들어가기 전에
시간을 절약하고 데이터를 효과적으로 시각화하는 데 도움이 되는 Excel 팁들이 많이 있습니다. 그 중에서 선별했습니다. Excel을 사용할 때 멋진 무기로 활용할 수 있는 다섯 가지 팁을 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 5 Excel Quick Tips You Didn’t Know You Needed
- URL: https://www.howtogeek.com/6-excel-quick-tips-you-didnt-know-you-needed/
1. 단축키로 배열을 빠르게 선택하기
가장 잘 알려진 단축키 중 하나인 Ctrl + A 단축키를 안다고 해서 특별히 놀라운 것은 없습니다. 하지만 Excel의 다양한 상황에서 이 단축키가 어떤 역할을 하는지 정확히 알면 많은 것을 배울 수 있습니다.
먼저 스프레드시트에서 아무 셀이나 선택합니다. 해당 셀이 다른 셀과 독립적인 경우(즉, 왼쪽이나 오른쪽, 위나 아래에 데이터가 없거나 서식이 지정된 표의 일부가 아닌 경우) Ctrl + A를 누르면 전체 스프레드시트가 선택됩니다.
그러나 선택한 셀이 서식 지정되지 않은 숫자 열이나 서식 지정된 표와 같이 데이터 범위의 일부인 경우 Ctrl + A를 누르면 해당 배열만 선택됩니다. 이 예에서는 셀 D6을 선택하고 Ctrl + A를 누릅니다.
이 기능은 전체 시트가 아닌 해당 데이터 범위만 서식을 지정하는 데 유용합니다. 그런 다음 Ctrl + A를 다시 누르면 Excel에서 스프레드시트 전체가 선택됩니다.
이 기능은 전체 시트를 동시에 서식화하는 데 좋습니다. 이 팁을 활용하면 마우스를 사용하여 다양한 데이터를 클릭하거나 드래그할 필요가 없으므로 작업을 신속하게 수행할 수 있습니다.
2. 슬라이서를 추가해 데이터를 빠르게 필터링하기
Excel에서 표로 데이터 서식을 지정하면 각 열 상단에 필터 버튼이 자동으로 표시됩니다. [테이블 디자인] 탭에서 [필터 단추]을 선택 취소하여 제거하거나 다시 추가할 수 있습니다.
그러나 특정 열이 다른 열보다 필터링될 가능성이 높은 경우 슬라이서를 추가하는 것이 테이블에 대한 필터를 만드는 더 쉬운 방법입니다. 이 예에서는 테이블에서 눈에 잘 띄는 열인 Shop 및 Total 열을 자주 필터링할 것으로 예상되므로 각각에 대해 슬라이서를 추가해 보겠습니다.
(1) 표의 셀을 선택하고 리본의 [테이블 디자인] 탭에서 [슬라이서 삽입]을 클릭합니다.
(2) 그런 다음 슬라이서를 추가할 열을 선택하고 [확인]을 클릭하면 됩니다.
(3) 이제 클릭하고 끌어서 슬라이서를 재배치하거나 크기를 조정하거나 "슬라이서" 탭을 열어 더 많은 옵션을 확인하세요. 한 단계 더 나아가려면 관련 슬라이서를 우클릭하고 [슬라이서 설정]을 클릭하세요.
슬라이서는 원본 데이터 세트에 표시된 순서와 달리 자동으로 데이터를 순서대로 표시하므로 즉시 데이터를 분석할 수 있습니다.
슬라이서에서 요소를 선택할 때 Ctrl 키를 누르면 모든 요소가 동시에 표시되고, Alt + C 키를 누르면 슬라이서에서 모든 선택 항목이 해제됩니다.
3. 스파크라인을 만들어 추세를 시각화하기
그래픽 형태로 데이터를 시각화하기 위해 매우 포맷이 잘 된 차트를 만들 수 있지만, 때로는 스프레드시트에서 공간을 덜 차지하는 조금 덜 복잡한 것이 필요할 수 있습니다. 스파크라인을 사용하면 가능하며, 스프레드시트에 사용할 수 있는 세 가지 유형이 있습니다.
아래 예에서, 다양한 매장의 일주일간의 손익 데이터를 가지고 있으며, J열에 각 매장의 추세를 시각적으로 표현하고자 합니다.
(1) 추세 시각화를 표시할 열 J의 셀을 선택합니다.
(2) [삽입] 탭에서 [스파크라인] 그룹으로 가서 [선]을 클릭합니다.
(3) 다음 그림을 참고로 [데이터 범위]와 [위치 범위]를 지정하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.
(4) 숫자가 추세선 형태로 표시됩니다.
공간이 부족해서 종합적으로 분석할 수 없는 경우, 셀과 열 크기를 늘리면 스파크라인이 자동으로 해당 셀의 크기에 맞춰 채워집니다.
시각화하려는 데이터 유형에 따라 사용할 수 있는 두 가지 다른 유형의 스파크라인이 있습니다. 열 스파크라인은 데이터를 미니 열 차트로 표시합니다. 예를 들어, 이익/손실 스파크라인은 긍정적, 부정적 가치를 강조합니다.
스파크라인을 선택하고 만든 후 영향을 받는 셀을 선택하고 리본의 스파크라인 탭을 사용하여 필요한 서식이나 세부 정보 변경을 합니다. 함께 추가되었으므로 모두 동시에 같은 방식으로 서식이 지정됩니다. 그러나 개별적으로 서식을 지정하려면 스파크라인 탭에서 "그룹 해제"를 클릭합니다. 아래 예에서 다른 모든 스파크라인을 그룹 해제하여 교대로 서식을 지정했습니다.
4. 조건부 서식 최대한 활용하기
데이터를 즉시 시각화하고 분석하는 또 다른 방법은 Excel의 조건부 서식을 사용하는 것입니다. 조건부 서식 규칙을 설정하는 데 시간이 걸리고 서로 겹치거나 모순되는 경우 문제가 발생할 수 있지만 기본 서식을 사용하는 것이 훨씬 쉽습니다.
분석하려는 스프레드시트의 데이터를 선택하고 리본의 홈 탭에서 "조건부 서식" 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. 거기서 "데이터 막대", "색상 스케일" 또는 "아이콘 세트"를 클릭하고 데이터에 적합한 디자인을 선택합니다.
이번 예에서는 오렌지색 데이터 막대를 선택했습니다. 편리하게도, 데이터에 음수가 있기 때문에 Excel은 숫자 차이를 강조하기 위해 데이터 막대를 자동으로 서식 지정했습니다.
조건부 서식을 지우려면 해당 셀을 선택하고 홈 탭에서 "조건부 서식"을 클릭한 다음 "선택한 셀에서 규칙 지우기"를 클릭합니다.
5. 동적 사용을 위한 스크린샷 데이터
한 시트의 셀을 캡처하여 대시보드와 같은 다른 위치에 복제할 수 있는 좋은 방법입니다. 그러면 원본 데이터에 대한 모든 변경 사항이 복제된 데이터에도 반영됩니다.
(1) 먼저 빠른 액세스 도구 모음(QAT: Quick Access Toolbar)에 카메라 도구를 추가합니다. 리본의 탭 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 QAT가 활성화되어 있는지 확인합니다. 빠른 액세스 도구 모음 숨기기 옵션을 사용할 수 있다면 이미 도구 모음이 표시되어 있다는 뜻입니다. 마찬가지로 빠른 액세스 도구 모음 표시 옵션이 표시되면 클릭하여 QAT를 활성화합니다.
(2) QAT 아래쪽 화살표를 클릭하고 "추가 명령"을 클릭합니다.
(3) [모든 명령]을 선택한 다음, 스크롤하여 [카메라] 아이콘을 선택합니다. [추가]를 클릭하여 QAT에 추가한 다음, [확인] 버튼을 클릭합니다.
(4) 이제 QAT에 카메라 아이콘이 표시됩니다. 다른 시트나 통합 문서에 복제하려는 셀을 선택하고 새로 추가된 카메라 아이콘을 클릭합니다.
(5) 그런 다음, 데이터를 복사할 위치로 이동하세요(아래 예에서는 시트 2를 사용했습니다). 그리고 적절한 위치(이 경우 셀 A1)를 한 번 클릭하기만 하면 됩니다.
Excel에서는 이를 그림으로 처리하므로 리본의 그림 서식 탭을 사용하여 스냅샷을 원하는 대로 정확하게 표시할 수 있습니다. 데이터를 그림으로 캡처하기 전에 격자선을 제거하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 복사한 위치에서 이미지가 더 깔끔하게 표시됩니다.
마치며
Excel에서 효율성을 높이는 또 다른 방법은 가장 유용한 단축키를 배우는 것입니다 . 이를 통해 키보드와 마우스를 전환할 필요가 없습니다. Excel에서 사용할 수 있는 다양한 단축키는 [여기]에서 확인할 수 있습니다.
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