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[Excel 입문] 05. 꼭 알아야 할 엑셀 인쇄 필수 사항

권현욱(엑셀러) 2023. 11. 22. 08:00
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들어가며

작성한 문서를 화면으로만 보는 것이 아니라 인쇄를 해서 보고하거나 공유하는 것도 빈번히 있는 일입니다. 문서를 인쇄하는 기본적인 방법과 다양한 활용 방법에 대해 알아봅니다. 준비되셨나요? 출발합니다.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가


기본 인쇄 방법

엑셀에서 작성한 자료를 인쇄하기 전에 반드시 미리 보기를 통해 확인하세요. 가로 세로 균형이 맞는지, 잘리는 부분은 없는지 등을 확인하는 과정은 필수입니다.


인쇄할 워크시트를 연 상태에서 [파일] 탭 - [인쇄]를 선택하면 그림과 같은 화면이 나타납니다. 왼쪽에는 인쇄와 관련된 여러 가지 옵션을 설정할 수 있는 화면이, 오른쪽에는 인쇄 미리 보기 화면이 나타납니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

몇 가지 문제점이 보입니다. 문서 일부가 잘렸고 왼쪽 여백이 더 넓어서 좌우 균형도 맞지 않습니다. 실제 프린터로 인쇄하기 전에 미리 보기 작업은 필수적입니다. ESC나 화면 좌측 상단의 되돌아가기 아이콘을 눌러서 워크시트 상태로 돌아갑니다.

 

인쇄 영역 설정하기

인쇄할 영역을 범위로 지정하고 [페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 영역] - [인쇄 영역 설정] 명령을 선택합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

워크시트 하단의 [페이지 나누기 미리 보기] 아이콘을 클릭합니다. 이제 한 페이지에 내용이 표시됩니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

페이지 구분선 조정하기

[페이지 나누기 미리 보기] 아이콘을 클릭했을 때 아래와 같이 파란색 점선으로 [페이지 구분선]이 나타나는 경우가 있습니다. 이 상태로 출력하면 H열 오른쪽이 잘립니다. [페이지 구분선] 위로 마우스 포인터를 가져가면 포인터 모양이 바뀝니다. 이때 마우스를 오른쪽으로 드래그하여 인쇄 영역에 포함되도록 조정합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

원래 워크시트 상태로 돌아가려면 [기본] 아이콘을 클릭합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

인쇄 배율 직접 지정하기

인쇄 배율을 직접 조정할 수도 있습니다.  [파일] - [인쇄] - [페이지 설정]을 선택합니다. 대화상자에서 [페이지] 탭을 클릭합니다. [확대/축소 배율] 항목 옆에 있는 회전자를 이용하면 1% 단위로 배율을 조절할 수 있습니다.

 

[자동 맞춤]을 선택하면 현재 시트 내의 모든 내용이 한 페이지에 자동으로 맞춰집니다. 내용이 많을 경우 이 옵션을 선택하면 지나치게 축소되어 내용을 알아보기 힘들어질 수도 있습니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

[팁] 개인적인 경험입니다만, 인쇄 배율은 80% 이하로는 설정하지 않는 것을 추천합니다. 인쇄 배율이 낮아지면 가독성이 떨어집니다. 인쇄 배율을 조정하기보다 정보량을 조절하거나 차라리 여러 페이지로 나누는 것이 나을 수 있습니다.

 

페이지마다 제목 반복 인쇄하기

데이터 량이 많을 때 [보기] 탭 - [틀 고정]을 선택하면 표의 제목행이 모든 페이지마다 자동으로 반복 표시되어 편리합니다. 인쇄를 할 때에도 이와 비슷하게 설정할 수 있습니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

[페이지 레이아웃] 탭 - [페이지 설정] 그룹 - [인쇄 제목]을 선택합니다. [페이지 설정] 대화상자가 나타나면 [시트] 탭에서 [반복할 행] 옆의 입력란을 클릭합니다. 워크시트 1행에 있는 셀을 하나 선택하면 [반복할 행]란에 범위가 자동으로 추가됩니다. [확인] 버튼을 클릭합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

[파일] - [인쇄]를 선택합니다. 시트 내의 모든 페이지마다 제목이 반복 표시됨을 알 수 있습니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

정보를 추가하여 인쇄하기

출력물 상단이나 하단에 문서와 관련된 정보(예. 인쇄 날짜, 시트 이름 등)를 표시해 두면 버전 관리에 도움이 될 수 있습니다. [파일] - [인쇄] - [페이지 설정]을 선택합니다.


[페이지 설정] 대화상자에서 [머리글/바닥글] 탭을 선택하고 [머리글 편집] 버튼을 클릭합니다([바닥글 편집]을 눌러서 바닥글에 정보를 표시해도 됩니다).

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

왼쪽/가운데/오른쪽 구역 중에서 어디에 표시할 지를 클릭하고 대화상자 중간에 있는 아이콘을 클릭하면 됩니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

필요한 요소 삽입이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다. [페이지 설정] 대화상자가 나타납니다. 머리글 영역을 보면 앞에서 지정한 정보들이 표시되어 있습니다. [바닥글 편집]을 클릭하고 '가운데 구역'에 [페이지 번호]를 추가한 모습입니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

[확인]을 클릭하면 인쇄 미리 보기 화면에도 나타납니다. 프린터 출력 시에도 당연히 반영이 되죠.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

총 페이지 수나 파일 경로, 그림 등 다양한 요소를 삽입할 수 있습니다.

 

나가며

이제 여러분은  문서를 인쇄하는 과정에서 나타날 수 있는 문제들에 대처할 수 있고, 스마트하게 인쇄하는 기능들에 대해서도 알게 되었습니다. 축하합니다.

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