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Microsoft Word에서 여러 사람과 함께 단일 Word 문서로 작업하는 것은 어려울 수 있습니다. MS Word에는 협업 프로세스를 효율적으로 만들기 위한 다양한 방법이 있으며, 그 중 6가지를 소개합니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 6 Tips to Efficiently Collaborate on Microsoft Word Documents
- URL: https://www.howtogeek.com/efficiently-collaborate-on-microsoft-word-documents/
1. 실시간 편집 활용
실시간 편집은 여러 작성자가 Word 문서에서 동시에 작업할 수 있도록 하여 효율성을 높입니다. 누군가가 편집을 마치거나 문서에 주석을 추가할 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 다른 사람이 차례를 기다리지 않아도 됩니다. 편집에 대한 확립된 가이드라인이 있는 한 모든 것이 순조롭게 진행될 것입니다.
(1) 첫 번째 단계는 문서를 OneDrive에 업로드하는 것입니다. 여러분과 문서 작업을 하는 모든 사람이 OneDrive를 사용하고 있는지 확인하세요.
(2) Microsoft Word를 열고 왼쪽 상단 모서리에 있는 "자동 저장" 토글을 클릭합니다.
(3) 메시지가 표시되면 단계에 따라 Microsoft 계정에 로그인하고 OneDrive 계정을 선택합니다.
(4) 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 "공유"를 클릭한 다음 메뉴에서 "공유"를 다시 클릭합니다. 팝업에서 공동 작업자의 이메일 주소를 입력한 다음 "보내기"를 클릭하여 문서에 추가합니다. 또는 팝업에서 "복사"를 클릭하여 수동으로 문서를 보낼 수도 있습니다(예: 이메일, 인스턴트 메시지 또는 SMS).
2. 액세스 권한 관리
액세스 권한을 관리하면 소유자가 사람들이 문서와 상호 작용하는 방식을 제어할 수 있으므로 공유 문서에서 효율적인 협업이 보장됩니다. 이를 위해 화면 오른쪽 상단 모서리에서 "공유"를 클릭한 다음 메뉴에서 "액세스 관리"를 클릭합니다.
"사람" 탭을 클릭하고 액세스 권한을 변경하려는 협업자를 선택합니다. 해당 사람 아래에서 "직접 액세스" 섹션을 확장하고 드롭다운을 클릭한 다음 메뉴에서 옵션 중 하나를 선택합니다("편집 가능", "보기 가능" 및 "직접 액세스 제거").
그런 다음 "적용"을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다. "편집 가능" 옵션은 공동 작업자가 원하는 대로 문서를 변경할 수 있게 하는 반면, "보기 가능"은 문서를 읽는 것만으로 제한합니다. "직접 액세스 제거" 옵션은 액세스를 완전히 취소합니다.
3. 주석 활용
주석은 피드백을 특정 텍스트에 연결하여 귀하와 공동 작업자가 원본 문서를 편집하기 전에 변경 사항을 논의할 수 있도록 합니다. 이를 통해 모든 사람이 같은 페이지에 있고 편집에 편안함을 느낄 수 있습니다. Word 문서에 주석을 추가하려면 먼저 주석을 달고 싶은 텍스트를 강조 표시합니다. 다음으로 "Review" 탭을 선택하고 리본의 주석 섹션에서 "New Comment"를 클릭합니다.
오른쪽에 댓글 창이 나타납니다. 그런 다음 댓글을 입력하고 "보내기"를 클릭합니다. 종이 비행기 아이콘이 있는 버튼입니다. 게시합니다.
댓글은 댓글 창에 표시되고, 해당 단어나 텍스트 블록이 편집기에서 강조 표시됩니다. 이제 해당 창에서 서로 상호 작용할 수 있습니다.
스레드를 다 마쳤으면 삭제하는 대신 해결하는 것을 고려하세요. 그러면 필요할 때 다시 볼 수 있는 좋은 문서 흔적이 생깁니다. 댓글을 해결하려면 세 개의 점 아이콘을 클릭하고 메뉴에서 "스레드 해결"을 선택하세요.
4. 문서를 직접 편집하는 대신 변경 사항 추적
변경 사항을 추적하면 모든 사람의 편집 내용이 표시됩니다. 그러나 이것들은 단순히 편집 제안일 뿐이므로 원본 문서는 영향을 받지 않습니다. Word 문서의 변경 사항을 추적하려면 "검토" 탭을 선택하고 리본의 추적 섹션에서 "변경 사항 추적"을 클릭합니다. 이제 문서에 적용한 모든 변경 사항이 빨간색으로 표시됩니다. 다른 사람의 편집 내용은 다른 색상으로 표시되는 식입니다.
또한 변경 사항을 추적하지 않는 한 아무도 문서를 편집하지 못하도록 할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 "검토" 탭을 선택하고 리본의 보호 섹션에서 "편집 제한"을 클릭합니다. 오른쪽의 편집 제한 창에서 편집 제한 섹션의 확인란을 선택하고 메뉴에서 "변경 사항 추적"을 선택합니다.
사용자가 주석만 달거나 양식을 작성하도록 허용하는 것을 포함하여 다른 방법으로 문서를 제한할 수도 있습니다. 서식 옵션도 제한할 수 있습니다. 이러한 수준의 제어는 Microsoft Word를 Google Docs보다 더 좋게 만드는 요인이기도 합니다.
5. 협력자가 변경한 사항 검토
사람들이 추적된 변경 사항을 만들 때, 여러분은 이를 검토하고 어떤 변경 사항을 유지할지 논의할 수 있습니다. 이것이 바로 Revision 창의 역할입니다. 이를 위해 "Review" 탭을 선택하고 리본의 추적 섹션에서 "Reviewing Pane"을 클릭합니다.
그러면 문서의 왼쪽에 Revisions(수정) 창이 나타납니다. 누가 변경했는지 포함하여 문서에 적용된 모든 변경 사항을 볼 수 있으며, 그런 다음 수락하거나 거부할 수 있습니다. 이렇게 하려면 Revision(수정) 창에서 이름이나 편집된 단어를 클릭한 다음 리본의 Changes(변경) 섹션에서 "Accept(수락)" 또는 "Reject(거부)"를 클릭합니다.
6. 여러 작성자의 개정 사항 병합
여러 작성자가 같은 문서의 다른 사본으로 작업하는 경우, 원본과 변경 사항을 수동으로 병합하는 것은 번거로울 수 있습니다. 다행히도 Word에서는 변경 사항을 검토하면서 쉽게 병합할 수 있습니다. 한 문서의 변경 사항을 다른 문서에 통합하려면 "검토" 탭을 선택한 다음 리본의 비교 섹션에서 "비교"를 클릭합니다. 그런 다음 메뉴에서 "비교"를 클릭합니다.
다음으로, 왼쪽 드롭다운에서 원본 문서를 선택하고 오른쪽 드롭다운에서 수정된 버전을 선택합니다. 그런 다음 "확인"을 클릭하여 비교를 시작합니다.
오른쪽에 수정 창이 있는데, 수정된 버전의 다른 작성자가 한 모든 수정 사항을 보여줍니다. 실제 편집 내용은 추적된 변경 사항으로 가운데 창에 나타납니다. 그런 다음 수락하거나 거부할 수 있습니다.
개정 사항을 병합한 후에는 문서를 저장해야 합니다. 병합된 문서는 별도의 문서로 간주되고 원본은 그대로 유지됩니다.
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