들어가기 전에
Microsoft Excel은 단순한 스프레드시트 도구가 아닙니다. 생산성을 크게 높일 수 있는 강력한 기능의 집합체죠. 그러나 많은 사용자는 Excel의 모든 기능을 알지 못하고 Excel 기능의 피상적인 부분만 알고 있는 경우가 많습니다. 생산성과 효율성을 크게 높일 수 있는 덜 알려진 Excel 기능 10가지를 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 17 Hidden Excel features you might not be using
- URL: https://www.geeky-gadgets.com/ms-excel-hidden-features/
1. 간편한 시트 탐색
통합 문서에서 여러 시트를 탐색하는 것은 시간이 많이 걸리는 번거로운 일이 될 수 있으며, 특히 대규모 프로젝트를 다룰 때 그렇습니다. Excel 창의 왼쪽 하단에 있는 시트 탐색 화살표를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 이 프로세스를 간소화합니다 . 이 작업을 수행하면 통합 문서의 모든 시트가 포괄적으로 나열되어 각 시트를 개별적으로 스크롤하지 않고도 필요한 시트로 바로 이동할 수 있습니다.
탐색을 더욱 강화하려면 상태 표시줄에 시트 번호를 표시하는 것을 고려하세요 . 이 작은 조정은 시트 이름에만 의존하지 않고 특정 시트 번호를 빠르게 참조할 수 있으므로 다른 사람과 협업할 때 더 쉽게 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 상태 표시줄 활용하기
Excel 창 하단의 상태 표시줄은 종종 간과되지만, 시간과 노력을 절약할 수 있는 다양한 빠른 계산을 제공합니다. 기본적으로 상태 표시줄에는 선택한 셀의 합계, 평균 및 개수 와 같은 유용한 정보가 표시됩니다 . 그러나 많은 사용자는 이러한 결과를 상태 표시줄에서 직접 복사하여 기본 계산을 수동으로 수행할 필요가 없다는 사실을 알지 못합니다.
이 기능을 활용하려면 원하는 셀 범위를 선택하고 상태 표시줄을 훑어보며 계산을 확인하세요. 다른 곳에서 이러한 결과를 사용해야 하는 경우 상태 표시줄 에서 값을 강조 표시하고 Ctrl+C를 눌러 복사하기만 하면 됩니다 . 이 작은 요령은 대용량 데이터 세트로 작업할 때 상당한 시간 절약으로 이어질 수 있습니다.
3. 정밀 확대 및 보기 사용자 정의
복잡한 스프레드시트로 작업할 때 특정 셀 범위를 확대하면 가장 중요한 데이터에 집중하는 데 도움이 될 수 있습니다. 정확한 확대를 위해 원하는 셀 범위를 선택하고 Excel 창의 오른쪽 하단에 있는 확대 슬라이더를 사용합니다. 이렇게 하면 확대 수준을 원하는 백분율로 조정할 수 있어 선택한 데이터를 더 쉽게 읽고 분석할 수 있습니다.
확대/축소 외에도 수식 막대를 확장하거나 축소하여 보기를 사용자 지정할 수도 있습니다 . 이는 특히 길거나 복잡한 수식을 작업할 때 유용합니다. 워크시트 자체를 가리지 않고 수식을 보고 편집할 수 있는 공간을 더 많이 제공하기 때문입니다. 수식 막대 오른쪽 끝에 있는 화살표 아이콘을 클릭하면 확장된 보기와 축소된 보기 사이를 전환할 수 있습니다.
4. 효율적인 열 및 셀 관리
효율적인 열과 셀 관리가 잘 정리되고 쉽게 탐색할 수 있는 워크시트를 유지하는 데 필수적입니다. 모든 열을 동시에 자동 맞춤하는 간단한 팁은 왼쪽 상단 모서리에 있는 삼각형을 클릭하여 전체 워크시트를 선택한 다음 두 열 머리글 사이의 경계를 두 번 클릭하는 것입니다 . 이렇게 하면 모든 열의 너비가 자동으로 조정되어 내용에 맞게 조정되므로 각 열의 크기를 개별적으로 조정하는 번거로움이 줄어듭니다.
큰 셀 범위를 관리하는 데 유용한 또 다른 기능은 수식 막대 옆에 있는 이름 상자 입니다 . 큰 범위의 셀을 수동으로 선택하는 대신 원하는 범위를 이름 상자에 직접 입력하고 Enter를 누르면 됩니다. 이는 명명된 범위로 작업하거나 워크시트의 특정 섹션으로 빠르게 이동해야 할 때 특히 유용합니다.
- 모든 시트 목록에 액세스하려면 시트 탐색 화살표를 우클릭하세요.
- 보다 쉬운 커뮤니케이션을 위해 상태 표시줄에 시트 번호를 표시합니다.
- 상태 표시줄에서 계산을 직접 복사합니다.
- 선택한 셀 범위를 정확하게 확대하려면 확대 슬라이더를 사용하세요.
- 가시성을 향상하기 위해 수식 표시줄을 확장하거나 축소합니다.
- 열 머리글 경계를 두 번 클릭하여 모든 열을 동시에 자동 맞춤합니다.
- 이름 상자를 사용하여 큰 셀 범위를 빠르게 선택하세요.
5. 명명된 범위를 활용하여 체계적으로 정리하기
명명된 범위는 대규모 데이터 집합을 관리하고 수식의 가독성을 개선하는 강력한 도구입니다. 특정 셀 범위에 의미 있는 이름을 지정하면 수식을 더 직관적이고 이해하기 쉽게 만들 수 있습니다. 하지만 이름이 지정된 범위를 탐색하는 것은 특히 큰 통합 문서에서 어려울 수 있습니다.
이 과정을 단순화하려면 확대/축소 슬라이더를 사용하여 40% 미만으로 축소해 보세요. 이 확대/축소 수준에서는 Excel에서 통합 문서의 모든 명명된 범위를 표시하므로 원하는 범위를 쉽게 찾고 선택할 수 있습니다. 이 방법은 여러 개의 명명된 범위가 포함된 복잡한 워크시트로 작업할 때 특히 유용합니다.
6. 도형 선택 및 그리기 간소화
수많은 도형이 포함된 워크시트로 작업할 때 개별 도형을 선택하는 것은 답답하고 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있습니다. 이 과정을 간소화하려면 선택 상자를 클릭하고 드래그하여 여러 도형을 쉽게 선택할 수 있는 '개체 선택' 도구를 사용하면 됩니다. 이 도구를 더 쉽게 사용하려면 Excel 창 상단의 빠른 액세스 도구 모음에 추가하는 것도 좋습니다.
Excel에서 그리기 도구를 자주 사용하는 경우, 그리기 모드를 잠그면 시간을 절약할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 매번 그리기 도구를 다시 선택할 필요 없이 여러 개의 도형을 연속적으로 만들 수 있습니다. 리본에서 그리기 도구를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 '그리기 모드 잠금'을 선택하면 이 기능을 활성화할 수 있습니다.
7. 수식 편집 및 복제 마스터하기
수식 편집은 모든 Excel 사용자에게 필수적인 기술이지만 수식 내에서 탐색하는 것은 지루할 수 있습니다. 이 과정을 단순화하려면 F2 키를 사용하여 편집 모드와 입력 모드 사이를 전환하세요. 편집 모드에서는 수식 내에서 셀을 직접 클릭하여 쉽게 선택할 수 있으므로 더 빠르고 정확하게 조정할 수 있습니다.
수식 작업 시 시간을 절약해주는 또 다른 기능은 여러 셀에 걸쳐 수식을 빠르게 복제할 수 있는 채우기 핸들입니다. 복사하려는 수식이 포함된 셀을 선택한 다음 채우기 핸들(선택한 셀의 오른쪽 아래 모서리에 있는 작은 사각형)을 클릭하고 원하는 범위로 드래그하기만 하면 됩니다. Excel에서 수식의 셀 참조를 새 위치에 맞게 자동으로 조정합니다.
- 통합 문서에서 모든 명명된 범위를 보려면 40% 미만으로 축소합니다.
- '개체 선택' 도구를 사용하여 여러 도형을 쉽게 선택할 수 있습니다.
- 여러 도형을 연속으로 만들려면 그리기 모드를 잠급니다.
- 수식을 편집할 때 F2 키를 사용하여 편집 모드와 입력 모드 사이를 전환합니다.
- 채우기 핸들을 사용하여 여러 셀에 수식을 빠르게 복제할 수 있습니다.
8. 서식 지정 효율성 향상
워크시트 전체에 일관된 서식을 적용하는 것은 전문적이고 시각적으로 매력적인 문서를 만드는 데 매우 중요합니다. 서식 페인터는 한 셀이나 범위에서 다른 셀이나 범위로 서식을 빠르게 복사할 수 있는 편리한 도구입니다. 사용 방법은 원하는 서식이 있는 셀을 선택하고 리본에서 서식 페인터 아이콘을 클릭한 다음 서식을 적용하려는 셀이나 범위를 클릭하기만 하면 됩니다.
한 단계 더 나아가 서식 페인터 아이콘을 두 번 클릭하여 제자리에 고정하면 매번 도구를 다시 선택할 필요 없이 워크시트의 여러 영역에 동일한 서식을 적용할 수 있습니다. 이 기능은 워크시트의 큰 섹션에 일관되게 서식을 지정해야 할 때 특히 유용합니다.
9. 리본 효율성 극대화 및 작업 공간 관리
Excel의 리본은 다양한 기능과 도구로 가득 차 있지만, 이를 탐색하는 것이 때때로 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 워크플로우를 간소화하려면 특정 리본 그룹의 오른쪽 하단에 있는 작은 버튼을 활용하세요. 이 버튼은 해당 그룹의 기능과 관련된 특정 창을 열어 리본 자체를 어지럽히지 않고 고급 기능에 빠르게 액세스할 수 있도록 해줍니다.
작업 공간을 최적화하는 또 다른 방법은 필요에 따라 리본을 접었다 폈다 하는 것입니다. 워크시트를 보기 위해 더 많은 공간이 필요한 경우 리본의 맨 오른쪽 끝에 있는 화살표를 클릭하여 리본을 축소하면 탭 이름만 표시됩니다. 리본에 다시 액세스하려면 아무 탭이나 클릭하기만 하면 리본이 다시 나타납니다. 이 간단한 방법으로 작업 공간을 더 효과적으로 관리하여 데이터에 더 집중할 수 있는 공간을 확보할 수 있습니다.
10. 손쉬운 시트 복제 및 단축키
시트 복제는 Excel에서 흔히 하는 작업으로, Ctrl 키와 끌기 방법을 사용하면 빠르고 쉽게 할 수 있습니다. Ctrl 키를 누른 상태에서 복제하려는 시트 탭을 클릭한 다음 원하는 위치로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. Excel에서 모든 데이터와 서식이 포함된 시트 복사본을 생성하므로 내용을 수동으로 복사하여 붙여넣는 수고를 덜 수 있습니다.
마지막으로, Excel에서 키보드 단축키의 힘을 과소평가하지 마세요. 이러한 시간 절약형 조합은 효율성을 크게 향상시켜 마우스를 사용하지 않고도 일반적인 작업을 수행할 수 있게 해줍니다. 이러한 바로 가기를 효과적으로 배우고 사용하려면 리본의 버튼 위로 마우스를 가져가면 나타나는 화면 팁에 주목하세요. 이러한 팁에는 해당 키보드 단축키가 표시되는 경우가 많으므로 워크플로에 쉽게 통합할 수 있습니다.
- [서식 복사]를 사용하여 셀 또는 범위 전체에 서식을 빠르게 복사하세요.
- [서식 복사]를 두 번 클릭하여 여러 애플리케이션에서 사용할 수 있도록 고정하세요.
- 리본 그룹의 작은 버튼을 사용해 고급 기능에 액세스하세요.
- 리본을 축소 및 확장하여 작업 공간을 최적화하세요.
- Ctrl 키와 드래그 방법을 사용해 시트를 복사하세요.
- 키보드 단축키를 활용하여 더 효율적으로 작업 수행하세요.
마치며
숨겨진 Excel 기능을 워크플로에 통합하면 생산성을 크게 향상하고 데이터 관리를 간소화하며 정보 분석 및 프레젠테이션의 새로운 가능성을 열 수 있습니다. 시트 탐색, 빠른 계산 수행, 대규모 데이터 세트 관리 등 모든 수준의 Excel 사용자가 직면하는 일반적인 문제에 대한 실용적인 해결책을 제시하는 팁과 요령을 확인하세요.
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