Microsoft 365의 대안을 생각할 때, 우선적으로 구글의 오피스 제품을 떠올리게 됩니다. 구글 오피스에는 Googoe Docs, Sheets, Slides 등의 제품이 포함되어 있습니다. 이들 프로그램의 주요 특징과 기능, 장단점에 대해 잘 정리되어 있습니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: Goole Docs, Sheets and Slides
- URL: https://me.pcmag.com/en/office-suites/20122/google-docs-sheets-and-slides
Google의 무료 온라인 오피스 제품군(Google Docs, Google Sheets, Google Slides)은 오프라인에서 사용하기가 쉽지 않고, 마이크로소프트의 오피스 제품군인 Microsoft 365가 쉽게 처리할 수 있는 대용량 문서를 처리할 수 없다는 단점이 있습니다. 그럼에도 불구하고 협업을 위한 훌륭한 도구이며, 무료로 제공됩니다. Microsoft 365에 없는 기능들도 있습니다.
새로운 기능
Google은 Google Docs 문서에 활성 링크를 삽입하거나, Google 연락처 목록에서 이메일 주소를 삽입하거나, 사용자의 의견을 확인할 수 있는 투표 양식을 만들 수 있는 새로운 온라인 전용 기능을 추가 했습니다. 공동작업자는 하트 이모티콘이나 싫어요 이모티콘 중 하나를 선택하여 질문에 대한 견해를 표현합니다. 색상으로 구분된 드롭다운 목록을 생성하거나 타이머 또는 스톱워치를 삽입할 수도 있습니다.
특히 편리한 기능을 사용하면 편집 및 서식 지정 도구를 사용하여 Google Docs에서 이메일 초안을 작성한 다음, 메시지를 Gmail 초안 폴더에 표시하고 보낼 준비가 되도록 하는 버튼을 클릭할 수 있습니다.
비슷한 방식으로 Google 캘린더 일정의 초안을 작성할 수 있습니다. 그리고 진정한 온라인 전용 문서를 만들기 위해 전통적인 페이지 기반 형식이나 페이지 나누기가 없고 원하는 만큼 넓은 표와 그림이 있는 온라인 전용 페이지 없는 형식 중에서 선택할 수 있습니다. Google은 마침내 온라인 기반을 하드 카피 중심의 경쟁사보다 유리하게 만드는 방법을 찾았습니다.
미니멀리즘이 지배하다
Google은 앱과 웹 페이지에서 미니멀리즘의 오랜 전통을 가지고 있지만, 오피스 앱은 메뉴가 길어지고 옵션이 많아지면서 점점 더 복잡해지고 있습니다. 그럼에도 불구하고 Google의 앱은 Windows 또는 Mac용 Microsoft Office, LibreOffice, SoftMaker Office 및 Corel WordPerfect 와 같은 데스크톱 기반 제품군에 비해 여유가 있으며 원하는 기능을 찾기 위해 멀리 검색할 필요가 없습니다. 도움이 필요한 경우 도구 모음 왼쪽 끝에 있는 검색 버튼을 사용하면 Microsoft Office 앱 상단에 있는 유사한 버튼과 같이 원하는 기능을 찾을 수 있습니다.
Microsoft 365가 근접해 있긴 하지만 Google Docs가 경쟁 제품보다 뛰어난 점은 동급 최고의 공동 작업 및 개정 추적 기능입니다. 기본적으로 전체 편집 기록을 사용할 수 있습니다. 창 오른쪽 상단에 있는 시계 아이콘을 클릭하기만 하면 여러분과 공동작업자가 변경한 모든 내용을 아래로 스크롤하여 삭제된 텍스트를 현재 버전에 붙여넣을 수 있습니다.
Google의 무료 앱에는 구독 기반 Google Workspace의 동일한 이름의 앱에서 제공되는 거의 모든 기능이 포함되어 있습니다. Google 계정이 있는 모든 사람에게 사용자당 월 6달러의 가격으로 제공됩니다. 무료 버전과 유료 버전의 주요 차이점 중 하나는 무료 버전에서는 문서 템플릿을 쉽게 만들 수 없는 반면, 유료 버전에서는 몇 번의 마우스 클릭만으로 템플릿을 만들고 업로드할 수 있다는 점입니다.
간소화된 인터페이스, 제한된 기능
Google Docs는 간단한 보고서, 에세이, 개인 일기 및 기타 복잡하지 않은 작업에 이상적이지만 몇 달에 한 번씩 새로운 고급 기능을 계속 추가하고 있습니다. 다른 오피스 제품군에 비해 Google Docs는 전통적인 문서 작성에 있어서는 불편하지만, 간단한 편집 작업에 있어서는 사용 편의성이 가장 뛰어납니다. 이 제품군의 온라인 전용 특성은 이러한 단순성에 영향을 미칩니다. Google은 사용자가 클라우드에서 데이터에 안정적으로 액세스할 수 있다는 사실을 신뢰하기를 바랍니다. 실제로 Google은 오프라인 작업을 어렵게 함으로써 사용자가 해당 기능에 신경 쓰지 않도록 권장하지 않습니다.
Google Docs는 현대적인 타이포그래피와 완전히 숨길 수 있는 드물게 채워진 최상위 메뉴를 갖춘 깔끔한 인터페이스를 사용합니다. 도구 모음에는 선명한 흑백 아이콘이 있습니다. 디자인은 매우 간단하고 세심하게 고안되었으며, 단순함과 명확성에 필적하는 것은 Apple의 페이지뿐입니다. Google 앱의 모바일 버전은 다크 모드를 제공하지만 웹 앱에서 동일한 기능을 사용하려면 타사 추가 기능을 설치해야 합니다.
Google 문서에서는 온라인 중심 기능을 추가하는 다양한 방법을 제공합니다. 드롭다운을 삽입하거나 이메일 메시지 초안을 작성하기 위해 메뉴에서 해당 기능을 찾을 필요가 없습니다. 연락처에서 파일까지 Google 세계의 일부인 거의 모든 항목을 삽입할 수 있는 메뉴를 표시하려면 문서에 @-로그인만 하면 됩니다.
Google은 이전 버전의 단점을 제거하는 기능을 계속 추가하고 있습니다. 예를 들어 Google Docs에는 단어 개수 대화 상자에 입력할 때 단어 개수를 표시하는 옵션이 있으므로 현재 개수를 확인하기 위해 메뉴나 단축키를 사용할 필요가 없습니다. Google의 문서는 Google 세계에 점점 더 깊숙이 침투하고 있습니다. 예를 들어 워드 프로세서 문서, 워크시트, 프레젠테이션에서 Google Meet 화상 회의에 직접 프레젠테이션할 수 있고, 툴바에서 비디오 카메라 아이콘을 클릭하기만 하면 회의에 참여할 수 있습니다.
구글 오피스가 할 수 없는 일
그러나 단점은 남아 있습니다. 예를 들어 앱은 각주를 지원하지만 미주는 지원하지 않습니다. 이미지를 삽입하고 크기를 조정할 수 있지만 페이지에서의 위치를 쉽게 변경할 수는 없습니다. 페이지 번호 매기기를 사용하면 첫 번째 페이지에 번호가 표시되지 않도록 할 수 있지만 문서의 한 섹션에 대한 페이지 머리글과 바닥글을 변경할 수는 없습니다. 내장된 단락 스타일의 제한된 세트를 수정할 수 있지만 사용자 정의 이름을 사용하거나 단락보다 작은 텍스트 블록에 적용되는 스타일을 만들 수는 없습니다.
대용량 문서로 작업하고자 할 때, Google Docs와 Google Sheets는 경쟁 제품에 비해 더욱 취약합니다. 2000페이지 분량의 Word 파일을 업로드하려고 했습니다. 텍스트만 있고 이미지는 없었습니다. 그리고 10분 동안 진행률 표시줄을 확인한 후 취소를 클릭하고 포기했습니다. 동일한 Chrome 브라우저에서 실행되는 Microsoft 365는 파일을 즉시 업로드하고 몇 초 후에 편집을 위해 열었습니다. Apple의 온라인 페이지도 즉시 파일을 업로드했지만 페이지 인터페이스에서 파일을 여는 데 약 20초가 걸렸습니다.
Google Drive에 Word 파일을 업로드하여 Google Docs에 Word 파일을 가져오려고 했지만 Google Drive의 웹 페이지에서는 업로드에 실패했다고 보고했습니다. 이는 적어도 취소를 클릭할 때까지 결코 닫히지 않았던 Google Docs의 대화 상자보다 더 많은 정보를 제공했습니다.
여기서 구글의 문제는 페이지 수와 관련이 있는 것 같습니다. 크기는 훨씬 크지만 몇백 페이지에 불과한 Word 파일은 업로드하고 열 수 있었기 때문입니다. 또한 Google Docs는 대용량 파일로 작업할 때 속도가 매우 느립니다. 350페이지 분량의 Word 파일을 업로드하고 단어를 검색하려고 했지만 Google의 찾기 및 바꾸기 대화 상자에서는 백그라운드에서 파일 형식을 지정하는 동안 20초 동안 검색 문자열을 입력할 수조차 없었습니다.
구글 오피스가 할 수 있는 일
Google 문서도구는 몇 가지 기능을 매우 잘 수행합니다. 예를 들어, 필자는 페이지 상단과 하단에 공백 없이 인쇄 레이아웃으로 문서를 표시하는 옵션을 좋아합니다. 이 보기를 사용하면 문장이 페이지 나누기를 넘어 확장될 때 시야를 2인치 아래로 이동할 필요가 없습니다. 다른 오피스 제품군 중에서 Microsoft Word와 Corel WordPerfect 에만 이 기능이 있습니다.
새로 추가된 페이지 없음 옵션을 사용하면 일반 웹 페이지처럼 온라인 보기 전용으로 설계된 문서를 만들 수 있습니다. 이 옵션을 사용하면 인쇄된 페이지보다 넓은 그래픽을 추가하고 창 크기를 조정할 때 여백을 변경할 수 있습니다. 이 옵션은 다른 보기 옵션이 있는 보기 메뉴에 있는 것이 아니라 [파일] - [페이지 설정] 메뉴에 있으며, 현재 문서에 대해 선택하거나 생성하는 모든 문서에 대한 기본값으로 선택할 수 있습니다.
한 가지 경고: 페이지 없는 문서를 PDF 로 저장하면 PDF는 표준 페이지 크기를 갖게 되며, 결과적으로 넓은 표나 큰 이미지가 포함된 문서는 페이지에 맞게 축소됩니다. 문서에 맞도록 페이지 크기가 충분히 큰 PDF를 만드는 것은 기술적으로 가능하지만 Google Docs에서는 이를 수행하지 않습니다.
Google의 템플릿은 우아하게 디자인되어 사용하기 쉽지만 무료 버전의 앱으로 문서 템플릿을 만드는 간단한 방법은 없습니다. 온라인에서 복잡한 해결 방법을 찾을 수 있지만 나만의 템플릿을 만들고 싶다면 Google Workspace나 다른 제품군을 사용하는 것이 더 좋습니다.
Google Docs가 문서를 PDF 형식으로 내보내는 방식은 다소 이상합니다. PDF 형식으로 내보내는 데 사용한 다른 모든 프로그램은 파일 생성 날짜를 PDF의 메타데이터에 추가하여 파일 날짜가 여기에 포함됩니다. Google에서 내보낸 PDF에는 파일에 날짜 정보가 전혀 없습니다. 이 정보는 문서의 감사 추적을 수행하려는 경우 매우 중요할 수 있는데 Google이 이 정보를 제공하지 않는 이유는 알 수 없습니다.
스프레드시트 및 프레젠테이션
Google 스프레드시트는 Excel 의 고급 기능과 자동화된 편리함을 따라잡을 수는 없지만 기업 사용자와 워크시트의 변경 사항에 대한 전체 감사가 필요한 기타 사용자에게 선호되는 기능을 수행합니다 . Google 오피스 제품군의 나머지 앱과 마찬가지로 문서의 모든 변경 사항을 시간순으로 볼 수 있습니다. Sheets는 개별 셀의 편집 기록을 볼 수 있는 기능을 통해 한 단계 더 발전했습니다.
Google은 기록된 매크로 기능을 스프레드시트에도 추가했지만 문서에는 추가하지 않았습니다. 즉, 자신만의 매크로를 프로그래밍하는 방법을 알고 있다면 Docs, Sheets, Slides에서 사용할 수 있는 스크립트 편집기를 사용하여 선택적으로 Google API에 연결되는 자동화된 스크립트를 만들 수 있습니다. 예를 들어 스프레드시트 워크시트에서 YouTube 업로드를 관리하는 스크립트를 작성할 수 있습니다.
Google의 프레젠테이션 앱은 놀랍도록 빠르고 우아합니다. 이는 Microsoft의 PowerPoint 및 Apple의 Keynote에 내장된 거의 모든 눈부신 효과를 수행합니다. 비디오를 자를 수 있는 슬라이더와 같은 고급 편집 기능은 없지만 몇 주 전에 제공한 답변을 기억해야 할 때 참조할 수 있는 질문 및 답변 기록과 같은 편리함과 선명한 템플릿을 찾을 수 있습니다.
오프라인 문제
무료 버전과 유료 버전 모두에서 Google 앱의 실제 단점은 오프라인에서 작동하는 데스크톱 앱이 부족하다는 것입니다. 예를 들어 Libre Office 및 Apple iWork 와 같은 경쟁업체는 모두 무료이지만 데스크톱 앱, 모든 데스크톱 플랫폼의 LibreOffice, Mac 하드웨어의 Apple만 제공합니다. 온라인과 데스크톱의 장점을 모두 갖춘 제품군인 Microsoft 365는 1인당 연간 69.99달러부터 시작하고 1TB의 온라인 저장소를 제공합니다. 돈을 지불할 만한 가치가 있습니다.
인터넷 접속이 중단되지 않거나 Wi-Fi가 국가 횡단 비행 도중에 작동이 중단되지 않을 것이라고 가정하는 실수를 저지르지 마십시오. 파일에 대한 온라인 액세스를 미리 준비하지 않으면 컴퓨터가 오프라인일 때 파일을 읽을 수 없고 편집할 수도 없습니다.
오프라인으로 문서 편집을 준비하려면 먼저 Chrome에 Google Docs 오프라인 확장 프로그램을 설치하고 Chrome이 기본 웹 브라우저인지 확인해야 합니다. Chrome에서 drive.google.com/settings 로 이동하여 오프라인 설정을 활성화하세요. 그런 다음 Google 드라이브 디렉터리 로 이동하여 오프라인으로 편집하려는 모든 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, 오프라인 사용 가능 옵션을 활성화하거나 문서를 열고 파일 메뉴로 이동하여 오프라인 사용 가능을 클릭하세요. 어떤 결함이 발생하지 않는 한, 오프라인일 때 데스크톱의 Google 드라이브 폴더에 있는 문서 중 하나를 클릭하고 Chrome에서 편집할 수 있습니다.
세련되고 제한된 모바일
Google 오피스 앱의 모바일 버전은 보기에는 훌륭하지만 브라우저 버전 기능 중 일부만 제공합니다. 기본적으로 모바일 버전을 사용하여 문서나 워크시트의 텍스트와 서식을 변경할 수 있지만 그 외에는 그다지 많지 않습니다. 예를 들어 아이폰의 스프레드시트 앱에서는 셀 자동 합계를 계산할 수 없습니다.
Microsoft의 모바일 앱에는 훨씬 더 많은 기능이 포함되어 있습니다. 모바일 버전의 Excel은 앞서 언급한 자동 합계 기능을 포함하여 훨씬 더 뛰어난 기능을 제공합니다. Apple의 모바일 번호 앱도 더욱 정교해졌습니다. 수식을 입력하기 시작하면 자동 제안을 제공합니다.
효과적이고 우아하며 사용하기 쉬움
Google의 오피스 앱은 무료이고 효과적이며 브라우저나 모바일 기기를 통해 어디서나 사용할 수 있고 사용하기 매우 쉽습니다. 그러나 오프라인 작업과 대용량 파일 때문에 어려움을 겪으며 예비 전원이 필요한 사람은 OS에 따라 Editors' Choice 수상작인 Microsoft 365 또는 Apple iWork를 선호할 것입니다. 동료가 Google 문서, 프리젠테이션 또는 워크시트를 공유하는 경우 사용할 수 있도록 최소한 Google 앱을 사용해 보는 것이 좋습니다. 컴팩트한 기능 세트와 편의성이 여러분의 일상적인 요구에도 적합하다고 판단할 수도 있습니다.
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