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Excel은 다재다능하며 많은 것을 해결할 수 있습니다. 하지만 많은 사람들은 수동 데이터 입력과 반복 작업의 순환에 갇혀 있는 경우가 많습니다. Excel 자동화를 통해 오류를 최소화하고 워크플로우를 가속화하는 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 best ways to automate your Excel workbook
- URL: https://www.xda-developers.com/ways-to-automate-your-excel-workbook/
1. Excel에서 매크로로 작업 자동화
매크로는 Excel 통합 문서를 자동화하는 가장 일반적인 방법입니다. 동일한 작업을 반복하는 대신 모든 단계의 매크로를 기록해 두면 지루한 명령을 한 번의 클릭만으로 실행할 수 있습니다. 매크로 기록은 모든 마우스 클릭과 키보드 입력을 기록하므로 실시간 녹화 중 오류를 줄이기 위해 미리 단계를 계획하는 것이 좋습니다.
(1) Excel 통합 문서를 엽니다. 어떤 작업을 매크로로 기록할 것인지 생각해 둡니다. 매크로 기록을 작동하면 시행착오 과정까지 기록되므로 미리 작업 과정을 생각해 두는 것이 좋습니다.
(2) [보기] 탭 - [매크로] - [매크로 기록]을 선택합니다.
(3) 매크로 이름을 입력합니다(작업의 성격을 나타내는 적절한 이름으로). 필요한 경우 바로 가기 키를 할당하고, 매크로를 저장할 위치를 선택합니다.
(4) Excel 작업을 수행하고 기록한 다음, 같은 매크로 메뉴에서 [기록 중지]를 선택합니다.
이제부터는 동일한 작업을 실행하고 싶을 때마다 키보드 단축키를 사용하거나 [보기] 탭에서 매크로를 실행하기만 하면 됩니다. 생산성을 높이고, 일관성을 개선하고, 수동 오류를 없애기 위해 반복 작업에 대한 매크로를 만드는 것이 좋습니다.
2. Excel의 자동화 탭 사용
파워 유저라면 VBA(Visual Basic for Applications)를 살펴보고 다양한 자동화 가능성을 열어보세요. 기본적으로 Excel 내에서 미니 프로그램처럼 작동하는 사용자 지정 매크로를 작성하여 복잡한 작업을 자동화하고 데이터를 조작할 수 있습니다. 기본 제공 기능으로 달성할 수 있는 수준을 훨씬 뛰어넘는 수준의 자동화를 실현할 수 있습니다. VBA는 약간의 프로그래밍 지식이 필요하며, 모든 사람에게 적합한 것은 아닙니다.
(1) Excel 통합 문서를 열고 [자동화] 탭으로 이동합니다.
(2) 하이퍼링크 제거, 빈 행 수 계산, 선택 항목 고정 등 여러 가지 기존 스크립트를 한눈에 살펴볼 수 있습니다. 새 스크립트를 선택합니다.
(3) 사이드바에 코드 편집기가 열립니다. 스크립트를 작성하고 실행을 클릭하여 실제로 작동하는지 확인합니다.
원하는 만큼 스크립트를 만들어 Excel 자동화를 한 단계 업그레이드할 수 있습니다. 프로그래밍 지식과 선호도에 전적으로 달려 있습니다.
언제든지 모든 스크립트 메뉴를 열고 기록된 스크립트를 훑어본 다음 옆에 있는 점 3개 메뉴를 선택하여 실행, 편집, 이름 변경, 복사 또는 삭제할 수 있습니다.
3. 조건부 서식 사용
Excel의 조건부 서식 지정은 스프레드시트를 위한 초능력과도 같습니다. 정의한 규칙에 따라 셀에 자동으로 서식을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 조건부 서식을 사용하여 표에서 상위 10%의 매출 수치를 강조 표시할 수 있습니다.
예를 들어 모든 직원의 연간 매출 수치가 있다고 가정합니다. 여기서 예상보다 낮은 매출 수치를 강조 표시하고자 합니다.
(1) Excel 통합 문서를 열고 [홈] 탭에서 [조건부 서식]을 선택합니다.
(2) [셀 강조 규칙] - [보다 작음]을 선택합니다.
(3) 80000을 입력하고 형식을 선택합니다(기본값은 [진한 빨강 텍스트가 있는 연한 빨강 채우기]로 설정되어 있음).
(4) 특정 서식으로 사용자 지정할 수도 있습니다. [확인]을 클릭하고 조건부 서식이 작동하는지 확인합니다.
여기에는 무한한 가능성이 있습니다. 마감일이 지난 작업은 빨간색, 진행 중인 작업은 초록색으로 표시되는 색상 눈금을 사용해 예정된 마감일을 확인할 수 있습니다.
4. Excel에서 동적 시각화 살펴보기
Excel에서 동적 시각화를 활성화하는 방법에는 여러 가지가 있지만, 표를 사용하는 것이 가장 쉬운 방법입니다. 데이터베이스를 테이블로 전환하고 다양한 차트를 만들어 시간에 따른 패턴을 이해할 수 있습니다. 가장 큰 장점은 백그라운드 자동화입니다. 새 데이터를 추가하거나 기존 그림을 편집하면 Excel에서 관련 차트를 자동으로 새로 고칩니다.
동적 시각화를 통해 Excel 데이터에 생동감을 불어넣는 방법에 대한 전용 가이드가 있습니다. 지루한 데이터 집합을 최대한 활용하려면 [여기]를 참고하세요.
5. Excel 추가 기능을 사용하여 지루한 작업 자동화하기
기본 Excel 자동화 도구로 충분하지 않다면 추가 기능 스토어로 이동하여 타사 도구를 살펴보세요. Power Automate는 즐겨 사용하는 앱과 서비스 간에 자동화된 워크플로를 만들어 파일 동기화, 알림 수신, 데이터 수집 등의 작업을 자동화하는 플러그인 중 하나입니다. 이 플러그인은 SharePoint, Office 365, Planner, 심지어 X, Trello, MailChimp와 같은 Microsoft 서비스와 함께 작동합니다.
Microsoft Excel용 추가 기능은 무궁무진합니다. 별도의 가이드를 통해 최고의 추천 기능을 확인하세요.
6. Microsoft Copilot 사용
Copilot Pro 플랜(월 29,000원)을 사용하는 경우, Microsoft는 Excel을 포함한 모든 오피스 앱에서 Copilot 어시스턴트를 잠금 해제합니다. 텍스트 프롬프트를 사용하여 서식을 적용하고, 데이터 인사이트를 얻고, VBA 코드를 생성하고, 데이터베이스를 즉시 이해할 수 있습니다. 실제로 확인해 보겠습니다.
(1) Excel 통합 문서를 열고 오른쪽 상단 모서리에서 Copilot을 실행합니다.
(2) MacBook 판매 실적을 강조 표시하고 싶습니다. 'MacBook으로 모든 셀 강조 표시'를 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
(3) Copilot은 노란색 채우기 색상과 검은색 텍스트를 사용하는 기본 서식 스타일을 제안합니다. 적용을 클릭합니다.
(4) 이제 수익이 $7000을 초과한 총 판매량을 계산하고 싶습니다. Copilot에 동일한 작업을 요청하면 즉시 답변을 받을 수 있습니다.
(5) Copilot은 수식을 생성하고 기준에 맞는 단위 수를 표시합니다.
마치며
Excel 자동화는 단순히 시간을 절약하는 것만이 목적이 아닙니다. 오류를 제거하고 정확성을 높이며 진정으로 중요한 데이터 분석과 정보에 입각한 의사 결정에 집중할 수 있게 해줍니다. 자동화 외에도 템플릿 갤러리를 탐색하여 워크플로우 속도를 높일 수도 있습니다.
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