들어가기 전에
Excel은 데이터 처리를 위한 놀라운 도구이지만 파일 형식 측면에서 PDF가 더 보편적이라 할 수 있습니다. PDF는 다양한 장치와 호환되며 추가 소프트웨어가 거의 필요하지 않은 반면, 편집하기는 어렵습니다. Excel 파일을 PDF로 변환하여 PDF의 장점을 누리는 방법을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How to Convert Excel Files to PDF (.XLSX to PDF)
- URL: https://winbuzzer.com/2024/03/25/how-to-convert-excel-files-to-pdf-xlsx-to-pdf-xcxwbt/
개요
.xls나 .xlsx를 PDF로 변환하면 페이지가 잘리거나 잘못 정렬되는 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 PDF로 저장하기 전에 원하는 바닥글 머리글뿐만 아니라 여백, 방향, 크기를 지정하는 것이 좋습니다.
[페이지 레이아웃] 탭에서 인쇄 영역을 정의하고 페이지 나누기를 사용하여 다른 테이블을 구분할 수도 있습니다. 페이지 레이아웃 탭에 있는 동안 인쇄에 적합하도록 문서의 너비, 높이 및 배율도 변경해야 합니다.
Excel 파일을 PDF로 변환하는 방법
방법 1: Excel 파일을 PDF로 저장하기
위의 작업만 제대로 처리되었다면 Excel 파일을 PDF로 변환하는 것은 간단합니다.
(1) PDF로 변환할 Excel 파일을 열고 [파일] - [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.
(2) [Excel 통합 문서] 옆에 있는 드롭다운을 클릭하고 [PDF (*.pdf)]를 선택합니다. [추가 옵션]을 이용하여 PDF 출력을 더 세부적으로 제어할 수 있습니다(필요 시).
(3) 대화상자에서 [옵션] 버튼을 클릭하여 페이지 옵션을 조정하여 문서 레이아웃이 PDF 형식으로 유지되도록 합니다(필요 시).
(4) 파일을 저장할 위치와 파일 이름을 지정하고 [저장]을 누르면 해당 위치에 PDF 파일이 만들어집니다.
방법 2: Excel 파일을 PDF로 내보내기
Excel 문서를 PDF로 내보내는 것은 파일을 PDF로 저장하는 것과 약간 다른 방법입니다.
(1) PDF로 변환할 Excel 파일을 열고 [파일] - [내보내기]을 선택합니다. 이 옵션은 문서를 PDF로 변환하기 위해 특별히 설계되었습니다.
(2) 대화상자에서 [PDF/XPS 문서 만들기]를 클릭합니다.
(3) [PDF 또는 XPS로 게시] 대화상자에서 [옵션] 버튼을 클릭하여 Excel 문서를 PDF로 내보내는 방법을 세부 조정할 수 있습니다.
(4) 파일을 저장할 위치와 파일 이름을 지정하고 [저장]을 누르면 Excel 파일이 PDF로 저장됩니다. PDF가 아닌 XPS로 저장할 수도 있습니다.
방법 3: Excel 파일을 PDF로 게시하기
빠른 실행 도구 모음(QAT: Quick Access Toolbar)에 [PDF로 게시] 버튼을 추가하면 PDF로 빠르게 내보낼 수 있습니다.
(1) Excel에서 [빠른 실행 도구 모음]을 우클릭하고 [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정]을 선택합니다.
(2) 대화상자에서 [모든 명령] 드롭다운을 클릭하고 [PDF 또는 XPS로 게시] - [추가] 버튼을 클릭합니다.
(3) [확인]을 누릅니다. 빠른 실행 도구 모음에 명령이 추가되었습니다. 이제 Excel 문서를 PDF로 내보내기 하고 싶을 때마다 [PDF/XPS] 명령을 클릭하기만 하면 됩니다.
자주 묻는 질문
Q1. 여러 Excel 시트를 하나의 PDF로 변환할 수 있나요?
PDF 저장 또는 내보내기 대화 상자에서 [전체 통합 문서] 옵션을 선택하면 여러 시트를 단일 PDF 파일로 변환할 수 있습니다 . 변환 프로세스를 시작하기 전에 PDF에 포함하려는 모든 시트의 형식이 올바른지, 인쇄 영역이 적절하게 설정되어 있는지 확인하세요.
Q2. 시트 전체가 아닌 Excel 시트의 일부만 PDF로 변환할 수 있나요?
변환하려는 영역을 범위로 지정한 다음 PDF로 저장하거나 내보내기 전에 인쇄 설정에서 [선택 인쇄]를 이용하면 Excel 시트의 선택한 부분만 PDF로 변환할 수 있습니다. 이 방법은 대규모 데이터세트 내의 특정 데이터나 섹션에 초점을 맞추는 데 유용합니다. 부분적으로 표시되거나 잘못된 표시를 방지하려면 PDF에 포함하려는 모든 관련 데이터와 형식을 선택 항목에 포함해야 합니다.
Q3. Excel을 PDF로 변환하는 동안 PDF 크기를 어떻게 조정하나요?
변환 프로세스 중에 PDF 크기를 조정하려면 Excel의 [페이지 레이아웃] 탭에서 페이지 크기와 배율 옵션을 미리 설정해야 합니다. 이러한 설정은 결과 PDF의 크기와 모양에 직접적인 영향을 미칩니다. 적합한 용지 크기를 선택하고 '크기에 맞게 조정' 설정을 활용하여 콘텐츠가 페이지를 채우는 방식을 관리하세요.
Q4. PDF로 변환할 때 Excel 파일의 일부 서식이 손실되는 이유는 무엇인가요?
Excel에서 PDF로 변환하는 동안 서식 손실은 일반적으로 Excel의 유연한 서식 기능과 PDF의 고정된 특성 간의 불일치로 인해 발생합니다. 이를 최소화하려면 조건부 서식, 셀 테두리, 글꼴 등의 요소가 올바르게 적용되었는지 확인하고 페이지 레이아웃 설정(예: 여백, 방향, 배율 등)이 의도한 모양을 유지하도록 적절하게 구성되었는지 확인하세요. 또한 변환을 위해 선택한 영역에 필요한 모든 서식과 내용이 포함되어 있는지 확인합니다. 가능한 경우 고품질 인쇄 옵션을 사용하면 도움이 될 수도 있습니다.
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