Excel 파일 크기를 줄이는 6가지 방법

Microsoft Excel은 방대한 양의 데이터, 복잡한 수식 및 복잡한 차트를 저장하는 강력한 도구입니다. 그러나 데이터가 많아지고 Excel 파일의 크기가 커지면 성능 저하, 파일 열기 시간 연장, 공유 시 문제로 이어질 수 있습니다. Excel 파일을 압축하는 다양한 방법을 소개합니다. 글 하단의 '자주 묻는 질문'에도 여러 가지 아이디어가 있으니 참고하세요.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.

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• 원문: How to Reduce Excel File Size (All Methods)
• URL: https://winbuzzer.com/2024/02/18/how-to-reduce-excel-file-size-xcxwbt/

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엑셀 파일이 커지는 이유와 대응 방법

Excel 파일이 너무 다루기 어려워지는 이유는 무엇이며 이에 대해 무엇을 할 수 있을까요? 대용량 Excel 파일은 축적된 데이터, 과도한 서식, 삽입된 이미지, 과다한 수식, 피벗 테이블 등으로 인해 발생하는 경우가 많습니다. 이러한 요소는 데이터 분석 작업에서는 필수적이지만 통합 문서의 응답 속도가 느려지고 관리가 어려워질 수 있습니다.

 

Excel 파일 크기를 줄이는 것은 단순히 디스크 공간을 확보하는 것이 아니라 데이터의 유용성과 접근성을 향상시키는 것입니다. 복잡한 모델을 다루는 금융 전문가, 포괄적인 보고서를 다루는 분석가, 논문 데이터를 정리하는 학생 등 Excel 파일 크기를 최적화하면 시간과 좌절감을 줄일 수 있습니다.

이 글에서는 데이터 무결성을 유지하면서 Excel 파일을 축소하는 다양한 방법을 살펴봅니다. 통합 문서를 감사하여 대량이 있는 위치를 이해하고, 이미지를 압축하고, 불필요한 서식을 제거하고, Excel 캐시를 지우고, Excel의 이진 형식을 활용하는 것까지, 더 간결하고 효율적인 통합 문서를 얻기 위한 실행 가능한 단계에 대해 알아봅니다.

 

방법 1: 바이너리 형식으로 저장하기

바이너리 형식(.xlsb)을 사용하면 Excel 파일의 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 데이터를 XML로 저장하는 표준 형식(.xlsx 또는 .xlsm)과 달리 바이너리 형식은 훨씬 적은 공간을 사용하여 데이터를 저장합니다. 이렇게 하면 파일 크기가 작아지므로 Excel 파일을 더 쉽게 관리하고 공유할 수 있습니다. 이진 형식으로 저장된 통합 문서는 특히 규모가 크거나 복잡한 계산이 포함된 경우 더 빠르게 열고 저장하는 경우가 많습니다.

 

[주의] 파일을 바이너리 형식으로 지정하면 다음과 같은 측면에서 영향을 받을 수 있습니다.

호환성: 일부 기능은 제대로 작동하지 않을 수 있습니다. 대부분의 기능은 이진 형식으로 유지되지만 Excel 파일이 XML 형식일 것으로 예상하는 다른 소프트웨어 또는 서비스와 일부 호환성 문제가 있을 수 있습니다. 또한 파워 쿼리와 같은 일부 Excel 기능은 이진 형식 파일에서 작동하지 않을 수 있습니다.

매크로 인식: 매크로를 사용할 수 없습니다. 매크로를 사용하는 경우 바이너리 형식이 매크로의 가시성을 변경하지 않는다는 점에 유의하세요. 그러나 일반적인 매크로 지원 파일 확장자는 .xlsb가 아니라 .xlsm이므로 사용자는 매크로가 바이너리 파일에 존재할 것이라고 기대하지 않을 수 있습니다.

 

파일을 바이너리 형식으로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.

 

1. [파일] - [다른 이름으로 저장]을 선택합니다.
2. [파일 형식] - [Excel 바이너리 통합 문서(*.xlsb)]를 선택합니다.
3. [저장]을 클릭합니다.

 

이렇게 하면 원본 Excel 파일의 복사본이 기본 Excel 파일보다 훨씬 작은 'Excel 바이너리 통합 문서' 형식으로 저장됩니다.

 

기본적으로 엑셀 파일을 바이너리 형식으로 저장하는 방법

파일을 저장할 때마다 수동으로 형식을 변경하지 않고 기본적으로 통합 문서를 이진 형식으로 저장하도록 Excel을 구성할 수도 있습니다.

 

1. [파일] - [더 보기] - [옵션]을 클릭합니다.
2. [Excel 옵션] 대화상자에서 [저장]을 선택합니다.
3. [다음 형식으로 파일 저장]에서 [Excel 바이너리 통합 문서(*.xlsb)]를 선택하고 [확인]을 누릅니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

이렇게 하면 앞으로는 [다른 이름으로 저장] 대화상자에서 파일 형식을 수동으로 변경하지 않는 한 모든 새 통합 문서는 '.xlsb'로 저장됩니다.

 

방법 2: 불필요한 워크시트 삭제하기

더 이상 필요하지 않은 워크시트를 제거하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이는 사용되지 않는 데이터를 제거하는 간단한 방법이며 파일 크기에 즉각적인 영향을 미칠 수 있습니다. 방법은 매우 간단합니다. 제거하려는 Excel 시트 탭을 우클릭하고 [삭제]를 선택합니다.

 

방법 3: 이미지를 낮은 해상도로 저장하기

고해상도 이미지는 Excel 파일 크기가 커지는 주요 원인 중 하나일 수 있습니다. 이미지를 통합 문서에 삽입한 후 낮은 해상도로 저장하면 품질 저하 없이 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 특히 이미지가 참조나 설명 목적으로만 사용되는 경우에는 더욱 그렇습니다.

 

1. [파일] - [더 보기] - [옵션]을 선택합니다.
2. [Excel 옵션] 대화상자에서  [고급]을 클릭합니다.
3. [편집 데이터 취소]를 선택한 다음 [파일의 이미지 압축 안 함]을 선택 취소하고 [기본 해상도]를 더 낮게 설정합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

• 편집 데이터 취소: [편집 데이터 취소]를 선택하면 원본 이미지로 되돌릴 수 있도록 Excel에서 유지하는 저장된 이미지 편집 데이터(예: 자르기 및 조정)가 제거됩니다. Excel에서는 이미지 편집을 취소하는 데 필요한 추가 데이터를 더 이상 저장하지 않으므로 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
• 이미지 압축: [파일의 이미지 압축 안 함]을 선택 취소하면 Excel이 문서의 이미지를 압축할 수 있습니다. 이는 Excel에서 이미지의 파일 크기를 줄여 통합 문서의 전체 파일 크기를 크게 줄일 수 있음을 의미하며, 특히 이미지가 많거나 큰 경우에는 더욱 그렇습니다.
• 기본 해상도 설정: 기본 해상도를 낮게 설정하면 통합 문서에 삽입된 이미지의 DPI(인치당 도트 수) 설정이 감소합니다. 즉, 통합 문서에 추가된 모든 새 이미지는 자동으로 이 해상도 설정으로 압축됩니다. 낮은 DPI 이미지는 픽셀 수가 적기 때문에 공간을 덜 차지하므로 파일 크기가 더욱 줄어듭니다.

[주의] 이미지 품질 저하와 전역 변경

이미지 품질에 미치는 영향: 이러한 변경으로 인해 파일 크기가 줄어들지만 이미지의 시각적 품질도 저하될 수 있습니다. 이는 Excel 화면에 표시되는 이미지에는 문제가 되지 않을 수 있지만 통합 문서를 인쇄할 계획이거나 데이터 프레젠테이션에 정확한 이미지 세부 정보가 중요한 경우에는 문제가 될 수 있습니다.

전역 변경: 이러한 설정은 일반적으로 전역적입니다. 즉, 현재 문서뿐만 아니라 Excel 내에서 작업하는 모든 통합 문서에 영향을 미칩니다. 이 변경 사항이 다른 프로젝트에 대한 요구 사항에도 부합하는지 고려해야 합니다.

 

방법 4: 이미지를 압축하여 엑셀 파일 크기 줄이기

Excel은 통합 문서에 이미 포함된 이미지를 압축하는 도구를 제공합니다. 이 방법은 사후에 파일 크기를 줄이는 데 유용하므로 관련 파일이 커지는 일 없이 데이터의 시각적 도구를 유지할 수 있습니다.

1. 하나의 이미지를 선택하고 [그림 서식] 탭을 선택합니다.
2. [조정] 그룹 - [그림 압축]을 클릭합니다.
3. [그림 압축] 대화상자에서 [압축 옵션]과 [해상도]를 설정하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

• 모든 이미지를 압축하려면 [이 그림에만 적용]을 선택 취소합니다.
• 보이지 않지만 복원 가능한 부분을 제거하려면 [잘려진 그림 영역 삭제]를 선택합니다.
• 이미지 품질을 유지하려면 [기본 해상도 사용]을 선택합니다. 추가 공간을 확보하려면 낮은 해상도를 선택합니다.

 

방법 5: 피벗 테이블의 피벗 캐시 조정하기

피벗 테이블은 실수로 파일 크기를 늘릴 수 있는 숨겨진 피벗 캐시(Pivot Cache)를 생성합니다. 이 캐시를 통합 문서와 함께 저장하는 옵션을 비활성화하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이 방법은 피벗 테이블을 광범위하게 사용하지만 나중에 데이터를 사용하기 위해 캐시가 필요하지 않은 경우 특히 효과적입니다.

1. 피벗 테이블 내부의 셀을 하나 선택하고 [피벗 테이블 분석]을 클릭합니다.
2. [피벗 테이블] 그룹 - [옵션]을 선택합니다.
3. [피벗 테이블 옵션] 대화상자의 [데이터] 탭에서 필요한 항목 값을 지정합니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

• [파일에 원본 데이터 저장] 항목의 선택을 취소합니다. 이 옵션을 사용하면 통합 문서와 함께 피벗 테이블을 만드는 데 사용된 데이터 복사본이 Excel에 저장되지 않습니다. 특히 소스 데이터가 큰 경우 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 그러나 이것은 원본 데이터 원본에 액세스하지 않고 Excel 파일을 열면 피벗 테이블에 데이터가 표시되거나 새로 고쳐질 수 없음을 의미함에 유의하세요.
• [파일을 열 때 데이터 새로 고침]을 확인하세요. 이 설정을 사용하면 Excel 파일을 열 때마다 피벗 테이블 데이터가 자동으로 새로 고쳐집니다. 즉, 소스에 액세스할 수 있다고 가정하고 소스에서 최신 데이터를 가져옵니다. 이는 피벗 테이블을 최신 상태로 유지하는 데 유용하지만 데이터 원본이 크거나 느린 네트워크에 있는 경우 파일 열기 속도가 느려질 수도 있습니다.

 

방법 6: 엑셀 파일 압축하기

Excel 파일을 압축하는 것은 저장 또는 공유를 위해 크기를 줄이는 보편적인 방법입니다. 이 방법은 Excel 외부에서 파일을 압축하여 크기가 크게 줄어드는 경우가 많습니다. 효율성을 극대화하기 위해 다른 파일 크기 축소 방법과 함께 사용할 수 있는 마지막 단계입니다.

1. Windows 탐색기 좌측 상단에 있는 [새로 만들기]를 클릭합니다.
2. '압축(zip) 폴더'(Compressed (zipped) Folder)를 선택합니다.
3. 파일 이름을 지정합니다.
4. 압축하려는 Excel 파일을 ZIP 파일로 잘라내거나 복사합니다.
5. 이전에 생성한 ZIP 파일을 두 번 클릭합니다.
6. Excel 파일을 붙여넣어 압축된 ZIP 파일에 저장합니다.
7. 필요한 경우 파일 탐색기를 통해 ZIP 파일과 Excel 파일을 열 수 있습니다

자주 묻는 질문

Q1. 수많은 차트가 포함된 Excel 통합 문서의 파일 크기를 줄이려면?

차트와 그래프가 많은 통합 문서의 파일 크기를 최소화하려면 3D 효과, 그림자, 불필요한 레이블 등 필수적이지 않은 요소를 제거하여 차트를 간소화하세요. 더 적은 데이터로 동일한 정보를 전달하는 더 간단한 차트 유형(예: 원형 차트 대신 꺾은선형 차트)을 선택하세요. 또한 차트에 저장된 데이터의 양을 줄이려면 전체 데이터 집합이 아닌 데이터 요약에 차트를 연결하는 것이 좋습니다.

 

Q2. 이미지를 압축하고 워크시트를 제거한 후에도 Excel 파일이 여전히 크다면?

파일이 여전히 큰 경우 사용되지 않은 명명된 범위, 숨겨진 행/열 또는 데이터나 서식이 포함될 수 있는 매우 먼 셀과 같은 숨겨진 데이터를 확인하세요. 이러한 현상을 찾아 제거하려면 '특수 항목으로 이동' 기능을 사용하세요 . 또한 복잡한 수식과 배열 함수의 사용을 검토하고 최소화하세요. 파일 크기가 크게 늘어날 수 있습니다. 동적 계산이 필요하지 않은 경우 수식을 정적 값으로 변환합니다.

 

Q3. 수식을 값으로 변환하여 Excel 파일 크기를 줄이려면?

수식을 정적 값으로 변환하면 Excel에서 수식 논리를 저장하고 계산할 필요가 없으므로 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 이 작업을 안전하게 수행하려면 먼저 통합 문서의 백업이 있는지 확인하세요. 그런 다음 수식이 있는 셀을 선택하고 복사한 다음 [선택하여 붙여넣기] - [값]을 사용하여 현재 값으로 수식을 덮어씁니다. 이는 계산을 반복할 필요가 없는 대규모 데이터 세트에 특히 효과적입니다.

 

Q4. 열거나 저장하는 속도가 느린 대용량 Excel 파일 관리는?

크고 파일 열기가 느린 경우 통합 문서를 더 작은 연결된 파일로 분할하여 데이터 로드를 분산시키는 것이 좋습니다. 또한 Excel을 최신 버전으로 업데이트하고 RAM을 업그레이드하거나 더 빠른 읽기/쓰기 속도를 위해 SSD로 이동하는 등 컴퓨터의 하드웨어 기능을 확인하여 Excel과 시스템이 최적화되었는지 확인하세요. 수동 계산 모드 와 같은 Excel의 성능 향상 기능을 활용하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

 

Q5. 외부 데이터 원본을 사용하면 파일 크기에 어떤 영향을 미치나요?

외부 데이터 원본에 연결하면 데이터를 통합 문서에 직접 저장하지 않으므로 통합 문서의 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 그러나 데이터 액세스 문제를 방지하려면 이러한 소스에 대한 안정적인 연결을 보장하십시오. Excel의 데이터 연결 기능을 사용하면 이러한 원본의 데이터를 동적으로 새로 고쳐 대량의 데이터를 저장하지 않고도 통합 문서를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

 

Q6. 파일 크기를 줄이기 위해 피벗 테이블을 최적화하는 방법이 있나요?

피벗 테이블을 최적화하려면 정기적으로 피벗 캐시에서 오래된 항목을 새로 고치고 지워서 불필요한 데이터가 저장되지 않도록 하세요. 피벗 테이블 옵션의 데이터 탭에서 '필드당 유지할 항목 수' 옵션을 '없음' 으로 활성화하여 사용하지 않는 항목이 메모리에 보관되지 않도록 합니다. 또한 동일한 데이터 소스를 사용하는 여러 피벗 테이블 간에 캐시를 공유하려면 '피벗 테이블 및 피벗 차트 마법사'를 사용하는 것이 좋습니다.

 

Q7. '변경 내용 추적'을 사용하면 파일 크기에 어떤 영향을 미치나요?

'변경 사항 추적'은 모든 변경 사항에 대한 로그를 저장하므로 파일 크기를 크게 늘릴 수 있습니다. 이를 관리하려면 정기적으로 변경 사항을 검토하고 이를 수락/거부하여 로그를 삭제하세요. 필요하지 않은 경우 '변경 내용 추적'을 끄고 통합 문서의 특정 검토 기간이나 섹션에 대해 선택적으로 사용하는 것이 좋습니다.

 

Q8. 배열 수식을 사용할 때 파일을 관리하는 방법은?

복잡한 배열 수식은 과도한 계산 부하로 인해 파일 크기를 늘리고 성능을 저하시킬 수 있습니다. 이를 완화하려면 가능하면 수식을 검토하고 단순화하여 복잡한 수식을 더 간단한 중간 계산으로 나누십시오. 기존 배열 수식보다 더 효율적인 Excel의 최신 동적 배열 함수를 사용해 보세요. 또한 일부 계산을 Excel 외부에서 수행할 수 있는지 또는 정적 값으로 변환할 수 있는지 평가합니다.

 

Q9. 사용자 지정 글꼴이나 테마를 사용할 때 주의할 점은?

사용자 정의 글꼴 및 테마로 인해 파일 크기가 약간 늘어날 수 있지만 일반적으로 영향은 미미합니다. 이를 최소화하려면 널리 공유되거나 파일 크기가 중요한 문제인 통합 문서에 표준 글꼴과 테마를 사용하십시오. 사용자 정의 글꼴이 필요한 경우 디스플레이 문제를 방지하기 위해 수신자 장치에 글꼴이 설치되어 있는지 확인하세요.

 

Q10. 셀 병합은 Excel 파일 크기에 어떤 영향을 미치며 대안은?

셀을 병합하면 데이터 구조가 복잡해져 잠재적으로 파일 크기가 늘어나고 데이터 조작 및 정렬 문제가 발생할 수 있습니다. 병합하는 대신 텍스트 정렬을 위해 '선택 영역 중심'을 사용하거나 셀 테두리를 조정하여 병합하지 않고도 셀을 시각적으로 그룹화할 수 있습니다. 이는 셀 그리드의 무결성을 유지하고 파일 크기를 최적화된 상태로 유지합니다.

 

Q11. 엑셀의 '버전 기록'은 파일 크기에 미치는 영향과 관리 방법은?

특히 클라우드에 저장된 파일의 '버전 기록'은 전체 저장소 크기를 늘릴 수 있지만 개별 파일 크기는 늘릴 수 없습니다. 불필요한 버전을 정기적으로 검토하고 정리하여 저장 공간을 관리하세요. 백업과 공간 절약 간의 균형을 유지하려면 클라우드 스토리지의 버전 관리 설정에 주의하세요.

 

Q12. Excel 추가 기능이 파일 크기와 성능에 미치는 영향과 관리 방법은?

추가 기능은 파일 크기를 직접 늘리지는 않지만 시스템 리소스를 소모하여 성능에 영향을 미칠 수 있습니다. 추가 기능을 신중하게 사용하여 작업에 꼭 필요한 기능만 활성화하세요. 불필요한 추가 기능을 정기적으로 검토하고 비활성화하거나 제거하여 Excel이 효율적으로 실행되도록 하고, 대규모 데이터 세트를 자동으로 로드하거나 통합 문서가 열려 있을 때 복잡한 작업을 수행하는 추가 기능에 주의하세요.

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