들어가기 전에
Microsoft Word로 문서를 완성하는 데 예상보다 시간이 많이 걸리나요? MS Word에는 문서를 쉽게 작성하는데 필요한 도구가 많이 있지만, 알고 있으면 훨씬 더 효율적으로 문서를 작성할 수 있는 팁과 요령을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 7 Ways to Speed Up Your Workflow in Microsoft Word
- URL: https://www.howtogeek.com/ways-to-speed-up-workflow-microsoft-word/
1. 폴더 정리
이 팁은 Word 자체에서 수행할 수 있는 작업이 아니기 때문에 이상해 보일 수 있습니다. 그러나 폴더를 만들고 작업 내용을 올바른 위치에 저장하는 데 시간을 투자하면 상당한 시간을 절약할 수 있습니다. 이는 책상을 깔끔하게 정리하는 것과 같습니다. 모든 것이 어디에 저장되어 있는지, 무엇인가를 찾으려면 어디로 가야 하는지 알면 그것을 어디에 두었는지 기억할 필요가 없습니다.
Word 문서를 시작하기 전에 폴더를 미리 준비해 두면 작업을 진행하면서 저장할 위치를 이미 알고 있다는 의미입니다. 이렇게 하면 작업을 시작하자마자 저장하도록 권장되며, Word 데스크톱 앱에서 작업하는 경우 필수적인 단계입니다. 자동 저장 기능은 파일 이름을 지정하고 올바른 위치에 배치한 후에만 작동합니다.
Windows 파일 탐색기에서 자주 사용하는 폴더를 우클릭하고 [즐겨찾기에 고정]을 클릭하면 항상 왼쪽 사이드바 메뉴에 표시됩니다. 이렇게 하면 한 번의 클릭으로 폴더를 열 수 있으며, 자주 사용하는 폴더가 다른 폴더 내에 저장되어 있는 경우 특히 유용합니다.
2. 붙여넣은 텍스트에서 서식 제거
인터넷이나 다른 Word 문서와 같이 다른 출처에서 텍스트를 복사(Ctrl+C)하여 작업에 붙여넣기(Ctrl+V)하고 있나요? 소스 서식이 Word 문서 서식과 다르면 글꼴 서체, 색상 및 크기가 일관되지 않게 됩니다. 특히 인터넷 사이트에서 텍스트를 복/붙(복사/붙여넣기)하면 이런 경우가 많습니다.
이를 방지하려면 소스에서 텍스트를 선택하여 복사(Ctrl+C)하고 Word 문서로 이동합니다. [홈] 탭 - [클립보드] 그룹 - [붙여넣기] - [[텍스트만 유지]를 선택합니다.
3. 빠른 실행 도구 모음 사용자 정의
Word 문서에서 정기적으로 수행하는 작업이 있고 해당 명령과 함께 제공되는 많은 단축키를 기억하는 데 어려움이 있는 경우, 빠른 실행 도구 모음(QAT: Quick Access Toolbar)에 단일 클릭 단추를 추가하여 이러한 프로세스를 즉시 실행할 수 있습니다.
만약 QAT가 보이지 않는다면 리본 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하고 [빠른 실행 도구 모음 표시]를 클릭합니다.
그러면 QAT가 창의 왼쪽 상단 모서리에 있는 문서 이름 옆에 나타납니다. 자동 저장 토글과 같은 기본 QAT 버튼이 나타날 수 있습니다. 더 많은 아이콘을 추가하려면 [빠른 실행 도구 모음 사용자 지정] 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 그런 다음 표시된 옵션에서 선택하거나 "추가 명령"을 클릭하여 더 많은 옵션을 볼 수 있습니다.
Word 옵션 창의 빠른 실행 도구 모음 메뉴에 있는 [많이 사용하는 명령]에서 선택하거나 [모든 명령]을 클릭하여 사용 가능한 모든 옵션을 확인하세요. QAT에 추가하려는 작업을 찾아 선택하고 [추가]를 누른 다음, 완료되면 [확인]을 클릭하세요.
4. 마우스를 사용하지 않고 섹션 선택
마우스를 사용하여 단어, 줄 또는 문단을 선택하는 것은 지루한 작업일 수 있습니다. 단축키를 사용하여 커서를 이동하고 텍스트를 선택하는 몇 가지 추가 방법을 아는 것이 편리합니다. 복사를 위해 Ctrl + C를 사용 하고 붙여넣기를 위해 Ctrl + V를 사용하는 것은 누구나 알고 있지만 탐색 단축키는 Word에서 빠르게 작업하는 데 꼭 필요합니다.
커서 이동
이동하기 위해 화살표 키를 반복적으로 탭하지 마세요. 대신 Ctrl 키를 누른 채 화살표 키를 동시에 사용하면 커서를 더 빠르게 이동할 수 있습니다.
- Ctrl + Up을 누르면 커서가 현재 문단의 시작 부분으로 이동하고, 다시 Up을 누르면 이전 문단의 시작 부분으로 이동합니다.
- Ctrl + Down 을 누르면 다음 문단으로 이동합니다.
- Ctrl + 왼쪽 또는 Ctrl + 오른쪽 방향키를 사용하면 텍스트 줄을 훨씬 더 빠르게 이동할 수 있습니다.
텍스트 선택
텍스트를 선택할 때 비슷한 원리를 따를 수 있지만 Ctrl + Shift를 누른 상태에서 화살표 키를 누를 수 있습니다.
- Ctrl + Shift + Up은 커서 앞의 줄 부분을 선택한 다음 위의 줄, 위의 단락을 선택합니다.
- Ctrl + Shift + Down은 커서 뒤의 줄 부분을 선택한 다음 아래 줄, 아래 단락을 선택합니다.
- Ctrl + Shift + 왼쪽 또는 Ctrl + Shift + 오른쪽 방향키를 누르면 줄 전체에 걸쳐 단어가 선택됩니다.
작업 속도를 높이는 데 Home 및 End 키가 어떤 역할을 하는지 알아두는 것도 좋습니다.
- Home 및 End 커서를 줄의 시작과 끝으로 이동합니다.
- Ctrl + Home 및 Ctrl + End는 커서를 문서의 시작과 끝으로 이동합니다.
- Ctrl + Shift + Home은 커서 위치 앞에 있는 모든 텍스트를 선택하고, Ctrl + Shift + End는 커서 위치 뒤에 있는 모든 텍스트를 선택합니다.
5. 작업 내용을 삭제하지 않고 대소문자 변경
실수를 하였거나 대소문자를 수정(대문자)하고 싶다면 해당 단어를 삭제하고 다시 입력하는 것이 본능일 수도 있습니다. 결국 텍스트를 선택하고 Caps Lock 키를 사용하는 것이 작동하지 않습니다. 그러나 전환해야 할 텍스트 본문이 너무 많은 경우 작업을 다시 입력하는 것은 시간 낭비입니다.
대신 Ctrl + Shift + 화살표를 사용하여 텍스트를 선택한 다음 대소문자 변경 아이콘을 클릭하세요. 그런 다음 사용 가능한 옵션 중에서 선택하여 선택한 텍스트의 대소문자를 빠르게 변경할 수 있습니다.
6. 찾기 및 바꾸기 사용
필자는 항상 찾기 및 바꾸기를 사용하지만 문서에서 단어, 단어의 일부, 단어 형태 또는 기타 항목이 나타날 때마다 일괄적으로 변경해야 한다면 여러분도 그렇게 해야 합니다. 예를 들어 'Internet'의 각 인스턴스를 'internet'으로 변경하거나 문서 내에 있는 모든 'reign'과 'rain'을 'rein'로 변경하려는 경우 수동으로 이 작업을 수행하면 많은 시간이 걸릴 수 있으며 몇 개를 놓칠 수 있습니다.
Ctrl+H를 눌러 찾기 및 바꾸기 대화 상자를 실행합니다. 찾기 탭을 사용하면 문서에서 단어를 식별하는 데 도움이 되고, 바꾸기 탭을 사용하면 해당 단어를 다른 단어로 변경할 수 있으며, 이동 탭을 사용하면 문서의 특정 위치로 이동할 수 있습니다.
'추가'를 클릭하면 대소문자 일치, 전체 단어만 찾기, 단어 형태 찾기 등 보다 구체적인 매개변수를 사용하여 검색을 수행할 수 있습니다.
7. 메모장과 펜 활용
Microsoft Word의 모든 기능과 워크플로우 속도를 높일 수 있는 방법이 아무리 발전했다 해도 메모장과 펜을 곁에 두는 것만큼 좋은 것은 없습니다.
예를 들어, 대화 상자를 시작하기 전에 다단계 목록의 다양한 서식과 스타일을 메모해 두면 번호 매기기, 들여쓰기, 글꼴이 정확하고 일관성 있게 유지되는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 단락을 입력하던 도중에 작업의 다른 섹션에 대한 아이디어가 떠오를 때, 노트북을 옆에 두고 있으면 작업의 추진력을 방해하거나 하고 싶었던 일을 잊어버릴 염려 없이 빠르게 메모할 수 있습니다.
'IT Info' 카테고리의 다른 글
| 모든 학생을 위한 필수 AI 도구 및 팁 (0) | 2024.08.18 |
|---|---|
| Microsoft Copilot을 사용하여 한 주 계획하기 (1) | 2024.08.16 |
| iPhone에서 저장 공간을 확보하는 방법 (0) | 2024.08.14 |
| ChatGPT-4o로 리서치 마스터하기 (2) | 2024.08.13 |
| 생산성 향상을 위한 Microsoft Copilot 팁과 요령 10가지 (2) | 2024.08.12 |
