들어가기 전에
Excel 파일을 올바르게 공유하는 것은 전문적으로 만드는 것 못지 않게 중요합니다. Excel 파일을 다른 사람과 공유하기 전에 항상 파일의 서식을 검토하고, 오류를 수정하고, 백업하고, 공유하기 전에 암호 보호를 적용하는 것이 좋습니다. 동료나 고객 등에게 Excel 파일을 공유하기 전에 점검해야 할 체크리스를 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Sharing Your Excel Spreadsheet With Others? Do These 8 Things First
- URL: https://www.howtogeek.com/sharing-your-excel-spreadsheet-with-others-do-these-things-first/
1. 불필요한 데이터를 제거하여 스프레드시트 정리
Excel 스프레드시트를 공유하기 전에 가장 먼저 해야 하는 일 중 하나는 수신자가 탐색하기 쉽도록 정리하는 것입니다. 불필요한 데이터를 제거하고 서식을 확인하여 스프레드시트 전체에 일관된 글꼴, 크기 및 스타일을 사용했는지 확인합니다. 통합 문서에 여러 시트가 있는 경우 서식이 전체적으로 일관되도록 합니다.
또한 일관된 숫자, 텍스트 및 날짜 형식을 사용했는지, 데이터가 워크북 전체의 셀 내에서 일관되게 정렬되었는지 확인합니다. 빈 열과 행을 제거하고, 모든 메모를 삭제하고, 시트를 준비하는 동안 사용된 불필요한 계산을 제거합니다. 또한 중복 항목을 제거하고 열과 행에 적절한 레이블을 지정합니다.
다른 컴퓨터와 스마트폰에서 스프레드시트를 열어 수신자 측에서 어떻게 보일지 확인합니다. 이렇게 하면 서식 문제를 미리 파악하는 데 도움이 됩니다.
2. 오류 및 문제점에 대한 스프레드시트 확인
Excel 스프레드시트가 깔끔해 보이더라도 오류를 확인하고 수정합니다. 수식이 올바르게 설정되었는지 확인하고, 잘못된 셀 참조를 찾고, Excel의 기본 제공 오류 검사 도구를 사용해 중요한 계산 문제를 찾아냅니다. 선례 추적 및 종속 도구를 사용해 잘못된 링크와 누락된 참조를 찾습니다.
또한 임베디드 링크가 의도한 목적지를 가리키는지 확인합니다. 조건부 서식을 사용할 때 규칙이 예상대로 작동하는지 확인합니다. 모든 것이 올바르게 작동하는지 확인하기 위해 데이터를 정렬하고 필터링합니다. 철자 오류를 잡기 위해 철자 검사를 실행하는 것과 같이 간단해 보이는 단계도 간과하지 않습니다.
이러한 단계를 통해 잠재적인 문제를 일찍 식별하여 수신자가 데이터를 혼동하거나 잘못 해석하는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 암호로 통합 문서 보호
필자는 Excel 스프레드시트를 공유하기 전에 항상 암호로 보호합니다. 특히 기밀 정보가 포함된 경우 더욱 그렇습니다. 이렇게 하면 누가 접근할 수 있고 문서를 변경할 수 있는지 제어할 수 있습니다. 개인적으로는 이러한 옵션을 사용하지 않지만, 개별 시트, 통합 문서 구조 등을 잠그기 위해 다른 암호를 설정할 수 있습니다.
비밀번호를 공유할 때는 파일을 보내는 데 사용한 채널과는 다른, 더 안전한 채널을 사용합니다. 또한 비밀번호 보호가 제대로 작동하는지 다시 확인합니다. Excel 파일을 비밀번호로 보호 하려면 다음 순서를 따릅니다.
- [파일] 탭을 클릭하고 [정보]를 선택합니다.
- [통합 문서 보호] - [암호 설정]을 선택합니다.
- 암호를 설정하고 [확인] 버튼을 누릅니다.
4. 공유되는 스프레드시트에 대한 명확한 지침 추가
스프레드시트를 공개적으로 공유하기 전에 모든 전문 수준의 사용자가 시트를 이해하고 사용할 수 있도록 명확한 지침을 추가합니다. 사용자가 데이터를 입력하거나 계산을 수행해야 하는 곳을 명확하게 표시하고, 복잡한 공식을 설명하고, 주석, 메모 및 색상 코딩을 사용하여 주요 출력과 중요한 섹션을 강조 표시합니다.
또한 파일에 이메일 주소를 추가하여 문제가 있는 사람이 나에게 빠르게 연락할 수 있도록 합니다. 또한 파일의 액세스 권한을 보기 전용으로 변경합니다(나중에 자세히 설명). 이렇게 하면 다른 사람이 원본 파일을 변경하는 것을 방지하면서 파일을 볼 수 있고 필요한 경우 자신의 사본을 만들 수 있습니다.
5. 통합 문서의 백업 사본 만들기
Excel 스프레드시트를 공유하기 전에 항상 백업을 만들어 두는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 누군가가 실수로 문서를 변경하더라도 여전히 원본 사본에 액세스하여 드라이브에 업로드하고 다시 공유할 수 있습니다. 또한 백업은 원본 파일이 손상되거나 실수로 삭제된 경우 데이터 손실을 방지합니다.
새로운 변경 사항을 만들 때 원본 파일을 손상시키는 대신 백업을 사용할 수도 있습니다. Excel의 데스크톱 앱에서 작업할 때는 파일을 두 위치에 저장하여 백업을 만듭니다. Excel 온라인을 사용할 때는 백업을 위해 파일을 다운로드하거나 온라인 사본을 만들어 OneDrive의 [개인 보관함]에 저장하여 보안을 강화합니다.
6. 필요에 따라 공유 설정 조정
Excel 파일을 공유하기 전에 항상 공유 설정을 조정하여 의도한 수신자만 적절한 수준의 권한을 가지고 액세스할 수 있도록 합니다. 다른 사람이 파일을 볼 수 있게 하려면 권한을 보기 전용으로 설정합니다. 변경할 수 있게 하려면 파일을 편집 가능한 상태로 유지합니다.
파일을 다른 수신자와 공유하고 액세스 권한을 개별적으로 사용자 지정할 수도 있습니다. 특정 시간 후에 자동으로 액세스를 취소하는 시간 제한 파일에 만료일을 설정합니다. 수신자에게 권한 수준에 대해 알리고 파일을 테스트하여 사용자가 잘못 구성된 권한으로 인해 잠기지 않는지 확인합니다.
7. 파일이 인쇄에 최적화되었는지 확인
수신자가 Excel 파일을 인쇄하여 실제 형태로 사용할 것이라는 것을 알고 있다면 , 그들이 사용할 용지 크기와 방향에 따라 콘텐츠가 페이지에 잘 맞는지 확인합니다. 페이지 나누기를 검토하고 조정하여 데이터가 페이지 간에 어색하게 나뉘지 않도록 하고 중요한 요소가 숨겨지거나 누락되지 않았는지 다시 확인합니다.
인쇄된 문서가 어떻게 보일지 미리 본 후에만 파일을 보냅니다. 또한 모든 것이 제대로 작동하는지 확인하기 위해 가능한 한 문서를 인쇄합니다.
8. 파일 형식과 크기를 고려
공유할 때 파일 형식도 염두에 둡니다. 수신자만 파일을 볼 수 있도록 하려면 프레젠테이션을 완벽하게 보존하는 편집 불가능한 PDF로 변환합니다. 수신자가 원래 형식으로 파일을 필요로 하는 경우 원래 형식(XLSX)으로 파일을 보관합니다. 또한 수신자가 이전 버전의 Office를 사용하여 호환되는 형식으로 파일을 저장하는지 묻습니다.
또한 이메일로 공유할 때 문제가 될 정도로 파일 크기가 너무 크지 않도록 합니다. 큰 경우 이미지나 그래픽을 압축하고 크기를 조정하고, 사용하지 않는 시트를 삭제하거나 압축 형식으로 파일을 저장하여 크기를 줄입니다. 파일 크기가 여전히 문제가 된다면 클라우드에 업로드하여 파일 자체 대신 다운로드 링크를 공유합니다.
마치며
파일을 공유할 때마다 점검해야 할 체크리스트에 대해 알아보았습니다. 이를 통해 미리 문제를 파악하고 시간을 절약할 수 있습니다
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