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대규모 데이터 세트에서 값을 수동으로 강조 표시하는 것은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다. 특히 시간이 지남에 따라 데이터가 변경될 가능성이 있는 경우 더욱 그럴 수 있습니다. Excel의 조건부 서식 기능을 사용하면 이러한 두 가지 장애물을 제거하는 데 도움이 됩니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: I Use Conditional Formatting in Most Spreadsheets: Here's Why
- URL: https://www.howtogeek.com/use-conditional-formatting-in-spreadsheets/
조건부 서식에 접근하는 방법
조건부 서식 도구에 액세스하려면 서식을 지정할 셀을 선택하고 [홈] 탭 - [스타일] 그룹 - [조건부 서식]을 클릭하면 사용 가능한 다양한 옵션을 볼 수 있습니다.
기사 내용과 함께 다음 포스트 글도 함께 살펴보세요. 조건부 서식에 관한 전반적인 내용을 파악하는 데 도움이 됩니다.
💎 [Excel 입문] 16. 조건에 맞는 데이터 자동 강조하기—조건부 서식
특정 값을 자동으로 강조하는 조건부 서식
다양한 용도 중에서 Excel은 사용하고 분석할 수 있도록 데이터를 표시하고 구성하는 기능으로 가장 잘 알려져 있습니다. 분석 프로세스를 훨씬 쉽게 만들기 위해 조건부 서식을 사용하여 특정 값이 포함된 셀, 고유하거나 중복된 셀, 데이터 세트 내 최고 및 최저 값 및 기타 유사한 시나리오를 강조 표시할 수 있습니다.
특정 값을 포함하는 셀 강조 표시
여러분이 파티를 조직하고 있고 모든 사람의 음식 주문을 받았다고 가정해 보세요. 이제 손님에게 요리가 어떻게 좋아하는지 물어봐야 하므로 Excel에서 모든 스테이크 주문을 강조 표시하려고 합니다.
먼저 조건을 적용할 데이터를 선택합니다. 이 경우 C열 전체입니다. 그런 다음 조건부 서식 드롭다운 메뉴에서 '새 규칙'을 클릭합니다.
대화 상자에서 "다음을 포함하는 셀만 서식 지정"을 클릭하고 첫 번째 드롭다운 옵션에서 "특정 텍스트"를 선택합니다. 다음 드롭다운 상자에서 "포함"을 클릭했는지 확인하세요. 단, 이 단계에서도 사용할 수 있는 다른 옵션도 확인하세요. 그런 다음 빈 필드 상자에 선택한 셀 내에서 강조 표시하려는 텍스트(이 경우에는 "스테이크")를 입력한 다음 "서식"을 클릭하여 해당 셀에 대해 원하는 서식을 만듭니다. 완료되면 "확인"을 클릭하세요.
이렇게 하면 "스테이크"가 포함된 모든 셀이 노란색으로 강조 표시됩니다.
고유하거나 중복된 셀 강조 표시
조건부 서식을 사용하면 데이터 세트에서 중복 항목이나 이상 항목을 쉽게 식별할 수 있습니다. 이는 스프레드시트를 효율적으로 정리하는 정말 효과적인 방법입니다. 나는 휴가 준비 목록에 항상 이 도구를 사용합니다. 저는 항상 항목을 추가하고 내 컴퓨터와 OneDrive를 통해 이동 중에 모두 액세스하기 때문에 실수로 이미 있는 항목을 추가하는 경우가 있습니다.
중복된 셀을 자동으로 강조표시 하려면 관련 데이터를 선택하고 조건부 서식 드롭다운 메뉴에서 '새 규칙'을 클릭합니다.
결과 대화 상자에서 "고유 또는 중복 값만 서식 지정"을 클릭하고 드롭다운에서 "복제"를 선택합니다. "서식"을 클릭하여 해당 셀에 원하는 서식을 정의하세요. 완료되면 "확인"을 클릭합니다.
결과는 다음과 같은 형태가 됩니다.
이제 중복된 각 항목 중 하나를 삭제할 수 있습니다. 그리고 조건부 서식은 적용 가능하기 때문에 중복 항목을 삭제하자마자 다른 항목도 해당 형식을 잃습니다(더 이상 중복 항목이 아니기 때문에). 결과적으로, 훌륭하고 깔끔한 스프레드시트를 얻게 됩니다.
고유한 셀, 즉 배열의 나머지 부분과 다른 데이터를 포함하는 셀에 대해서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 관련 드롭다운 메뉴에서 "복제" 대신 "고유"를 클릭하기만 하면 됩니다.
가장 높은 값과 가장 낮은 값 강조
열렬한 축구 팬인 필자는 각 게임의 성과를 기준으로 선수를 평가하고 누가 지속적으로 좋은 플레이를 했는지 쉽게 확인하는 것을 좋아합니다. 이를 위해 Excel에서 각 게임의 최고 평점 2개를 자동으로 강조 표시하도록 했습니다.
먼저 평가하려는 데이터 범위를 선택합니다. 여기서는 데이터가 포함된 첫 번째 열이 됩니다. 테이블에서 모든 데이터를 선택하는 것이 아닙니다. 그러면 모든 게임에서 가장 높은 두 등급이 강조 표시되기 때문입니다. 각 게임에 대해 개별적으로 이 작업을 수행하고자 합니다.
그런 다음 조건부 서식 메뉴에서 '새 규칙'을 클릭합니다. 대화 상자에서 "상위 또는 하위 순위 값만 서식 지정"을 클릭하고 드롭다운 옵션에서 "상위"를 선택합니다(또는 가장 낮은 값을 강조 표시하려면 "하위"를 클릭).
다음으로, 숫자 필드에 조건의 매개변수를 입력합니다. 예를 들어 '1'을 클릭하면 데이터의 단일 최고 값이 강조표시됩니다. 만약 매개변수를 백분율로 표시하려면 "%" 상자를 선택합니다.
해당 셀에 원하는 서식을 만들고 완료되면 "확인"을 클릭합니다.
결과는 다음과 같습니다. 두 명 이상의 사람이 필자가 규칙에서 설정한 최고 점수 매개변수를 달성했기 때문에 5개의 점수가 어떻게 강조 표시되었는지 확인하세요.
그런 다음 서식 복사 기능을 사용하여 다음 열에 동일한 조건을 적용한 다음 기준에 맞는 값의 서식을 변경하여 첫 번째 열과 구별되도록 합니다.
데이터 변경에 자동으로 작동하는 조건부 서식
첫 번째 섹션에서는 설정된 값이 포함된 셀의 서식을 지정했지만 Excel을 사용하면 규칙을 수정하지 않고도 셀 서식 지정을 위한 매개 변수를 쉽게 변경할 수 있습니다. 예를 들어, 완료해야 할 다양한 가사 작업이 있고 각 작업을 매일 가족 구성원에게 할당했다고 가정해 보겠습니다. 이제 특정 구성원에게 할당된 모든 작업을 보려고 합니다.
검색하려는 모든 데이터를 선택합니다. 그런 다음 조건부 서식 메뉴에서 '새 규칙'을 클릭합니다. 대화 상자에서 "다음을 포함하는 셀만 서식 지정"을 클릭하고 첫 번째 드롭다운 옵션에서 "셀 값"을 선택합니다.
다음으로, 두 번째 드롭다운 필드에서 '같음'을 클릭하세요. 그런 다음 변수 매개변수로 사용할 셀을 클릭하기 전에 텍스트 필드를 클릭하세요. 우리의 경우에는 B1입니다. 마지막으로 해당 셀에 원하는 서식을 만들고 "확인"을 클릭합니다.
조건부 서식 규칙에서 선택한 셀에 표의 일부 데이터와 일치하는 단어나 숫자를 입력하면 강조 표시된 해당 단어나 숫자의 각 사례를 확인할 수 있습니다.
데이터를 쉽게 비교할 수 있는 조건부 서식
지금까지 조건부 서식이 데이터 집합 내에서 특정 값을 식별하는 데 어떻게 도움이 되는지 소개했습니다. 그러나 조건부 서식은 범위 내의 숫자를 비교하는 데에도 유용합니다. 가장 높은 값이나 가장 낮은 값을 강조하기보다는 앞서 축구 선수 등급으로 돌아가서 모든 선수의 성적을 비교해 보겠습니다.
사용할 데이터를 선택합니다. 여기서는 B열에 있는 첫 번째 게임의 등급입니다. 그런 다음 조건부 서식 드롭다운에서 다음 세 가지 옵션 중에서 선택합니다.
- 데이터 막대(아래 스크린샷 참조) - 범위 내 다른 값과 비교한 값에 따라 각 셀을 부분적으로 채웁니다. 가장 높은 값을 포함하는 셀은 완전히 채워지고, 가장 낮은 값을 포함하는 셀은 부분적으로 채워집니다.
- 색상 스케일 - 포함된 값에 따라 그라데이션의 셀 색상을 지정합니다.
- 아이콘 세트 - 셀 값에 따라 다른 아이콘을 추가합니다.
참고 사항
조건부 서식에서도 버그가 발생할 수 있습니다. 이와 관련하여 주의해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.
- 더 많은 조건부 서식을 포함할수록(또는 조건부 서식이 포함된 데이터 세트가 커질수록) 스프레드시트의 속도가 느려질 수 있습니다. 엑셀에서는 각 셀에 개별적으로 조건을 적용해야 하는데, 규칙이 많으면 시간이 걸릴 수 있기 때문입니다. 기다릴 의향이 있다면 문제가 되지 않지만, 빠르게 작업하고 싶다면 사용을 제한하는 것이 좋습니다.
- 특히 실수로 셀에 모순되는 조건을 적용한 경우 규칙이 겹치는 것에 주의하십시오. 새 서식 규칙을 추가하기 전에 기존 서식 규칙이 어디에 있는지 정확히 확인하세요.
- 조건부 서식이 이미 설정된 위치에서 행과 열을 추가하거나 항목을 이동하면 문제가 발생할 수 있습니다. 이전 항목과 마찬가지로 일부 규칙을 이미 어디에 배치했는지 확인하고 시트 레이아웃을 변경한 후 규칙이 원하는 위치에 있는지 다시 확인하세요.
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