들어가기 전에
2004년 4월에 출시된 Gmail은 벌써 20년이 넘었으며, 여전히 많은 사람들이 사용하고 있습니다. 하지만 아직도 많은 사람들이 활용하지 못하고 있는 훌륭한 기능들이 많이 있습니다. 스마트 작성, 보내기 취소 등 알게 되면 얼마나 유용한지 놀라게 될 10가지 Gmail 기능을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 10 indispensable Gmail ‘extra’ features I can’t live without
- URL: https://www.pcworld.com/article/2562974/10-indispensable-gmail-extra-features-i-cant-live-without.html
1. 스마트 작성
스마트 편지쓰기는 이메일을 자동으로 작성하여 시간이나 머리를 낭비하는 번거로움을 덜어주어 더욱 빠르게 이메일을 작성할 수 있도록 설계되었습니다. 이 기능은 머신러닝을 활용하여 사용자가 입력하려는 내용을 예측하고, Gmail은 이메일 작성 중에 실시간으로 추천 단어를 제시합니다.
스마트 기능 및 개인 설정을 해제하지 않는 한 스마트 작성은 기본적으로 켜져 있습니다. 하지만 [설정] - [기본 설정] 탭에서, 아래로 스크롤하여 [스마트 답장]이 표시될 때까지 스마트 작성을 쉽게 켜고 끌 수 있습니다.
표준 스마트 작성 기능은 입력하는 동안 예측 글쓰기 제안을 제공하지만, 스마트 작성 개인 설정을 활성화하면 Gmail 계정에 있는 모든 이메일을 기반으로 사용자의 글쓰기 스타일에 맞게 실시간 제안을 개인화할 수도 있습니다.
2. 일정 보내기
이메일을 미리 작성하는 편이신가요? 그렇다면 아마 초안을 작성해서 보낼 준비가 될 때까지 임시보관함에 넣어두는 경우가 있을 겁니다. 하지만 이 방법은 위험할 수 있습니다. 잊어버릴 수도 있으니까요. 그리고 누군가에게 이메일을 보냈다고 생각했는데, 보낸 적이 없다는 답장을 받는 것보다 더 짜증 나는 일이 또 있을까요?
Gmail의 '예약 전송' 기능을 사용해야 하는 이유가 바로 여기에 있습니다. 이메일을 작성하고 전송할 준비가 되면 바로 전송할 필요 없이, 전송 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다. 평소처럼 '보내기'를 클릭하는 대신 , '보내기' 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 다음 '예약 전송'을 클릭하세요.
기본적으로 "내일 아침", "내일 오후" 또는 "월요일 아침"을 선택할 수 있습니다(주말에 업무 관련 이메일을 작성할 때 유용합니다). 또한, " 날짜 및 시간 선택"을 통해 원하는 날짜와 시간을 선택하여 이메일을 발송할 수 있습니다.
3. 보내기 취소
Gmail의 보내기 취소 기능은 설명이 필요 없을 정도로 직관적입니다. 이메일을 보낸 후 마음을 바꿀 수 있는 유예 기간을 제공하여, 추가 수정을 위해 전송을 취소하거나, 전송을 연기하거나, 아예 전송을 보류할 수 있습니다.
이메일을 작성하는 도중 실수로 보낸 경우, 파일을 첨부하는 것을 잊은 경우, 이메일을 작성한 후에 오타를 발견한 경우, 실수로 BCC 대신 CC를 입력한 경우 등에 '보내기 취소' 기능이 매우 유용합니다.
기본적으로 보내기 취소 기능이 활성화되어 있지만, 이메일 보내기를 취소하는 유예 기간을 변경할 수 있습니다.
[설정] - [기본 설정] 탭에서 아래로 스크롤하여 [보내기 취소]를 찾으세요. 그런 다음 타이머를 5초에서 30초까지 설정할 수 있습니다. 30초로 설정하는 것을 추천합니다.
이메일을 보낸 후 취소하려면 화면 왼쪽 하단의 ' 메시지 전송됨' 알림을 확인하고 '취소'를 클릭 하세요. 재빨리 취소하면 이메일이 수신자의 받은 편지함으로 전송되지 않고 임시 보관함으로 돌아갑니다.
4. 검색 연산자
Gmail의 기본 검색 기능은 검색창에 찾으려는 내용을 입력하는 것만큼 쉽지만, 결과가 항상 좋은 것은 아닙니다. Gmail 보관함 전체를 검색할 때 관련성이 없거나 과도한 검색 결과에 지치셨다면, Gmail 검색 연산자를 사용하여 검색 결과를 더욱 효과적으로 필터링해 보세요. 특히 받은 편지함에 이메일이 너무 많아 특정 이메일을 찾을 때마다 마치 모래 속에서 바늘을 찾는 것처럼 답답할 때 유용합니다.
Gmail 검색 연산자는 너무 많아서 여기에 모두 나열할 수 없지만, 개인적으로 가장 많이 사용하는 연산자는 다음과 같습니다.
- from: 특정 인물이 보낸 이메일만 필터링하는 데 사용
- subject: 이메일 제목으로 검색을 필터링하고 본문 내용은 무시하는 데 사용
더 자세한 내용은 Gmail 지원 페이지에서 모든 Gmail 검색 연산자의 전체 목록을 확인하실 수 있습니다.
5. 이메일 스누즈(다시 알림)
이메일을 스누즈하는 것은 아침에 알람 시계를 스누즈하는 것과 비슷합니다. Gmail은 스누즈한 이메일을 사용자가 지정한 시간 동안 받은 편지함에서 일시적으로 제거합니다.
기본적으로 이메일을 "내일", "이번 주말" 또는 "다음 주"까지 스누즈할 수 있습니다. 하지만 원하는 날짜와 시간을 선택하여 마음껏 미룰 수도 있습니다. 스누즈가 만료되면 이메일은 받은 편지함으로 바로 다시 전송됩니다.
Gmail에서 이메일을 스누즈하려면 해당 이메일 위에 마우스를 올리고 옵션 오른쪽에 있는 스누즈 아이콘을 클릭하세요. 이메일을 스누즈할 수 있는 기본 기간이 여러 개 표시되지만, 원하는 기간이 없다면 '날짜 및 시간 선택'을 클릭하여 원하는 기간을 설정하세요. 여러 이메일을 모두 선택하고 같은 방법으로 한 번에 스누즈할 수도 있습니다.
이메일을 일시 중지한 후에는 왼쪽 패널의 일시 중지 항목에서 일시 중지된 모든 이메일을 볼 수 있으며 , 원하는 경우 이메일을 미리 일시 중지 해제하여 일정보다 일찍 처리할 수 있습니다.
6. 이메일 템플릿
동일한 이메일을 반복해서 보내는 경우, 혹은 적어도 구조와 내용이 매우 유사한 이메일을 보내는 경우, Gmail의 이메일 템플릿 기능을 꼭 활용해야 합니다.
이름에서 알 수 있듯이 이메일 템플릿을 사용하면 다양한 템플릿을 만들고 저장할 수 있으며, 나중에 이를 사용하여 기본 이메일로 바로 시작하고 편집할 수 있으므로 매번 이메일을 처음부터 작성할 필요가 없습니다.
템플릿을 사용하려면 [설정] - [고급] 탭에서 [사용]을 클릭합니다. Gmail이 새로고침되면 템플릿을 만들 수 있습니다.
Gmail에서 템플릿을 만들려면 평소처럼 이메일을 작성하세요. 하지만 이메일을 보내는 대신 [점 3개] 메뉴 - [템플릿] - [임시보관함을 템플릿으로 저장]을 선택합니다. 그런 다음 다음에 비슷한 이메일을 보내려면 [점 3개] 메뉴 - [템플릿] - [템플릿 삽입]을 클릭하세요.
7. 맞춤법 및 문법 제안
이메일에서 정확한 맞춤법과 문법을 사용하는 것은 언제나 중요하지만, 특히 전문적인 직책을 맡은 사람에게 이메일을 보낼 때는 더욱 중요합니다. 상사든 고객이든, 보내는 모든 이메일에서 좋은 인상을 남기고 싶을 것입니다.
Gmail은 두 가지 모두에 대한 자동 수정 기능을 제공하며, 자동 수정 기능이 너무 많은 것 같고 글쓰기를 직접 제어하고 싶을 때 유용한 실시간 맞춤법 및 문법 제안 기능도 제공합니다.
Gmail에서 글을 쓸 때 맞춤법과 문법을 검사하도록 설정하려면 [설정] - [일반] 탭에서, [문법 검사], [맞춤법 검사], [자동 수정] 옵션을 켜고 끌 수 있는 옵션을 찾습니다. 여러 가지 기능을 실험해 보고 자신에게 맞는 조합을 찾아보세요.
8. 받은 편지함 카테고리, 라벨 및 필터
이메일을 많이 주고받는 경우, Gmail의 기본적인 정리 기능으로는 정리하고 깔끔하게 유지하는 데 충분하지 않습니다. 적어도 사용자의 많은 수동 작업이 없다면 말이죠. 다행히 Gmail에는 이러한 작업을 자동화하고 깔끔하게 정리할 수 있는 고급 정리 기능이 있습니다.
우선, Gmail의 받은편지함 카테고리는 이메일을 의도에 따라 자동으로 분류합니다. 이러한 받은편지함 카테고리에는 소셜, 프로모션, 스팸이 포함되며, Gmail은 수신 이메일을 자동으로 처리하여 사용자의 편의를 위해 이러한 카테고리로 분류합니다.
이러한 카테고리 외에도 라벨도 있습니다. 라벨은 이메일을 원하는 대로 수동으로 분류할 수 있는 사용자 지정 태그와 같습니다. 각 라벨은 폴더와 비슷하지만, 이메일에 원하는 만큼 다양한 라벨을 지정할 수 있습니다. 라벨은 왼쪽 패널에서 탐색할 수 있으며, 라벨을 사용하면 유형별로 이메일을 쉽게 탐색하고 찾을 수 있습니다. 예를 들어 영수증, 청구서, 업무 프로젝트, 다양한 취미 등에 대한 라벨을 만들 수 있습니다.
한 단계 더 나아가, 필터가 있습니다. 필터는 사용자가 직접 만들 수 있는 맞춤 규칙으로, 이메일이 받은 편지함에 들어오면 자동으로 특정 작업을 처리합니다. 필터를 만들려면 검색창 오른쪽에 있는 '검색 옵션 표시' 를 클릭하고 검색 기준을 입력한 다음 '필터 만들기'를 클릭하세요.
예를 들어, 제목에 특정 단어가 포함된 모든 이메일에 자동으로 특정 라벨을 적용하는 필터를 만들거나, 특정 도메인 주소에서 온 이메일을 자동으로 다른 받은 편지함으로 전달할 수 있습니다.
9. 비밀 모드
Gmail에 비밀 모드가 있다는 사실, 알고 계셨나요? Gmail을 더욱 안전하게 만드는 가장 좋은 방법 중 하나인 비밀 모드는 수신자가 이메일에 대해 할 수 있는 작업을 제한하여 민감한 정보를 보호하도록 설계되었습니다.
비밀 모드로 이메일을 보낼 때 만료일을 설정하고 SMS 비밀번호를 입력해야 열 수 있도록 설정할 수 있습니다. 비밀 이메일은 수신자가 전달, 복사, 인쇄 또는 다운로드할 수 없습니다. 나중에 이메일 접근 권한을 취소할 수도 있습니다.
비밀 이메일을 보내려면 메시지 작성 시 잠금 아이콘을 클릭하여 비밀 모드로 전환하세요. 그러면 해당 이메일에 위에서 언급한 기능을 설정할 수 있습니다. 안전합니다.
10. 단축키
Gmail은 기본적으로 매우 사용자 친화적이지만, 마우스 커서만 사용해서 탐색하면 많은 시간을 낭비하게 될 수 있습니다. 이메일을 읽고, 쓰고, 정리하는 데 더 많은 시간을 투자할수록 단축키를 활용하는 것이 더 큰 효과를 볼 수 있습니다.
Gmail에서는 단축키를 활성화해야 하지만, 일단 활성화하고 나면 유용한 단축키를 충분히 익혀 자연스럽게 사용할 수 있게 되고 나면 Gmail을 훨씬 사용하기 쉬워지고 생각보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
Gmail에서 단축키를 사용하려면 [설정] - [일반] 탭에서 단축키를 전환하는 옵션이 표시될 때까지 아래로 스크롤합니다. Gmail은 기본적으로 다양한 단축키를 제공하지만, 모든 단축키를 이해하는 데는 시간이 걸릴 수 있습니다. 단축키를 활성화하면 ?Gmail이 열려 있는 동안 입력하면 언제든지 전체 단축키 목록을 볼 수 있습니다.
현재 단축키가 마음에 들지 않으면 원하는 대로 설정할 수 있습니다. [설정] - [고급] 탭을 아래로 스크롤하여 사용자 지정 단축키를 활성화하세요. 그러면 Gmail 단축키를 원하는 대로 설정할 수 있는 단축키 탭이 나타납니다.
마치며
Gmail을 더욱 편리하게 사용할 수 있는 10가지 기능에 대해 소개했습니다. 여러분의 메일 업무가 더욱 편리해지기를 기대합니다.
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