들어가기 전에
대학생들은 Microsoft Word에서 수필을 쓰고 메모를 하는 데 많은 시간을 보내곤 합니다. 이런 경우 더 효율적으로 작업하는 데 도움이 되는 요령이 있습니다. 원문에는 '학생을 위한'이라고 되어 있으나 학생뿐 아니라 직장인들에게도 유용한 10가지 팁을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: The 10 Best Microsoft Word Tips for Students
- URL: https://www.howtogeek.com/the-best-microsoft-word-tips-for-students/
1. 다양한 유형의 나누기 숙지하기
나누기(Breaks)가 무엇이고 어떻게 작동하는지 이해하기 전에는 문서의 다음 페이지로 이동하기 위해 엔터 키를 스팸으로 누르곤 했습니다. 짧은 에세이에는 이 방법으로도 충분했지만, 긴 문서를 작업하기 시작하면서 이 방법으로는 충분하지 않다는 것을 금방 깨달았으며, 그때 나누기에 대해 알게 되었습니다. Word에는 페이지 나누기와 섹션 나누기라는 두 가지 종류의 나누기가 있습니다.
페이지 나누기는 현재 페이지를 끝내고 새 페이지로 이동하도록 Word에 지시하는 방법입니다. 불가피하게 무언가를 변경해야 할 때 모든 텍스트가 뒤죽박죽이 되는 보이지 않는 공백이 없기 때문에 엔터 키를 스팸으로 누르는 것보다 낫습니다.
반면, 섹션 나누기는 각 섹션에 고유한 서식을 지정하여 문서를 분할합니다. 같은 문서에서 다른 페이지 레이아웃이나 번호 매기기 체계를 설정할 때 유용합니다.
문서에 나누기를 추가하는 방법은 간단합니다. '레이아웃' 탭으로 이동해 '나누기'를 선택하기만 하면 됩니다. 페이지 및 섹션 나누기에는 몇 가지 변형이 있으므로 다양한 유형의 나누기를 사용하는 방법을 살펴볼 가치가 있습니다.
2. 기본 제목 스타일 업데이트
제목 스타일은 학교 에세이를 작성할 때 필수입니다. 문서에 구조를 더하고 다른 섹션으로 빠르게 이동할 수 있도록 도와줍니다. 또한 논문을 작성하는 경우 스타일을 사용하면 자동 목차를 쉽게 만들 수 있으므로 큰 효과를 볼 수 있습니다.
Microsoft Word에는 문서 서식을 지정하는 데 사용할 수 있는 기본 제목 스타일이 있지만, 학교의 서식 요구 사항을 준수하지 않을 수 있으므로 수정해야 할 수 있습니다.
(1) [홈] 탭 - [스타일] 그룹에서 사용자 지정하려는 스타일을 우클릭합니다.
(2) 단축 메뉴에서 [수정]을 선택하면 새 창이 나타납니다. 여기서 색상부터 글꼴, 크기까지 스타일에 대한 모든 것을 변경할 수 있습니다. 동일한 서식 스타일로 수많은 에세이를 작성하게 되므로 사용자 지정을 저장하여 새 프로젝트에 쉽게 적용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
(3) Word에서 사용자 지정을 기억하도록 하려면 [확인]을 누르기 전에 [이 서식 파일을 사용하는 새 문서] 항목을 체크합니다.
3. 필사본을 사용하여 메모 작성
노트를 쓰려고 노력하는 것과 수업에서 듣는 것 사이에 주의를 분산하는 대신 Word가 노트를 대신 처리하도록 할 수 있습니다. Word의 필사 기능을 사용하면 모든 강의를 녹음하고 자동으로 텍스트로 변환하여 모든 것을 따라잡는 데 드는 힘든 일을 덜 수 있습니다.
(1) [홈] 탭 - [음성] 그룹 - [받아쓰기] - [기록]을 클릭합니다.
(2) 오른쪽에 [Transcribe] 사이드 창이 나타납니다. [녹음/녹음 시작] 버튼을 누르면 Word에서 수업 오디오를 캡처하기 시작합니다.
(3) 마이크 버튼을 클릭하여 녹음을 일시 중지하거나 다시 시작할 수 있습니다.
(4) 강의가 끝나면 [지금 저장하고 대본 만들기] 버튼을 누르면 Word에서 강의 필사본이 생성됩니다.
4. 편집할 때 '편집 기호 표시/숨기기' 버튼 사용하기
Word 문서에는 눈에 보이는 것보다 더 많은 것이 있습니다. 공백, 단락 나누기, 탭 및 기타 숨겨진 서식과 같은 것들은 편집할 때 레이아웃을 심각하게 망칠 수 있습니다.
무엇이 잘못되었는지 알아내려고 애쓰지 말고 '편집 기호 표시/숨기기' 버튼을 사용해 모든 서식을 표시하세요. 이 기능을 사용하면 문서에 숨겨진 모든 요소를 볼 수 있으므로 문제를 빠르게 수정할 수 있습니다. 이 버튼은 홈 탭의 단락 섹션에서 찾을 수 있습니다.
5. 집중 모드로 생산성 극대화
아침까지 3,000단어 에세이를 써야 하는데 페이지에 겨우 5단어밖에 쓰지 못한 경험은 누구나 있을 것입니다. 이럴 때 Microsoft Word의 리본에서 제공하는 모든 옵션과 서식 지정 도구는 도움이 되기보다는 오히려 방해가 될 수 있습니다.
잡음을 차단하고 페이지에 단어를 입력하는 데에만 집중할 수 있는 방법이 있습니다. Word의 집중 모드는 이를 위한 게임 체인저입니다. 이 모드에 액세스하려면 보기 탭으로 이동하여 '초점' 아이콘을 클릭합니다. 그러면 해당 페이지를 제외한 모든 요소가 제거되어 집중할 수 있는 방해 요소가 없는 공간이 만들어집니다.
포커스 모드를 종료할 준비가 되면 화면 상단의 줄임표 위에 포인터를 올려놓으면 리본이 다시 나타납니다. 그런 다음 포커스 아이콘을 다시 클릭하거나 Esc 키를 누르세요.
6. 자동 저장 기능 켜기
몇 시간 동안 에세이 작업을 하다가 PC가 예기치 않게 다운되어 모든 것을 잃어버리는 것은 생각만으로도 아찔합니다. 자동 저장 기능을 사용하면 그런 악몽을 피할 수 있습니다. 문서 상단의 자동 저장 토글이 켜져 있는지 확인하기만 하면 됩니다.
조금 더 나아가 자동 저장이 기본적으로 항상 켜져 있도록 설정할 수도 있습니다. '파일'로 이동하여 '옵션'을 선택한 다음 팝업 창이 나타나면 '저장' 탭을 클릭합니다. 그런 다음 '기본적으로 클라우드에 저장된 파일 자동 저장'이라는 상자를 선택하면 다시는 작업 내용을 잃어버릴 염려를 할 필요가 없습니다.
7. 편리한 단축키 활용
단축키를 사용하면 리본에서 필요한 옵션을 찾으려고 몇 초를 허비하는 것을 줄일 수 있습니다. 그 몇 초가 쌓이면 제 시간에 에세이를 마칠 수 있느냐 못하느냐의 차이가 될 수 있습니다. Word에는 수많은 단축키가 있지만, 개인적으로 가장 좋아하는 단축키는 다음과 같습니다.
- Ctrl + Alt + F: 각주 삽입
- Ctrl + Alt + M 주석 삽입
- Alt + Ctrl + C: 형식 복사
- Alt + Ctrl + V: 서식 붙여넣기
- Ctrl + H: 찾기 및 바꾸기 창 열기
- Ctrl + Alt + 1: 제목 1 스타일 적용
- Ctrl + Alt + 2: 제목 2 스타일을 적용
- Ctrl + Alt + 3: 제목 3 스타일을 적용
[참고] 더 많은 Word 단축키는 [여기]에서 확인할 수 있습니다.
8. 연구자를 사용하여 신뢰할 수 있는 출처 찾기
자신의 주장을 뒷받침할 자료를 찾는 데 어려움을 겪고 있다면 Word의 [리서치 도구]가 구세주가 될 수 있습니다. Bing에서 제공하는 [리서치 도구]는 에세이에 사용할 수 있는 고품질 소스를 웹에서 샅샅이 찾아줍니다. 정보를 찾기 위해 글의 흐름을 끊을 필요가 없으며, 사이드 창에서 [리서치 도구]를 열면 생각의 흐름을 잃지 않고 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
리서치 도구를 좋아하는 또 다른 이유는 정크를 걸러준다는 점입니다. 무작위 웹사이트 대신 신뢰할 수 있는 저널과 학술 자료로 안내해 주므로 정보의 진실성에 대해 걱정할 필요가 없습니다. [리서치 도구]를 사용하려면 [참조] 탭 - [리서치] 그룹 - [리서치 도구]를 클릭합니다.
9. 참조를 Word에서 처리하기
작업물을 수동으로 참조하는 것은 혼란스럽고 답답할 수 있습니다. 모든 인용 스타일에는 고유한 규칙이 있으며, 이를 모두 추적하는 데 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 다행히도 Word에서 이 작업을 처리할 수 있습니다.
(1) [참조] 탭 - [인용 및 참고 문헌] 그룹 - [인용 삽입] - [새 출처 추가]를 클릭합니다.
(2) Word에서 필요한 모든 세부 정보를 입력할 수 있는 창이 열립니다. 정보를 추가한 후 "확인"을 클릭하면 Word에서 모든 규칙을 적용하여 올바른 인용문을 생성합니다.
(3) 좋은 점은 이런 방식으로 모든 소스를 추가하면 문서 끝에 참고문헌을 쉽게 만들 수 있다는 것입니다. "참고문헌" 아이콘을 클릭하고 원하는 스타일을 선택하면 Word에서 나머지 작업을 처리합니다.
10. 문서 공유로 더 쉬운 협업
문서를 검토해 줄 사람이 필요하거나 그룹 프로젝트에서 작업하는 경우 사본을 주고받거나 나중에 별도의 문서를 병합할 필요가 없습니다. 대신 Word를 통해 바로 실시간으로 공동 작업할 수 있습니다.
(1) Word에서 문서 오른쪽 상단의 '공유' 버튼을 클릭합니다.
(2) 공유하려는 사람들의 이메일 주소를 입력할 수 있는 창이 나타납니다. 또한 액세스 수준을 조정할 수 있습니다. 문서를 볼 수만 있는지 아니면 편집할 수 있는지 여부입니다. 게다가 링크의 만료일을 설정하고 추가 보안을 위해 비밀번호를 추가할 수도 있습니다.
마치며
Microsoft Word는 엄청나게 강력한 도구이며, 위에서 소개한 각종 팁은 Word를 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 하지만 거기서 멈추지 말고 서식 지정 요령을 마스터 하고 워크플로 속도를 높여 Word 기술을 한 단계 업그레이드하면 더욱 효율적이고 생산적인 용도로 활용할 수 있습니다.
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