[Excel 입문] 03. 데이터 입력 시 반드시 알아야 할 것

들어가며

이제 우리는 엑셀 워크시트에 자료를 입력하고 서식을 지정하여 표를 만들 수 있게 되었습니다. 엑셀을 처음 배우는 입장에서는 셀에 자료를 입력했는데 원하는 대로 표시되지 않거나 계산이 뜻대로 되지 않으면 실망하고 당황하게 됩니다.

이번 시간에는 셀에 값을 입력할 때 생길 수 있는 문제점과 주의할 점, 대처 방법 등에 대해 소개합니다. 준비되셨나요? 출발합니다.

권현욱(엑셀러) | 아이엑셀러 닷컴 대표 · Microsoft Excel MVP · Excel 솔루션 프로바이더 · 작가

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진행 순서

• 데이터 종류 구분 기준
• 문자 데이터
• 숫자 데이터
• 날짜와 시간

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데이터 종류 구분 기준

[VBA 입문] 강의를 보신 분이라면 '변수에는 고유한 타입이 있다'라는 사실을 기억하실 겁니다. 문자열, 정수형, 날짜형, 통화형 등 여러 종류가 있었습니다. 엑셀에서 셀에 내용을 입력할 때에도 '내가 지금 입력하는 것이 어떤 유형의 데이터인가?'를 유념해야 합니다. 그렇다고 VBA 변수처럼 복잡한 건 아니므로 걱정하지 마세요. 딱 한 가지만 생각하면 됩니다. 

"지금 입력하는 자료로 나중에 계산(연산)을 할 것인가?"

나중에 어떤 계산을 해야 한다면 숫자 데이터입니다(날짜나 시간도 포함). 그렇지 않다면 겉으로는 숫자지만 실제로는 문자 데이터입니다. 전화번호나 신용카드번호를 떠올려 보세요. 전화번호로 연산을 할 일은 없겠죠? 따라서 겉으로는 숫자이지만 실제로는 문자 데이터로 취급합니다.

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문자 데이터

셀에 문자를 입력하면 왼쪽부터 정렬됩니다. 열 너비를 넘는 긴 문자를 입력하면 오른쪽 셀을 넘어가서 표시됩니다. 만약 그 오른쪽 셀에 데이터가 있으면 열 너비만큼만 표시됩니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

이럴 때 대처 할 수 있는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

1. 열 너비 자동 조정

B와 C열 경계선으로 마우스 포인터를 가져가면 커서 모양이 바뀝니다. 이때 더블클릭하면 열 너비가 자동으로 조정됩니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

2. 열 너비 직접 조정

공식적으로 표현하는 용어가 없어서 이렇게 이름 붙여 보았습니다. 열 경계선에서 더블클릭이 아니라 마우스 왼쪽 버튼을 누른 채 좌/우로 드래그하면 열 너비를 사용자가 원하는 너비만큼 변경할 수 있습니다

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

3. 숫자를 입력하여 조정

너비를 변경할 열 머리글을 우클릭하고 [열 너비] 메뉴를 선택합니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

[열 너비] 대화상자에서 숫자를 입력합니다. 여기서 숫자의 단위는 '글자 수'입니다. 아래와 같이 하면 15글자까지 화면에 표시됩니다.

열 너비 단위인 '글자 수'는 표준 글꼴을 기준으로 합니다. 표준 글꼴은 보통 맑은 고딕, 11포인트를 기준으로 합니다. 작은 따옴표(0)를 입력하고 숫자 0을 입력해 보면 0이 15개까지 표시됨을 알 수 있습니다(열 너비 15 지정 시).

(이미지: 아이엑셀러 닷컴) 열 너비가 15로 지정된 경우

4. 글자 크기 조정

열 너비를 변경할 셀(B2)을 선택하고 [홈] 탭 - [서식] - [셀 서식]을 선택하거나 CTRL + 1키를 누르면 [셀 서식] 대화상자가 나타납니다. [맞춤] 탭에서 [셀에 맞춤] 항목에 체크를 하면 B2 셀에 입력된 자료의 글자 크기가 현재 설정된 열 너비에 맞게 자동으로 조정(축소)됩니다. 참고로, 원래 글자 크기보다 커지지는 않습니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

[Tip] '셀 서식' 대화상자를 호출하는 단축키인 CTRL + 1은 꼭 기억해 두세요. 앞으로도 자주 나올 것이므로 외우기 싫어도 그럴 수가 없게 되겠습니다만...

 

이 정도면 문자 데이터가 원하는 대로 표시되지 않는 경우에 대한 문제는 거의 대처할 수 있으리라 생각합니다. 말 나온 김에 한 가지만 더! 하나의 셀에 여러 줄을 입력할 수도 있습니다. 첫 줄 내용을 입력하고 Alt + Enter를 누르면 됩니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

숫자 데이터

문자 데이터가 왼쪽부터 정렬되는 반면, 숫자 데이터는 오른쪽부터 정렬됩니다. 숫자인데 왼쪽에 정렬되어 있다면 무늬만 숫자가 아닌지 의심해 볼 필요가 있습니다. 음수는 마이너스(-)를 입력하고 숫자를 적으면 됩니다. 천 단위마다 콤마로 구분해야 한다면 직접 입력하지 말고 숫자를 다 입력한 다음 [쉼표 스타일]을 적용합니다.

11자리를 넘어가는 숫자

셀에 숫자를 입력합니다. 11자리까지는 이상이 없지만 12자리를 넘어가는 순간 뭔가 이상해집니다. 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

입력한 자릿수가 많아지면 Excel은 숫자를 지수 형태로 표시하기 때문에 나타나는 현상입니다. 이 때에도 '수식 입력줄'에는 제대로 표시되어 있습니다. '서식'은 사람으로 치면 메이크업을 한 상태입니다. 데이터가 가진 '쌩얼'은 '수식 입력줄'을 통해 확인할 수 있습니다.

셀을 우클릭하고 [셀 서식] 메뉴를 선택합니다(또는 CTRL + 1). [표시 형식] 탭에서 [숫자] 범주를 선택하고 [확인]을 누르면  제대로 나타납니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

이렇게 하더라도 Excel에서 숫자는 15자리까지 밖에 처리할 수 없습니다. 다년간 경험에 의하면 이것만으로도 충분합니다. 실무에서는 큰 숫자는 천/백만/억 단위로 숫자를 축약해서 표시하는 경우가 대부분이기 때문입니다.

참고로 모든 소프트웨어에는 사양 제한이 있습니다. Excel도 마찬가지이며, 다음 사이트에서 확인할 수 있습니다.

• Excel 사양 및 제한

 

숫자 대신 '###'이 표시될 때

입력된 숫자에 비해 열 너비가 좁으면 이런 현상이 나타납니다. 열 너비를 넓히거나 문자 데이터에서처럼 [셀에 맞춤] 명령을 사용하여 글자 크기를 조정함으로써 해결할 수 있습니다. 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

0으로 시작되는 숫자 입력하기

엑셀은 숫자 맨 앞의 0은 불필요한 요소로 간주하여 무시합니다. 012345라고 입력하고 ENTER를 누르면 0은 제거된 채 12345만 표시됩니다.

하지만 사원번호나 고객번호, 주식종목코드 등은 0으로 시작되는 경우가 있습니다. 전화번호나 신용카드번호도 마찬가지죠. 이럴 때에는 어떻게 해야 할까요? 앞에 작은 따옴표(')를 추가하고 숫자를 입력하면 됩니다.

 

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

데이터를 입력했을 때 위와 같은 표시(녹색 삼각형과 노란색 삼각형)가 나타났다면 데이터나 수식을 제대로 입력했는지 검토해 보세요. 만약 이상이 없다면 그냥 둬도 상관 없지만 신경 쓰인다면 노란색 느낌표를 누른 후 [오류 무시]를 선택하세요.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

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날짜와 시간

엑셀은 기본적으로 날짜와 시간을 숫자로 취급합니다. 1900년 1월 1일은 1, 1월 2일은 2,... 이런 식으로 날짜에 일련 번호를 붙여 관리합니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

시간은 0과 1 사이의 숫자로 인식합니다. 0은 오전 12시, 0.5는 정오, 0.75는 오후 6시 이런 식이죠. 0 ~ 1 사이의 소수점이 있는 숫자를 입력하고 [시간] 서식을 적용해 보면 쉽게 알 수 있습니다.

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

날짜를 문자로 입력하려면 어떤 형태로 입력하든 상관 없습니다만, 계산을 해야 한다면(예: 생일자 파악, 근속 기간 파악) 대시(-)나 슬래시(/)로 년월일을 구분하고, 시간은 콜론(:)으로 구분하여 입력합니다.

날짜나 시간을 제대로 입력했다면 숫자 데이터처럼 오른쪽에 정렬(아래 우측)되고, 그렇지 않다면 문자 데이터로 취급되어 왼쪽에 정렬됩니다(아래 좌측)

(이미지: 아이엑셀러 닷컴)

 

오늘 날짜와 현재 시간을 입력하는 단축키를 소개하면서 이번 시간을 마무리합니다.

• 오늘 날짜: CTRL + ;
• 현재 시간: CTRL + SHIFT + ;

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나가며

입력된 데이터가 숫자인가 그렇지 않은가를 구분할 줄 아는 것은 매우 중요합니다. 이제 여러분은 그것을 구분할 수 있는 눈을 가지게 되었습니다. 만약 원하는 대로 표시되지 않는다면 그 이유와 대처하는 방법도 알게 되었습니다. 축하합니다.