들어가기 전에
많은 사람들이 Excel을 복잡한 프로그램이라고 생각하지만 알고보면 스프레드시트를 만들 때 실수한 부분을 스스로 고쳐야 하기 때문인 경우가 많습니다. 일반적인 Excel 오류와 이를 방지하는 방법, 그리고 더 단순하게 만드는 방법 등을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 Microsoft Excel Mistakes and How to Avoid Them
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-excel-mistakes-and-how-to-avoid-them/
1. 셀 병합
동일한 데이터가 각 셀에 적용될 때 셀을 병합하는 것이 전체 행을 포함하는 좋은 방법이라고 생각하는 사람들이 많습니다.
그러나 셀을 병합하면 데이터로 작업을 수행하려고 할 때 문제가 발생합니다. 이는 주로 Excel의 많은 기능이 행과 열의 일관된 설정에 의존하고 셀을 병합하면 시트가 이러한 일관성을 깨뜨리기 때문입니다. 정렬을 하거나 병합되지 않은 곳의 데이터를 붙여넣으려고 하면 오류가 발생합니다.
해결책
(1) 병합된 셀을 선택하고 [홈] 탭 - [맞춤] 그룹 - [병합하고 가운데 맞춤]을 클릭하여 셀 병합을 취소합니다.
(2) [홈] 탭 - [정렬] 그룹 오른쪽 아래에 있는 아이콘을 클릭합니다.
(3) [셀 서식] 대화 상자의 [맞춤] 탭을 선택합니다.
(4) [가로] - [선택 영역의 가운데로] 항목을 선택하고 [확인] 버튼을 누릅니다.
이제 병합 및 가운데 옵션을 사용했을 때와 마찬가지로 텍스트가 표시되지만 셀의 구조와 무결성은 유지됩니다.
2. 수동으로 테이블 생성
Excel의 고급 사용자가 되기 전에는 수동으로 테이블을 만들고 서식을 지정할 때 발생하는 문제를 인식하지 못했습니다. 수동으로 데이터 형식을 지정하고 수식을 새 행에 복사했지만 새 행을 추가하거나 내 데이터를 사용하여 차트를 만들려는 경우 항상 문제가 발생했습니다. 예를 들어 아래 스크린샷에서는 대체 행에 수동으로 색상을 지정했습니다. 하지만 새 행을 추가하면 서식 지정에 영향을 미치므로 처음부터 다시 시작해야 합니다.
마찬가지로 열에 필터를 추가하면 데이터 순서를 변경할 때 형식도 엉망이 됩니다.
해결책
(1) 데이터 내부의 셀을 하나 선택하고 [홈] 탭 - [스타일] 그룹 - [표 서식]을 클릭하고 원하는 표 형태를 선택합니다.
(2) 데이터 범위가 제대로 지정되었는 지 확인합니다. 제목이 포함되어 있다면 [머리글 포함] 확인란을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.
(3) [테이블 디자인] 탭에서 테이블 이름을 지정하면 수식에서 테이블을 참조하거나 이름 상자를 사용하여 해당 테이블로 빠르게 이동할 수 있습니다.
동일한 탭에서 표 스타일 및 표 스타일 옵션(예: 필터 단추 또는 줄무늬 행 포함)을 비롯한 다양한 작업을 할 수 있습니다.
표 중앙에 행이나 열을 추가하면 서식이 자동으로 업데이트됩니다. 테이블 오른쪽 하단에 있는 핸들을 사용하여 하단에 행을 추가하거나 오른쪽에 열을 추가할 수도 있습니다. 또한 Excel은 내가 추가한 모든 새 행에 자동으로 수식을 적용합니다.
데이터를 표로 서식을 지정하면 Excel에서 해당 데이터가 단순한 데이터 문자열이 아니라 표처럼 작동해야 한다는 것을 인식할 수 있으므로 모든 것이 훨씬 쉬워집니다.
3. 빈 행과 열이 있는 경우
많은 사람들(그리고 놀랍게도 온라인 Excel 자습서에서도)은 Excel 시트의 1행과 A열을 비워 두는데, 아마도 스프레드시트가 더 보기 좋아진다고 생각하기 때문인 것 같습니다. Microsoft Word에서는 페이지 테두리를 물리적으로 볼 수 있지만 Excel에서는 인쇄 레이아웃을 미리 볼 때까지 볼 수 없기 때문일 수도 있습니다.
Excel은 데이터를 인쇄할 때 자동으로 페이지 테두리를 추가하므로 행과 열을 비워두면 다른 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 빈 행은 정렬 및 필터링을 방해할 수 있으며 자동완성을 사용할 때 수식 문제 및 오류 메시지로 이어질 수도 있습니다.
해결책
(1) 하나 또는 두 개의 빈 행이나 열만 있는 경우 행 번호나 열 문자를 우클릭하고 [삭제]를 클릭합니다.
(2) 빈 행이 많다면 COUNTA 함수를 사용하여 이를 수정할 수 있습니다. 데이터 끝에 도달할 때까지 오른쪽으로 스크롤하고 셀 1에 다음과 같이 입력합니다(데이터가 I열까지 있다고 가정).
=COUNTA(A1:I1)
(3) 채우기 핸들을 이용하여 데이터 아래쪽으로 드래그합니다.
(4) COUNTA 수식이 포함된 전체 열을 선택하고 [홈] 탭 - [편집] 그룹 - [정렬 및 필터] - [숫자 오름차순 정렬]을 클릭합니다.
(5) 정렬 경고 대화 상자가 나타나면 [선택 항목 확장]을 선택하고 [정렬]을 클릭합니다.
(6) 그러면 모든 빈 행이 맨 위로 이동하여 선택하고 삭제할 수 있습니다.
(7) 마지막으로, COUNTA 수식이 들어 있는 열을 삭제합니다.
4. 수동으로 시퀀스 입력
Excel에는 숫자 오름차순, 날짜 간격 등 데이터를 순차적으로 표시해야 하는 상황이 많이 있습니다. 그러나 순차적 데이터를 입력하는 데는 시간이 많이 걸릴 수 있으며 값을 잘못 입력하거나 누락된 경우 문제가 발생할 수 있습니다.
해결책
Excel의 자동 채우기는 데이터의 패턴을 인식하고 나머지를 자동으로 채울 수 있습니다. 데이터의 처음 두 값을 입력하여 시작하세요. 그런 다음 해당 값을 선택하고 자동 채우기 핸들을 사용하여 데이터를 완성합니다. 이는 숫자가 셀의 다른 텍스트(예: Day 1 , Day 2 등) 및 날짜와 같은 기타 연속 값과 함께 있는 경우에도 작동합니다.
참고로, Excel에서는 알파벳 문자를 패턴으로 인식하지 못하므로 Excel에서 데이터를 자동으로 채우도록 하려면 숫자를 사용하세요.
5. 잘못된 참조 유형 사용
수식에서 다른 셀을 참조하는 것은 데이터를 서로 연결하고 셀 값 변경에 따라 자동으로 계산을 업데이트하는 좋은 방법입니다. 이 예에서는 C2 셀의 합계 값을 계산할 때 B2 셀과 F1 셀을 참조했습니다.
그러나 많은 사람들이 자동 완성을 사용할 때 Excel의 다양한 참조 유형을 이해하지 못하기 때문에 문제에 직면합니다. 자동완성을 사용하여 나머지 항목의 합계를 계산할 때 해당 값에 20% 세금이 추가되지 않은 것 같습니다.
해결책
Excel에는 세 가지 유형의 참조가 있으며 , 계산을 다른 셀에 복사하려면 해당 참조가 무엇인지, 어떤 역할을 하는지 이해하는 것이 중요합니다.
상대 참조는 셀 간의 상대적 위치를 평가합니다. 위 예에서 초기 계산은 셀 C2(수식을 입력한 곳), B2(C2 왼쪽에 하나), F1(오른쪽에 3개, C2 위쪽에 1개) 사이에서 이루어졌습니다. 이 수식을 C3 셀에 복사하면 Excel은 내가 입력하는 위치와 동일한 상대 위치에 있는 셀을 참조합니다.
아래쪽으로 자동 채우기를 할 때 Excel에서 셀 F1을 계속 참조하도록 절대 참조를 사용해야 합니다. 이렇게 하려면 셀 참조의 각 부분 앞에 달러 기호를 추가하거나 참조할 셀을 입력하거나 클릭한 후 F4 키를 누릅니다.
행 참조나 열 참조를 동일하게 유지하고 Excel에서 수식 위치에 따라 다른 참조를 조정하도록 하려면 참조의 관련 부분 앞에 달러 기호를 입력하여 혼합 참조를 사용합니다.
6. 셀을 잠그지 않거나 데이터 유효성 검사를 사용하지 않음
Excel은 스프레드시트를 만든 다음 다른 사람과 공유하여 데이터를 추가하는 데 적합합니다. 그러나 Excel에 익숙하지 않거나 변경하고 싶지 않은 항목을 변경하는 습관이 있는 사람과 시트를 공유하면 문제가 발생할 수 있습니다.
해결책
Excel을 사용하면 데이터 확인 및 잠긴 셀을 통해 다른 사람이 스프레드시트에 입력할 수 있는 내용을 제어할 수 있습니다.
(1) 데이터 유효성 검사는 어떤 유형의 데이터가 셀에 입력될 수 있는지를 나타냅니다. 해당 셀을 클릭하고 [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]를 선택합니다.
(2) [데이터 유효성] 대화 상자의 [설정] 탭에서 [제한허용] 드롭다운을 클릭하고 셀의 데이터 유형과 범위를 정의합니다.
(3) 필요하다면 [설명 메시지] 탭을 사용하여 누군가가 해당 셀을 클릭할 때 메시지가 나타나도록 하고 오류 경고 탭을 사용하여 누군가 잘못된 유형의 데이터를 입력하려고 하면 팝업 메시지를 생성할 수도 있습니다.
(4) 완료되면 [확인]을 클릭합니다.
다른 사람이 전혀 변경하지 못하도록 셀을 잠그려면 워크시트를 보호하면 됩니다. 기본적으로 워크시트를 보호하면 모든 셀이 잠기므로 먼저 다른 사람이 클릭하거나 편집 할 수 있는 셀을 선택해야 합니다. 이렇게 하려면 해당 셀을 우클릭한 다음 [셀 서식]을 클릭합니다.
[셀 서식] 대화상자의 [보호] 탭에서 [잠금]을 선택 취소하고 [확인]을 클릭합니다.
시트를 보낼 준비가 되면 검토 탭에서 [시트 보호]를 클릭하고 [잠긴 셀 선택]을 선택 취소한 다음, [잠금 해제된 셀 선택]을 선택합니다. 원하는 경우 비밀번호를 입력할 수도 있습니다. 그런 다음 [확인] 버튼을 클릭합니다.
이제 선택한 셀만 클릭하고 편집할 수 있습니다. 이 작업을 되돌리려면 [시트 보호 해제]를 클릭하세요. 이전에 시트를 비밀번호로 보호한 경우 이 작업을 완료하려면 비밀번호를 다시 입력해야 합니다.
마치며
모든 소프트웨어가 마찬가지지만 특히 Microsoft 365 프로그램 제품군도 연습을 통해 완벽해질 수 있습니다. 이 문서에서 설명하는 실수를 방지하면 해당 프로세스의 속도가 확실히 빨라질 수 있습니다.
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