웹 브라우저에서 Microsoft 365(이전 Microsoft Office)를 무료로 사용할 수 있다는 사실을 모르는 분들이 여전히 많이 있는 것 같습니다. 몇 가지 기능 제한이 있지만 온라인에서 Microsoft 365을 사용하는 방법과 장단점, 어떤 경우에 사용하면 좋은 지 등에 대해 소개합니다.
Microsoft 365(M365) 개요
크기와 상관없이 '무료'라는 단어에는 묘한 매력이 있습니다. 요즘에는 많은 소프트웨어가 무료로 제공되거나 일정 기간 동안 무료로 사용할 수 있는 버전이 있습니다. 많은 사람들이 사용하는 Microsoft 365(이전 Microsoft Office)도 무료로 사용할 수 있습니다.
Microsoft 365 Online은 Excel, Word, PowerPoint, OneNote의 웹 버전으로, 기본 기능만 필요하거나 아직 유료 구독을 하지 않은 사람들도 쉽게 액세스할 수 있습니다. Microsoft 365의 웹 버전은 데스크톱 버전과 유사하므로 익술해지기까지 별도로 시간이 필요 없습니다.
다만, 주력 제품 전체를 무료로 제공하는 것은 아니며, 일부 기능 제한이 있습니다. 이와 관련해서는 마지막 부분에서 다룹니다.
M365 온라인 시작하기
Microsoft 365 로그인 페이지로 이동합니다. 이미 Microsoft 계정이 있다면 로그인을 합니다. 그렇지 않은 경우 에는 Microsoft 365 무료 버전 등록을 클릭하고 새 계정을 만듭니다.
로그인하면 아래와 같은 화면이 나타납니다. 화면 왼쪽에 있는 탐색 창에 있는 아이콘을 이용하여 앱에 접근하거나 필요한 작업을 할 수 있습니다. 최근에 파일을 열었다면 [추천]이나 [빠른 액세스]에 표시되므로 쉽게 접근할 수 있습니다.
왼쪽 아래 패널에서 앱을 선택하면 해당 앱의 특히 최근 파일과 더 빠르게 시작하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 템플릿을 볼 수 있습니다. 각각의 새 파일은 해당 탭에서 열리므로 필요한 경우 여러 Word, Excel 및 PowerPoint 탭에서 동시에 작업할 수 있습니다. 인터페이스는 데스크톱 버전에 비해 많은 옵션을 제공하지 않으며, 수정을 하는 것도 제한적입니다.
M365 기본 사용 방법
Microsoft 365 앱을 열면 좌측 상단에는 [앱 시작 관리자]가 있고, 그 아래에는 리본이 있습니다. 인터페이스는 데스크톱 버전과 유사하지만 완전히 동일하지는 않습니다. 리본 오른쪽에는 몇 가지 공유 옵션이 있는 것이 눈에 띄는군요.
M365 Online에서 작업하는 파일은 모든 변경 사항과 함께 OneDrive에 자동으로 저장됩니다. 그래서 저장 버튼이 별도로 없습니다. 왼쪽 상단에는 파일이 OneDrive에 저장되어 있음을 나타내는 동기화 상태가 있습니다.
M365 Online에서 사용할 수 없는 기능을 사용하거나 변경하려면 데스크톱 앱에서 열고 작업할 수 있습니다. 그렇게 하려면 우측 상단의 [편집 중] - [데스트톱 앱에서 열기]를 선택합니다.
문서의 배율을 변경하고, Word 및 PowerPoint에 눈금자를 추가하고, 데스크톱 앱에서 사용할 수 있는 기능을 포함하여 Excel에 추가 스프레드시트를 삽입할 수 있습니다. 파일의 오프라인 사본을 다운로드하려면 [파일] - [다른 이름으로 저장] - [복사본 저장]을 선택합니다. 데스크톱 버전에서의 작동법과 많은 부분에서 비슷한 것이 많습니다.
M365 온라인 장점과 단점
장점
- 가격: M365 Online은 무료입니다. 유료 버전은 요금제에 따라 상이합니다. 가격과 관련된 자세한 내용은 [여기]에서 확인할 수 있습니다.
- 기능: Microsoft 365의 기본 기능만 필요한 사용자에게 적합합니다.
- 리소스: 앱을 다운로드할 필요가 없으므로 PC의 저장 공간을 절약하는 데 도움이 되며, 리소스를 덜 소비합니다.
- 접근성: Windows, Mac, Android, iOS 등 다양한 운영 체제에서 액세스할 수 있습니다.
단점
- 매크로(VBA)를 사용할 수 없습니다.
- 인터넷에 연결되어 있어야 합니다.
- 테마나 워터마크를 추가할 수 없습니다. 또한 그리기 도구가 제한되어 있고 오디오, 차트 등을 가져올 수 없습니다.
M365 온라인의 특징과 한계
Office 온라인 앱은 데스크톱 앱의 축소 버전이지만 요구 사항이 얼마나 까다로운지에 따라 상당수의 사용자가 차이점을 느끼지 못할 수도 있습니다. 기본 열기 및 편집 기능은 큰 차이가 없으며 모든 것은 OneDrive 계정에 자동으로 동기화됩니다.
웹용 Microsoft Word의 경우 문서에 눈금선 표시 또는 열 생성 옵션과 같은 특정 레이아웃 기능에 액세스할 수 없습니다. 워터마크, 테마 또는 페이지 색상을 추가할 수 없으며 차트, 참고문헌이나 인용문을 추가할 수 없습니다. 메일 병합과 같은 일부 다른 고급 기능도 비활성화됩니다. 이에 대한 해결책은 앞에서 소개한 것처럼 [데스트톱 앱에서 열기]하는 겁니다.
웹용 Microsoft Excel의 경우 온라인 앱의 차이점을 즉시 알아차리기가 쉽지 않습니다. 더 깊이 파고들어 보다 정교한 도구에 액세스해야 차이를 발견할 수 있습니다. 예를 들어 웹 앱은 많은 차트 유형이나 데이터 가져오기 옵션을 제공하지 않으며 선택한 범위의 이름을 지정할 수 없습니다. 이러한 기능은 고급 사용자에게만 필요한 경우가 많습니다.
Excel과 마찬가지로 웹용 Microsoft PowerPoint도 기본적으로는 데스크톱 버전과 거의 일치하는 것처럼 보입니다. 온라인 도구에는 선택할 수 있는 애니메이션과 전환 수가 적고, 오디오나 차트를 가져올 수 없으며, 슬라이드쇼 재생 방법이 제한됩니다.
결론
M365 Online과 유료 구독 버전 사이에서 망설이고 있다면 M365 온라인 버전을 먼저 사용해 보세요. 무료 버전이 자신의 요구 사항을 충족하는지 충분히 확인해 본 다음 유료로 전환할 지 여부를 결정해도 늦지 않습니다.
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