행에 조건부 서식 규칙을 적용하도록 합니다.
- [서식] 버튼을 클릭하고 서식을 지정합니다(여기서는 노란색 배경).
- [확인]을 클릭하면 결과가 표시됩니다.
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