들어가기 전에
병합 셀 남용, 한 시트에 모든 데이터 저장 등 비효율적 습관은 분석과 관리 효율을 크게 떨어뜨립니다. 가정 숨기기·읽기 어려운 수식 작성은 협업과 유지보수를 어렵게 만들고 오류 가능성을 높입니다. 휘발성 함수 과다 사용 등 잘못된 습관은 성능 저하를 유발하며, 효율적 구조 설계가 중요합니다. 엑셀을 제대로 사용하기 위해 주의할 사항들을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 Excel habits I had to unlearn to get good at it
- URL: https://www.makeuseof.com/excel-habits-to-unlearn/
1. 병합된 셀
스프레드 시트의 모양을 중요하게 생각한다면, 깔끔한 레이아웃을 위해 엑셀에서 셀을 병합하는 것이 당연한 선택처럼 보일 수 있습니다. 그러나 셀 병합은 문제를 해결하기보다는 더 많은 문제를 야기하는 경우가 많습니다. 정렬 기능을 망가뜨리고, 필터 적용을 어렵게 하며, 수식이 예측 불가능하게 동작하게 만드는 경우도 흔합니다.
실제로 이는 셀을 병합할 때마다 데이터를 계속 재배열해야 한다는 것을 의미합니다. 그래야만 수식과 필터가 정의된 행이나 열 내의 단일 값으로 내용을 올바르게 해석할 수 있습니다. 그렇지 않으면 해당 셀에 아무런 기능도 적용하지 않게 될 수도 있습니다.
대신 사용할 방법은 ' 선택 영역 가운데 맞춤'을 사용하는 것입니다. 이렇게 하면 스프레드시트 구조를 변경하지 않고도 거의 동일한 시각적 결과를 얻을 수 있습니다. 이 기능은 '홈' 탭으로 이동하여 '맞춤' 그룹을 확장한 다음 '가로' 아래에서 '선택 영역 가운데 맞춤'을 선택하면 찾을 수 있습니다.
2. 모든 내용을 한 장에 정리
원시 데이터, 계산, 차트, 보고서 및 대시보드를 모두 하나의 탭에 저장하는 것이 처음에는 효율적으로 보일 수 있지만, 결국에는 작업 검토, 업데이트 및 공유를 더욱 어렵게 만듭니다. 더 나은 접근 방식은 워크플로의 각 단계에 고유한 공간을 할당하는 계층 구조로 생각하는 것입니다.
필자는 이제 원본 데이터용 탭 하나(이 탭은 절대 건드리지 않습니다), 계산 및 로직용 탭 하나, 그리고 다른 사람들이 사용할 최종 보고서용 탭 하나를 따로 관리합니다. 이렇게 데이터와 프레젠테이션을 분리하면 한쪽을 수정하더라도 다른 쪽에 영향을 주지 않고 훨씬 쉽게 내용을 파악할 수 있습니다.
3. 가정 숨기기
이 수식이 시트의 P3 셀에 있다고 가정해 보세요.
=J3*0.075
가장 먼저 떠오르는 질문은 0.075가 무엇을 나타내는가 하는 것입니다. 세율일 수도 있고, 수수료일 수도 있고, 아니면 특정 계산에 적합하다고 판단한 숫자일 수도 있습니다. 문제는 맥락이 없다는 점입니다. 따라서 이 표를 보는 사람은 누구나 추측할 수밖에 없습니다.
같은 값을 두 번 이상 참조할 경우, 명확한 레이블을 붙여 별도의 셀에 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, O1 셀에 "우수 고객 할인"을, P1 셀에 "0.075"를 입력하면 의미를 바로 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 논리를 이해하기 쉽고 나중에 수정하기도 훨씬 간편해집니다.
수식에 숫자를 직접 입력하는 것을 피할 수 없다면, 최소한 그 숫자를 표시하는 것이 좋습니다. 다른 색상의 텍스트로 셀을 강조 표시하거나 주석을 추가하여 해당 숫자가 무엇을 나타내는지 항상 명확하게 알 수 있도록 하세요.
4. 읽기 어려운 수식 작성
엑셀을 시행착오를 통해 익혔다면, 복잡한 수식에 끌리는 경향이 있을 겁니다. 단순히 수식을 작성할 수 있다는 것을 증명하고 싶어서일 수도 있죠. 이런 수식들은 마치 중첩된 IF 함수들이 IFERROR 함수 안에 겹겹이 쌓여 있고, INDEX-MATCH 함수까지 더해져 60자 이내의 한 줄에 빼곡히 적혀 있는 것처럼 보입니다.
그런 식으로 수식을 작성하고 디버깅할 수 있다면 훌륭합니다. 하지만 다른 사람과 스프레드시트를 공유하려는 경우, 이러한 복잡성은 여러 문제를 야기할 가능성이 높습니다.
최신 Excel은 논리 구조를 명확하고 쉽게 구성할 수 있는 더 나은 방법을 제공합니다. LET와 같은 함수를 사용하면 수식 내에서 변수를 정의할 수 있으므로 각 단계를 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 이름 지정 범위를 사용하면 모호한 셀 참조 대신 의미 있는 레이블을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 "$QR$200"과 같은 참조 대신 "세율"과 같은 이름을 사용할 수 있습니다. 이러한 도구를 사용하기 시작하면 자신과 공동 작업자 모두에게 수식을 훨씬 쉽게 읽고 관리할 수 있게 됩니다.
5. 휘발성 함수의 과도한 사용
OFFSET이나 INDIRECT 같은 함수는 매우 유용하지만, 단점도 있습니다. 이러한 함수는 의존하는 셀이 업데이트될 때뿐만 아니라 통합 문서의 내용이 변경될 때마다 다시 계산됩니다. 파일 크기가 큰 경우, 이러한 지속적인 재계산으로 인해 스프레드시트 속도가 느려지고 응답성이 떨어질 수 있습니다.
이러한 함수는 특히 스프레드시트를 직접 만들지 않은 사람에게는 가독성이 떨어질 수 있습니다. 이러한 함수를 사용하기 전에 구조화된 테이블 참조나 비휘발성 대안을 통해 더 깔끔하게 동일한 결과를 얻을 수 있는지 고려해 보는 것이 좋습니다. 많은 경우, 이러한 방법이 효과적이며 통합 문서의 가독성을 높여줄 것입니다.
6. 문서 및 버전 기록 무시
잘 구성된 스프레드시트에는 일반적으로 파일의 용도, 각 시트의 내용, 외부 데이터 출처, 작성자 등을 설명하는 표지 또는 정보 탭이 포함됩니다. 이러한 정보를 정리하는 데는 몇 분밖에 걸리지 않지만, 나중에 파일을 사용하는 자신과 다른 사람들의 혼란을 크게 줄여줄 수 있습니다.
파일을 날짜별로 저장해 두는 것도 좋은 습관입니다. 자동 저장 기능을 켜두면 변경 내용이 저장되고 Excel에서 버전 기록을 유지해 주지만, 자동 저장에만 의존하면 작업의 여러 단계를 빠르게 비교하기가 어려울 수 있습니다. 중요한 시점에 명확하게 이름을 지정한 버전으로 저장해 두면 이러한 비교 과정이 훨씬 쉬워집니다.
예를 들어, 온라인 파일의 로컬 사본을 "Budget_Q2_2026"으로 저장한 후 업데이트를 진행하면 나중에 수치를 다시 확인하거나 비교해야 할 때 신뢰할 수 있는 참조점을 확보할 수 있습니다.
마치며
이상에서 소개한 습관이 반드시 엑셀 실력을 떨어뜨리는 것은 아닙니다. 많은 사람이 이런 방식으로 배우며 자연스럽게 익힙니다. 다만 어느 정도 익숙해지면 업무 방식을 정리할 필요가 있습니다. 기존 습관을 바꾸면 효율이 높아지고, 개선할 부분도 더 쉽게 보이게 됩니다.
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