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Excel 피벗 테이블은 빠르고 강력하며 데이터를 손쉽게 정리, 필터링, 요약, 분석할 수 있습니다. 하지만 일반적인 실수를 저지르면 분석이 부정확하거나 불완전해질 수 있습니다. 피벗 테이블과 관련해서 사람들이 저지르기 쉬운 실수와 이를 해결하는 방법을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Stop making these Excel PivotTable mistakes!
- URL: https://medium.com/learning-data/stop-making-these-excel-pivottable-mistakes-48ec8ea83279
실수 1: 피벗 테이블에 적절한 데이터 구조를 설정하지 않음
피벗 테이블이 올바르게 작동하려면 데이터 구조가 다음 지침을 따라야 합니다.
- 변수는 열이고 관찰값은 행인 직사각형 형태라야 합니다.
- 추가 서식을 사용하지 마세요.
- 차원과 측정값만 포함시키세요.
- 명확하고 일관된 열 머리글을 갖도록 합니다.
- 추가 머리글, 바닥글, 소계 또는 계산된 필드를 제외합니다.
다음과 같은 일반적인 함정을 피하세요.
- 전치된 데이터(행은 변수, 열은 관찰치)
- 불필요한 서식
- 원시 데이터에 계산된 필드 포함
- 혼란스럽거나 일관되지 않은 열 머리글 이름
- 추가 헤더 행
해결 방법
핵심은 데이터를 간단하고 깨끗하게 유지하는 것입니다. 소스 데이터에 원시 필드 외에 아무것도 추가하지 마세요. 소스 데이터의 유일한 목적은 피벗 테이블에서 분석할 수 있는 깨끗한 기반을 제공하는 것입니다. 피벗 테이블에서 모든 계산과 분석을 처리하게 하세요.
실수 2: 피벗 테이블의 이름을 지정하지 않음
기본 피벗 테이블 이름은 "PivotTable1"과 같이 모호하고 도움이 되지 않습니다. 여러 피벗 테이블로 작업할 때 이는 금방 혼란스러워집니다! 분석을 더 쉽게 하기 위해 피벗 테이블 이름을 지정하는 것을 적극 권장합니다.
피벗 테이블의 현재 이름을 확인하려면 피벗 테이블 분석 탭으로 이동하여 피벗 테이블 이름 아래를 확인하세요.
해결 방법
예를 들어, 현재 "PivotTable2"로 레이블이 지정되어 있습니다. 이를 수정하기 위해 좀 더 설명적인 이름(예: ItemCountPerBrand)으로 변경했습니다. 이 새로운 이름은 이 피벗 테이블이 브랜드당 항목 수를 계산한다는 것을 나타내므로 그 목적을 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
실수 3: 피벗 테이블을 새로 고치지 않음
항상 소스 데이터를 업데이트한 후 피벗 테이블을 새로 고칩니다. 그렇지 않으면 오래되거나 잘못된 결과가 나올 수 있습니다.
해결 방법
원본 데이터를 업데이트한 후 피벗 테이블을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새로 고침을 선택합니다.
[피벗 테이블 옵션]으로 이동하여 [파일을 열 때 데이터 새로 고침] 확인란을 선택합니다. 그러면 통합 문서를 열 때 피벗 테이블이 자동으로 새로 고쳐지도록 설정됩니다(리본 접근 순서는 엑셀 버전에 따라 달라질 수 있습니다).
실수 4: 피벗 테이블을 만들기 전에 데이터를 "엑셀 표"로 변환하지 않음
피벗 테이블을 삽입하기 전에 데이터를 표로 변환하세요. 표 형식을 사용하면 다음과 같은 많은 이점이 있습니다.
- 데이터를 추가하거나 제거하면 범위가 자동으로 조정되므로 변경 사항이 발생할 때마다 피벗 테이블 원본 범위를 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다.
- 테이블에는 기본 필터가 있어 피벗 테이블에 대한 데이터를 쉽게 필터링, 정리하고 준비할 수 있습니다.
해결 방법
데이터를 표로 변환하려면 데이터 범위를 선택하고 Ctrl + T를 누릅니다. [머리글 포함] 항목에 체크합니다.
실수 5: 모호하고 혼란스러운 기본 헤더를 변경하지 않음
피벗 테이블을 설정할 때 각 필드의 기본 머리글을 검토하여 자신과 최종 사용자에게 명확하고 의미 있게 보이는지 확인하세요.
예를 들어, 필자는 얼마나 많은 의류 품목이 중고품으로 처리되는지 보기 위해 피벗 테이블을 만들었습니다. 기본 헤더인 "행 레이블"과 "고유 ID 수"는 불분명합니다.
해결 방법
헤더를 쉽게 업데이트하여 더 설명적으로 만들 수 있습니다. 헤더 레이블을 선택하고 수식 막대로 이동하여 새 이름을 입력합니다. 여기서는 "행 레이블"을 "Is item thrifted?"로, "고유 ID 개수"를 "# of Items"로 변경했습니다. 이제 피벗 테이블에서 무엇을 분석하는지 더 쉽게 알 수 있습니다.
실수 6: 피벗 테이블 디자인을 업데이트하지 않음
피벗 테이블을 기본 일반 보기로 두거나 제대로 서식을 지정하지 않으면 이해하기 어려울 수 있습니다.
해결 방법
피벗 테이블 보기에서 디자인 탭으로 이동합니다. 여기에서 보고서 레이아웃, 표시할 소계, 행 및 열 머리글의 서식을 포함한 서식 설정을 조정할 수 있습니다. 또한 더 나은 가독성을 위해 줄무늬 행이나 열을 추가할 수도 있습니다. 피벗 테이블 스타일 옵션을 조정하여 분석을 명확하고 읽기 쉽게 만들어 보세요.
미리 정의된 피벗 테이블 스타일을 선택하거나 새 피벗 테이블 스타일을 클릭하여 나만의 피벗 테이블 스타일을 만들 수도 있습니다.
실수 7: 현재 활성화된 필터를 간과함
피벗 테이블에 어떤 필터가 적용되는지 모르는 경우 부정확한 결과를 보고할 수 있습니다. 결론을 보고하기 전에 분석을 왜곡할 수 있는 모든 필터를 항상 확인하세요. 예를 들어, "기본 색상: 분홍색"에 대한 필터를 적용했지만 전체 결과를 분석할 때 잊어버렸다고 생각해 보세요.
그러다 보니 다른 색상의 루르루레몬 아이템이 있는데, 루르루레몬 아이템이 2개뿐인 줄 착각하게 되었습니다.
해결 방법
필터를 다시 확인하세요. 이 경우, "모두"를 선택하여 "기본 색상" 필터를 지웠습니다. 이제 올바른 Lululemon 품목 수인 12개를 볼 수 있습니다.
이 문제를 해결하는 또 다른 방법은 다음과 같습니다. 모든 필터를 지우려면 피벗 [피벗 테이블 분석] - [지우기] - [필터 지우기]를 선택합니다(리본 접근 순서는 엑셀 버전에 따라 달라질 수 있습니다).
실수 8: 올바른 값 필드 설정을 사용하지 않음
피벗 테이블에서 어떤 계산이 사용되는지 모르는 경우 부정확한 결론을 내릴 수 있습니다. 값 필드 설정을 검토하여 값이 올바르게 요약되었는지 확인하세요(예: Sum, Average, Count, Max, Min).
해결 방법
(1) 피벗 테이블에서 값을 클릭하고 값 필드 설정을 선택합니다.
(2) 계산이 어떻게 수행되는지 검토하고 필요에 따라 조정합니다(예: Count 에서 Sum으로 변경 ). 각 설정의 기능을 이해해야 합니다. 예를 들어, 내 피벗 테이블에서 평균으로 총 수익을 요약하고 있습니다 . 필요한 경우 합계 , 최대값, 최소값 등으로 전환할 수 있습니다.
실수 9: 슬라이서가 도움이 될 수 있는데 사용하지 않음
다른 사람과 피벗 테이블을 공유하는 경우 슬라이서를 추가하여 데이터를 보다 상호 작용적으로 만드는 것을 고려하세요. 슬라이서는 일반 필터처럼 작동하지만 더 사용자 친화적인 인터페이스를 갖추고 있어 간단한 클릭으로 데이터를 필터링하기가 더 쉽습니다.
해결 방법
슬라이서를 추가하려면 [피벗 테이블 분석] 탭 - [필터] 그룹 - [슬라이서]를 선택합니다. 필요에 따라 필터링하는 데 가장 유용한 필드를 선택합니다. 예를 들어, 옷을 분석하는 경우 "기본 색상"에 대한 슬라이서를 추가할 수 있습니다.
슬라이서를 추가한 후 필터링할 값(예: 회색)을 클릭하면 피벗 테이블에 해당 필터가 자동으로 적용됩니다.
필터를 지우려면 빨간색 X가 있는 필터 아이콘을 클릭합니다.
실수 10: 피벗 테이블에 필드가 너무 많음
피벗 테이블에 너무 많은 필드를 포함하면 해석하기 어렵습니다. 피벗 테이블을 만들 때는 분석과 가장 관련성이 높은 필드에 집중하고 가능한 한 단순하게 유지하세요. 아래 예에서는 처음에 열, 행, 필터를 너무 많이 추가해서 피벗 테이블이 혼란스러워졌습니다.
해결 방법
중요하게 검토해야 할 분석 포인트를 검토하고 피벗 테이블 필드 목록에서 불필요한 필드를 끌어서 제거합니다. 이 경우, 각 브랜드에서 얼마나 많은 주문이 들어왔는지 보고 싶어서 레이아웃을 조정했습니다.
- 행에는 브랜드를 선택했습니다
- 값에는 주문 수를 선택했습니다.
실수 11: 피벗 테이블 분석을 문서화하지 않음
특히 계산된 필드를 사용하는 경우 복잡한 Excel 스프레드시트와 피벗 테이블에 항상 논리를 문서화하세요. 적절한 문서화가 없으면 특정 계산이 적용된 이유를 잊어버리기 쉽습니다.
해결 방법
통합 문서에 다른 시트를 추가하거나 셀 주석을 사용하여 계산의 논리를 설명합니다. 이는 본인과 앞으로 피벗 테이블을 사용할 다른 모든 사람에게 도움이 될 것입니다.
마치며
피벗 테이블을 작성하기 전에 소스 데이터가 정확하게 구조화되어 있는지 확인하고, 피벗 테이블을 정기적으로 새로 고치고, 테이블에 명확하게 레이블을 지정하여 피벗 테이블을 최대한 활용하세요. 단순함이 핵심이라는 사실을 항상 기억하세요. 피벗 테이블을 너무 많은 형식과 필터로 어지럽히지 마세요. 분석의 주된 이유에 집중하세요.
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