들어가기 전에
Excel을 마스터하는 비결은 복잡한 수식을 아는 데 있지 않습니다. 그 비결은, 각 작업에 가장 빠르고 효율적인 최적인 도구를 선택하는 데 있습니다. 지루한 스프레드시트 작업을 줄이고, 데이터를 깔끔하게 유지하고, 시간을 절약해 주는 5가지 기능을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: These 5 little-known Excel features save me hours every week
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-excel-little-known-features-save-hours/
1. 이동 옵션 사용
이 기능을 사용하기 전에는 빈 셀, 수식, 조건부 서식 등 특정 내용을 기준으로 대용량 데이터에서 수동으로 셀을 찾는 데 몇 시간을 허비했습니다. 특수 이동 기능은 이러한 수동 검색을 없애고 셀을 즉시 찾아 선택할 수 있게 해줍니다. 즉, 삭제, 업데이트, 확인 작업을 몇 초 만에 수행할 수 있습니다.
이 기능을 사용하려면 먼저 검색할 범위를 선택하거나, 워크시트 전체를 검색하려면 아무 셀이나 선택합니다. 가장 빠른 방법은 F5(또는 Ctrl+G)를 눌러 ‘이동’ 대화 상자를 연 다음 Alt+S를 눌러 ‘이동 옵션'을 실행하는 것입니다. 또는 리본 메뉴를 사용할 수 있습니다: [홈] 탭 - [찾기 및 선택] - [이동 옵션]을 선택합니다.
매주 시간을 절약하기 위해 가장 많이 사용하는 옵션은 다음과 같습니다.
| 옵션 | 역할 | 용도 및 사용 시기 |
| 공백 | 워크시트 또는 범위에서 모든 빈 셀을 선택합니다. | 첫 번째 셀에 NA를 입력한 다음 Ctrl + Enter를 눌러 나머지 선택된 빈칸에 동일한 값을 적용합니다. 또한, 빈 셀을 노란색으로 채워서 눈에 띄게 만들기도 합니다. |
| 조건부 서식 | 조건부 서식 규칙이 적용된 워크시트 또는 범위의 모든 셀을 선택합니다. | 어떤 셀에 조건부 서식이 적용되었는지 잊기 쉽기 때문에 이동 특수 기능을 사용하여 어떤 범위가 서식 규칙을 실제로 사용하고 있는지 확인하고 해당 범위를 빠르게 삭제하거나 수정합니다. |
| 상수 | 수식이 아닌 하드코딩된 텍스트, 숫자, 논리값 및 오류가 포함된 워크시트 또는 범위의 모든 셀을 선택합니다. | 모든 상수를 선택한 후, 사람들이 데이터를 입력할 수 있는 위치를 명확하게 보여주기 위해 파란색으로 채웁니다. |
| 오류 | 오류를 반환하는 수식이 포함된 워크시트 또는 범위의 모든 셀을 선택합니다. | 명령을 실행한 후 Enter 키를 눌러 오류 셀 사이를 이동합니다. 그러면 오류를 훨씬 더 빠르게 진단하고 수정할 수 있습니다. |
| 노트 | 워크시트 또는 범위에서 메모가 첨부된 모든 셀을 선택합니다. | 누군가가 Excel 통합 문서를 공유하면 가장 먼저 하는 일은 이동 옵션 기능을 사용하여 메모가 포함된 모든 셀을 식별하는 것입니다. 이렇게 하면 중요한 세부 정보를 놓치지 않을 수 있습니다. |
2. 사용자 지정 숫자 서식
표현과 계산 사이의 갈등은 주로 수동으로 숫자에 텍스트를 추가할 때 수식이 깨지고 오류가 발생하기 때문에 엄청난 시간 낭비입니다. 사용자 지정 숫자 서식은 이를 피하는 제 방법입니다. 이 기능은 숫자의 표시와 실제 기본값을 분리하므로, 데이터는 수치 그대로 유지되면서도 원하는 대로 정확하게 표시됩니다.
사용자 지정 숫자 서식을 사용하려면 서식을 지정할 셀을 선택한 후 Ctrl + 1을 눌러 숫자 서식 대화 상자를 실행하세요. 또는 홈 탭의 숫자 그룹 오른쪽 하단에 있는 대화 상자 실행기 아이콘을 클릭해도 됩니다.
"숫자" 탭을 열고 범주 목록에서 "사용자 지정"을 선택하세요. 코드는 유형 상자에 입력합니다.
사용자 정의 숫자 서식의 핵심은 코드가 세미콜론(;)으로 구분된 네 개의 섹션으로 나뉘어 있다는 것을 이해하는 것입니다.
양수; 음수;0;텍스트
첫 번째 인수는 양수의 형식을 지정하는 방법을 지시하고, 두 번째 인수는 음수의 형식을 지정하는 방법을 지시하고, 세 번째 인수는 중간 숫자의 형식을 지정하는 방법을 지시하고, 네 번째 인수는 텍스트의 형식을 지정하는 방법을 지시합니다.
예를 들어, 다음을 입력합니다.
#.00;(#.00);-;"TXT"
양수는 소수점 두 자리까지 표시되고, 음수는 괄호 안에, 0은 대시로, 모든 텍스트는 "TXT"로 표시됩니다. 값의 표시 방식을 변경해 도 실제 값은 변경되지 않는다는 점에 유의하세요.
세미콜론을 추가하고 코드를 입력하지 않아 인수를 생략하면 스프레드시트의 해당 셀이 비어 있는 것으로 표시됩니다. 보고 시간을 절약하고 시각적 명확성을 개선하기 위해 사용자 지정 숫자 서식을 사용하는 세 가지 방법은 다음과 같습니다.
| 사용자 지정 숫자 형식 사용 사례 | 사용자 지정 숫자 형식 코드 | 결과 |
| 텍스트 접미사(예: cm) 추가 | 0.0인치cm | 숫자를 소수점 한 자리까지 표시한 다음 숫자 뒤에 "cm"라는 텍스트를 추가합니다. |
| 조건부 색상 변경 적용 | [녹색]0.0;[빨간색]0.0;;[파란색] | 양수는 소수점 첫째 자리까지 녹색으로 표시하고, 음수는 소수점 첫째 자리까지 빨간색으로 표시하고, 0은 공백으로 표시하고, 텍스트는 파란색으로 표시합니다. |
| 백분율에 방향 화살표 추가 | [녹색]0.0%▲; [빨간색]0.0%▼ | 위쪽 화살표를 사용하면 녹색 백분율 값으로 증가를 표시하고 아래쪽 화살표를 사용하면 빨간색 백분율 값으로 감소를 표시합니다. |
사용자 정의 코드 내의 텍스트(예: "cm")는 항상 큰따옴표 ("...") 로 묶어야 합니다.
3. 피벗 테이블 그룹화
Excel에서 동일한 작업을 수행하는 방법은 여러 가지가 있지만, 가장 빠른 방법을 찾는 것이 중요합니다. 예를 들어, TEXT, IF 또는 XLOOKUP 과 같은 함수를 사용하여 데이터를 월, 분기, 연령대 또는 숫자 범위와 같은 범주로 변환할 수 있습니다. 하지만 피벗 테이블 그룹화 도구를 사용하면 수식 없이도 이 작업을 훨씬 더 효율적으로 완료할 수 있습니다.
피벗 테이블을 만든 후 그룹화하려는 값이 포함된 셀을 우클릭하고 [그룹]을 선택합니다. Excel에서는 필드의 데이터 유형에 따라 그룹화 대화 상자를 조정합니다.
| 유형 | 그룹화 대화상자의 작업 | 결과 |
| 날짜 | "일"의 선택을 해제하고 필요한 더 긴 기간(예: "월", "분기" 또는 "년")을 선택합니다. | 일일 데이터는 추세 분석을 위해 즉시 상위 수준의 시계열로 변환됩니다. |
| 숫자 | 시작 시간, 종료 시간, 기준 필드를 정의합니다. 예를 들어, 18세에서 52세까지의 사람들을 5년 단위로 그룹화하려면 "시작 시간" 필드에 15 , "종료 시간" 필드에 55 , "기준" 필드에 5를 입력합니다. | 복잡한 수식을 사용하지 않고도 데이터가 숫자적으로 그룹화됩니다. |
| 텍스트 | "그룹화"를 클릭하기 전에 Ctrl 키를 누른 채로 피벗 테이블에서 결합하려는 개별 항목을 선택합니다. | 개별 텍스트 항목은 상위 수준 요약 그룹으로 그룹화됩니다. |
예를 들어, 사람들을 연령별로 그룹화하면 다음과 같은 피벗 테이블이 만들어집니다.
4. 맞춤형 시퀀스 생성
채우기 핸들의 표준 왼쪽 클릭 드래그는 간단한 시퀀스를 확장하는 데 잘 알려져 있지만, 채우기 핸들의 오른쪽 클릭 드래그를 사용하면 사용자 지정 가능한 데이터 패턴을 만들 수 있습니다. 이 기능은 수식을 사용하지 않고 날짜 계열과 숫자 패턴을 채우는 가장 빠른 방법입니다.
과정은 간단하며 시작 값만 필요합니다. 시작 날짜나 숫자와 같은 계열의 첫 번째 항목을 입력하세요. 그런 다음 셀을 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 사용하여 채우기 핸들을 클릭하여 채우려는 범위 아래로 드래그합니다.
마우스를 놓으면 상황에 맞는 메뉴가 나타납니다. 거기서 원하는 패턴을 선택합니다.
5. 사용자 지정 목록
개인 예산의 범주나 크리스마스 카드 목록의 가족 구성원 등 동일한 텍스트 시퀀스를 Excel 스프레드시트에 수동으로 입력하는 데 시간을 낭비하는 대신, 이러한 반복적인 프로세스를 없애기 위해 사용자 지정 목록을 만듭니다.
(1) Alt > F > T를 눌러 Excel 옵션 창을 엽니다.
(2) 왼쪽 메뉴에서 [고급]을 클릭하고 [일반] 섹션으로 스크롤합니다.
(3) [사용자 지정 목록 편집]을 클릭합니다.
(4) 사용자 지정 목록 창에서 "새 목록"을 클릭하고 목록 항목 필드에 원하는 순서대로 항목을 입력한 후 각 항목을 입력한 후 Enter 키를 누릅니다. 이미 만들어 둔 목록이 있다면 추가할 수도 있습니다.
(5) 목록이 완성되면 [추가]를 클릭하여 사용자 지정 목록 필드에 추가한 다음 [확인]을 클릭합니다.
이제 시퀀스의 첫 번째 항목을 아무 셀에나 입력하고 채우기 핸들을 클릭한 채 드래그하여 전체 목록을 채웁니다. 목록을 채우는 데 필요한 셀 개수를 초과하여 채우기 핸들을 드래그하면 시퀀스가 다시 시작됩니다.
마치며
이상에서 소개한 방법을 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 여기에서 더 나아가, 복잡한 작업을 실행하고 인터페이스를 탐색하기 위한 단축키를 배우고, 이름 상자를 사용하여 빠르게 탐색하고, 창을 고정하여 과도한 스크롤을 방지하는 등 Excel 워크플로우를 가속화하는 방법에 대해 계속 알아보세요.
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