들어가기 전에
오랫 동안 MS Word를 사용해 왔더라도 Microsoft Word에는 여전히 잘 모르는 새로운 기능들이 곳곳에 숨겨져 있습니다. 작업 흐름을 간소화하고 시간을 절약해 줄, 더 일찍 발견했더라면 좋았을 몇 가지 기능을 소개합니다.
이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 8 Microsoft Word Features I Wish I Knew About Sooner
- URL: https://www.howtogeek.com/microsoft-word-features-i-wish-i-knew-about-sooner/
1. 스마트 조회
스마트 조회(Smart Lookup) 기능을 사용하면 Word에서 직접 단어나 구문에 대한 정보를 찾을 수 있습니다. 브라우저를 열지 않고도 온라인 소스에서 정의, 관련 정보 및 이미지를 볼 수 있습니다.
Smart Lookup을 사용하는 것은 간단합니다. 알고 싶은 단어나 문구를 선택하고 우클릭한 다음, 단축 메뉴에서 "OOO 검색" 메뉴를 클릭합니다. 관련 웹 결과가 있는 사이드바가 열립니다. 글쓰기 흐름을 방해하지 않고도 정보를 빠르게 확인하거나 맥락을 수집할 수 있으므로 편리합니다.
2. 음성 입력
음성 입력(또는 받아쓰기) 기능은 몇 년 전부터 알고 있었지만 초기 버전은 그다지 안정적이지 않았습니다. 하지만 기능이 엄청나게 개선된 것을 알고나서는 본격적으로 사용하고 있습니다. 인상적인 정확도로 말을 받아쓰기 해주어서 타이핑할 시간이 없을 때 자주 사용합니다. 문서 초안 작성 속도를 높일 수 있는 좋은 방법입니다.
Word에서 음성 입력을 사용하려면 [홈] 탭 - [음성] 그룹 - [받아쓰기]로 이동하여 마이크 아이콘으로 표시된 [받아쓰기] 명령을 클릭합니다. 이 옵션이 켜져 있으면 말을 시작하면 음성을 텍스트로 변환해 줍니다. 특히 유용한 기능 중 하나는 구두점으로 구두점을 추가할 수 있고 Word에서 구두점을 정확하게 배치하여 흐름이 끊기지 않는다는 점입니다.
3. 문서 비교
필자는 학창 시절부터 Word 문서로 공동 작업을 해왔지만 변경 사항, 추가 사항, 삭제 사항을 수동으로 확인하곤 했습니다. 여러 버전의 문서를 검토하는 것도 지루하고 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 두 문서를 나란히 비교하고 수정 사항을 훨씬 쉽게 추적할 수 있는 문서 비교 기능을 더 일찍 발견했더라면 좋았을 뻔 했습니다.
이 기능을 사용하려면 [검토] 탭 - [비교] 그룹 - [비교] - [비교]서 비교”를 선택합니다. 원본 버전과 수정된 버전을 선택하면 Word에서 모든 변경 사항이 강조 표시된 비교 보고서를 생성합니다. 이 기능을 발견한 이후로 수동 확인을 하지 않게 되었고, 수정 사항을 놓치지 않고 있다는 확신이 생겼습니다.
4. 빠른 문서 요소
편지, 공지, 제안서 및 이와 유사한 문서를 작성할 때 회사 로고, 서명, 헤더 및 텍스트와 같은 동일한 요소를 매번 약간씩 수정하여 재사용해야 하는 경우가 많습니다. 처음에는 시간을 절약하기 위해 템플릿을 만들었지만, 종종 템플릿이 뒤섞여 처음부터 다시 만들어야 했습니다. 또한 적합한 템플릿을 찾는 것도 번거로울 수 있습니다.
[빠른 문서 요소]를 사용하면 클릭 한 번으로 라이브러리에서 콘텐츠, 문구, 서명 또는 기타 요소를 저장하고 재사용할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 [삽입] 탭 - [텍스트] 그룹으로 이동하여 [빠른 문서 요소]를 선택한 다음, [선택 영역을 빠른 문서 요소 갤러리에 저장]을 선택하여 선택한 텍스트나 개체를 저장하세요. 나중에 필요할 때마다 [빠른 문서 요소]에 액세스하여 즉시 추가할 수 있습니다.
5. 집중 모드
앱 사이를 전환하는 것이 작업 중 큰 방해 요소가 됩니다. 도구 모음과 메뉴는 필요하지 않은데도 화면을 어지럽히곤 합니다. 집중 모드 기능을 통해 Word는 방해 요소를 줄일 수 있습니다. 집중 모드를 사용하면 불필요한 요소를 모두 숨겨서 방해 요소가 없는 깔끔한 공간을 만들 수 있습니다.
Word에서 초점 모드를 사용하려면 [보기] 탭으로 이동하여 [포커스]를 선택합니다. 그러면 Word가 전체 화면으로 전환되어 모든 추가 요소가 숨겨지므로 글쓰기에만 집중할 수 있습니다. 완료되면 커서를 화면 상단으로 이동하고 [포커스] 버튼을 다시 클릭하거나 Esc 키를 누릅니다.
6. 문서 검사기
Word에서 작성한 문서를 공유할 때, 개인 정보, 문서 속성 및 기타 메타데이터와 같은 세부 정보를 제거하지 않고 문서를 공유하여 의도치 않게 개인 데이터를 노출하는 경우가 있습니다. Worddpsms 이러한 숨겨진 세부 정보를 스캔하여 쉽게 제거할 수 있는 문서 검사기 도구가 있습니다.
문서 검사기를 사용하려면 [파일] - [정보] - [문제 확인] - [문서 검사]로 이동한 다음, 공유하고 싶지 않은 데이터를 검토하고 제거합니다.
7. 서식 복사
Excel을 처음 사용하기 시작했을 때, 문서의 다른 곳에 사용된 스타일에 맞게 텍스트 서식을 수동으로 지정하는 데 많은 시간을 소비했습니다. 이 과정은 시간이 많이 걸리고 서식이 일관되지 않는 경우가 많았습니다. 온라인 소스에서 텍스트를 복사할 때마다 수동으로 스타일을 조정해야 했기 때문에 골치 아픈 일이었습니다.
그러던 중 문서의 한 부분에서 서식을 복사하여 다른 부분에 적용하는 서식 복사 기능을 알게 되었습니다. Word에도 이 기능이 있습니다.
서식 복사를 사용하려면 복사하려는 서식이 있는 텍스트를 선택하고 [홈] 탭 - [클립보드] 그룹 - [서식 복사]를 클릭합니다. 그런 다음 서식을 지정하려는 텍스트를 선택하면 복사한 스타일이 적용됩니다. 동일한 서식을 여러 번 적용하려면 서식 복사 아이콘을 두 번 클릭하여 Esc 키를 누를 때까지 활성화된 상태로 유지합니다.
8. 탐색 창
긴 문서를 쉽게 관리하고 탐색할 수 있는 탐색 창은 Microsoft Word를 처음 사용하던 날 발견했으면 좋았을 기능 중 하나였습니다. 불필요하게 스크롤하지 않고도 섹션 사이를 쉽게 이동하고, 문서의 개요를 추적하고, 특정 단어와 구문을 검색하고, 섹션을 끌어서 놓아 순서를 바꿀 수도 있습니다.
탐색 창에 액세스하려면 [보기] 탭 - [표시] 그룹 - [탐색 창] 상자를 체크합니다. 그러면 문서의 개요가 표시된 사이드 패널이 열리고, 제목을 클릭하여 해당 제목으로 바로 이동할 수 있습니다. 특정 텍스트를 찾고 있다면 탐색 창 상단의 검색창을 사용하세요. 섹션을 재정렬하려면 같은 창에서 섹션을 끌어다 놓습니다.
마치며
이상에서 소개한 기능들은 더 일찍 알았더라면 작업에 들이는 수많은 시간과 노력을 절약할 수 있었으리라 생각합니다. 처음 보거나 잘 사용하지 않고 있던 기능이 있다면 꼭 사용해 보시기 바랍니다.
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