아웃룩에서 보낸 이메일을 회수하는 방법

이메일을 보냈는데 내용을 수정하거나 다시 보내야 하는 상황이 발생하면 난감합니다. 데스크톱용 Outlook에서는 신속하게 조치를 취하면 전자 메일 보내기를 취소할 수 있습니다. 이메일 보내기를 취소하는 절차는 간단하지만 리콜이 성공할 지 여부는 별개의 문제입니다. 따라서 이메일 전송을 지연시키는 대체 방법을 사용하는 것이 바람직합니다.

 

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

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• 원문: How to Recall a Sent Email in Outlook
• URL: https://www.makeuseof.com/tag/recall-email-outlook-sent/

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아웃룩에서 이메일을 회수하는 방법

Outlook에서 보낸 이메일을 회수하는 것은 간단합니다. 해당 요청이 성공적으로 완료되는지 여부는 또 다른 문제이며, 이에 대해서는 다음 섹션에서 다룹니다. Outlook 이메일을 회수하려면 다음 순서를 따릅니다.

1. Outlook의 왼쪽 창에서 보낸 편지함 폴더로 이동합니다.
2. 회수하려는 메시지를 찾아 두 번 클릭하여 새 창에서 엽니다.
3. 상단 메뉴에서 [파일]을 선택합니다.
4. [재전송 또는 회수] - [이 메시지 회수]를 클릭합니다.
5. 새 창에서 이 메시지의 읽지 않은 사본 삭제를 클릭하면 수신자의 받은 편지함에서 이메일이 완전히 제거됩니다. 또는 원본 대신 다른 이메일을 보내려면 읽지 않은 사본 삭제를 선택하고 새 메시지로 바꿉니다.
6. 준비가 되면 확인을 클릭하여 이메일 클라이언트에 원본 이메일을 삭제하도록 요청하는 요청을 수신자의 주소로 보냅니다.

 

아웃룩에서 이메일 전송을 취소하기 위한 요구 사항

여러분과 수신자가 모두 Microsoft Exchange 계정을 사용하는 경우에만 이메일을 회수할 수 있으며, 동일한 조직에 있으면 성공할 가능성이 더 높습니다. MAPI 및 POP 계정은 지원되지 않습니다. 여러분의 이메일 계정 유형을 확인하려면 다음 단계를 따릅니다.

1. 상단 메뉴에서 파일을 클릭합니다.
2. [계정 설정] - [계정 설정]을 클릭합니다.
3. 이메일 탭을 그대로 유지합니다. 이름 열을 사용하여 활성 이메일 계정을 찾습니다. 유형 열에는 어떤 유형의 계정인지 표시됩니다.

 

조직 외부에서 Gmail이나 Yahoo 계정으로 보낸 이메일에 대해서는 불러오기가 작동하지 않습니다. 이메일이 내부 서버를 벗어나면 해당 이메일에 대한 제어 권한이 없기 때문입니다. 이메일 서버가 리콜 요청을 준수해야 한다는 보편적인 규칙은 없으며, 실제로 리콜 요청은 처리되지도 않습니다. 보낸 사람과 받는 사람이 같은 Exchange 서버에 있다고 해도 성공적인 리콜을 보장할 수는 없습니다.

중요한 것은 수신자가 원본 메시지를 열기 전에 반드시 리콜 요청을 열어야 한다는 것입니다. 리콜을 요청하기 전이든 후든 원본 메시지를 먼저 읽으면 원본 메시지는 받은 편지함에 그대로 남아 있습니다. 원본 메시지를 삭제하고 싶다는 내용의 리콜 요청을 수신하게 되지만, 리콜 요청을 따를지 여부는 수신자의 고유 권한입니다.

그러나 수신자가 Outlook 설정에서 모임 요청 및 모임 요청에 대한 응답 및 설문 조사에 대한 응답을 자동으로 처리하도록 설정 한 경우 수신자가 회수 요청을 읽을 필요 없이 백그라운드에서 자동으로 회수됩니다 . 이 설정은 [파일] - [옵션] - [메일] - [추적]을 통해 확인할 수 있습니다 . 하지만 이는 수신자가 원본 이메일을 열지 않은 경우에만 적용됩니다. 가지고 있는 경우 이 설정에 관계없이 받은편지함에 보관됩니다.

 

또한 수신자에게 원본 이메일을 받은 편지함에서 다른 폴더로 이동하는 규칙이 있는 경우 회수 요청이 실패합니다. 또한 이메일이 공개 받은 편지함으로 전송되고 의도된 개인 수신자가 아닌 다른 사람이 회수 요청을 읽는 경우 회수가 작동하지 않습니다.

마지막으로, 수신자가 Outlook 웹 앱이나 모바일 장치 등 Outlook 데스크톱 프로그램 외부에서 전자 메일을 보는 경우 회수 요청을 처리할 수 없습니다. 요약하자면, 성공적인 이메일 회수를 위해서는 다음 조건이 모두 충족되어야 합니다.

• 여러분과 수신자 모두 동일한 Exchange 서버에 있어야 합니다.
• 수신자는 원본 이메일을 읽기 전에 회수 요청을 열어야 합니다.
• 수신자에게는 원본 이메일을 수정하거나 이동하는 규칙이 없어야 합니다.
• 수신자는 데스크톱의 Outlook을 통해 회수 요청을 열어야 합니다.

 

이메일 회수가 성공하려면 충족해야 하는 매우 구체적인 요구 사항이 있습니다. 성공 가능성을 최대화하려면 신속하게 리콜을 요청하세요. 하지만 그 과정이 완벽하지는 않습니다. 최후의 수단으로 활용하세요.내가 보내는 메시지에 규칙 적용 을 선택한 후 다음 을 클릭합니다

 

아웃룩에서 이메일 전송을 지연하는 방법

이메일 전송을 자주 취소해야 하는 경우 예방 조치를 취하고 Outlook에서 메시지 전송을 지연시키는 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. 이를 통해 기술적으로 이메일을 회수하지는 않지만 발신 이메일을 취소할 수 있는 짧은 기간을 제공합니다. 이러한 규칙을 만들려면 다음 안내를 따릅니다.

1. 상단 메뉴에서 [파일] - [규칙 및 경고 관리]를 선택합니다.
2. [이메일 규칙] 탭 - [새 규칙]을 클릭합니다.
3. [내가 보내는 메시지에 규칙 적용]을 선택하고 [다음]을 누릅니다.
4. 원하는 조건을 선택하고 수정합니다. 예를 들어 특정인에게 보내는 경우 규칙을 무시할지 여부입니다. 완료되면 [다음]을 클릭합니다
5. 원하는 작업을 선택하고 수정하세요. [분 단위 로 전송 연기]를 선택해야 합니다.
6. 아래쪽 창에서 숫자를 클릭하여 전송을 연기하려는 시간(분)을 1~120 사이로 설정한 다음 [확인]을 클릭합니다.
7. [다음]을 클릭하여 마법사를 따릅니다. 예외를 설정하고 규칙 이름을 지정합니다.
8. 마지막으로 규칙을 검토합니다. [이 규칙 켜기]가 선택되어 있는지 확인하세요 . 완료되면 [마침]을 클릭합니다.

규칙이 활성화되면 보내는 메시지는 규칙의 시간이 경과할 때까지 보낼 편지함 폴더에 보관되며 그 전에 필요한 경우 수동으로 삭제할 수 있습니다.

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