들어가며
작성한 문서를 화면으로만 보는 것이 아니라 인쇄를 해서 보고하거나 공유하는 것도 빈번히 있는 일입니다. 문서를 인쇄하는 기본적인 방법과 다양한 활용 방법에 대해 알아봅니다. 준비되셨나요? 출발합니다.
기본 인쇄 방법
엑셀에서 작성한 자료를 인쇄하기 전에 반드시 미리 보기를 통해 확인하세요. 가로 세로 균형이 맞는지, 잘리는 부분은 없는지 등을 확인하는 과정은 필수입니다.
인쇄할 워크시트를 연 상태에서 [파일] 탭 - [인쇄]를 선택하면 그림과 같은 화면이 나타납니다. 왼쪽에는 인쇄와 관련된 여러 가지 옵션을 설정할 수 있는 화면이, 오른쪽에는 인쇄 미리 보기 화면이 나타납니다.
몇 가지 문제점이 보입니다. 문서 일부가 잘렸고 왼쪽 여백이 더 넓어서 좌우 균형도 맞지 않습니다. 실제 프린터로 인쇄하기 전에 미리 보기 작업은 필수적입니다. ESC나 화면 좌측 상단의 되돌아가기 아이콘을 눌러서 워크시트 상태로 돌아갑니다.
인쇄 영역 설정하기
인쇄할 영역을 범위로 지정하고 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 영역] - [인쇄 영역 설정] 명령을 선택합니다.
워크시트 하단의 [페이지 나누기 미리 보기] 아이콘을 클릭합니다. 이제 한 페이지에 내용이 표시됩니다.
페이지 구분선 조정하기
[페이지 나누기 미리 보기] 아이콘을 클릭했을 때 아래와 같이 파란색 점선으로 [페이지 구분선]이 나타나는 경우가 있습니다. 이 상태로 출력하면 H열 오른쪽이 잘립니다. [페이지 구분선] 위로 마우스 포인터를 가져가면 포인터 모양이 바뀝니다. 이때 마우스를 오른쪽으로 드래그하여 인쇄 영역에 포함되도록 조정합니다.
원래 워크시트 상태로 돌아가려면 [기본] 아이콘을 클릭합니다.
인쇄 배율 직접 지정하기
인쇄 배율을 직접 조정할 수도 있습니다. [파일] - [인쇄] - [페이지 설정]을 선택합니다. 대화상자에서 [페이지] 탭을 클릭합니다. [확대/축소 배율] 항목 옆에 있는 회전자를 이용하면 1% 단위로 배율을 조절할 수 있습니다.
[자동 맞춤]을 선택하면 현재 시트 내의 모든 내용이 한 페이지에 자동으로 맞춰집니다. 내용이 많을 경우 이 옵션을 선택하면 지나치게 축소되어 내용을 알아보기 힘들어질 수도 있습니다.
[팁] 개인적인 경험입니다만, 인쇄 배율은 80% 이하로는 설정하지 않는 것을 추천합니다. 인쇄 배율이 낮아지면 가독성이 떨어집니다. 인쇄 배율을 조정하기보다 정보량을 조절하거나 차라리 여러 페이지로 나누는 것이 나을 수 있습니다.
페이지마다 제목 반복 인쇄하기
데이터 량이 많을 때 [보기] 탭 - [틀 고정]을 선택하면 표의 제목행이 모든 페이지마다 자동으로 반복 표시되어 편리합니다. 인쇄를 할 때에도 이와 비슷하게 설정할 수 있습니다.
[페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 제목]을 선택합니다. [페이지 설정] 대화상자가 나타나면 [시트] 탭에서 [반복할 행] 옆의 입력란을 클릭합니다. 워크시트 1행에 있는 셀을 하나 선택하면 [반복할 행]란에 범위가 자동으로 추가됩니다. [확인] 버튼을 클릭합니다.
[파일] - [인쇄]를 선택합니다. 시트 내의 모든 페이지마다 제목이 반복 표시됨을 알 수 있습니다.
정보를 추가하여 인쇄하기
출력물 상단이나 하단에 문서와 관련된 정보(예. 인쇄 날짜, 시트 이름 등)를 표시해 두면 버전 관리에 도움이 될 수 있습니다. [파일] - [인쇄] - [페이지 설정]을 선택합니다.
[페이지 설정] 대화상자에서 [머리글/바닥글] 탭을 선택하고 [머리글 편집] 버튼을 클릭합니다([바닥글 편집]을 눌러서 바닥글에 정보를 표시해도 됩니다).
왼쪽/가운데/오른쪽 구역 중에서 어디에 표시할 지를 클릭하고 대화상자 중간에 있는 아이콘을 클릭하면 됩니다.
필요한 요소 삽입이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다. [페이지 설정] 대화상자가 나타납니다. 머리글 영역을 보면 앞에서 지정한 정보들이 표시되어 있습니다. [바닥글 편집]을 클릭하고 '가운데 구역'에 [페이지 번호]를 추가한 모습입니다.
[확인]을 클릭하면 인쇄 미리 보기 화면에도 나타납니다. 프린터 출력 시에도 당연히 반영이 되죠.
총 페이지 수나 파일 경로, 그림 등 다양한 요소를 삽입할 수 있습니다.
나가며
이제 여러분은 문서를 인쇄하는 과정에서 나타날 수 있는 문제들에 대처할 수 있고, 스마트하게 인쇄하는 기능들에 대해서도 알게 되었습니다. 축하합니다.
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