새로운 한 해가 다가오고 있습니다. 이맘 때면 흔히 하게 되는 것이 있죠? 그렇습니다. 내년에 사용할 플래너를 준비하는 겁니다. 디지털 플래너를 사용하면 일상 업무와 일정을 간편하게 정리할 수 있습니다. 전문적인 앱을 구입할 필요도 없습니다. 구글 시트(Google Sheets)만 있으면 충분합니다.
개인 작업이든 업무 관련 작업이든 구글 시트에는 디지털 플래너를 만드는 데 필요한 모든 기능이 있습니다(※ 스압 주의. 내용이 어렵지는 않으나 단숨에 읽다가는 숨 넘어갈 수 있습니다).
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: How to Create a Digital Planner in Google Sheets
- https://www.makeuseof.com/create-digital-planner-google-sheets/
1단계: 구글 시트 준비
구글 시트의 기본 형태를 다듬습니다. 일일 계획에 맞게 행과 열만 유지하고 나머지는 삭제합니다.
(1) 빈 구글 시트를 엽니다.
(2) 삭제하려는 쳣 번째 열(여기서는 H열)을 선택하고 Ctrl + SHift + 오른쪽 화살표를 눌러 H열 우측의 모든 열을 선택합니다.
(3) 선택된 영역을 우클릭하고 [H - Z열 삭제]를 선택합니다.
(4) 이번에는 행에 대해 작업합니다. 삭제할 첫 번째 행(여기서는 35행)을 선택하고 Ctrl + Shift + 아래쪽 화살표를 눌러 35행 아래의 모든 행을 선택합니다.
(5) 선택된 영역을 우클릭하고 [35 - 1000행 삭제]를 선택합니다.
(6) 여기까지 진행하면 불필요한 영역이 제거되고 화면에는 A1:G34 영역만 표시됩니다.
2단계: 디지털 플래너에 텍스트 추가
디지털 플래너에 텍스트를 추가합니다. 여기에는 헤더, 날짜, 최우선 순위, 할 일 목록, 메모 및 시간 슬롯(요일 예약용)에 대한 레이블이 포함됩니다. 이 디지털 플래너의 경우 오전 6시부터 오후 10시까지 1시간 단위의 시간 슬롯을 사용합니다. 각 할일 항목 옆에 날짜 선택기인 확인란을 삽입하고 날짜에서 요일 이름을 추출하겠습니다.
(1) 플래너의 다양한 섹션에 레이블을 지정하는 텍스트를 추가합니다.
(2) B6 셀에 6AM을 입력합니다. 자동으로 오전 6시로 바뀌는지 확인합니다.
(3) B6 셀을 선택한 상태에서 커서를 셀 우측 하단 모서리로 가져가면 더하기 기호로 변경됩니다. 이 상태에서 B22 셀까지 끌어서 시간을 오후 10시까지 표시되도록 합니다.
(4) 할 일 목록의 확인란을 포함할 첫 번째 셀을 선택합니다. [삽입] - [체크박스]를 선택합니다.
(5) 셀 우측 하단 모서리를 클릭하고 아래로 끌어서 체크박스 다른 셀에 복사합니다.
(6) 날짜 선택기를 추가할 셀(여기서는 C2)을 선택하고 [데이터] - [데이터 확인]을 선택합니다. 이 기능은 엑셀의 '데이터 유효성 검사'와 비슷합니다.
(7) 화면 오른쪽에 작업창이 나타납니다. [위치 추가]를 클릭합니다.
(8) [기준] - [올바른 날짜]를 선택합니다. [데이터가 잘못된 경우] 항목은 [입력 거부]를 선택하고 [완료]를 누릅니다.
이제 C2 셀에 날짜를 입력해 보세요. 잘못된 날짜(예: 23/11/30)를 입력하면 경고 메시지가 나타나면서 입력되지 않습니다.
(9) 요일명을 표시하기 위해 B5 셀을 선택하고 다음 수식을 작성합니다. C2는 날짜가 들어 갈 셀입니다.
=upper(text(C2,"dddd"))
지정한 셀(여기서는 C2)에 날짜가 입력되지 않은 경우 디폴트값으로 토요일로 설정됩니다.
3단계: 디지털 플래너 모양 다듬기
아직은 디지털 플래너라고 부르기에 민망할 정도로 밋밋한 모양입니다. 좀 더 보기 좋은 형태로 모양을 다듬어 보겠습니다.
(1) 열 머리글을 드래그하거나 더블 클릭하여 열 너비를 조정합니다.
(2) 일정이 들어갈 영역(B5:C22)을 범위로 지정하고 [전체 테두리]를 선택합니다.
(3) F6 셀을 선택하고 [아래쪽 테두리]를 선택합니다. 셀 우측 하단 모서리를 드래그하여 F8 셀에도 아래쪽 테두리를 적용합니다. 같은 방법으로 F12:F22 영역에도 아래쪽 테두리를 작성합니다.
(4) B1:F1 영역을 범위로 지정하고 [셀 병합] 아이콘을 클릭합니다.
(5) 메모가 들어갈 영역(B26:F33)도 셀 병합합니다.
(6) 메모 셀을 선택한 상태에서 [세로 맞춤]을 [위쪽]으로 설정합니다. 그 오른쪽에 있는 [텍스트 줄 바꿈]은 [줄 바꿈]으로 설정합니다. 이렇게 하면 입력한 메모가 맨 위에서 시작하고, 한 줄이 넘어가는 경우 자동으로 줄 바꿈 처리됩니다.
(7) [보기] - [표시] - [격자선]을 선택하여 격자선을 숨깁니다.
(8) 다음은 셀에 색상을 지정합니다. 색상을 지정하려는 셀을 선택하고 [채우기 색상] 아이콘을 클릭하여 적당한 색을 선택합니다. 이 때 Ctrl 키를 누른 채 범위를 지정하면 불연속적인 영역을 선택할 수 있습니다.
(9) 텍스트에 대해 글꼴, 글꼴 크기, 정렬, 색상 등을 지정합니다. 엑셀에서 작업하는 것과 거의 비슷하므로 어렵지 않게 지정할 수 있으리라 생각합니다.
4단계: 디지털 플래너에 조건부 서식 적용
TO-DO LIST에서 완료된 작업에는 최소선을 적용하면 수행된 작업과 남은 작업을 한눈에 확인할 수 있어 편리합니다.
(1) TO-DO LIST에서 체크 박스 옆에 있는 영역(F12:F22)을 범위로 지정합니다.
(2) [서식] - [조건부 서식]을 선택합니다.
(3) [조건부 서식] 작업창에서 [형식 규칙] - [맞춤 수식]을 선택합니다.
(4) 수식 입력 상자에 다음 수식을 입력합니다. E열은 고정, 행 번호는 12, 13, 14,... 등과 같이 바뀌어야 하므로 혼합 주소를 적용한 점에 유의하세요. 엑셀과 똑같은 방식입니다. [서식 지정 스타일] - [취소선]을 선택하고 [완료] 버튼을 클릭합니다.
=$E12=True
(5) TO-DO LIST의 항목 앞에 있는 체크 박스를 클릭하면 조건부 서식이 적용됩니다.
구글 시트에서 디지털 플래너를 업데이트하는 팁
디지털 플래너를 만든 후에는 지속적으로 업데이트하고 관리하는 것이 중요합니다. 이 때 참고할 몇 가지 팁을 소개합니다.
디자인을 템플릿으로 저장
플래너 디자인을 완성한 후 Google 스프레드시트 통합문서의 이름을 '일일 플래너 템플릿'으로 변경하세요. 새로운 달이 시작될 때 이 템플릿의 사본을 만듭니다. [파일] - [사본 만들기] 메뉴를 이용하면 됩니다. 이를 통해 매번 깔끔하게 시작할 수 있으며 나중에 참조할 수 있도록 과거 기록을 유지할 수도 있습니다.
템플릿에 빈 양식 시트 유지
통합 문서의 시작 부분에 일일 계획의 빈 양식을 배치합니다. 새로운 날을 계획하려면 이 양식 시트를 복사하고 이름을 날짜로 지정한 후 계획을 시작합니다.
색상 구분 사용
작업을 색상으로 구분하면 작업 범주, 우선순위 또는 진행 상황을 빠르고 명확하게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 업무 관련 작업에는 파란색, 개인 용도에는 주황색, 약속이나 회의에는 분홍색을 사용하는 식입니다. 이 작업을 수동으로 수행하거나 조건부 서식을 사용하여 특정 기준에 따라 프로세스를 자동화할 수 있습니다
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