들어가기 전에
Microsoft Word는 매우 유연하게 단어, 줄, 문단을 원하는 대로 정확하게 배치할 수 있습니다. 그러나 프로그램 인터페이스의 여러 곳에 다른 도구가 있어서 익숙해지는 데에는 시간이 필요합니다. MS Word의 가장 편리한 팁 중 일부를 정리하였습니다.
※ 이 글은 아래 기사 내용을 토대로 작성되었습니다만, 필자의 개인 의견이나 추가 자료들이 다수 포함되어 있습니다.
- 원문: 7 Tips for Structuring and Organizing Text in Word
- URL: https://www.howtogeek.com/tips-for-structuring-and-organizing-text-in-word/
1. 끊지 않는 공백
이름에서 알 수 있듯이 단어 사이에 끊지 않는 공백을 두면 두 줄에 걸쳐 끊어지지 않습니다. 사람의 이름과 성, 날짜의 월과 일, 전화번호의 지역 번호, 접두사, 가입자 번호와 같이 특정 문자열을 함께 유지하려는 경우가 있습니다. 예를 들어, 아래 텍스트에서는 4월과 22일이 나뉘어져 있어 이상해 보입니다.
이를 수정하려면 함께 유지하고 싶은 단어 사이의 공백을 삭제하고, 끊지 않는 공백을 추가하려는 위치에 커서를 두고 Ctrl + Shift + Space를 누릅니다.
현재 줄의 끝 부분에 나타나지 않더라도 함께 유지하고 싶은 모든 요소 사이에 이 단축키를 사용하는 습관을 들이세요. 그러면 글꼴이나 글꼴 크기를 변경하더라도 두 줄로 나뉘지 않을 것이라고 확신할 수 있습니다.
단, 끊지 않는 공백을 과도하게 사용하지 마세요. 특히 정렬을 사용하는 경우 더욱 그렇습니다. 그렇게 하면 Word에서 줄 간격을 고르게 하려는 노력이 방해를 받고 단어가 한 줄에 뭉쳐지게 됩니다. 따라서 유용한 도구이기는 하지만, 아껴서 사용하고 절대적으로 필요한 경우에만 사용하세요.
2. 자동 하이픈 넣기
수십 개의 긴 단어로 구성된 복잡한 학술 논문이나 신문 기사와 같이 좁은 열로 구성된 논문을 작성하는 경우 Word에서 자동 하이픈을 사용하여 단어 간격을 더 균등하게 조정할 수 있습니다. 아래의 예에서, 문단에 긴 단어가 많기 때문에 간격이 깔끔하지 않고 일관되지 않아 보기 흉한 간격이 생깁니다.
마찬가지로 문서에서 좁은 열을 사용하는 경우 Word는 제한된 너비를 탐색하는 방법을 알아내려고 하면서 간격을 일관되게 유지하는 데 어려움을 겪습니다. are와 traditionally라는 단어 사이의 큰 간격을 주목하세요
자동 하이픈을 활성화하면 이 문제가 해결됩니다. Word 문서의 아무 곳에나 커서를 두고 "레이아웃" 탭을 열고 "하이픈"을 클릭합니다. 드롭다운 메뉴에서 "자동"을 클릭합니다.
그러면 특정 단어가 두 줄에 걸쳐 나뉘어 표시되어 간격이 더 일관되고 문서가 더 보기좋게 표시됩니다.
그래도 단어의 간격과 레이아웃이 만족스럽지 않은 경우 하이픈 메뉴에서 '수동'을 클릭하여 하이픈을 수동으로 배치하세요.
3. 페이지 및 섹션 나누기
필자는 사람들이 Enter 키를 반복적으로 눌러서 새 페이지를 시작하는 것을 몇 번이나 보았는지 셀 수가 없습니다. 마찬가지로, 사람들이 나머지 문서에서 원래 레이아웃을 유지하면서 문단을 두 개의 열로 나누고 싶다면, 두 개의 열로 된 표를 사용할 수 있습니다. 이 두 가지 방법은 모두 구조적으로 안전하지 않습니다. 즉, 나중에 글꼴 크기를 변경하거나 작업의 이전 부분에 콘텐츠를 추가하거나 삭제하면 문서의 레이아웃이 깨집니다.
Word의 Breaks 가 어떻게 작동하는지 이해하고 나면, 이는 문서 레이아웃을 제어하고 작업의 여러 섹션 사이에 장벽을 추가하는 데 매우 귀중한 도구입니다. Word의 인쇄되지 않는 문자(리본의 홈 탭에 있는 ¶ 아이콘)를 활성화하는 것으로 시작합니다. 그런 다음 "레이아웃" 탭으로 이동하여 "나누기"를 클릭합니다.
각 옵션을 더 자세히 살펴보겠습니다.
페이지 나누기
페이지 나누기를 추가하면 이전 페이지의 끝에 도달하지 않아도 문서의 다음 페이지로 이동합니다. 예를 들어 작업 시작 부분에 목차 페이지가 있고 다음 페이지에서 본문을 시작하려는 경우나 문서 끝에 참고 문헌이 있어 이전 페이지와 분리하려는 경우 유용합니다.
페이지 번호를 활성화한 경우 페이지 번호는 평소처럼 계속 적용되며, 페이지 나누기의 한 쪽에 있는 페이지 레이아웃에 적용한 모든 일반 서식(예: 페이지 방향이나 용지 크기)이 다른 쪽에 적용됩니다.
단 나누기
작업 내에서 열을 사용한 경우(레이아웃 > 페이지 설정 > 열), 열 나누기를 사용하면 커서(또는 열 나누기 뒤에 있는 텍스트)가 다음 열로 이동합니다. 문서의 마지막 열에 열 나누기를 추가하면 Word에서 새 페이지를 시작하고 해당 페이지의 새 열로 텍스트를 이동합니다. 문서에서 열을 사용하지 않은 경우 열 나누기는 페이지 나누기와 같은 방식으로 작동합니다.
텍스트 배치
이미지 주위에 텍스트가 감싸져 있는 경우, 나누기 메뉴의 텍스트 감싸기 도구를 사용하면 감싸기를 종료하고 커서를 이미지 바로 아래의 첫 번째 줄로 이동할 수 있습니다. 이미지 주변의 텍스트가 이미지가 보여주는 내용과 관련이 있고, 그 다음 문단은 동일한 주제를 다루고 있지만 그림의 내용을 논의하지 않는 경우 이 도구를 사용할 수 있습니다.
다음 페이지부터
섹션 나누기는 페이지 나누기보다 더 구체적이어서 문서의 각 섹션을 별도로 서식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 한 섹션에는 열을 사용하고 다음 섹션에는 사용하지 않으려 할 수 있습니다. 페이지 나누기를 사용하면 열이 다음 페이지로 이어지지만 섹션 나누기는 Word에 열을 해당 섹션에만 표시하도록 합니다. 마찬가지로 섹션 나누기를 추가하면 법률 또는 학술 논문과 같이 작업의 다른 부분에 다른 페이지 바닥글이나 페이지 번호를 사용할 수 있습니다.
다음 페이지 섹션 나누기는 현재 섹션을 끝내고 다음 페이지로 이동하는 반면, 연속 섹션 나누기는 같은 페이지에서 다음 섹션을 시작합니다.
아래 스크린샷은 같은 페이지에 있는 연속 섹션 나누기와 열 나누기를 보여줍니다. 섹션 나누기는 다음 섹션에서 두 개의 열을 사용할 수 있게 해주고, 열 나누기는 텍스트를 적절한 크기의 두 개의 열로 나누는 데 도움이 됩니다.
짝수 페이지 및 홀수 페이지 섹션 나누기
이러한 유형의 구분은 전적으로 스타일에 따른 것이며 종종 책에서 사용됩니다. 예를 들어, 소설의 각 새 장이 짝수 페이지에서 시작되기를 원한다면 짝수 페이지 섹션 구분을 사용합니다.
4. 다음 항목과 함께 유지
이 도구는 문단이나 제목을 다음 문단 옆에 유지해 주는데, 자연스러운 페이지 나누기로 인해 문단이나 제목이 나뉘는 경우 유용합니다. 아래 이력서 예시에서 글머리 기호는 2페이지 상단에 단독으로 있는 것이 이상해 보입니다. 이전 페이지에 있던 두 줄의 텍스트와 함께 유지되는 것이 더 좋을 것입니다.
업무 경험 제목 옆에 있는 작은 페이지 매김 마커를 확인하세요. 이것은 제목 스타일을 사용하면 바로 아래에 있는 텍스트와 함께 유지되도록 자동으로 서식이 지정되었음을 알려줍니다. 그러나 How-To Geek을 시작하는 다음 줄은 일반 스타일을 사용하여 작성되었으므로 이 페이지 매김 마커가 없습니다. 따라서 해당 줄이 다음 줄과 함께 유지되도록 수동으로 지시해야 합니다.
이렇게 하려면 다음 줄과 함께 유지하려는 텍스트 줄의 아무 곳이나 클릭하고 리본의 홈 탭에서 '단락 설정' 아이콘을 클릭합니다.
그런 다음 문단 대화 상자에서 "줄 및 페이지 나누기" 탭을 열고 "다음과 함께 유지"를 선택한 다음 "확인"을 클릭합니다. 그러면 선이 서로 당겨져 자연스러운 페이지 나누기의 영향을 받지 않는 것을 볼 수 있습니다. 또한 Word에서 문단 설정을 변경했다는 것을 알려주는 페이지 번호 표시가 추가된 것을 확인하세요.
5. 3개의 추가 페이지 매김 컨트롤
동일한 문단 대화 상자(단축키: Alt + H + P + G)에는 문단을 제어하는 데 유용한 다른 도구가 있습니다.
- Widow/Orphan Control: 이 옵션은 문단의 첫 줄이 페이지 끝에 단독으로 나타나는 것을 막고, 문단의 마지막 줄이 다음 페이지 시작 부분에 단독으로 나타나는 것을 막습니다. 대신 최소 두 줄이 함께 있도록 합니다.
- 줄을 함께 유지: 두 페이지로 나누는 대신 문단의 모든 줄을 함께 유지하려는 경우 이 옵션이 적합합니다.
- 페이지 나누기 앞: 이 옵션은 문서의 어느 위치에 있든 문단이 항상 페이지 맨 위에 있도록 합니다.
마치며
문서 구조를 더 잘 제어할 수 있을 뿐만 아니라, 전문적으로 작업을 발표하는 데 유용한 Word 팁을 확인하세요.
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