분석을 위해 Excel에서 데이터를 구성하는 방법

Excel은 강력한 분석 도구입니다. 하지만 분석을 제대로 하기 위해서는 데이터를 그에 맞게 구성하고 구조화하는 것이 중요합니다. 데이터를 효율적으로 구성할 수 있으면 패턴을 식별하고 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 분석을 위해 Excel에서 데이터를 구성하는 단계별 프로세스를 소개합니다.

 

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

 

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

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• 원문: How To Organize Data In Excel For Analysis
• URL: https://cellularnews.com/now-you-know/how-to-organize-data-in-excel-for-analysis/

 

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1단계: 데이터 정렬

Excel에서 데이터를 정렬(Sorting)하는 것은 정보를 효과적으로 구성하고 분석하는 데 필수적인 단계입니다. 데이터를 논리적 순서로 정렬하면 패턴, 추세 및 이상값을 쉽게 식별할 수 있습니다. Excel에서 데이터를 정렬하려면 다음의 간단한 단계를 따릅니다.

 

1. 정렬하려는 셀 범위를 선택합니다(또는 정렬할 범위 내의 셀을 하나 선택해도 됩니다).
2. [데이터] 탭 - [정렬 및 필터] 그룹 - [정렬]을 클릭합니다.
3. 정렬 대화 상자에서 정렬 기본 설정을 지정합니다. 하나 또는 여러 열을 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하도록 선택할 수 있습니다.
4. [확인] 버튼을 클릭합니다.

Excel을 사용하면 데이터를 알파벳순, 숫자순, 날짜순 또는 사용자 지정 목록순으로 정렬할 수도 있습니다. 정렬 옵션을 사용하면 데이터를 쉽게 정리하고 추가 분석을 위해 데이터를 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다. 엑셀에서 데이터를 정렬하면 정보 정리에 도움이 될 뿐만 아니라 최소값과 최대값을 구하거나 정렬된 그룹을 기준으로 소계를 계산하는 등 다양한 계산을 수행할 수 있습니다.

 

Excel에서 데이터 정렬은 비파괴적인 작업입니다 즉, 원본 데이터는 그대로 유지되며 표시되는 순서만 변경됩니다. 정렬을 다시 적용하거나 "실행 취소" 기능을 사용하여 언제든지 원래 순서로 되돌릴 수 있습니다.

 

2단계: 데이터 필터링

Excel에서 데이터 필터링(filtering)은 특정 기준을 충족하는 데이터만 볼 수 있는 강력한 기술입니다. 필터를 적용하면 필요한 정보를 쉽게 추출하고 데이터 세트에서 불필요한 정보를 제거할 수 있습니다.

 

1. 필터링하려는 데이터가 포함된 셀 범위를 선택하여 시작합니다. 정확한 필터링을 위해 열 헤더를 포함해야 합니다.
2. [데이터] 탭 - [필터]를 클릭합니다. 그러면 선택한 범위의 각 열 헤더 옆에 드롭다운 화살표가 추가됩니다.
3. 필터링하려는 열 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭합니다. 해당 열에 고유한 값 목록이 표시됩니다. 특정 값을 선택하거나 검색 상자를 사용하여 원하는 정보를 찾을 수 있습니다.
4. 필터 기준을 선택한 후 필터링된 보기에 포함하려는 값 옆에 있는 확인란을 클릭합니다. Excel은 선택한 값만 표시하도록 데이터를 즉시 업데이트합니다.
5. 필터를 더욱 구체화하려면 다른 열에 추가 기준을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 여러 조건을 결합하여 복잡한 필터를 만들 수 있습니다.
6. 필터를 제거하고 모든 데이터를 다시 표시하려면 [데이터] 탭 - [정렬 및 필터] 그룹에서 [지우기]를 클릭하면 됩니다.

Excel에서 데이터 필터링은 동적 프로세스입니다. 즉, 언제든지 필터 기준을 쉽게 수정하거나 제거하여 보기를 조정할 수 있습니다. 이 기능은 빈번한 분석과 탐색이 필요한 대규모 데이터 세트를 처리할 때 특히 유용합니다. 재무 데이터, 고객 기록 또는 기타 유형의 정보로 작업하는 경우 Excel에서 데이터를 필터링하면 분석을 간소화하고 관련 정보에 집중할 수 있습니다.

 

3단계: 피벗 테이블 사용

피벗 테이블(Pivot Table)은 대량의 데이터를 요약하고 분석할 수 있는 Excel의 강력한 도구입니다. 단 몇 번의 클릭만으로 데이터를 구성하고, 조작하고, 통찰력을 얻을 수 있는 유연한 방법을 제공합니다. 이번 단계에서는 피벗 테이블을 효과적으로 사용하는 방법을 살펴보겠습니다.

 

1. 피벗 테이블을 만들려면 먼저 데이터 범위를 선택하고 [삽입] 탭 [피벗 테이블]을 클릭합니다. 피벗 테이블을 배치할 위치를 선택할 수 있는 대화 상자가 나타납니다.
2. 다음으로 피벗 테이블에서 사용할 필드를 정의합니다. 원하는 필드를 피벗 테이블 필드 목록의 행 , 열 및 값 영역 으로 끌어서 놓습니다 . 행 및 열 영역에서는 데이터 구성 방법을 결정하고, 값 영역에서는 요약할 데이터를 지정합니다 .
3. 피벗 테이블 레이아웃을 설정하면 Excel은 선택한 데이터를 기반으로 합계, 개수, 평균 등과 같은 집계 함수를 자동으로 계산합니다. 
4. 피벗 테이블에서 값을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 값 필드 설정을 선택하여 이러한 계산을 사용자 정의할 수 있습니다 . 이를 통해 요약 기능을 변경하거나 추가 계산을 적용할 수 있습니다. 
5. 피벗 테이블의 뛰어난 기능 중 하나는 데이터를 쉽게 필터링하고 드릴다운하는 기능입니다. 보고서 필터 , 열 레이블 , 행 레이블 및 값 영역을 사용하여 다양한 방법으로 데이터를 필터링하고 조각화할 수 있습니다. 예를 들어 특정 날짜, 제품 또는 지역별로 필터링하여 데이터의 특정 하위 집합에 집중할 수 있습니다.
6. 피벗 테이블은 데이터를 더욱 체계적으로 구성하고 구체화할 수 있는 그룹화 및 정렬 옵션도 제공합니다. 날짜를 월, 분기 또는 연도로 그룹화하고 값을 오름차순 또는 내림차순으로 정렬할 수 있습니다. 이러한 기능을 사용하면 데이터에 대한 포괄적인 보기를 쉽게 얻고 추세나 패턴을 식별할 수 있습니다.
7. 원본 데이터가 변경될 때마다 피벗 테이블 데이터를 새로 고치는 것이 중요합니다. Excel에서는 자동 새로 고침 기능을 제공하지만 피벗 테이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 고침을 선택하여 수동으로 새로 고칠 수도 있습니다 . 이렇게 하면 피벗 테이블에 최신 업데이트가 반영되고 정확성이 유지됩니다.
8. 마지막으로 피벗 테이블에 다양한 서식 옵션을 적용하여 데이터의 시각적 표현을 향상시킬 수 있습니다. Excel에서는 기본 설정이나 프레젠테이션 요구 사항에 맞게 레이아웃, 스타일 및 색상을 수정할 수 있는 다양한 사용자 지정 도구를 제공합니다.

Excel에서 피벗 테이블을 사용하면 원시 데이터를 의미 있는 통찰력으로 변환할 수 있습니다. 유연하고 대화형 방식으로 데이터를 정렬하고 요약하면 대규모 데이터 세트를 신속하게 분석하고 추세와 패턴을 기반으로 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

 

4단계: 차트 만들기

Excel에서 데이터를 정렬하고 필터링한 후 다음 단계는 차트와 그래프를 사용하여 시각화하는 것입니다. 데이터 시각화는 통찰력을 얻고 정보를 보다 직관적이고 소화하기 쉬운 형식으로 제시하는 데 필수적인 도구입니다.

 

1. 시각화하려는 데이터 세트를 선택합니다. 여기에는 x축(범주)과 y축(값)이 모두 포함되어야 합니다.
2. [삽입] 탭 - [차트] 그룹에서 적당한 차트 유형을 선택합니다. Excel에서는 열, 선, 원형, 막대 및 분산형 차트와 같은 다양한 차트 유형을 제공합니다. 데이터와 목적에 가장 적합한 차트 유형을 선택합니다.
3. 차트 유형을 선택한 후 이를 클릭하여 워크시트에 삽입합니다.
4. Excel에서는 차트 모양을 사용자 지정할 수 있는 다양한 옵션을 제공합니다. 차트 제목, 축 레이블, 범례, 색상 등을 수정할 수 있습니다. 차트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 적절한 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.
5. 데이터 세트를 변경한 경우 해당 데이터 세트를 우클릭하고 [데이터 선택]을 선택하여 차트를 쉽게 업데이트할 수 있습니다. 그런 다음 그에 따라 데이터 범위를 업데이트합니다.
6. Excel을 사용하면 차트 요소의 서식을 지정하여 시각적으로 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다. 글꼴을 변경하고, 데이터 레이블을 추가하고, 축 배율을 조정하고, 다양한 스타일과 효과를 적용할 수 있습니다.
7. 여러 데이터 집합이 있는 경우 동일한 워크시트에 추가 차트를 만들거나 다른 시트를 사용하여 나란히 비교하고 분석할 수 있습니다.
8. 차트가 만족스러우면 Excel 파일을 저장하여 시각화를 유지하세요. 차트를 복사하여 붙여넣거나 이미지나 PDF 파일로 내보내어 직접 공유할 수도 있습니다.

Excel에서 차트와 그래프를 만들면 데이터에 시각적인 흥미를 더할 뿐만 아니라 표 형식에서는 쉽게 알 수 없는 패턴, 추세 및 상관 관계를 식별하는 데도 도움이 됩니다. 이러한 시각적 표현은 데이터 기반 결정을 내리고, 결과를 다른 사람에게 전달하고, 복잡한 정보를 효과적으로 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

판매 수치를 분석하거나, 프로젝트 진행 상황을 추적하거나, 설문 조사 응답을 비교할 때 Excel에서 차트와 그래프를 사용하는 것은 데이터를 표시하고 귀중한 통찰력을 얻을 수 있는 강력한 방법입니다.

 

자주 묻는 질문

분석을 위해 Excel에서 데이터를 구성하는 것이 왜 중요한가요?

Excel에서 데이터를 구성하면 대규모 데이터를 효율적으로 관리하고 이해할 수 있으므로 분석에 매우 중요합니다. 데이터를 테이블이나 차트와 같은 논리적 구조로 구성하면 의사 결정 프로세스에 영향을 줄 수 있는 패턴, 추세 및 통찰력을 쉽게 식별할 수 있습니다.

 

Excel에서 데이터를 구성하는 기술에는 어떤 것이 있나요?

Excel에서 데이터를 구성하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 기술이 있습니다. 인기 있는 것들은 다음과 같습니다:

• 테이블 만들기: Excel의 테이블 기능을 사용하여 머리글과 서식이 지정된 셀로 데이터를 구성합니다.
• 정렬 및 필터링: 특정 기준이나 조건에 따라 데이터를 재배열합니다.
• 피벗 테이블: 정보를 그룹화하고 분석하여 데이터를 요약하고 보고서를 생성합니다.
• 조건부 서식: 서식 규칙을 적용하여 미리 정의된 조건에 따라 특정 데이터를 강조 표시합니다.

 

분석을 용이하게 하기 위해 Excel에서 데이터를 어떻게 정렬할 수 있나요?

분석을 위해 Excel에서 데이터를 정렬하려면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 각 열이 특정 속성이나 변수를 나타내도록 데이터가 일관된 방식으로 구성되었는지 확인하세요.
• 중복, 오류 또는 불일치를 제거하여 데이터를 정리하고 형식을 지정합니다.
• 헤더를 사용하여 각 열에 라벨을 지정하고 포함된 데이터를 명확하게 표시하세요.
• 관련 데이터를 함께 그룹화하고 색상 구분이나 셀 테두리를 사용하여 여러 섹션을 시각적으로 구분하는 것을 고려하세요.

 

데이터를 분석하는 데 도움이 될 수 있는 Excel 기능이 있나요?

Excel은 데이터 분석에 도움이 되는 다양한 기능을 제공합니다. 이들 중 일부는 다음과 같습니다:

• 수식 및 함수: Excel은 데이터를 분석하고 계산을 수행하는 데 사용할 수 있는 광범위한 수학 및 통계 함수를 제공합니다.
• 차트 및 그래프: 데이터의 시각적 표현은 추세, 패턴 및 이상값을 빠르게 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 데이터 분석 추가 기능: Excel은 추가 통계 분석 기능을 제공하는 데이터 분석 도구 팩과 같은 보충 도구를 제공합니다.

 

Excel에서 데이터 구성 및 분석을 자동화할 수 있습니까?

Excel에서는 매크로 및 VBA(Visual Basic for Application)를 사용하여 데이터 구성 및 분석을 자동화할 수 있습니다. 매크로를 기록하고 실행하면 반복 작업을 자동화하고 특정 데이터 분석 요구 사항을 처리하기 위한 사용자 정의 절차를 만들 수 있습니다.