PDF를 비밀번호로 보호하는 방법에 대한 최고의 가이드

들어가기 전에

PDF에는 재무 보고서부터 기밀 계약에 이르기까지 귀중한 비밀이 담겨 있는 경우가 많습니다. 그러나 어느 조사에 따르면 놀라울 정도로 많은 사람들이 이를 활짝 열어두고 민감한 데이터를 보호하지 않고 있습니다. PDF를 비밀번호로 보호하는 방법, 안전하게 공유하는 방법 등에 대해 소개합니다.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

이미지: 아이엑셀러 닷컴

 

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

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• 원문: Secure Your Data: The Ultimate Guide on How to Password Protect a PDF in 2024
• URL: https://thecyberexpress.com/how-to-password-protect-a-pdf/

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PDF를 비밀번호로 보호해야 하는 이유

PDF를 비밀번호로 보호해야 하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다.

• 기밀 보장: 매우 민감한 데이터가 포함되어 있는 문서가 있습니다(재무 기록, 의료 정보, 영업 비밀 등). 비밀번호 보호는 무단 액세스를 방지하고 비밀번호를 알고 있는 승인된 개인만 콘텐츠를 볼 수 있도록 하는 첫 번째 방어선입니다. 문서를 전자적으로 공유할 때 가로채기나 우발적인 액세스 위험이 높을 때 특히 중요합니다.
• 규정 준수: 의료나 금융과 같은 많은 산업에는 데이터 보안과 관련하여 엄격한 규정이 있습니다. 이러한 규정은 민감한 정보를 보호하기 위해 특정 제어를 요구하는 경우가 많습니다. 비밀번호 보호는 이러한 규정을 준수하기 위해 인정되고 인정되는 방법으로, 데이터 보안 모범 사례에 대한 의지를 보여줍니다.
• 제어된 배포: 제한된 청중과 PDF를 공유할 때 암호 보호를 사용하면 문서 에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다 . 이는 특정 팀 내에서 기밀 보고서를 공유하거나, 마케팅 자료를 대상 그룹에 보내거나, 민감한 법률 문서를 승인된 당사자에게 배포하는 데 유용합니다. 비밀번호를 요구하면 지정된 수신자만 정보를 볼 수 있습니다.
• 무단 수정 방지: 비밀번호 보호는 단순히 액세스를 제한하는 것 이상으로 확장됩니다. 사용자가 문서를 연 후 해당 문서로 수행할 수 있는 작업을 제한하는 권한을 설정할 수도 있습니다. 이러한 권한에는 인쇄, 복사, 편집 또는 설명 추가 제한이 포함될 수 있습니다. 이는 문서의 무결성을 그대로 유지하고 내용에 대한 무단 변경을 방지하는 데 유용합니다.
• 우발적인 유출 위험 감소: 실수로 인해 우발적인 데이터 유출이 발생할 수 있습니다. 비밀번호 보호는 이러한 상황에서 안전망 역할을 합니다. 중요한 문서가 실수로 공유되었거나 잘못된 수신자에게 전송되었다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 비밀번호 장벽은 추가 보안 계층을 추가하여 권한이 없는 개인이 콘텐츠에 액세스할 가능성을 줄입니다.
• 향상된 마음의 평화: 여러분의 기밀 정보가 비밀번호로 보호된다는 사실을 알면 마음의 평화를 얻을 수 있습니다. 이는 민감한 문서를 다루거나 규정을 준수할 때 특히 유용합니다. 비밀번호 보호는 데이터 보안에 대한 여러분의 의지를 보여주며 데이터 위반과 관련된 잠재적인 법적 또는 재정적 영향을 방지하는 데 도움이 됩니다.

 

Acrobat 없이 PDF를 암호로 보호하는 방법

여러 무료 온라인 도구를 사용하면 Adobe Acrobat 없이도 PDF를 암호로 보호할 수 있습니다. 다음은 두 가지 인기 있는 옵션입니다.

SmallPDF

Smallpdf는 비밀번호 보호를 포함하여 다양한 PDF 관련 작업을 위한 사용자 친화적인 온라인 플랫폼을 제공합니다.

1. Smallpdf 웹사이트를 방문하여 “PDF 보호” 도구로 이동하세요.
2. PDF 문서를 업로드합니다.
3. 원하는 오픈 비밀번호를 설정하고 확인합니다.
4. 선택적으로 "권한 비밀번호"를 선택하고 액세스 제한을 정의하여 권한을 선택합니다.
5. 문서를 처리하려면 “PDF 암호화”를 클릭합니다.
6. 비밀번호로 보호된 PDF를 다운로드합니다.

 

리브레오피스

무료 오픈 소스 오피스 제품군인 리브레오피스(LibreOffice)는 PDF를 비밀번호로 보호할 수도 있습니다.

1. LibreOffice Draw에서 PDF를 엽니다.
2. [파일] - [내보내기]로 이동하여 [PDF 내보내기]를 선택합니다.
3. [보안] 탭을 클릭합니다.
4. 공개 비밀번호와 권한 비밀번호를 설정하세요(선택사항).
5. 비밀번호로 보호된 PDF를 저장하려면 [내보내기]를 클릭합니다.

 

무료 버전에서는 파일 크기나 기능에 제한이 있을 수 있습니다. 고급 비밀번호 보호가 필요한 경우 Adobe Acrobat 사용을 고려해 보세요.

Adobe Acrobat를 사용하여 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

Adobe Acrobat은 다음을 포함하여 암호 보호를 위한 더 광범위한 옵션을 제공합니다.

• 호환성: 수신자가 문서에 액세스할 수 있도록 이전 버전의 Acrobat과의 호환성 수준을 선택합니다.
• 암호화 수준: 보안 강화를 위해 암호화 강도(128비트 또는 256비트)를 선택합니다.
• 권한 비밀번호: PDF 내에서 인쇄, 복사, 편집 및 주석 달기에 대한 세부적인 제한을 정의합니다.

 

Acrobat에서 고급 암호 보호를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. Adobe Acrobat에서 PDF를 엽니다.
2. "도구" > "보호" > "비밀번호로 암호화"로 이동합니다.
3. “문서를 열려면 비밀번호 필요”를 선택하고 열기 비밀번호를 설정합니다.
4. 선택적으로 "권한 비밀번호 사용"을 선택하고 액세스 제한을 정의합니다.
5. 호환성 수준과 암호화 강도를 선택합니다.
6. 비밀번호 보호를 적용하려면 “확인”을 클릭합니다.

 

Microsoft Word를 사용하여 PDF의 비밀번호를 설정하는 방법

기본 PDF 편집기는 아니지만 Microsoft Word는 문서를 암호로 보호된 PDF로 내보낼 수 있습니다.

1. Microsoft Word에서 문서를 엽니다.
2. [파일] - [정보] - [문서 보호]로 이동합니다.
3. [비밀번호로 암호화]를 선택하고 비밀번호를 설정합니다.
4. [다른 이름으로 저장]을 클릭하고 파일 형식으로 [PDF]를 선택합니다
5. 내보내기 프로세스 중에 PDF의 비밀번호를 확인하라는 메시지가 표시됩니다.

 

이 방법은 기본 개방형 비밀번호를 생성하며 다른 도구에서 사용할 수 있는 고급 권한 제어를 제공하지 않습니다.

Mac 미리보기에서 PDF를 비밀번호로 보호하는 방법

Mac의 기본 이미지 뷰어인 Preview는 기본적인 PDF 비밀번호 보호 기능도 제공합니다.

1. 미리보기에서 PDF를 엽니다.
2. "파일" > "내보내기"로 이동합니다(또는 Command + P).
3. “Quartz PDF” 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭하고 “PDF로 저장”을 선택합니다.
4. "보안 옵션"을 클릭합니다.
5. “문서를 열려면 비밀번호 필요”를 선택하고 열기 비밀번호를 설정합니다.
6. 선택적으로 비밀번호 없이 이러한 작업을 허용하려면 “인쇄 허용” 또는 “복사 허용”을 선택할 수 있습니다.
7. 비밀번호 보호를 적용하려면 “확인”을 클릭합니다.
8. 비밀번호로 보호된 PDF의 파일 이름과 위치를 선택하고 "저장"을 클릭합니다.

 

PDF 문서를 안전하게 공유하려면?

비밀번호 보호는 보안 계층을 제공하지만 PDF를 안전하게 공유하는 유일한 방법은 아닙니다. 비밀번호 보호 여부에 관계없이 사용할 수 있는 몇 가지 추가 방법은 다음과 같습니다.

• 저장 및 전송 중 암호화: 업로드된 파일을 서버에 저장할 때(미사용) 및 전송 중(전송 중) 모두 암호화하는 플랫폼을 찾으세요. 이렇게 하면 전송 중에 권한이 없는 개인이 문서를 가로채더라도 문서에 액세스할 수 없습니다.
• 액세스 제어 및 권한: 보안 플랫폼을 사용하면 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있습니다. 특정 개인이나 그룹에게 액세스 권한을 부여하고 각 수신자에 대한 권한 수준을 설정할 수 있습니다. 이를 통해 보기, 다운로드, 인쇄, 복사 등 문서에 대해 수행할 수 있는 작업을 제어할 수 있습니다.
• 2단계 인증(2FA): 보안 강화를 위해 2FA를 제공하는 플랫폼을 선택하세요. 이를 위해서는 수신자가 문서에 액세스하려면 사용자 이름과 비밀번호 외에 일반적으로 문자 메시지나 인증 앱을 통해 수신되는 고유 코드를 입력해야 합니다.
• 문서 만료 날짜: 일부 플랫폼에서는 공유 PDF의 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 특정 기간이 지나면 문서에 자동으로 액세스할 수 없게 되어 비밀번호가 유출되더라도 무단 액세스를 방지할 수 있습니다.
• 다운로드 비활성화: 플랫폼에서 다운로드를 제한하면 무단 복사본이 만들어지는 것을 방지할 수 있습니다. 수신자는 계속해서 온라인으로 문서를 볼 수 있지만 로컬 복사본을 저장할 수는 없습니다. 이는 기밀 문서에 도움이 될 수 있습니다.
• 감사 추적: 누가 언제 문서에 액세스했는지 추적하는 감사 추적을 제공하는 플랫폼을 선택하세요. 이는 책임 및 보안 모니터링에 대한 귀중한 정보를 제공합니다.

 

자주 묻는 질문

Q1. Chrome에서 PDF를 비밀번호로 보호하려면 어떻게 해야 하나요?
Chrome에서 PDF를 비밀번호로 보호하려면 PDF를 열고 인쇄 아이콘을 클릭한 후 프린터로 'PDF로 저장'을 선택하고 '추가 설정'을 클릭한 다음 '보안' 섹션에서 비밀번호를 설정하세요.

Q2. PDF를 읽기 전용으로 만들려면 어떻게 해야 하나요?
PDF를 생성할 때 권한을 설정하여 PDF를 읽기 전용으로 만들 수 있습니다. 대부분의 PDF 작성 소프트웨어에서는 편집 및 인쇄를 제한하는 옵션을 선택할 수 있습니다.

Q3. PDF의 소유자 비밀번호는 무엇입니까?
PDF의 소유자 암호는 콘텐츠 인쇄, 복사 또는 수정을 허용하거나 허용하지 않는 등 문서에 대한 권한을 설정하는 데 사용됩니다.

Q4. 내 PDF를 비밀번호로 보호할 수 없는 이유는 무엇입니까?
PDF를 비밀번호로 보호할 수 없는 경우 올바른 권한이 있는지 확인하세요. 일부 PDF에는 작성자가 이미 설정한 제한 사항이 있을 수 있습니다.

Q5. PDF를 완전히 비밀번호로 보호하려면 어떻게 해야 하나요?
PDF를 완전히 비밀번호로 보호하려면 사용자 비밀번호와 소유자 비밀번호를 모두 설정했는지 확인하세요. 문서를 열려면 사용자 비밀번호가 필요하고, 권한을 설정하려면 소유자 비밀번호가 필요합니다.

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