'확인란' 기능이 Excel에서 가장 과소평가된 이유와 활용법

들어가기 전에

Excel의 '확인란'(CheckBox)은 겉으로 보기에 매우 간단한 기능처럼 보이기 때문에 과소평가되는 경향이 있습니다. 하지만 적절하게 사용하면 이 기능은 스프레드시트를 대화형이고 사용자 친화적인 문서로 바꿀 수 있습니다. Excel에서 확인란을 활용하는 몇 가지 예제를 소개합니다.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

이미지: 아이엑셀러 닷컴

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※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

• 원문: Why Checkboxes Are Excel's Most Underrated Feature
• URL: https://www.makeuseof.com/checkboxes-are-excels-most-underrated-feature/

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1. 대화형 설문 조사 및 양식 만들기

Excel 체크박스는 온라인 설문 조사와 유사한 대화형 설문 조사와 양식을 만드는 방법을 제공합니다. 이를 통해 데이터 수집이 간소화되어 내부 설문 조사, 간단한 설문지 또는 피드백 수집에 이상적입니다.

 

이미지: muo

 

체크박스는 또한 데이터 검증을 허용합니다. 예를 들어, 사용자가 이메일 주소를 입력하기 전에 이메일 주소를 공유하는 데 동의하도록 요구할 수 있습니다.

 

이미지: muo

 

이렇게 하려면 다음 단계를 따릅니다.

 

1. 사용자가 이메일 주소를 입력해야 하는 텍스트 상자를 클릭합니다.
2. [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]를 선택합니다.
3. [설정] 탭에서 [제한 대상] - [사용자 지정]을 선택합니다.
4. 수식 아래의 텍스트 상자에서 등호를 입력한 다음 체크박스가 포함된 셀을 입력합니다. 이 예에서 수식은 =C21입니다.
5. [오류 메시지] 탭을 클릭합니다.
6. 오류 메시지 아래의 텍스트 상자에 사용자가 확인란을 선택하지 않고 이메일 주소를 입력하려고 할 때 표시할 메시지를 입력합니다.
7. [확인]을 클릭하여 대화 상자를 닫고 변경 사항을 적용합니다.

 

이제 사용자가 체크박스에 체크하지 않고 이메일 주소를 입력하면 오류 메시지가 표시됩니다.

 

2. 작업 및 중요 항목 추적

할 일 목록을 만들기 위해 별도의 앱을 다운로드할 필요가 없습니다. Excel의 확인란을 사용하여 작업, 프로젝트, 인벤토리 항목 또는 참석자를 추적할 수 있습니다. 예를 들어, 이벤트 계획 시트에 완료된 작업을 표시하는 확인란을 사용하여 할 일 목록을 만들 수 있습니다.

 

이미지: muo

 

한 단계 더 나아가 Excel의 FILTER 함수를 사용하여 확인 여부에 따라 특정 작업을 필터링할 수 있습니다. 보류 중인 작업이라는 새 시트를 만들어 완료되지 않은 작업을 필터링합니다.

 

새 시트에서 FILTER 수식을 배치할 셀을 선택합니다. FILTER 함수를 사용하는 방법은 아래와 같습니다.

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

 

이 예에서는 배열과 필터 범위가 모두 할 일 시트에 있습니다. 배열 범위는 작업 설명이 있는 B4:B9이고 필터 범위는 확인란이 있는 F4:F9입니다. 따라서 실제 수식은 다음과 같습니다.

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

 

이 수식은 기본적으로 확인되지 않은 작업을 완료된 것으로 표시(FALSE와 동일)하려는 것입니다. 끝에 있는 따옴표는 결과가 없는 경우 아무것도 표시하지 않도록 수식에 지시합니다. 이렇게 하면 셀이 비어 있어도 오류 메시지가 표시되지 않습니다.

 

이미지: muo

 

모든 것이 제대로 설정되었다면 미완료된 모든 작업이 보류 중인 작업 시트에 표시되어야 합니다. 할 일 시트에서 작업을 완료로 표시할 때마다 보류 중인 작업 시트에서 해당 작업이 사라져야 합니다.

 

완료된 작업을 추적하기 위해 다른 시트를 만들 수도 있습니다. 수식의 FALSE를 TRUE로 바꾸기만 하면 작동합니다.

3. 확인란 선택에 따라 조건부 서식 적용

확인란을 사용하면 Excel에서 조건부 서식을 적용하여 스프레드시트를 더욱 역동적으로 만들 수 있습니다. 예를 들어, 채우기 색상을 녹색으로 변경하여 완료된 작업을 더 쉽게 알아볼 수 있도록 할 수 있습니다.

 

1. 서식을 지정할 셀 범위를 선택합니다.
2. [홈] 탭 - [스타일] 그룹 - [조건부 서식] - [새 규칙]을 클릭합니다.
3. 대화 상자에서 [수식 사용하여 서식을 지정할 셀 결정]을 선택합니다.
4. 이 수식이 참인 값 서식 아래의 텍스트 내부를 클릭한 다음 첫 번째 확인란을 클릭합니다. 그러면 해당 확인란을 가리키는 수식이 표시됩니다.
5. 수식에서 두 번째 달러 기호를 제거합니다(=$F4).
6. [서식] 버튼을 클릭합니다.
7. [채우기] 탭을 선택하고 서식이 지정된 셀의 색상을 변경할 색상을 선택한 다음, [확인]을 클릭합니다.

 

[참고] Excel에서 달러 기호($)는 절대 참조를 나타냅니다. 수식에 행과 열이 모두 절대값인 경우 전체 서식 지정 규칙이 첫 번째 셀에 적용됩니다. 이것이 바로 두 번째 달러 기호를 제거한 이유입니다.

 

이제 확인란을 클릭하면 조건부 서식이 자동으로 적용됩니다.

 

마치며

Excel의 확인란은 생각보다 다양한 용도로 사용할 수 있습니다. 몇 가지 기본적인 활용법을 살펴보았지만, 확인란을 다른 Excel 함수 및 기능과 결합하여 훨씬 더 복잡한 용도로 활용할 수 있습니다.

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