MS Word 또는 Excel에서 중요한 파일을 만들었는데, 이를 비공개로 유지하거나 안전하게 유지하고 싶다면? 최신 버전의 Word 및 Excel은 읽기 전용 모드, 비밀번호 보호, 편집 제한, 디지털 서명 등 문서 보안을 위한 여러 옵션을 제공합니다. 비밀번호를 추가하고, 문서를 읽기 전용으로 만들고, 기타 트릭을 활용하여 민감한 파일을 보호하는 방법을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
원문: How to Lock Down Your Microsoft Word Documents and Excel Spreadsheets
URL: https://www.pcmag.com/how-to/how-to-lock-down-microsoft-word-documents-excel-spreadsheets
읽기 전용 모드 사용 (Word)
문서를 읽기 전용으로 설정하여 다른 사람이 문서를 편집할 수 없도록 하세요. Word에서 [파일] - [정보] - [문서 보호] - [항상 읽기 전용으로 열기]를 선택합니다 . 이제 문서를 저장하고 닫은 다음 다시 엽니다.
Word에서는 변경 사항이 필요하지 않은 한 작성자가 이 파일을 읽기 전용으로 열도록 요청한다는 메시지를 깜박입니다. 읽기 전용 모드로 문서를 열려면 [예]를 클릭하세요. 문서 편집 권한이 없으므로 문서를 볼 수만 있다는 메시지가 나타납니다.
파일을 읽기 전용으로 열고 편집 모드에서 실행할 것인지 묻는 질문에 [아니오]라고 대답할 수 있습니다. 사람들이 문서를 읽기 전용으로 더 쉽게 열 수 있도록 하여 의도하지 않은 변경이 발생할 가능성을 줄이는 것이 목표입니다.
읽기 전용 제한을 제거하려면 편집 모드에서 문서를 엽니다. [파일] - [정보] - [문서 보호] - [항상 읽기 전용으로 열기] - [항상 읽기 전용 열기]를 선택합니다.
읽기 전용 모드 사용 (Excel)
진행 단계는 Word에서의 그것과 거의 동일합니다. Excel에서 [파일] - [정보] - [문서 보호] - [항상 읽기 전용으로 열기]를 선택 합니다. 통합 문서를 저장하고 닫습니다. 통합 문서를 열면 읽기 전용 모드로 열기를 원하는 메시지가 표시됩니다.
제한 사항을 제거하려면 편집 모드에서 통합 문서를 엽니다. 파일 메뉴를 클릭하고 정보로 이동하여 문서 보호 버튼을 클릭하고 항상 읽기 전용 열기 를 선택합니다.
Word 또는 Excel에서 비밀번호로 암호화하기
비밀번호를 아는 사람만 편집하거나 볼 수 있도록 문서나 통합 문서를 암호화할 수 있습니다. Word에서 [파일] - [정보] - [문서 보호]로 이동합니다 . Excel에서는 [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [암호 설정]을 선택합니다. 파일에 대한 비밀번호를 생성하라는 메시지가 표시됩니다. 사용하려는 비밀번호를 입력한 후 다시 입력하세요. 비밀번호를 잊어버리면 검색하거나 재설정할 수 없으므로 복잡하지만 기억하기 쉬운 비밀번호를 사용하세요.
파일을 저장하고 닫았다가 다시 엽니다. Word 또는 Excel에서는 사용자(및 다른 사람)에게 파일에 액세스하려면 암호를 입력하라는 메시지를 표시합니다.
암호를 제거하려면 [파일] - [정보] - [문서 보호] 또는 [파일] - [정보] - [통합 문서 보호]로 돌아가서 암호로 암호화 옵션을 선택합니다. 나타나는 팝업창에서 가려져 있는 비밀번호를 삭제하고 [확인]을 클릭하세요. 파일을 다시 저장하고 닫습니다. 다음에 열 때 비밀번호를 묻지 않습니다.
형식 편집 제한 (Word)
Word 문서를 편집할 수 있는 방법을 제한할 수 있습니다. Word에서 [파일] - [정보] - [문서 보호] - [편집 제한]을 선택합니다. 문서 오른쪽에는 서식 지정 및 편집 제한을 위한 [편집 제한] 창이 나타납니다. 여기에서 사람들에게 문서를 읽을 수 있는 권한을 부여하고, 편집할 수 있는 부분을 선택하고, 편집 방법을 선택할 수 있습니다.
사람들이 문서의 서식을 변경하지 못하도록 하려면 선택한 스타일로 서식 제한 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 기본적으로 허용되는 모든 스타일 변경 사항을 표시하는 서식 제한 팝업 창을 열려면 설정을 클릭합니다. 이를 그대로 유지하거나 권장 최소값으로 변경하거나 없음으로 변경할 수 있습니다. 어떤 설정을 선택해야 할지 잘 모르겠으면 권장 최소값을 선택하세요.
서식 아래의 세 가지 옵션 중 하나를 선택하면 자동 서식이 서식 제한을 무시하고 테마나 구성표를 전환하는 기능을 차단하며 QuickStyle 세트를 전환하는 기능을 차단할 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 이 세 가지 설정을 선택하지 않은 상태로 두세요. 확인을 클릭하여 서식 제한 창을 닫습니다.
콘텐츠 편집 제한
편집 제한 사항에서 문서에서 이 유형의 편집만 허용 옆의 확인란을 선택하여 문서 독자가 문서의 내용을 변경할 수 있는 방법을 설정합니다. 아래의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 네 가지 옵션 중 하나를 선택하세요.
- 변경 내용: 문서의 변경 내용 추적을 활성화하고 다른 모든 유형의 편집을 제한합니다.
- 메모: 독자가 수정하지 않고도 문서에 댓글을 삽입할 수 있습니다.
- 양식 채우기: 독자는 여러분이 만든 양식을 작성할 수 있지만 내용은 변경할 수 없습니다.
- 읽기 전용(내용 변경 불가): 문서를 읽기 전용 모드로 설정하므로 변경할 수 없습니다.
편집 예외 적용
[읽기 전용(내용 변경 불가)] 옵션을 선택하면 사람들이 문서의 특정 부분을 편집할 수 있도록 예외를 만들 수 있습니다. 예외 섹션에서 편집 가능하게 하려는 문서 부분을 선택한 다음 모든 사람 확인란을 선택합니다
보호 강화
모든 것이 설정되면 [예, 문서 보호를 적용합니다]를 클릭한 다음 비밀번호를 입력하고 다시 입력한 후 [확인]을 클릭합니다. 문서를 저장하고 닫은 다음 다시 열어 상단 리본의 편집 컨트롤이 회색으로 표시되었는지 확인합니다. 문서의 특정 섹션에 대한 편집을 허용한 경우 해당 영역을 클릭하면 컨트롤에 다시 액세스할 수 있습니다. 편집할 수 있는 다음 영역 찾기 또는 편집할 수 있는 모든 영역 표시 버튼을 클릭하여 편집 가능한 영역을 찾을 수도 있습니다.
보호 기능을 끄려면 검토 탭을 클릭하고 편집 제한 아이콘을 클릭하세요. 편집 제한 창 하단에 있는 보호 중지 버튼을 클릭 하고 비밀번호를 입력한 후 확인을 클릭하세요. 창에 나타나는 서식 및 편집 제한 옵션을 선택 취소합니다.
Excel에서 워크시트 보호
Excel 통합 문서의 특정 시트를 보호하여 사람들이 시트에 적용할 수 있는 변경 사항을 제어할 수 있습니다. [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [현재 시트 보호]로 이동합니다.
현재 워크시트에 나타나는 시트 보호 창에서 시트를 보호하기 위한 비밀번호를 만들고 입력합니다. 잠긴 셀이 편집되는 것을 방지하려면 [워크시트 및 잠긴 셀의 내용 보호] 확인란을 선택한 상태로 유지합니다. 이 워크시트의 모든 사용자에게 허용 설정에서 사용자가 관련 작업을 수행할 수 있도록 허용하는 확인란을 선택합니다. 그렇지 않으면 설정을 그대로 두고 확인을 클릭합니다. 계속하려면 비밀번호를 다시 입력합니다.
통합 문서를 저장한 다음 다시 엽니다. 셀을 삭제하거나 수정하려고 하면 변경하려는 셀이나 차트가 보호된 시트에 있다는 메시지가 표시됩니다. 변경하려면 검토 메뉴를 클릭하고 시트 보호 해제를 선택한 다음 비밀번호를 입력하세요.
Excel에서 통합 문서 구조 보호
사람들이 개별 시트를 추가하거나 제거하지 못하도록 전체 통합 문서를 보호할 수도 있습니다. [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [통합 문서 구조 보호] 옵션을 클릭합니다. 통합 문서에서 메시지가 표시되면 암호를 입력하고 다시 입력한 다음 확인을 클릭합니다.
시트 탭을 우클릭하면 삽입, 삭제, 이름 바꾸기, 이동 또는 복사, 숨기기 및 숨기기 취소 명령이 모두 회색으로 표시됩니다. 통합 문서 구조 보호를 해제하려면 [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [통합 문서 구조 보호] 옵션을 클릭합니다. 메시지가 나타나면 비밀번호를 입력한 다음 통합 문서를 다시 저장합니다.
Word 또는 Excel에서 디지털 서명 추가
디지털 서명으로 문서나 통합 문서를 보호하려면 [파일] - [정보] - [문서 보호] 또는 [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [디지털 서명 추가]를 선택합니다. 이는 여러분의 문서를 읽는 사람들에게 여러분 외에 다른 사람이 서명하지 않았음을 알리고 여러분이 문서를 수정하고 저장한 마지막 사람임을 나타냅니다.
디지털 서명을 만들려면 서명 인증서가 필요합니다. 이 작업을 처음 수행하면 Word 또는 Excel에서 디지털 서명을 설정할지 묻는 메시지가 깜박입니다. 예를 클릭하면 디지털 ID를 찾는 데 도움이 되는 Microsoft 지원 페이지가 나타납니다. 디지털 ID를 얻으려면 다양한 제공업체의 링크를 시도해 보세요. 그런 다음 Office 파일에서 디지털 서명 추가 또는 제거 링크를 클릭합니다. 페이지를 아래로 스크롤하여 디지털 서명을 추가하는 방법을 알아보세요.
디지털 ID를 추가한 후 [문서 보호] 또는 [통합 문서 보호] 버튼으로 돌아가서 [디지털 서명 추가]를 다시 클릭합니다. 필수 항목을 입력하고 [서명] 버튼을 클릭하세요. 디지털 서명을 확인하라는 메시지가 표시될 수 있으며 [확인]을 클릭합니다.
이제 문서나 통합 문서가 디지털 서명되어 읽기 전용으로 설정되었습니다. 파일이 서명되어 최종 파일로 표시되었으며 누군가 파일을 변조하면 서명이 무효화된다는 메시지가 표시됩니다. 문서를 여는 사람은 누구나 디지털 서명 알림을 볼 수 있습니다.
Word 또는 Excel에서 최종본으로 표시
디지털 서명을 사용하는 대신 보다 비공식적인 방법으로 문서를 최종 문서로 표시할 수 있습니다. [파일] - [정보] - [문서 보호] 또는 [파일] - [정보] - [통합 문서 보호] - [최종본으로 표시]를 선택합니다. 이제 문서나 통합 문서가 최종 버전이며 저장될 것이라는 알림을 받게 됩니다. 파일을 최종본으로 표시하면 입력, 편집 및 교정 기능이 비활성화되고 모든 독자에게 문서가 완성되었다는 메시지가 표시됩니다.
파일을 여는 사람은 화면 상단에 파일 상태를 알리는 메시지가 표시됩니다. 그러나 독자가 [계속 편집] 버튼을 클릭하면 내용을 변경할 수 있습니다. 해당 버튼을 클릭하면 문서를 편집하고 다시 저장할 수 있습니다.
이 옵션의 궁극적인 목표는 다른 사람이 파일을 편집하는 것을 방지하는 것이 아니라 독자에게 이것이 권장되는 최종 버전임을 알리는 것입니다. 누군가 여전히 파일을 추가로 편집하려는 경우 해당 작업이 기록됩니다. 문서나 통합 문서를 최종으로 표시한 후 다시 편집하면 해당 문서나 통합 문서를 잠근 원래 사람이 작성자로 표시되고 다른 사람은 마지막으로 수정한 사람으로 저장됩니다.
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